販売管理システムとは

販売管理システムは、企業が商品やサービスを販売する際に業務を効率化するためのシステムです。具体的には、受注管理や在庫管理、請求書の発行、売上管理など、販売に関するさまざまな業務を一元管理できます。

販売管理システムを導入することで、業務の効率化やヒューマンエラーの削減、正確なデータの収集などのメリットがあります。

販売管理システムでできること3つ

販売管理システムは、企業が製品やサービスを販売する際に、注文管理や在庫管理、売上管理などの業務を自動化するために使用されます。販売管理システムでできることは多岐にわたりますが、ここではその中でも代表的な3つを解説します。

1. 販売管理

• 受注管理を自動化

販売管理システムは、受注依頼や受注書の作成を自動化できます。
注文情報を入力するだけで、受注書を自動生成でき、受注業務の効率化やヒューマンエラーの軽減が期待できます。

• 売上データを一元管理

販売した商品の情報や顧客情報、売上履歴などの情報を管理できます。売上データを一元化でき、売上管理の効率化が可能です。

2. 在庫管理

• 在庫数のリアルタイムな管理

商品の入出庫や在庫数の変動を自動的に把握し、在庫数をリアルタイムで更新します。在庫数の過不足を回避し、顧客への迅速な対応が可能となります。

• 在庫商品の履歴管理

商品の入庫日や出庫日、倉庫の場所などの情報を管理し、在庫の状況を詳細に把握できるようになります。

3. 購買管理

• 仕入れ先の情報を一元管理

仕入れ先のマスタデータを登録し、仕入れ先ごとに発注履歴や入荷履歴などの情報を管理できます。仕入れ先とのやり取りがスムーズになり、仕入れ先の評価や選定がしやすくなるでしょう。

• 発注業務の自動化

発注依頼や発注書の作成を自動化できます。発注の際に必要な情報を入力するだけで、発注書の自動生成が可能になり、発注業務の効率化やヒューマンエラーの軽減が期待できます。

販売管理システムを導入すべき基準3つ

販売管理システムは、企業の販売業務を効率化できますが、システムの導入には一定のコストや時間がかかるため、導入の判断に慎重さが必要です。
ここからは、企業が販売管理システムを導入すべき判断基準を解説します。

1. 業務の自動化をしたい場合

販売管理システムを導入することで、業務の自動化により業務の効率化が図れます。リアルタイムで在庫状況の確認や顧客情報の管理など、重要な業務を効率的に処理することが可能です。

注文や在庫管理などの業務は、手作業で行うとミスが発生する可能性があります。システムを導入することで、人的ミスを減らし、正確な業務処理も実現できるでしょう。

2. 顧客管理の最適化をしたい場合

販売管理システムを導入することで、顧客情報を一元管理できます。顧客が購入した商品やサービス、クレーム履歴など、多岐にわたる情報をデータベースに蓄積し、リアルタイムで把握できます。顧客情報の漏れや重複を防ぎ、より正確な情報を提供できるでしょう。

3. コスト削減をしたい場合

販売管理システムにより、手作業の業務を自動化することで、人件費や紙のコストなどを削減できます。

他にも、過去の売上データや需要予測などをもとに、将来の売上を予測できるため、必要な在庫量や生産量がある程度わかります。在庫の過剰や欠品を防げるため、コスト削減につながるでしょう。

販売管理システムを導入するメリット3つ

販売管理システムは中小企業から大企業まで幅広く利用されており、企業の規模に関わらず導入が可能です。
販売管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。

1. 業務効率が向上する

販売管理システムは、商品の在庫管理や受注管理、配送管理などの業務を自動化できます。

手作業で行われていた業務をシステム化することで、人的ミスの削減や処理速度の向上など、業務効率が飛躍的に向上します。自動化により従業員の負担も軽減され、生産性の向上にもつながるでしょう。

2. 顧客対応の改善に役立つ

販売管理システムを利用することで、受注や配送、在庫管理などの業務が自動化され、正確な情報がリアルタイムで管理できます。顧客からの問い合わせに、迅速かつ正確に対応できるでしょう。

顧客からの注文情報が正確に反映されるため、商品の出荷ミスや納期遅延なども防止できます。

3. 販売データを経営戦略に利用できる

販売管理システムは、受注情報や在庫情報、顧客データなどの販売データを蓄積・管理できます。これら販売データは、経営戦略の立案や実行において非常に有用な情報源です。

たとえば、販売データを分析することで、どの商品がどの顧客層に人気があるのか、どの地域でどの商品が需要があるかわかります。これにより、新商品の開発や販売戦略の見直し、販売チャネルの最適化など、経営戦略の改善につながる情報を得られます。

販売管理システムを導入する際の注意点3つ

販売管理システムを導入する際は、うまく機能させるための注意点が3つあります。

1. 導入前の検討と計画の重要性を明確にすること

販売管理システムを導入する前に、現状の業務プロセスを把握し、導入目的を明確にしましょう。

システムを選定する際は、業務に必要な機能や導入費用、運用費用などを考慮し、複数のシステムを比較検討すると適切なツールを選べるでしょう。導入後の業務フローを整理し、スケジュールやコストの計画も重要です。

2. システムの使い方に関するトレーニングを受けること

システムを導入する前のトレーニングを受け、システムを使いこなすためのスキルを身につけることが重要です。システムを導入する目的は、業務の効率化やコスト削減などですが、システムをうまく活用できなければその効果は得られません。

トレーニングの時間や費用も確認し、十分な予算と時間を確保しましょう。

3. システムの更新と保守を欠かさずに実施すること

販売管理システムは、業務プロセスが変化するにつれて、システムの更新や保守が必要です。システムを提供する企業によっては、保守サポートを提供しています。このサポートを利用することで、システムのトラブルや不具合を迅速に解決できます。

データの漏えいや不正アクセスなどのリスクを回避するために、セキュリティ対策も適切に行ないましょう。

代表的な販売管理システム3種類

販売管理システムは、業務の効率化や顧客管理の最適化に役立つツールとして、多くの企業で導入されています。しかし、システムの種類があるため、どの型を導入すべきか迷う可能性があります。ここでは代表的な販売管理システム3種類を紹介し、各特徴を解説します。

1. クラウド型

• 導入が容易で、比較的低コストで利用できる
• セキュリティやバックアップなどのシステム面の管理が、サービス提供者側で行われる
• システムが常に最新版で提供されるため、利用者はバージョンアップの作業を行う必要がない

クラウド型の販売管理システムは、インターネット経由で提供され、利用者はブラウザやアプリを通じてシステムにアクセスできます。代表的なクラウド型販売管理システムには、SalesforceやZOHO CRM、HubSpot CRMなどがあります。

2. パッケージ型

• 自社の環境にあわせてシステムのカスタマイズが可能
• ネットワーク接続が必要ないため、オフラインでの利用も可能
• システムの管理責任が利用者側にあるため、セキュリティやバックアップの管理が必要

パッケージ型販売管理システムは、専用のソフトウェアを購入し、自社サーバー上で運用するシステムです。代表的なパッケージ型販売管理システムには、SAP Business OneやOracle NetSuiteなどがあります。

3. オンプレミス型

• システムを自社の環境にあわせたカスタマイズが可能
• ネットワーク接続が必要ないため、オフラインでの利用も可能
• システムの管理責任が利用者側にあるため、セキュリティやバックアップなどの管理が必要

オンプレミス型の販売管理システムは、自社のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして運用するタイプのシステムです。専用のサーバールームを保有している企業や、セキュリティやコンプライアンスの理由でクラウド型を利用できない企業が導入することが多いです。

代表的なオンプレミス型販売管理システムには、Microsoft Dynamics NAVやSAP ERPなどがあります。

販売管理システムを選ぶ際のポイント4つ

販売管理システムを選ぶ際は、自社の業務内容やニーズにあったシステムを選ぶことが重要です。販売管理システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

1. 使いやすさ 

販売管理システムを選ぶ際は、システムの使いやすさを考慮しましょう。システムが使いにくいと、従業員がうまく操作できずに業務の遅延やミスが生じる可能性があります。

使い勝手が悪いとシステム導入後に従業員が使わなくなる可能性があるため、投資効果が低下することもあります。

2. コスト

システム導入には、導入費用だけではなく運用費用もかかります。運用費用には、メンテナンス費用やサポート費用、システム更新費用などが含まれます。
システム選定の際には、総合的なコストを比較して選ぶことが大切です。

3. 導入後のサポート

導入後にシステムに問題が発生した場合、速やかに対応することが重要です。トラブル解決に時間がかかると、業務に支障が出てしまうことがあります。
システムを導入する際は、サポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。

4. カスタマイズ性

カスタマイズ性の高い販売管理システムを選ぶことで、企業独自の業務にあわせてシステムを設定できます。特定の顧客に対して割引を行うための設定や、特定の商品に対して在庫管理を厳密に行いたい場合など、カスタマイズ性が高ければ、要件を実現できます。

導入前は、システムにカスタマイズ機能があるかどうか、カスタマイズに追加のコストがかかるかどうか確認しましょう。

販売管理システムを導入する際の費用相場

販売管理システムを導入する際の費用相場は、導入するシステムの種類や規模、カスタマイズ内容、サポートサービスの有無などにより異なります。
以下の表で各システムタイプの相場を参考にしてください。

まとめ

販売管理システムは、企業の業務効率化や顧客対応の改善に役立つ重要なシステムであるため、非常にメリットが大きいです。企業が販売管理システムを選ぶ際は、業種や規模に応じた費用見積もりをシステム導入会社に依頼するのが一般的です。

比較ビズでは、多くのシステム導入企業が在籍しており、希望条件にあわせて見積もりを比較し、最適なシステムを選べます。比較ビズへの相談は完全無料であるため、この機会に最適な販売管理システムを選べるように、ぜひ活用してください。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。