【予約システムの作り方】開発するメリットや費用、自作方法を解説

更新日:2021年02月22日 発注カテゴリ: Webシステム開発
【予約システムの作り方】開発するメリットや費用、自作方法を解説

宿泊・美容・クリニックなど、利用するのに予約が必要な業種は意外なほど多く存在します。しかし電話・来店など、過去にはアナログな予約方法に頼るしかない時代がありました。面倒で手間のかかる予約をオンラインで完結できたらどんなに便利か、普段、当たり前のようにオンライン予約システムを利用している私たちよりも、予約を受ける側の企業・店舗担当者の方がより痛感しているかもしれません。それでは、予約システムを開発・構築するにはどうすればいいのか?自作して開発費用を抑えるのは可能なのか?可能なら作り方は?など、知っているようで知らない予約システムの概要を、開発費用の相場観とともに紹介していきます。

予約システムとは?

予約システムとは、来店するのに予約が必要なサービスを利用する際、ユーザーがオンラインを活用して簡単に予約できるITシステムです。

企業・店舗のサービスサイトから、予約システム画面にアクセスして利用するのが一般的。ユーザーの利便性だけでなく、企業・店舗側の予約管理業務の効率化にも予約システムは大きく役立ちます。

飲食店を探せる「食べログ」、歯医者を探せる「EPARK」、サロンを探せる「ホットペッパービューティー」などのポータルサイトに導入されているため、予約システムを利用した経験がある方も多いでしょう。ポータルサイトの制作・構築で必要な機能と費用相場を解説ではポータルサイトがどのようなものかを紹介していますので参考にしてみて下さい。

もちろん、予約システムが導入されているのはポータルサイトばかりではありません。規模の大小を問わず、サービス利用に予約が必要なさまざまな企業・店舗が、自社Webサイトに独自の予約システムを導入しはじめています。それは、予約システムに業務効率化だけではない、大きな導入メリットがあるからです。

予約システムを導入するメリット

見込み顧客を逃さない

電話やメールでの予約受付は営業時間内のみの対応に限定されますが、予約システムであれば、24時間365日いつでも予約の受け付けが可能です。

日中仕事をしていて予約の暇がない、という潜在的な見込み顧客を取り込むのにも大きく役立ちます。また、予約状況を企業・店舗の管理者がひと目で確認できるため、予約の空き状況によっては飛び込み顧客を獲得するのにも有効です。

空き状況をリアルタイムで確認できる

予約の空き状況をユーザーがリアルタイムで確認できるのも、予約システムを導入するメリットのひとつ。企業・店舗側に予約状況を問い合わせることなく、ユーザーの都合で予約枠・時間を押さえられるため、サービス利用のハードルを下げる効果も期待できます。

予約管理業務を効率化できる

予約システムを導入すれば、電話・メールを使ったユーザーとのやり取り、Excelや予約台帳への記録の必要がなくなります。ユーザーへの予約完了メール、リマインドメールを自動送付できる予約システムもあります。これまで人的リソースを費やしていた予約管理業務を、大幅に効率化できるのは予約システム導入の大きなメリットです。

ユーザーの予約情報だけでなく、顧客情報を含めた管理を自動化できるのも予約システム導入のポイントです。ユーザーの入力ミスを排除するのは困難ですが、少なくとも転記ミスは排除可能。顧客情報に紐付けられた利用履歴を活用し、マーケティングに活かせます。

ダブルブッキングを削減できる

アナログの予約管理で発生しがちなトラブルが、ダブルブッキング(二重予約)です。予約システムを導入して、しっかりと管理ができてさえいれば、ダブルブッキングのリスクを限りなくゼロにできます。

事前に決済できる

予約システムにクレジットカード決済機能を搭載すれば、ユーザーが予約と同時にサービス利用の費用を事前決済できます。先払い・後払いを選択できるようにしておけば、ユーザーの幅広いニーズに対応でき、顧客の優良化・リピート化にも貢献できるでしょう。

また、クレジットカード決済機能は、近年問題になりつつある「ノーショー(事前連絡なしの当日キャンセル)」対策にも有効です。キャンセルされると被害を受ける業種(ホテル、旅行、飲食など)であれば、事前決済のある予約システムの導入がおすすめです。

予約システムの種類

予約システムは基本的に「空いてる時間に予約してもらう」方法と、「予約枠に対して予約をしてもらう」方法の2つがあります。ユーザーが時間を選ぶ、空いている枠を選ぶという違いがありますが、どちらの予約システムが適しているのかは業種・ビジネスモデルによって異なります。

「時間受付タイプ」予約システム

 「空き時間」を設定して予約を受け付ける業種に最適な予約システムです。クリニック・美容サロンなど、基本的に1対1でサービスを提供する業種に最適だと言えるでしょう。

業界例

整体・マッサージ、病院 ・クリニック、歯科医院、美容室、ネイルサロン、フィットネス、トレーニングジム、音楽スタジオ

この方式の予約システムは、個別のサービスメニューに対して自動的に時間や金額を変更する、キャンセルの場合空き時間へ反映させる、などの機能が必要になる場合があります。 

「イベント受付タイプ」予約システム

予め 「開始・終了時間」「定員数」の決められた「予約枠」を企業・店舗側が設定した上で、ユーザーに予約枠を指定してもらう業種に最適な予約システムです。スクール系など、基本的に1対複数でサービスを提供している業種、宿泊など定員・チェックイン・アウト時間が決まっている業種に最適だと言えるでしょう。

業界例

ホテル・民泊、旅行、ヨガ教室、英会話学校、料理教室、各種スクール、イベント、セミナー、講習会

この方式の予約システムは、予約枠を管理する形になるため、一般的に機能としては比較的シンプルで、「空いてる時間に予約してもらう」予約サイトより構築費用を抑えられる場合が多くなります。 

予約システムに必要な機能

大きくは2つの方法に分類できる予約システムですが、単に予約ができるだけではなく、見込み顧客を獲得して予約管理業務を効率化するための機能が必要です。企業・店舗それぞれのビジネスモデルによっても必要な機能は異なりますが、一般的に予約システムに最低限必要とされる機能、あると便利な機能に分けて解説してみましょう。

一般的に必要とされる機能

ユーザー側

予約機能、スタッフ別予約機能、メニュー機能、予約キャンセル機能、予約状況確認機能

企業・店舗側

予約管理、顧客管理、売上管理、予約完了メール送信機能、CSV出力機能

あると便利な機能

ユーザー側

クレジットカード決済機能(事前決済機能)

企業・店舗側

リマインドメール送信機能、キャンセル待ち機能、メルマガ機能、従業員のシフトや在庫との連動機能、アクセス解析機能

予約システムを開発・構築するには?

それでは、予約システムを自社導入するにはどうすればいいのでしょうか?考えられるのが下記の3つの方法です。

  • SaaS型予約システム
  • WordPressプラグインで予約システムを開発・構築
  • フルスクラッチで予約システムを開発・構築

それぞれを簡単に解説していきましょう。

SaaS型予約システムを導入する

SaaSとは「Software as a Service」の略称で、直訳すると「サービスとしてのソフトウェア」です。Gmail、TwitterなどがSaaSの代表だとも言えますが、「クラウド環境で動作するソフトウェアが提供するサービス」であると考えればわかりやすいでしょう。つまり、SaaS型予約システムを導入するということは、イコール「クラウド経由でサービスを提供している予約システムを活用する」ことにほかなりません。

予約システムとしての機能を搭載したソフトウェアがクラウド環境に準備されているため、ローカルのPCにインストールする必要もなく、ブラウザがあれば手軽に導入できるのが最大のメリット。月額課金の有償タイプのほか、無償で使えるSaaS型予約システムもあり、ニーズに応じて選べるのもポイントです。

ただし、自社Webサイトに設置するわけではないため、予約時に他社Webサイトに遷移する必要があるのは注意しておくべき点です。自社が必要とする機能がない、無償プランだと予約数に上限があるなど、提供されている以上のサービスは期待できないのも覚えておくべきでしょう。

WordPressプラグインで予約システムを開発・構築する

「WordPressって一体何なの?」という人は、WordPressでホームページを作る際の料金相場とは?の記事で詳しく解説しておりますので、参考にしてください。自社WebサイトをWordPress以外で構築している場合、この方法は使えません。

WordPressプラグインとは、WordPressの機能を拡張するためのソフトウェアです。ブログ機能を中心としたCMSとして、WordPressは非常に優秀なホームページ制作ツールではありますが、標準では予約システム機能は搭載されていません。

プラグインをWordPressにインストールすることで、予約システム機能を追加できるのです。WordPressで予約管理システムを設置できるプラグインで紹介していますのでよかったら参考にしてみて下さい。

それ自体が無償で使えるWordPressは、優秀な無償プラグインも多数存在します。開発コストを抑えられるという点では、プラグインの活用は大きなメリットがあるでしょう。

ただし、自身でホームページを構築できるITリテラシーがない場合は、プラグインを活用した予約システム開発・構築をアウトソーシングする必要があります。無償タイプで機能が不足していれば、有償タイプのプラグインを導入しなければならない可能性もあります。専門家へ相談してみるのがおすすめです。

予約システムを自作する際の注意点

ここまでで紹介してきた方法を採用すれば、知識と根気次第で予約システムは自作可能だと言えるでしょう。しかし、思い通りの予約システムが自作できるかどうかは、選択するサービス・プラグインによって異なります。

どのサービス・プラグインを選んだらいいのか、迷っている方の参考になるように注意点を紹介しておきます。

  • SSLに対応しているか
  • 独自ドメインに対応しているか
  • カスタマイズはどれくらいできるか
  • ホームページに埋め込み可能か
  • 広告が表示されたりしないか
  • スマートフォンに対応しているか
  • 権限管理はあるか

フルスクラッチで予約システムを開発・構築する

フルスクラッチとは、既存のパーツ・コードを使用せずにゼロから新規システムを開発することを意味します。つまり、SaaSやプラグインのような制限を一切受けることなく、独自の予約システムを開発・構築したい場合にフルスクラッチ開発が利用されます。

事実上、一切の制約を受けずに自由な開発が可能なのが、フルスクラッチ予約システム最大のメリット。

ただし、予約システムにはデータベースが必須であり、ある意味、ECサイトの開発・構築よりも手間がかかるとも言われています。現実的には専門のシステム開発会社に依頼するしか方法がなく、開発費用が膨らみがちなのがデメリットだと言えるでしょう。

比較ビズでは、予約システムの開発が得意な会社に無料で一括見積もりを依頼できます。複数の会社から見積書を入手できるため、費用や実績など、気になるポイントを簡単に比較できます。

システム開発会社に外注した場合の費用相場

どのような機能が必要なのか、どの程度の規模まで対応するのかによって、構築する予約システムの開発費用は大きく変動します。一般的には、最小限の機能を持たせた予約システムをスクラッチ開発する場合で数十万円から数百万円、旅行業などの複雑かつ大規模な予約システムになると開発費用が数千万円になるケースもあります。

在庫管理やシフト管理と連動させるシステムの場合は、業種を問わずに複雑なシステムを導入する形になるので、最低でも300万円以上はかかると見ておいた方がいいでしょう。

フルスクラッチで予約システムを開発・構築するメリット

膨大な開発費用がかかるフルスクラッチ開発ですが、独自の予約システムは高い自由度を持たせられるというメリットがあるのも事実です。

SaaSやプラグインでは対応し切れない、独自性の高いビジネスモデルを持つ企業・店舗が予約システムを導入するなら、フルスクラッチ開発一択というケースも考えられます。うまく予約システムを活用できれば、投資以上のリターンも期待できます。

一方、SaaSやプラグインを活用すれば、予約システムの開発コストを10万円程度に収めるのも可能です。予約システムの開発を検討しているのであれば、問い合わせフォームなどで予約受付を行い、管理できなくなった段階でシステムを構築するのがおすすめです。

そもそもが「管理を効率化したいほど予約がある」ことが、予約システム導入の大前提となるからです。現状を見極めた上でどの方法を採用するかを検討すれば、失敗のリスクも減らせます。

予約システムの自作でおすすめな2つの方法

フルスクラッチで予約システムを開発するのであれば、システム開発会社に依頼するしかありませんが、SaaSやプラグインを活用するなら自作も可能です。最後に、それぞれを代表するサービスを使った、予約システムの作り方を簡単に紹介しておきます。

SELECTTYPEで予約システムを自作

「SELECTTYPE」は、オンライン予約システムをだれでも簡単に自作できるSaaS型Webサービスです。無料プランが用意されているため、アカウントを作成するだけですぐに予約システムを構築できるのがポイント。

「時間受付タイプ」「イベント受付タイプ」の2つに分類されたデザインテンプレートが140種類以上用意され、選択するだけで業種ごとに最適な予約システムを自作できます。予約関連の設定もわかりやすく、完成した予約システムを動かしながら微調整を加えていけば完成です。

キャンセル受付やユーザー情報の保存も可能。管理者・ユーザーへのメール通知はもちろん、予約確定メールの送信機能も搭載されています。自社サイトに埋め込む予約ボタンの作成も簡単。予約可能期間が延長された有償プランも用意されています。

MTS Simple Bookingプラグインで予約システムを自作

WordPressサイトを運営していて、シンプルな時間受付タイプの予約システムを自作したい方に最適なのが「MTS Simple Booking」です。宿泊などの日付を跨ぐ予約や、イベント受付タイプには適していませんが、メニュー選択中心のノンプグラミングで自作できること、国内企業が開発するため日本語の情報が豊富なことがメリットです。

使い方は簡単。WordPressがインストールされているサーバにプラグインをインストールすれば、ダッシュボードに「予約システム」項目が表示されます。

あとは「各種設定」メニューから予約システムを有効化し、店舗情報、予約フォーム、メール内容などを設定していくだけです。WordPressに詳しい方であれば、30分〜1時間あればシンプルな予約システムを自作できます。宿泊業、レンタカー業に特化したプラグインもラインナップされるほか、ビジネス向けの有償版も用意されています。

まとめ

予約システムを導入するメリットや費用相場から、自作を含めた開発・構築方法まで、意外に知らない予約システムの概要が紹介してきました。SaaSを含む多彩なサービスが登場したことで、ずいぶんと予約システム導入のハードルは低くなったと言えます。

しかし、ビジネスの成長とともに、既存のサービスでは機能に不足を感じる場合が出てきます。そんなときこそ、予約システムのスクラッチ開発を検討するべきなのかもしれません。

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