販売管理システムとは?目的やメリット、費用相場を解説

更新日:2020年03月30日 発注カテゴリ: 業務システム開発
販売管理システムとは?目的やメリット、費用相場を解説

販売管理システムは導入費用が高額なので、管理をエクセルで行っている企業は多いのではないでしょうか。近年クラウドが流行り、初期費用は0円で月額費用しかかからないようなサービスが増えてきております。今回はそんな販売管理システムの目的や費用相場をまとめてみました。

関連する記事

販売管理システムとは?

販売管理システムとは、文字通り販売管理を行うためのシステムです。具体的には「販売管理業務」「在庫管理業務」「購買管理業務」を支え効率化してくれます。

システムが支える販売管理業務とは

商品の受注から代金の受け取りまで、販売業務全般を管理する作業です。言い換えれば、「モノの流れ」と「お金の流れ」の2つを管理する業務といえるでしょう。

モノの流れの管理と一口に言っても、顧客から注文を受け付ける受注業務や商品を届ける出荷業務など業務は様々です。お金の流れの管理も同様です。

システムが支える在庫管理業務とは

倉庫に今どの種類の商品をいくつ抱えているのかを把握。注文状況や仕入先の納期などを踏まえて適切に管理するのが「在庫管理」です。

「在庫管理業務」の中にも、日々の入庫・出庫情報や在庫の実数量をチェックする業務などがあります。

システムが支える購買管理業務とは

経営コストに直接関わる業務の一つです。仕入先への発注・受け取りの管理や仕入れた商品・材料の品質をチェックなどの業務が「購買管理業務」に含まれています。

生産計画・売上計画などに基づき、「何」を「いつまで」に「どれだけ」の数量が必要で、いくらで購入するのかを適切に管理することで、過剰在庫の防止に繋がります

上記の業務には様々な部署・人が関わっており、それぞれの作業は煩雑です。コミュニケーションミスやヒューマンエラーが発生しやすい上に全体管理が難しくなってしまいます。

最悪の場合、各業務のデータに不一致が起き、商品不足や在庫過多を引きをこす原因にもなりかねません。経営リスクに直結する問題になってしまいます。

こうしたリスクを軽減させてくれるのが、販売管理システムなのです。

販売管理システムのメリット

販売管理システムを導入するメリットは主に3つあります。「業務の効率化」「業務の脱・属人化」「経営データの見える化」です。コスト削減と売上アップの効果が見込めます。

メリット(1)業務の効率化

販売管理の各プロセスには、納期、受注数量、品番、価格など、間違うと大変なことになるデータが常につきまといます。

システムを入れていない会社では、これらのデータをエクセル入力などに依存しているケースが多いです。しかし、この場合入力ミスや入力漏れのリスクがあります。

販売管理システムでは、入力業務は必要最小限に抑えられるので、これらのミスを軽減できます。作業効率化・人件費コストの削減も実現するのです

また、取引先ごとに請求書フォームが登録でき、締め日ごとに一括で請求書を発行も可能です。請求作業の煩わしさからも解放されます。

メリット(2)業務の脱・属人化

システムを入れていない会社の場合、各業務における管理・進め方は各現場に委ねられることになります。そのため、仕事が属人化するリスクが高まります。

担当者の一人が休むだけで「あのEXCELデータはどに保存されている?」「○○の締切はいつ?」となり、仕事が滞ってしまいます。

販売管理システムを活用することで、属人化のリスクを軽減することが可能です。人によって仕事の質が変わることもありません。メリットの一つと言えるでしょう。

メリット(3)経営データの見える化

販売管理システムを導入することで、販売管理業務全般のデータを統合させることが可能です。各現場がエクセル管理などしている会社では、全体データが見えづらくなります。

データが統合させることで、売上情報がリアルタイムにわかったり、在庫リスクとなりえる商品の傾向や時期も把握できるようになります。

長期的な売上計画などを立てる際にも販売管理システムが役立つのです。システム導入を入れることで総じて売上アップも見込めると言っても過言ではありません

販売管理システムのデメリット

導入することでコスト削減と売上アップにつながるため、販売管理システムのデメリットはないと言えるでしょう。強いて挙げるとしたら以下のデメリットが考えられます。

デメリット(1)開発コスト・運用コストがかかる

販売管理システムは既存の業務状況などを踏まえて構築する必要があります。そのため、システムの開発費がかかってしまいます。

多種多様な商品を扱っている、取引先や仕入先が多岐にわたるといった場合はゼロベースで販売管理システムを開発しなければなりません。その場合、開発コストが高騰します。

加えて、システムの運用時にもサーバー代やシステム使用料などのランニングコストがかかります。従業員50名規模の会社でも数百万円かかってしまうケースもあるのです。

デメリット(2)現場から反発される

エクセル管理など手動で販売管理を行っている現場だと、各社員は煩雑さを感じながらも現状のやり方に慣れているケースもあります。

販売管理システムを導入しシステムの使い方を学ぶ必要が出ると、一部現場から「前のほうが良かった」といった声が上がってしまう場合もゼロではありません。

ただし上記2つのデメリットが生じたとしても、導入で得られるメリットのほうがはるかに大きいと言えます。

販売管理システムの主な機能一覧

販売管理システムは「販売管理機能」「購買管理機能」「在庫管理機能」の3つの機能が備わっています。以下では、それぞれの機能を紹介しましょう。

販売管理機能

見積機能

・見積入力
見積情報を入力し、見積を作成する機能です。商品や個数を選択することでカンタンに見積金額が表示されるため、見積業務が効率よく行えます。

・見積書印刷
PDFなどに見積書を印刷する機能です。 Microsoft Officeと連携機能があれば、Excelの形式で印刷することができます。システムから直接印刷できるので、手間が掛かりません。

・見積検索
見積情報を検索し一覧表示する機能です。過去の受注でトラブルが会った際に、見積書が必要になりますが、検索機能があればすぐに見つけることができます。

受注管理機能

・受注入力
受注情報を入力する機能です。パッケージによっては見積情報から自動で受注情報を作れるものもあり、受注業務を効率よく行えます。

・印刷
注文請書を印刷する機能です。見積書と同様、直接印刷ができるので手間が掛かりません。

・受注検索
受注情報を検索・一覧表示する機能です。進捗などステータス登録できるパッケージもあるので、フローで検索をかけることができます。

・受注データ取込
ExcelやCSVから受注データを取り込む機能です。企業間取引で必要になる契約書や納品書といった書類をインターネットを用いて双方向でやり取りできるEDIなどと連携させることもできます。取引先のデータを自動取込みできるようにすることで、受注業務を大幅に短縮することができます。

売上・売掛管理

・売上入力
売上情報を入力する機能です。受注データから自動、または簡易的に作成することができます。ご売掛データも自動作成できるので、BtoBビジネスで主に使われています。

・売上検索
売上を検索し一覧表示する機能です。取引先や期間など様々な条件で検索できるので、欲しいデータをすぐに見つけることができます。

・売上集計
取引先や期間など様々な条件を指定して売上情報を集計する機能です。簡易的な集計はできますが、複雑な集計はできません。複雑な集計を行う場合、BIツールなどにデータを連携して行うのが一般的です。

・売上データ取込
ExcelまたはCSVなどから売上データを取り込む機能です。簡単に売上データを取り込めるので、効率良く売上集計を行うことができます。

・売上データ出力
売上データの明細や集計されたデータをExcelまたはCSVに出力する機能です。エクセルと連携してデータを活用することができます。

請求管理

・債権検索
未回収の債権データを検索し一覧表示する機能です。期間や取引先、ステータスなど様々な検索条件で検索できるので、すぐに必要な請求資料を見つけることができます。

・入金処理
入金登録し債権の消し込みを行う機能です。システムを利用することで、入金処理におけるミスを予防することができます。

・請求書印刷
請求書を印刷する機能です。ExcelやPDFで出力できるので、データとして残すことで後々活用することができます。

購買管理機能

発注管理

・発注管理
発注情報を入力する機能です。商品や日時を入力すれば簡単に注文書を作成できるので、手間が掛かりません。

・注文書印刷
注文書を印刷する機能です。注文書はエクセルやPDFで出力できるのでデータとして保存することができます。

・発注検索
発注情報を検索し、一覧で表示する機能です。取引先や期間など様々な条件で検索できるので時間をかけずに発注情報を見つけることができます。

仕入管理

・仕入予定入力
仕入予定情報を入力する機能です。発注情報を元に自動で作成してくれるパッケージだと、入力の手間もありません。

・仕入検索
様々な条件で仕入情報を検索、一覧で表示する機能です。仕入れ時期などの情報を簡単に確認することができます。

・仕入確定
仕入れを確定し在庫計上する機能です。この時買掛データも自動作成します。手入力によるミスを失くすことができます。

・仕入取込
ExcelまたはCSVなどで仕入れデータを取り込む機能です。この時在庫の計上と買掛データを自動で作成。通常倉庫システム(WMS)から送られてくる入荷データも取り込むことができるので、物量が多い企業は業務効率を大幅に上げることができます。

出荷管理

・振分処理
仕入予定または在庫から出荷先ごとに商品と出荷数を振分ける機能です。パッケージの中には、Excelから振分データを取り込める機能があり、出荷先ごとに優先度をつけて優先度順に振分けることができます。

・出荷指示入力
出荷指示を作成する機能です。パッケージによっては振り分けデータからそのまま作成が可能。作業時間を大幅に効率化できます。

・出荷確定
出荷指示を確定する機能です。確定するとステータスが在庫から積載中に変わり、倉庫システムと連動していれば出荷指示が倉庫に送信されます。倉庫システムと連動させることで、自動的に出荷ができるので、連絡・手続きは不要です。

・出荷指示出力
出荷指示を印刷する機能です。ExcelやCSVで出力することも可能。紙だと紛失してしまう恐れがありますが、ExcelやCSVファイルとしてデータ上に残しておけば紛失の心配がありません。

入荷管理

・入荷予定入力
入荷予定を入力する機能です。日付や商品を入力すれば、簡単入荷管理ができます。

・入荷実績入力・取込み
入荷実績数の入力や取込みを行う機能です。ハンディーターミナルと連携してデータを取り込むことができるパッケージもあります。その場合、入力作業がないので入力ミスの恐れがありません。

・入荷確定
入荷実績数の確定を行う機能です。入荷が確定すると自動的に在庫計上されます。倉庫システムと連携していれば倉庫から実績データを取り込んだ段階で、在庫計上されます。

債務管理

・債務検索
未払いの債務データを検索して一覧表示する機能です。様々な条件で検索できるので、簡単に探したいデータを見つけることができます。

・支払依頼
債務の支払依頼をする機能です。販売管理システムでは機能が備わっていないことが多く、通常会計士システム側で管理します。

・支払処理
支払した伝票の消し込みを行う機能です。支払依頼機能と同様、通常は会計システムで管理します。

在庫管理機能

検索

・在庫検索
在庫情報を検索し一覧表示する機能です。表示された結果から、在庫切れがあれば新しく入荷をします。一覧表示されることで見落としのリスクが低減。

・受払検索
店舗別、商品別、SKU別で商品の受払い履歴を検索・表示する機能です。商品の入荷、出荷、移動、返品、償却など在庫の動きを確認することができます。

・在庫一覧出力
在庫一覧を印刷する機能です。出力先は紙だけでなく、Excel・ CSVでも出力可能。データ化して保存すれば紙のようにかさばりません。

棚卸

・棚卸
店舗や倉庫を指定して棚卸を始める機能です。膨大な数の在庫があっても、システム上で棚卸を行ってくれるので、手間が掛かりません。棚卸中は店舗や倉庫で商品の在庫数を変動する操作ができないので注意が必要です。

・棚卸入力
棚卸の結果を入力する機能です。パッケージの中にはハンディーターミナルと連携して、棚卸結果を自動で送信してくれる機能があります。その場合入力作業が必要ありません。

・棚卸実績取込み
ハンディーターミナルでスキャンした棚卸データや倉庫システムから送信されてきたデータを取り込む機能です。データを自動で取り込んでくれるので、入力時間を短縮できます。

・棚卸確定
棚卸実績を確定し在庫を更新する機能です。この機能により、正確な在庫状態を反映することができます。

在庫調整

・在庫調整
在庫数を実数に合わせて更新する機能です。在庫数の更新と同時に調整理由も登録できるので、顧客から商品について問い合わせがあった際に、的確に返答することができます。

・在庫償却
在庫を償却する機能です。在庫償却は販売管理システムではなく、会計システムで管理することが多いです。

販売管理システムのクラウド型とパッケージ型の違い

販売管理システムには、クラウド型とパッケージ(オンプレミス)型があります。それぞれの違いについて解説しましょう。

クラウド型の特徴

クラウド型はインターネットを利用するサービスです。自社のネットワークにつながっていないグループ企業全体でも使えるため、フレキシブルな利用が可能できます。

短期間で導入できるのがメリットの一つです。販売管理システムの運用を決定してからスピーディーに導入できます。加えて費用も後述するオンプレミス型より安いです。

ネット上で利用するために販売管理システムはパソコンのOSに依存しません。数年に1回行われるOSのアップデートでシステムが動かくなることもありません。

パッケージ(オンプレミス)型の特徴

インターネットを使わずに自社のサーバを使って管理するシステムです。クラウド型と比べてシステムをカスタマイズしやすい点は大きなメリットといえます。

また、自社のサーバーで管理するため、クラウド型に比べて情報セキュリティをより強固にできる点も強みの一つ。顧客情報などの漏洩リスクを軽減できます。。

それぞれにメリット・デメリットがありますので、これらの違いを踏まえて自社にとってどちらがベストが決めると良いと思います。

販売管理システムの開発の流れ

販売管理システムの開発・導入では、まずは幾つかの開発企業をピックアップして、自社が希望する販売管理システムについて相談することから始まります。

クラウド型サービスで使えるぴったりのソフトがあれば、それを導入するとスピーディーです。どのようなサービスがあるのか、担当者から説明を受けましょう。

クラウド型に希望する機能が少ない場合は、自社専用のソフトを開発することになります。この際も綿密な打ち合わせを行い、どのようなシステムが必要か話し合うことが大切です。

販売管理システム構築プロジェクトを立ち上げて自社で十分に検討してから、希望する機能を正しく伝えて、見積書を作成してもらいましょう。

自社専用にカスタマイズする際は費用対効果を忘れずに

オンプレミス型で販売管理システムを作る場合、気をつけたいのが開発コストと運用コストです。開発予算に比例してよりかゆいところに手が届く機能を搭載することができます。

とは言え、販売管理システムはもともとコスト削減や売上アップを目的とするシステム。導入で得られる経済効果以上の開発予算を投下すると割の合わないシステムになります。

費用対効果を踏まえて開発予算や運用コストを考える必要があります。

オススメの販売管理システム【4選】

ここでは会社規模別と無料で利用できる販売管理システムをご紹介しまう。導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

小規模会社向けのパッケージ製品 商奉行J11

サービス概要

商奉行J11は小規模会社向けの販売管理システムです。見積・売上、請求など商奉行のみで運用ができます。また、 MicrosoftOfficeとの連携で円滑な情報活用を実現します。

特徴

商奉行J11は各機能を直感的に操作できるので、システムを使った販売管理に抵抗がある方でも簡単に使うことができます。また、商奉行は MicrosoftOfficeと連携。Excelのデータを利用するなど、円滑に情報を活用できます。

料金

年間利用料は40,000円です。 初年度のみ初期登録費用20,000円が掛かります。

中規模会社向けパッケージ製品 統合基幹ソリューションWork Vision販売管理

サービス概要

統合基幹ソリューションWork Vision販売管理は、株式会社Work Vision(旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)が提供する中小規模会社向けの販売管理システムです。50億円以上500億円未満の売上規模を対象にしています。

特徴

Work Vision販売管理の特徴はサブスクリプション方式の販売管理システムである点です。クラウドサービスなので、初期費用を抑えて導入ができます。機械器具、建設資材、電子部品、食品の卸業・製造業に多くの導入実績があり、在庫管理と見積管理の機能が充実しています。

料金

価格料金は必要な機能をカスタマイズした後に見積り。どの機能を実装するかで費用が変わるので、問い合わせが必要です。

大規模会社向けパッケージ製品 EXPLANNER/Z

サービス概要

EXPLANNER/Zは、様々な業種に対応する充実した機能を持ち、小規模から大規模まで全ての規模に対応できる販売管理システムです。30,000本を超える導入実績があり、幅広い業種で利用されています。

特徴

EXPLANNER/Zの特徴は柔軟にカスタマイズができ、長期で安定利用できる点です。消費税改正や、軽減税率など法改正が会った際は迅速に対応。提供会社が大手メーカーのNECということもあり、手厚いサポートが受けられます。また、カスタマイズ性が高いので個別要件に柔軟に対応できる点も強みです。

料金

料金は見積もり後に決定。オンプレミスとクラウドのどちらにするか、どの機能を実装するかで見積もり料金が変わります。

無料で使いたい人向けのパッケージ製品 フリーウェイ販売管理

サービス概要

フリーウェイ販売管理システムは、3人のデータ共有かつ登録伝票の数が1,000伝票までなら無料で利用できるクラウド販売管理システムです。累計登録ユーザーは7000人以上で、様々な業界で利用されています。

特徴

フリーウェイ販売管理の特徴は、初期費用、月額利用料、バージョンアップ料がいっさい掛からない点です。登録伝票が1,000伝票までなら完全無料で利用することができます。 その他、クラウドシステムなのでスマートフォン対応をしており、場所と時間を選ばない点が特徴です。

料金

データ共有できる人数が3人までなら料金無料。4人以上の場合、月額料金が2,980円掛かります。有料版は登録伝票数が無制限なのが特徴です。

販売管理システムの費用・料金相場

販売管理システムの費用はピンキリ。安価なクラウド型の場合、月額2万5000円前後から60万円程度のものが多いのですが、なかには100万円といったサービスもあります。

この費用差ですが、販売管理システムに搭載されている機能の充実度で決まります。安価なサービスは機能が限定的なため、自社が必要としている機能の有無を確認しましょう。 

パッケージ型の場合も、開発費用は企業がどこまで機能を求めるかによって左右されます。エクセル入力の代替ができれば良いというレベル感なら費用は安くなります。

弊社が運営するBtoBマッチングサービスの『比較ビズ』では業務システムを求めている企業とシステム開発会社のマッチングしています。

弊社のサービス内で販売管理システムの平均予算を調べると、847万円となりました。ただしこれはあくまでも平均であり、業態や業務内容の規模などで大きく変わります。

販売管理システムの開発会社を見極めるコツ

販売管理システムの導入には費用がかかります。費用対効果の高いシステムを手に入れるには販売先や開発業者の見極めが大切。選ぶポイントを2つ紹介しましょう。

自社の業界・業種に特化している会社を選ぶ

販売管理システムと一口に言っても、業界・業種ごとで求められる機能は異なります。自社と同じ業種のパッケージを提供しているもしくは開発実績がある会社を選びましょう。

カスタマイズせずともすでにほしい機能が搭載されている可能性もあります。初期の開発コストを抑えることも可能です。

自社と同じ企業規模の導入・開発実績がある会社を選ぶ

自社と同じ規模の会社の導入・開発実績があるか確認しましょう。同じ規模の会社の場合、販売管理業務で抱えている課題が自社と同じケースが高いです。

同規模の会社の導入実績があれば、失敗するリスクは低くなります。

サポート体制がある会社を選ぶ

販売管理システムは業務の根幹を担うシステムです。導入後にトラブルが発生しシステムが稼働しなかった場合、自社のビジネスがたちまちストップしてしまい大損害に繋がります。

そのため、導入後のサポート体制が充実しているか確認しましょう。

まとめ

販売管理業務は企業の販売形態によって様々。導入する販売管理システムを間違えてしまうと、「高い金額を払ったにもかかわらず、使えない」となりかねません。

そのため、販売管理システムを導入する際は、自社の販売形態にマッチしたサービスを選ぶことが一番大切です。

とは言っても、販売管理システムも様々。全ての販売管理システムの特徴や費用を押さえるのは困難ですし、現実的ではありません。

そのため、まずは自社で抱えている課題を把握しシステム開発会社に相談するのが一番です。そうすることで自社に必要な販売管理システムの全体像が分かるようになります。

例えば、弊社が運営しているビジネスマッチングサービスの『比較ビズ』ならWeb上で簡単に複数の業者に相談することが可能です。

無料で利用できるため、一度相談してみてはいかがでしょうか。

業務システム開発を一括見積もりで発注先を楽に探す
比較ビズへ掲載しませんか?

Web制作会社・システム開発会社に関連する記事

カテゴリ一覧

人気記事

業務システム開発の最新記事

一括見積もりで発注業務がラクラク!

  • 無料一括見積もりで募集開始
  • 複数の業者・専門家から提案が入る
  • ピッタリの一社を見つけよう

不透明な見積もりを可視化できる「比較ビズ」

比較ビズは「お仕事を依頼したい人と受けたい人を繋ぐ」ビジネスマッチングサービスです。
日本最大級の掲載企業・発注会員数を誇り、今年で運営15年目となります。
比較ビズでは失敗できない発注業務を全力で支援します。

日々の営業活動で
こんなお悩みはありませんか?

営業活動でよくある悩み

そのお悩み比較ビズが解決します!

詳しくはこちら