在庫管理システムとは？目的やメリット、費用相場をまとめてみた

在庫管理システムとは？

商品や製品といったものをビジネスの中でやり取りする企業の場合、その管理は何よりも重要です。これはどのようなビジネスモデル・業種でも関係なく共通しています。

• 在庫管理

  現金化になる商品を適切に管理する手法のこと

この在庫管理は今後ますます必要になります。というのも近年では人々の価値観やライフスタイルが多様化しているからです。少ない品種を大量生産する一昔前から変化して、少量ずついろいろな種類の生産が求められます。つまりいろいろなアイテムを取り扱わなくてはならず、在庫管理が重要になっています。

このような多岐にわたるアイテムを人の目だけで管理するのは限界があります。人件費もかさむでしょう。そこで注目しているのは、在庫管理のオートメーション化・システム化です。このため、IT技術などを駆使した在庫管理システムの存在感が高まっています。

在庫管理システムの目的・メリット

在庫管理はキャッシュフローを増やすために行います。企業経営を続けるためには、資金繰りは何よりも重要です。もし手元に現金がなくなって、資金繰りに行き詰った場合、倒産のリスクが高まります。在庫を多く抱えていて現金化できなければ、資金繰りに行き詰る恐れが高まります。運転資金を確保するために在庫管理は求められます。

在庫管理の目的はもう一つ、顧客のニーズに対応するためです。もし顧客が「こういった商品が欲しい」と言ってそれを用意できなければ、ビジネスチャンスを逸してしまいます。機会損失を防ぐ意味でも在庫管理は必要です。この在庫管理を効率的に進めるために必要とされているのが、在庫管理システムです。

人が在庫管理を行うと入力間違いなどのミスが起こりやすいです。しかしシステム化してしまうと、例えば間違った場合には警告音が流れるなど、ヒューマンエラーを防止できます。また在庫管理システムを導入することで、業務の効率化も進められます。バーコードなどにデータを入れて、すぐにコンピューターに転送できるからです。

在庫管理システムのクラウド型とパッケージ（オンプレミス）型の違い

在庫管理システムには大きく分けて2系統あります。

クラウドは近年よく聞く言葉ですが、インターネット経由のWebサービスのことです。ソフトをインストールする必要がなく初期費用が無料になります。システムそのものを導入するのと比較すると初期コストは数十万円から数百万円の削減が可能です。クラウドタイプはベンダーという外部にデータを預けることになります。

このように言われるとリスクが高いのではないかと思うでしょう。しかし実際にはベンダーは強力なセキュリティ対策を講じているところが多いです。自分で管理するのと比較して、情報漏洩などの危険性も軽減できるでしょう。

パッケージ型とは、ソフトウェアを購入してコンピューターにインストールすることで管理するスタイルです。クラウド型のようにネットワーク上に預けることはないです。パッケージの場合、手軽に導入できるところが魅力です。近年では多様化も進んでいるので、自分の用途にマッチする製品も見つけやすいでしょう。

しかしネットワークで共有する形ではないので、ソフトをインストールしたパソコンでしか管理できません。もしこのパソコンが壊れてしまった場合、別の端末にインストールしなければならなくなります。

在庫管理システムの開発の流れ

在庫管理システムの開発をするにあたって、変更に対応できる柔軟なシステムにする必要があります。特に中小企業やベンチャー企業の場合、これから成長する可能性は大いにあります。ですから仕様なども変更する確率は高いです。

その時にすぐに対応できるようなシステムにしておくといいでしょう。このようにどのようなシステムを希望するか、明確に決めておきましょう。

特に中小企業の場合、すべての工程を自分たちで行うのは難しいでしょう。そこでベンダーのサポートを受けることも検討しましょう。この時大事なのは開発までだけでなく、運用後のサポートを用意しているかどうかです。

在庫管理システムの費用・料金相場

在庫管理システムを導入するにあたって、いくらくらい費用が掛かるのか気になるでしょう。これはどのシステムを導入するかによって、変わってきます。また費用の種類もシステムによって異なります。そこでトータルで見てどれがいいのかを考えましょう。

まずは初期費用についてです。クラウド型の場合には、無料というものも結構あります。そのほかの場合、主要なシステムを見てみると安いもので3000円程度、高ければ60万円くらいかかるものもあります。しかしだいたい初期費用が優良なシステムの場合、30万円前後が相場になると考えておきましょう。

続いて利用料です。利用料は初期費用と比較するとさほど高くはないです。900円といった1000円を切るようなところもありますし、高くても2万5000円弱あたりでしょう。大体1〜2万円という価格設定にしているところが多いようです。

月額料金も請求しているシステムもいくつかあります。これはクラウド型のような初期費用が無料のところで見られる料金体系です。月額はそれほど高額ではないです。数千円というところが多いです。中には350円というかなりの低額に設定しているシステムも見られました。

在庫管理システムの費用・料金相場の特徴

在庫管理システムを導入するにあたって、特に初期費用の負担は大きくなりがちです。いきなり数十万円単位の負担を強いられるのは厳しいでしょう。それでもし実際に使ってみたところ、利便性はそうでもなかったとなれば、泣くに泣けません。

そこで高額の初期費用に設定しているシステムを見てみると、一定期間お試しとして無料で利用できるものも見られます。無料で一定期間利用して、自分たちにとって使いやすいシステムかどうか確認の上で、本格的に導入するのはいかがですか？

料金だけで比較するのではなく、機能性も重視すべきです。一見すると高額でも多機能性のシステムであれば、コスパが逆にいいと考えられるからです。近年の在庫管理システムを見てみると、帳簿を作成してくれるもの、利益管理機能のついているもの、複数の店舗を一括管理できるものなども出てきています。

さらにはスマホ対応していて、外出先でもデータを簡単にチェックできるようなソフトも出てきています。料金だけでなく、どのようなスペックになっているかも確認しておきたいところです。

まとめ

在庫管理は会社の経営を左右する重要なものであることを認識したほうがいいでしょう。また人間だけで在庫管理を行うと、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。そこで在庫管理システムの導入を検討しましょう。作業効率化なども進められます。ただしシステムを導入する場合、時として初期費用の負担が大きくなるかもしれません。

予算の範囲内に収めるシステムはどれか、アフターサービスや機能性がどうなっているか、総合的に判断することです。中にはシステム導入が目的化している企業も多いですが、あくまでも経営効率をよくすることが目的です。その辺の混同のないように注意しましょう。