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勤怠管理システムとは?目的やメリット、費用相場をまとめてみた

公開日:2018年11月15日 最終更新日:2022年06月16日
勤怠管理システムとは?目的やメリット、費用相場をまとめてみた

人事・総務の手間を削減する勤怠管理システム。導入するメリットや、料金相場などをまとめています。近年はクラウド型サービスが台頭しており、導入コストの低さから注目を集めています。システム開発会社に依頼する場合や勤怠管理ツールを導入する前にぜひ一読しておきましょう。

勤怠管理について

勤怠管理は従業員の勤怠状況を記録し、管理するためのものです。従業員のその月の勤務時間や残業時間を把握することで、そこから、給与処理を行って給与を支給します。

また、労働基準法でも従業員の勤務時間や休日日数など、決められた基準によって経営者(会社)が遵守することが定められています。そのため、勤怠管理を行うことは経営者にとって法的な義務といっていいでしょう。

勤怠管理を行う目的

労働基準法などの法律で定められた労働条件を遵守し、その労働条件内で従業員の勤怠が行われているかを管理するのが、勤怠管理の最大の目的です。従業員の勤怠が労働条件を逸脱しているようでしたら、速やかに是正しなくてはいけません。

コンプライアンス違反を防ぐ

会社に労働組合があれば、法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合は、労働組合にも書面による協定を結ばなければいけません。労働時間が法定労働時間を超えているのが常態化している場合、労働基準監督署から査察が入る場合があります。

重大なペナルティが課される場合もあるので、そういった面でも、会社は勤怠管理を厳重に行い、従業員の勤怠チェックを欠かさないようにします。

タイムカードあるいはICカードなどで勤怠情報は記録され、その記録については3年間の保存が義務づけられています。

勤怠管理が適切に行われていない場合は、社会的にはブラック企業といったような評価を下される場合があります。その評価は主に内部告発によって行われることが多く、そのためにも厳正な勤怠管理を行い、労働時間が法定労働時間を逸脱しないようにしなくてはいけません。

従業員の健康状態をチェック

また、勤怠管理を行うことによって、従業員の健康状態をチェックすることができます。勤怠時間が伸びても、従業員が疲弊し、反対に効率化といった面で支障が出るケースもあります。

時間外労働や休日出勤が常態化しないように、勤怠管理を常にチェックし、その是正及び重要員の健康状態のチェックをしっかりと行わなければいけません。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは出勤時間、退社時間、欠勤、休暇取得など、従業員の出勤状況に関するデータを管理するITシステムです。

出・退勤時間や残業時間、休暇などの出勤状況を一括管理できるのが特徴で、従業員一人ひとりの出勤状況を“見える化”し、管理しやすいように設計されたシステムです。また、給与計算ソフトと連動させて、簡単に給与計算ができるものも多く、勤怠管理から給与計算までを効率的に管理できるようになっているのも特徴です。

これまで従業員の勤怠管理は、タイムカードを使って出勤と退勤時刻をカードに刻印し、従業員一人ひとりの出勤時間を集計して給与計算を行うのが一般的でした。

しかし、最近はインターネットのクラウドサービスの発展もあり、クラウドサービスを活用した低価格の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

勤怠管理システムの目的

勤怠管理システムを導入する目的は、従業員の勤怠情報を適切かつ効率的に管理するためです。これは、人事・総務担当者の手間を大きく減らすことができ、結果的に省力化につながっています。

効率的な勤怠管理

システム化(コンピュータ化)することで、効率的に勤怠情報を管理することができます。システム化していなければ、人事・総務担当者がタイムカードなどから、人海戦術によって勤怠情報を集計しなければいけません。

それを考えると、システム化にすることによりヒューマンエラーの軽減と人的な省力化を図ることができます。

給与ソフトとの連携

勤怠管理システムと給与管理システムは連携させることによって、従業員に対しての給与支給をより迅速に行うことができます。勤怠情報をそのまま、給与ソフトに手入力するよりも連携処理による転送をしたほうが間違いがありません。

従業員の不正防止

タイムレコーダーによる勤怠管理では、従業員間によるタイムカードの貸し借りなど出退勤時間を不正に記録することが可能でした。勤怠管理システムでは、指紋認証や静脈認証などで不正を防止することができます。

プロジェクトの効率化

勤怠管理・給与管理システム連携の枠を超えて、社内プロジェクトの人材管理にも活用できます。勤怠情報の「見える化」によって人的資源を有効に活用することができます。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。

1. 打刻時間を正確に把握

勤怠管理導入の最大のメリットは従業員の勤怠情報を一元的に管理できる点です。出退勤にはICカード、さらには自分のスマートフォンでの打刻ができるので、スムーズに出退勤時間を打刻できるのは、従業員にとっても大きなメリットと言っていいでしょう。

出退勤時間が正確に把握できても、給与ソフトが手入力であれば正確性が損なわれます。しかし、勤怠管理と給与管理が連携することで、誤入力もなくなるので、給与計算の正確性を上げることができます。

2. 不正な打刻の防止

出退勤の打刻にはさまざまな方法があります。従来ではタイムカードやタイムレコーダーが一般的でした。

しかし、この方法では本人以外の第三者が打刻することができてしまいます。勤怠管理システムでは、生体認証システムが導入されているので、不正な打刻を防止することができます。

また、クラウドタイプの勤怠管理では、GPSによる打刻機能もあるので、打刻と同時に位置情報も記録でいるので、直行直帰や出張、交代勤務、休日出勤などあらゆる勤務形態にも、柔軟に対応することができます。

3. 労働時間の管理

従業員の労働時間を把握し、しっかりと管理するのは企業の義務です。トラブルの抑止にもつながりますし、企業イメージの向上にも寄与します。

従業員の残業時間、遅刻・早退・欠勤時間など、労働時間を正確に管理できるので、適切な労務管理を行うことができます。そのため、サービス残業やみなし残業を防ぐことができ、働きやすい労働環境を提供する一助にもなります。

4. コストの抑制

勤怠管理と給与管理の連携による、勤怠入力の省力化や削減は大きなコスト削減といえます。削減がそのまま正確性にも繋がるので、これ以上のコスト抑制効果はありません。

5. モバイルデバイス対応

スマートフォンなどのモバイルデバイスに対応した勤怠管理システムでは、出退勤の打刻だけではなく、直行直帰の申請や遅刻・早退・欠勤の申請などもスムーズに行えます。もちろん、それがそのまま勤怠情報として登録されます。

書類提出などの手間も省くことができるので、従業員の労働生産性の向上にも寄与できます。

6. 他システムと連携

給与管理システムとの連携がもっとも大きく、多大なメリットが期待できます。勤怠・給与・人事などを総括した労務管理システムを容易に構築することができるのも大きなメリットと言っていいでしょう。

7. 法改正への対応

労働基準法の改定があっても、柔軟に対応することができます。多くは開発元がバージョンアップ等で対応することになります。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムには、一部でデメリットも指摘されています。

1.導入ツールが自社に合っていない

勤怠管理システムは、一般的なものが導入されます。そうなると長年の慣習による自社ならではの勤怠形態が構築されていると、システムがそれに合わせるのが難しい面もあります。

全てを自社に合わせた勤怠管理システムを導入すると、コストに見合わないケースも出てきます。勤怠管理システムの導入を複雑な勤怠処理を見直す良い機会とするのも良いでしょう。

2.初期投資が高額

出来合いの勤怠管理システムであれば、中には無料で提供される製品もあるようです。しかし、自社ならではの勤怠がある場合は、ある程度の手直しが必要となります。

その手直しの部分で新たな費用が発生するのですが、その部分が高額になってしまうと、費用対効果の点でゴーサインが出ないケースもあるようです。

システム導入には、サーバー構築や保守費用など運用に関する費用も多額となります。勤怠管理システムの初期投資費用が高額になることもある程度の覚悟が必要となります。

そのため、費用対効果などもしっかりと確認し、導入の是非を決めるようにしなくてはいけません。

勤怠管理システムのクラウド型とパッケージ型の違い

勤怠管理システムにはクラウド型とパッケージ型の2つのタイプがあります。

クラウド型とパッケージ型

クラウド型は、インターネットを介して勤怠システムが利用できるサービスです。自社でサーバを構築することもなく、レンタルサーバも必要ありません。導入・ランニングコストを安価に抑えることができる点が大きなメリットです。

パッケージ型は、インターネットを介さず、自社のネットワークシステムを利用しながら運用します。

既製品とオーダーメイドの違い

クラウド型は既製品タイプに例えることができ、ある程度は企業側が合わせなくてはいけません。一方のパッケージ型は、ある程度自社の業務形態にカスタマイズが可能です。そのため、初期費用が高くなるデメリットがあります。

ランニングコストでの比較

クラウド型は社員の人数、いわゆる処理人数によって運用費用がかさみます。一方のスクラッチ開発は社員数が増えても運用費用が高くなることはありません。

パッケージ型は、一度システム構築をすると、ランニングコストはほとんどかけずに運用することができます。

勤怠管理システムの開発の流れ

勤怠管理システムの開発の手順は、ソフト開発会社によって異なりますが、大まかには勤怠管理作業にどのような機能が必要なのかをピックアップすることから始まるといえるでしょう。

特にスクラッチ開発として一からソフトを開発する場合は、開発費にかなりの費用がかかります。開発会社の担当者に、求める機能を伝えて打ち合わせを重ねながら、開発を進めていくのが一般的な流れです。

勤怠システムに必要な機能としては、出退勤時間の打刻、複数の勤務形態に対応できる機能、管理データの集計、給与計算、工数管理、アラート、申請・承認、ワークフローなど、さまざまなものがあります。

基本的な機能となる出退勤時間の管理についても、ICカードを使ったもの、社員証を使ってセキュリティ管理と同時に行えるもの、GPSによる遠隔打刻など、バリエーションがあり、不正打刻を禁止する目的で、指紋など生体認証システムを使った打刻機能を導入しているところもあります。

また、正社員やパートなど給与形態が従業員によって異なる企業、フレックスタイムやシフト制の勤務時間がまちまちな企業などでは、複数の勤務形態に対応できる機能があると便利です。

このほかにも、36協定で決められた勤務時間による管理を行って、法定勤務時間を超過するとメールなどで警告し、コンプライアンス違反を未然に防ぐアラート機能を活用している企業もあります。

また、従業員からの休暇取得などの申請をシステム上で受け取って、上司が承認する機能があると、申請・承認作業の効率化につながります。

勤怠管理システムに必要な機能は、会社によって千差万別です。費用対効果に配慮しながら、自社にとってどのような機能が必要なのかを考えて、ぴったりのソフトをイメージすることが重要なポイントとなります。

勤怠管理システムの費用・料金相場

勤怠管理システムの費用の相場をみてみると、クラウド型サービスの場合は、導入費が3万〜50万円程度です。従業員が数名の場合は、無料で利用できるサービスもあります。

また、ランニングコストは、登録する従業員の人数によって上乗せされるケースが一般的で、1人当たり月額200〜500円程度が相場です。ただし、サーバメンテナンスなどの管理コストは業者持ちとなっているため、維持・管理作業の手間がなくなるというメリットがあります。

スクラッチ開発の導入費はピンからキリまでですが、最低でも30万円程度。100万円以上かける企業も少なくありません。ランニングコストは、サーバなどの運用費・保守費用として1万円程度といわれています。導入コストは高くなりますが、ランニングコストが低いのが魅力です。

勤怠管理システムの費用・料金相場の特徴

勤怠管理システムの費用の特徴は、クラウド型サービスは導入コストが低く、スクラッチ開発の場合は高いことです。

そして、クラウド型サービスは従業員の人数が多くなるほど、ランニングコストが高くなる傾向があります。例えば、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型サービス「就業奉行10」の場合、初期費用は11万円〜。月額使用料として、1つのID(1人の従業員)に対して、350円が必要です。

このことから考えると、何千人規模の大手企業では、クラウド型よりもスクラッチ開発の方がお得。従業員が少ない比較的小規模な企業では、クラウドサービスがお得といえるでしょう。

また、勤務形態が複雑で、一般的なソフトでは管理が困難という場合は、初期費用が高くなりますが、スクラッチ開発がおすすめです。

導入の可否を決める勤怠管理システムの費用対効果

企業にとって勤怠管理システムの導入が難しいのは、それが直接利益に結びつきにくいことです。システム分析によって従業員を適材適所に配置することで、効率化を図ることができますが、それも目に付きにくい部分といっていいでしょう。

一番わかりやすい、費用対効果は勤怠管理システムと給与管理システムを連携することによる省力化です。この部分については費用対効果をおおいに実感できるところでしょう。

具体的に人件費を計算してみると

  • システム利用料:300円/月
  • 時給1,200円
  • 勤務:20日/月

以上の要件で計算してみると、1日あたり45秒分の人件費ということになります。この部分を業務短縮できれば、システム利用料の300円を簡単に回収できることになります。

オススメの勤怠管理システム【3選】

数ある勤怠管理素ステムの中からオススメシステムを3選してみました。勤怠管理システムの導入を検討している方はこちらを参考にしてみるのも良いでしょう。

リクナビHRTech 勤怠管理

従業員の勤怠管理をリアルタイムに一括管理できるのが、『リクナビHRTech 勤怠管理』です。多様な勤務形態に対応できる汎用性の高さが評価されています。

一例をあげると、複数の打刻方法を選択できるのも魅力の一つといっていいでしょう。クラウドで一括管理できる、勤怠情報は社内サーバに負荷をかけません。

必要な情報はリアルタイムでCSV形式でエクスポートできるのも嬉しい機能です。1人あたり月額300円の導入費用も安価な設定となっています。

利用月額:300円、300円/人

ジョブカン勤怠管理

スマホ・PC・ICカードなど、多彩な打刻方法が売りとなっているのが『ジョブカン勤怠管理』です。シフト勤務のある飲食業や小売業、さらには福祉業界に向いた勤怠管理システムとなっています。

汎用性の高さが売りで、もちろん一般企業にも最適なサービスを提供してくれます。アルバイトの多い業種にも向いている勤怠管理システムと言えるでしょう。

出勤管理プラン・シフト管理プランとも200円/人となっています。

【安心と実績!奉行シリーズのOBC】 勤怠管理サービス

「多様な働き方への対応」・「環境変化への対応」がコンセプトとなっているのが、『OBCの勤怠管理サービス』です。クラウド型サービスなので、自社サーバに負荷をかけることなく運用することができます。

保守体制も万全で、働き方改革を推し進めている企業にぴったりの勤怠管理システムと言って良いでしょう。法改正があっても、クラウド側で対応できるので、クライアント側の負荷も必要最小限で済みます。

なんといっても、導入実績が4,000社というのも信頼の証と言えます。時短勤務やフレックスタイムにも柔軟に対応しているのも嬉しいところです。

利用料金:350円〜/人

勤怠管理システムの比較で見極めたいポイント

上記で紹介した勤怠管理システムのほかにも様々な製品・サービスがあります。そこで、ここでは、勤怠管理システムを導入する際に見極めたいポイントを4つご紹介します。導入を検討している方はこの4つのポイントを見て選ぶと失敗を回避することができるでしょう。

外部との連携

ネットワークの発達した現代において、外部との連携は必須の機能です。勤怠管理と給与管理は連携必須と考えると、外部連携の有無が導入可否を決定する重要なポイントと言えます。

導入後のサポート

導入から運用までのサポートのあるところを選びたいものです。また、導入後の運用についても、フォロー体制が十分なところであれば安心です。

サポートについては、費用が無料であれば嬉しいのですが、定額制あるいは都度発生するケースもあるので事前確認が必須です。

コストパフォーマンスは最適か

便利なシステムであって、自社の規模・業容に合わなければ『絵に描いた餅』にもなりかねません。多機能を持てあますことになるケースもあるので、費用対効果をしっかりと見極める必要があります。

また、多機能であっても自社の求める機能が無いケースもあります。多機能を謳っているからといって安心せず、しっかりと機能を吟味しなければいけません。

セキュリティは万全か

クラウド型であれば、従業員の個人情報を託すことになります。そのため、セキュリティがしっかりしているかどうか、サポート先として信頼できる企業なのかを見極める必要があります。

導入の際には契約書などに個人情報の保護などがしっかりと明記されていることを確認しましょう。

まとめ

人事・総務の作業でも非常に重要な勤怠管理を、少ない手間で一括管理できる勤怠管理システム。作業の効率化やコストカットに有効です。

近年は手軽に導入できるクラウド型サービスのものが人気ですが、提供する会社によって料金システムもサービス内容を千差万別です。複数の企業のサービス内容を比較・検討して、ぴったりのサービスを選ぶことをおすすめします。

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