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【Excel管理から脱却】販売管理システムの目的と構築費用・見積例

更新日:2020年06月18日 発注カテゴリ: 業務システム開発
【Excel管理から脱却】販売管理システムの目的と構築費用・見積例

販売管理システムは製造業や卸売業、流通小売業などの商品を売る事業者ならば必要となってくるシステムです。昨今、手書きの帳簿での業務運営は大変ですし、Excel等で販売の管理をしていると作業のコストが膨らんでしまうこともあり、各種の販売管理システムは大きな企業や受注、売上が多数に上がる事業者では普及しています。販売管理システムですので、商品を売るために必要となる受注、請求、在庫の取得から出荷などが主な機能となるのですが、その詳細は曖昧に理解されていることが多いです。本記事では、販売管理システムの目的、概要からシステム構築の費用相場、発注時のポイントなどを解説します。

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販売管理システムとは

販売管理システムとは、製造業や卸売業、流通小売業などの商品の販売に関わる業務をシステム化したものです。

販売の業務は見積、受注、生産、出荷、売上、仕入、在庫、請求など様々な業務の分野にわたっています。販売管理システムという言葉に詳細な定義は無く、どの業務の分野までを含んでいるかはケースバイケースです。

販売に関わる見積、受注、生産、出荷、売上、仕入、在庫、請求といった業務のシステム全てを合わせた物を、販売管理システムと呼ぶこともあります。業務の統合管理という意味ではERP(Enterprise Resource Plannnig)とも近いものです。

また受注して商品の手配、売上の管理という業務だけを対象として、販売管理システムという場合もあります。

本記事では見積管理、生産管理、在庫管理、入出荷管理、請求管理といった業務は、すでにシステムが存在しており、販売管理システムはそれらのシステムと連携するというイメージで記載します。

目的

販売管理システムの主な導入目的として、下記に挙げるようなものがあります。かつては業務をシステム化することによるミス削減や属人化解消が主な目的でした。昨今ではそれに加えて、予算や実績を視覚化して共有する経営者向けの目的や、販売情報を蓄積し、ビッグデータ化して業務改善のための分析を行うなどの目的も重要となっています。

  • 販売業務をシステム化することでミスを削減、効率化を図る
  • 業務の属人化解消。手順明確化
  • 他のシステムと連動させることによりシームレスな業務を実現。納期のスピードアップ
  • 販売業務における予算や実績を共有する。経営層としても利用価値は高い
  • 取引のトレーサビリティを実現。業務の効率化や顧客満足度向上につなげる。
  • 販売に関するデータを蓄積し、ビッグデータ化。分析対象として新たな市場、価値を創造する

機能概要

本記事では受注管理、受注処理に関する他システム連携、売上管理を対象の機能として説明します。

販売管理システムと呼ばれるシステムの中には、見積、生産、出荷、在庫、購買(仕入)、請求などの管理機能を持つ場合もあります。本記事では受注から販売までを行う部分を販売管理システムとし、その他の生産、在庫、購買などの詳細な機能は外部システムと想定しています。これらの受注、売上以外の外部システムがない場合には、同時に導入することが必要となる場合もあります。

受注管理

  • 受注登録(画面、ファイル)

受注データの入力を行う画面です。取引先、商品、数量、納品に関する情報等を入力して、受注データを作成します。画面からの登録以外にも、一度に複数件の受注登録を行うためにCSV等のファイルでの登録機能が必要となることもあります。

  • 受注書発行

注文を受け付けたことを示す受注書(注文請書)の発行を行う機能です。プリンタへの出力やPDFファイルでの出力およびメール、FAXでの送付といった形式が考えられます。

  • 受注検索、参照

登録した受注データを検索し、参照するための機能です。受注データは業務によって取引先、商品、納期、金額など多くの切り口で検索する可能性があるため、条件の設定を要件定義で検討する必要があります。

受注処理に関する他システム連携

受注管理機能を実現するためには、他システムとの連携が必要となる場合が多いです。これらは表に現れる機能ではありませんが、シームレスな業務連携実現のためには外せない機能です。

  • 見積データの取り込み

受注の前段階である見積を行った際のデータを、受注データの登録のベースとする場合に必要となります。場合によっては見積管理システムで作成された見積データから、受注データを作成することも検討する必要があるでしょう。

  • 在庫の取得

受注データを登録する際に納期の設定に在庫の存在確認が必要となります。在庫管理システム等に在庫データを持っている場合は、在庫の参照および在庫の引き当て(受注データに割り当てた在庫を確保すること)といった機能で連携することが考えられます。

  • 生産計画

受注データを登録する際に在庫が無ければ、製造業であれば製造予定より納期が決まってきます。製造予定の参照や製造予定がない場合の登録などの生産管理システムへの連携機能が考えられます。

  • 仕入、発注の登録

受注データを登録する際に在庫が無く、他社製品や他社製品を部品として利用する場合、仕入、発注のシステムとの連携も検討する機能となります。

  • 出荷依頼

受注データを登録した際に在庫があれば、倉庫管理システム等と連携し、すぐに物を発送する指示、依頼を出すことも考えられます。シームレスなシステムの構築には視界に入ってくる機能です。

売上管理

  • 売上登録(画面、ファイル、外部システム連携)

受注に対し、顧客からお金がもらえることが確定したタイミングで売上があがります。その基準は一般的に3種類あり「出荷基準」「引渡基準」「検収基準」のそれぞれです。売上の登録がシステム的には必要となりますが、その形は複数考えられます。「出荷基準」であれば出荷をした連絡を受けた段階で売上となりますので、出荷の連絡を画面から入力したり、倉庫管理システムなどから出荷のデータ連携を受けて売上を計上します。「引渡基準」の場合も、引渡の連絡を受けた際に登録する機能となります。また「検収基準」であればクライアントによる検収が売上計上のタイミングとなるため、完全なシステム化には顧客の持つシステムとの連携が必要となることも考えられます。

  • 販売計画登録

月度、四半期、半期、年度等のスパンによりどれだけの受注、売上を見込むのかを登録する機能です。定期的に販売計画を立てて、見込み、実績との比較をしていくことは、経営側としては有用性の高い機能となるでしょう。

  • 受注、売上の見込み、実績の可視化、帳票化

販売計画とともに受注、売上の見込み、実績の集計を行い、可視化することは、事業の評価をするための方法として一般的です。表やグラフを用いて可視化したり、集計結果の帳票化も機能として必要となることがあります。さらには粗利や営業利益等も集計する機能を追加することで、経営分析の機能ともなります。

販売管理システムを導入した方が良い状況

販売業務においてシステム導入の目安となる事象をあげています。もちろん、この事象に加えてシステム導入による費用対効果面の検討も必要です。

販売業務でのミスが発生する

販売業務で計算ミス等の単純ミスが発生する場合、システムの導入を検討したほうが良いでしょう。システムを導入して業務を明確に定め、自動化することでミスを削減することができます。

販売管理業務のコストを削減したい

販売管理業務にコストが掛かり過ぎている場合、システム導入による業務の効率化、自動化でコスト削減へのアプローチを行うことが出来ます。

販売業務の属人化

業務において、ある特定の人物しか内容を把握しておらず、対応ができない状態を属人化している状態と呼びます。属人化の解消には、システムの導入により業務の明確化を行うことが有効です。

他部門から販売の状況が見えない

同じ事業を行う会社でも、社内の部門間の情報の連携が上手くいっていないことがよくあります。例えば工場の生産計画を行う人が、受注の状況と見込みが分かっていなければ、適切な生産計画を組むことは出来ません。経営層が今期の販売見込みを考えるときに、今月までの実績と来月以降の見込みをどうやって調べるのでしょうか。部門の垣根を超えて、販売に関わるデータを共有できることにも、販売管理システムの大きな意義です。

ペーパーレスでの業務運用を行いたい

見積、受注、仕入、生産、在庫、出荷、請求などの業務の間で、社内を紙の資料が行き交うのは、時代の変化に対応しきれていない状態かもしれません。エコロジーでサステナブルな事業の展開という面でも、紙のコストの削減という面でも情報のデジタルデータ化が必要とされているのです。

※もちろん、顧客への受注書、納品書などの書類は適宜必要です。そういった帳票の出力も、システム内で切り替えられるようにするとより良いでしょう。

業務のスムーズな接続で納期を縮めたい

製造、販売業の主な納期の決定要素は在庫の有無と、生産、出荷作業のリードタイムによるものです。それに加えて、目に見えないところでは業務間の引継ぎの時間も納期に影響を与えています。部門間の連携で時間がかかってしまうところを、システムの連携で実現することで納期の短縮に貢献することができます。

クラウド/パッケージ/オンプレミス(独自システム構築)の違い

システムを導入を考える場合、方式や環境といったものを決めていけなければなりません。ここでは大まかに三種類の方式、環境について概要とメリット・デメリットを説明します。

  • クラウドサービスの利用(SaaS)
  • パッケージ製品の利用(オンプレミス)
  • 業務に合わせた独自システムの構築(オンプレミス)

ここでいう、クラウド/オンプレミスというのはシステムをどこで動かすかという環境の違いです。クラウドサービスとはインターネット上に別の事業者が持つ環境、システムを利用する方式です。オンプレミスの場合は自社でサーバー他のハードウェアを方式となります。

オンプレミスでは、さらにパッケージ製品と独自システムの構築に分かれます。パッケージ製品はよくある業務をシステム化し、完成させてパッケージとして販売しているものです。独自システムの構築は、ここでは業務の要件にあわせてシステムを開発することを指しています。

クラウドサービス利用のメリット・デメリット

メリット

  • ハードウェアは利用端末以外用意しなくてよいため、初期投資やハードウェアメンテナンスは比較的安価で済む
  • 一般化されたシステムのため、よくある業務はコストを抑えて利用可能
  • インターネット接続環境がある端末ならばアクセスでき、複数端末での利用も可能

デメリット

  • 継続的に費用が掛かる。システム利用が増えると利用料金も増える場合もある
  • 業務上の機密情報となりえるデータをクラウドサービスに預けることになる。ハッキング、情報漏洩等のリスクは高い
  • 拡張性は低い。バーコード、RFIDなどと組み合わせて現物管理するには一工夫必要
  • 柔軟性は無く、自社業務に合わせたカスタマイズ、改修などはできないことが多い
  • クラウドサービスの運用停止(メンテナンスなど)やネットワーク切断に業務が影響される

パッケージ(オンプレミス)のメリット・デメリット

メリット

  • 独自システム構築よりは安価なことが多い
  • 買い切りや年単位のライセンスなどの契約形態が選べる
  • 一般化されたシステムのため、よくある業務はコストを掛けずに利用可能

デメリット

  • 柔軟性は低く、自社業務に合わせた機能追加、カスタマイズ、改修が不可能だったり、大きなコストがかかることもある
  • パッケージの更新に影響を受ける
  • 独自にシステム構築した場合と同様にハードウェア等の導入、運用が必要となる

オンプレミスで独自システム構築のメリット・デメリット

メリット

  • 業務に合わせて柔軟なシステム開発が可能
  • HHT(ハンディ端末)、RFID等デバイスとの組み合わせも自由にでき、大きな効率化を図ることも可能
  • 拡張性が高く、機能の追加はしやすい

デメリット

  • コストは構築するシステムによっては高価になる
  • 規模によっては開発期間が長期的になることもある
  • ハードウェアやサーバーの運用、保守業務が必要となる

販売管理システムの一般的な費用相場

先にあげた三つの方式で価格帯は様々です。もちろん機能の充実性、使いやすさといった面でも費用は変わってきます。

クラウドの販売管理システムを利用する場合、多くが期間(および使用量、使用人数)による課金制となっています。月額や年額といった単位で支払いを行う形です。その価格は無料から月額数万円〜が主流のようです。ただし、販売管理システムについては自社販売製品や業界が合致し、業務とあったシステムを選ぶ必要があります。また、ビジネスの機密情報である受注の情報(顧客情報や金額も含む)をクラウドに預ける危険性もあります。

オンプレミスでパッケージ製品を利用する場合、パッケージ製品本体価格とカスタマイズ費用、セットアップ費用、ハードウェア等の設備費用が必要となります。パッケージ本体の価格は高機能でシステム連携機能なども充実したものは数百万円単位〜が主流です。こちらも販売形態、機能などが業態、業界と合致したパッケージを選択することが重要です。パッケージの導入とそのカスタマイズを組み合わせたプランを持っているシステムベンダーと相談してみると、より明確になります。

オンプレミスで独自システム構築を考えた場合は、SIerやシステムベンダーと呼ばれる業者に開発を依頼する形となります。この場合、システムで実現することを決める要件定義(仕様定義)、設計、開発、試験といった各工程を実施するための工数から料金が決まってきます。システム構築は実現機能や方式により複数のレベルの価格が考えられます。業務に合わせて、既存の見積、生産、出荷、在庫、購買(仕入)、請求といったシステムと連携可能な販売管理システムを構築する場合を考えると、ソフトウェア開発費用はパッケージ製品を利用した場合と同等かそれ以上となります。オンプレミスで独自システム構築を行う場合は、要件定義で必要な機能をきちんと決めることで、コストが削減できる場合もあります。

販売管理システムの見積例

オンプレミスで業務に合わせて最低限必要となるシステム構築をする場合の見積もり例

※販売管理システムと連携する他の業務システムとの連携機能は、他のシステムの存在の有無等ケースバイケースのため、今回は費用算出外とします。

実現機能

6画面2帳票1外部連携 

業務 機能 種別
受注 受注登録 画面、ファイルアップロード
受注書発行 画面、帳票
受注検索、参照 画面
受注処理に関する他システム連携 見積データの取り込み 外部システム連携
在庫の取得 外部システム連携
生産計画 外部システム連携
仕入、発注の登録 外部システム連携
出荷依頼 外部システム連携
売上管理 売上登録 画面、ファイルアップロード、外部システム連携
販売計画登録 画面
受注、売上の見込み、実績の可視化、帳票化 画面、帳票

開発工程

  • 要件定義
  • 設計
  • プログラミング
  • テスト
  • 運用保守

Webシステム(FWを利用した開発)

SE費用 280万円 3.5人月

Webシステムの開発でオープンソースのFWを利用する場合を想定しています。FW(フレームワーク)とは、プログラムのひな型のようななものが決まっていて、その分コストを抑え納期を縮めた開発が可能です。ただし、FW上の制約、有名なFWは脆弱性が狙われる等の課題もあります。

※別途、ハードウェア、設備等に関する費用が必要となります。既存資産の流用なども可能ですので、システムベンダーにご相談ください。

販売管理システム開発時の注意点

システムの導入で業務運用が変わる場合は、システム利用者の教育を行っていくことが必要となります。教育計画を立てて、スムーズに業務が実施できるように事前に準備しておかないと、システム導入で見込んだ効率化等の実現は出来ません。

販売業務へのシステム導入には、起こりえるイレギュラーを想定し、システムが原因で受注業務が止まらないような配慮が必要です。受注業務がシステムに依存する場合は、システムが止まっても業務を行えるように手順を用意しておく必要があるでしょう。

販売管理システムの導入は、複数の業務部門にまたがったシステム化プロジェクトとなります。実際の各業務のキーマンを集めて業務の実現性、システムの使い勝手を事前に確認する場が必要となるでしょう。現場は基本的に業務が変わることを嫌がる傾向があるため、その説得にも協力いただけるようネゴシエーションも必要です。また、クライアント企業の中でも役割分担や決定権、進行管理者を決めてプロジェクト推進しなければ、スムーズにシステム導入を行うのは難しいです。

総括

販売管理システムは製造業、販売業では必ず発生する業務のシステム化にあたります。事例も多数ありますが、自社の業務と合致したシステムの導入が必要となるため、全てを参考には出来ません。一方で、システム化した場合には、利用頻度も高いシステムとなります。高品質なシステムを作れれば、業務の効率化、正確性向上等に大きな貢献をしてくれるでしょう。やはり、自社業務の分析を行い、効率化と自動化を適宜取り入れながら自社製品の特性等に沿ったシステムを構築することが一番大切なポイントです。

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