販売管理システムとは?基本・メリット・費用相場・導入のポイントを解説!

更新日:2021年04月05日 発注カテゴリ: 業務システム開発
販売管理システムとは?基本・メリット・費用相場・導入のポイントを解説!

販売管理システムとは、商品・サービスを販売して売上・利益を確保するために必要な、企業活動の根幹を支える基幹システムのこと。見積・受注から売上回収まで、広範に渡る業務を統合する販売管理システムは、業務効率化に欠かせないシステムだといえます。ビジネスの成長に応じて販売業務を合理化したいと考える企業の方なら、販売管理システムの導入を検討していることでしょう。しかし、種類も対応範囲もさまざまな販売管理システムは、全貌がわかりにくく導入に躊躇してしまいがち。そこで本記事では、システムの基本や導入メリット、費用相場から導入のポイントまで、販売管理システムの概要を徹底解説!企業規模ごとのおすすめ販売管理システムも紹介していきます。

販売管理システムとは?

販売管理システムとは、販売業務に関わるデータを総合的にマネジメントして合理化・効率化を図ることを目的にしたシステムのこと。それでは、販売管理システムが合理化する販売業務とは、具体的にどのようなものなのでしょうか?

商品・サービスをだれに(顧客)いくらで(価格)いつ(納品)販売したのか?請求や入金確認を含む管理までが「販売業務」です。しかし販売業務には、商品の仕入や在庫、入出庫管理、仕入れ代金の支払いなどの「仕入・購買業務」「在庫管理業務」が密接に関連しています。これらの業務を総合的にマネジメントするシステムを、販売管理システムと呼ぶのが一般的です。

販売管理に関わる業務フロー

それでは、販売管理に関わる業務にはどのようなものがあるのか?消費材を中心とした商品販売を例に、具体的な業務フローを挙げてみましょう。まずは販売に関する業務フローです。

BtoBビジネス BtoCビジネス
問い合わせ(営業) 決済(入金確認)
見積もり 出荷・納品
取引契約 売上分析
出荷・納品  
請求書発行  
決済(入金確認)  
売上分析  

特に掛け売りが基本のBtoBビジネスの場合、契約締結・請求書発行を含めた多くの販売プロセスが必要。これは、BtoB取引が基本の商品仕入・在庫業務フローに関しても同様のことがいえます。

仕入・購買業務 在庫管理業務
在庫確認 納品検品・検収・振り分け
購買契約(対仕入れ先) 引き当て・ピッキング
発注管理 出荷・発送
入荷処理 棚卸し
請求管理・支払い  

仕入・購買業務と在庫管理業務が密接に関わっているのはもちろん、適切な在庫調整を実現するためには、販売業務との連携が不可欠であることがわかります。つまり販売管理システムは、顧客とお金の流れに関する「販売管理機能」、販売する商品・サービスとお金に関する「仕入・購買管理機能」「在庫管理機能」が統合されているのが一般的だといえるでしょう。

販売管理システムの基本はデータの一元管理

販売管理機能、仕入・購買管理機能、在庫管理機能を統合した販売管理システムは、どのように業務を合理化するのか?その仕組みが固有データの一元管理です。たとえば、固有の商品データを在庫管理・販売業務でも共有できれば、入力作業は仕入・発注時の1回だけで済みます。それぞれが独立したシステムの場合、データの転記・再入力という追加作業が必要になるのと対照的です。

ただし、業界・業種はもちろん、個別企業のビジネスモデルによっても、販売業務の適切なあり方は異なります。たとえば製造業であれば、販売を最適化するための「生産管理」が欠かせませんが、役務提供が主力の企業では、仕入・在庫管理が必要ない場合もあります。販売管理システムの導入が簡単ではない要因です。

販売管理システム導入のメリットとは?

それでは、販売・仕入・購買・在庫管理機能を統合・一元管理した販売管理システムを導入することによって、具体的にどのようなメリットが得られるのか?簡単に紹介していきましょう。

一元管理による情報共有

販売に関連する情報を一元管理する販売管理システムは、販売・仕入・在庫管理業務に携わるスタッフ全員での情報共有が可能。たとえば、販売スタッフはリアルタイムで在庫状況を確認しながらの商品販売が可能。個別商品に紐付けられた原価・販売額・利益率も参照できるため、取引先との価格交渉もスムーズに進められます。

引き当て・出荷状況はリアルタイムで在庫管理に反映されるため、コミュニケーションロスをなくした迅速な出荷・納品が可能。もちろん、仕入スタッフが商品を適切な在庫量に調節するのも、経理担当が入金管理するのも簡単です。

業務効率化・コスト削減

固有データの入力が1回で済み、コミュニケーションロスもなくせる販売管理システムは、人的ミスの削減も含めた業務効率化を確実に実現できます。各スタッフの業務効率化が進めば、人件費も含めた総合的な業務コストも削減可能。効率化によって空いた時間をコア業務に割り振れれば、生産性の向上も期待できます。

業務フローの標準化

販売に限ったことではありませんが、業務効率化を実現するためには「業務フローの標準化」が絶対。しかし、多岐に渡る販売関連業務を個別対応していたのでは、業務の標準化は望めません。スタッフに応じた属人化が進み、担当者によってパフォーマンスが大きく異なる状況を招いてしまうでしょう。

一方、データ入力の方法や管理方法が統一された販売管理システムを導入・活用すれば、業務フローの標準化を実現可能。ただし、そのためには販売管理システムの活用が大前提。導入しただけでは業務フローの標準化は実現できません。

経営判断の迅速化

販売に関連するデータを一元管理できる販売管理システムは、関連情報を必要に応じて簡単に検索・抽出できることも特徴。分析機能を搭載する販売管理システムであれば、さまざまな角度から見た経営状態をリアルタイムに可視化できます。

こうした販売管理システムの特徴は、経営判断の迅速化という大きなメリットもたらします。市場動向の変化が激しい現代では、販売管理システムを導入することで得られる、もっとも大きなメリットだといえるかもしれません。

販売管理システム導入はトップ主導で

一方、販売管理システムの導入がデメリットになる、といったことはほぼないといえるでしょう。唯一の注意点を挙げるとすれば、業務フローの項目でも触れたように「販売管理システムを導入しても、活用できなければ意味がない」こと。複雑なシステムを使いこなせないといったケースのほかにも、従来の業務に慣れ切ったスタッフからの反発が強い場合もあるからです。

こうした課題を解決し、販売管理システムの導入を成功させるために欠かせないのが「トップが主導してリーダーシップを発揮する」こと。実情にあわせた最適な販売管理システムを選定するため、現場の意見を幅広く集めることも重要ですが、活用を促進するためには強いリーダーシップが不可欠。経営トップ自らがその役割を担うのがベストです。

販売管理システムの種類

それでは、実情にあわせた最適な販売管理システムとはなにか?実は、ここが販売管理システムの難しいところだといえるでしょう。なぜなら、業界・業種はもちろん、企業個々のビジネスモデルによっても最適な販売管理システムは異なるからです。まずは、販売管理システムにはどのような種類があるのか?簡単に解説していきます。

パッケージ・SaaS

製品として販売されている販売管理システムの多くが、パッケージ、もしくはSaaS(クラウドサービス)の形で提供されています。ただし、適用可能な業務や機能、価格は製品によってまさにさまざま。販売管理機能を最小公倍数に絞ったミニマムなシステムもあれば、汎用性に富んだシステム、業界・業種に特化した機能を盛り込んだ専用システムもあります。

パッケージで提供される場合でも、単独のPCにインストールするソフトウェア型、専用サーバ環境を構築するオンプレミス型があり、個別のカスタマイズに対応できるケースも。近年では、パッケージ型と同等の機能を持つ販売管理システムを、SaaSで提供するベンダーも増えています。

ERP(Enterprise Resource Planning)

大規模企業の場合は、ERPの一部機能として「販売管理システム」を導入するケースが多くなります。ERPとは「企業資産計画」とも訳される統合基幹システムのこと。販売管理システムに加え、人事・財務も含めた基幹システムを一元的に統合し、企業で重要とされる「ヒト」「モノ」「カネ」の動きを最適化するシステムだといえるでしょう。

SAPなどのERPをカスタマイズし、企業ごとに最適化されたシステムをオンプレミス型で構築するのが一般的でしたが、ZACをはじめとするリーズナブルなERPが続々登場しているのも近年の傾向。SAP/HANA、NetSuiteなど、カスタマイズ性はそのまま、クラウド環境にシステムを構築する流れも加速しています。

スクラッチ開発

販売管理システムには多種多様な製品が存在しますが、製品として開発・提供されているものである限り、カスタマイズには限界があります。カスタマイズでも対応できない独自のビジネスモデルを持つ企業であれば、スクラッチ(ゼロから開発する)で販売管理システムを開発する場合もあります。

販売管理システムの機能

自社の業務フローにマッチした最適な販売管理システムを選定するためには、業務フローの実情と販売管理システムの持つ機能を比較しながら検討するのがベスト。参考までに、消費材販売を主力にする企業に向けた、統合販売管理システムの機能を簡単に紹介しておきましょう。

販売管理機能

  機能名 概要
見積 見積入力 見積書の作成
見積書印刷 見積書の印刷
見積検索 作成済見積書の検索
受注管理 受注入力 受注情報の入力
印刷 受注情報の印刷
受注検索 入力済受注情報の検索
受注データ取込 外部・既存データの取込機能
売上・売掛 売上入力 売上情報の入力、受注と連動するシステムも
売上検索 売上情報の検索
売上集計 検索結果を集計
売上データ取込・出力 外部システムとの連携用
請求管理 債権検索 未入金・未回収データを検索
入金処理 入金処理によって債権を消し込む
請求書印刷 請求書の作成・印刷、受注・売上と連動するシステムも

仕入・購買管理機能

  機能名 概要
発注管理 発注入力 発注情報の入力
注文書印刷 注文書の印刷、FAX・メールと連動可能なシステムも
発注検索 入力済発注情報の検索
仕入管理 仕入予定入力 入荷予定の入力、発注と連動するシステムも
仕入検索 仕入情報の検索
仕入確定 仕入確定・在庫計上、買掛・在庫管理と連動
仕入データ取込 外部・既存データの取込機能
債務管理 債権検索 未払いデータを検索
支払依頼 経理システムなどと連動
支払処理 未払いデータ・伝票を消し込む

在庫管理機能

  機能名 概要
入荷管理 入荷予定入力 入荷予定の入力、仕入・購買と連動
入荷実績入力 入荷実績数の入力、ハンディターミナルなどと連動
入荷確定 入荷実績の確定・在庫計上、実績入力と連動
出荷管理 振分処理 出荷先ごとに現物と数を振分
出荷指示 販売管理と連動
出荷確定 引き当てから配送中に変更
出荷指示出力 出荷指示書の印刷・出力
在庫管理 在庫検索 現物在庫の検索
受払検索 入出庫の履歴を検索・表示
在庫一覧出力 検索結果をリスト出力
棚卸 棚卸 エリアを指定して棚卸しモードに変更
棚卸入力 棚卸結果を入力、ハンディターミナルと連動
棚卸確定 棚卸実績の確定
在庫調整 在庫調整 実在庫・棚卸結果の調整
在庫償却 なんらかの理由で在庫を削除する際の機能

販売管理システムの費用・料金相場は?

多種多様な製品が存在する、販売管理システムの導入費用はまさにさまざま。シンプルなSaaS型販売管理システムであれば初期費用別、月額1万円から2万5,000円前後が費用相場だといえますが、SAP、NetSuiteなどのクラウドERPとなると、構成・カスタマイズの程度に応じて初期費用・月額費用が高額になる場合もパッケージの価格もさまざまです。

販売管理システムをスクラッチ開発すると費用相場はいくらなのか?独自のビジネスモデルを持つ企業であれば気になるかもしれません。BtoBマッチングサービスを提供する「比較ビズ」にいただいた問い合わせを総合すると、販売管理システムの平均予算は、847万円と算出されています。ただし、業界・業種・会社規模によっても販売管理システムの開発費用は異なります。あくまでも参考程度にお考えください。

【企業規模別】おすすめの販売管理システム4選!

どのような販売管理システムを選定・導入すればいいのか?悩みの深まる企業担当者の方のヒントになるよう、以下からおすすめの販売管理システムを、企業規模別に紹介していきます。

商奉行J11・商奉行クラウド【小規模企業向け】

https://www.obc.co.jp/bugyo-j/akinai-j

小規模企業向けに最適な販売管理システムが、販売管理機能に特化したパッケージ版「商奉行J11」および、SaaS版「商奉行クラウド」です。開発・提供するのは、勘定奉行シリーズでおなじみの株式会社オービックビジネスコンサルタント(OBC)。見積・売上、請求・回収の基本機能を備え、商品・取引先管理やOffice連携も可能。仕入・在庫管理に特化した「蔵奉行」と組み合わせれば、小規模企業の販売業務を網羅できます。

パッケージ版は初期費用2万円、年間利用料4万円のサブスクリプション方式を採用し、リーズナブルに販売管理できるのがポイント。商奉行クラウドなら、月額9,000円から利用できます。

WorkVision販売管理【中規模企業向け】

https://workvision.net/hanbaikanri

年商50〜500億円の中規模企業向けに最適化された販売管理システムが、株式会社WorkVision社が開発・提供する「WorkVision販売管理」です。40年を超える販売管理システム開発・構築の実績を誇り、ノウハウを活かした多機能かつ使いやすさを持つのがポイント。オンプレミス型のほかにシングルテナントのクラウド型に対応し、パッケージをベースとしたアドオン開発が可能なのも、中規模企業に支持される理由です。

サブスクリプション方式で初期費用を抑えながら導入できるほか、月額費用を1万5,000円からに抑えたマルチテナントのSaaS版も提供開始。Web APIによる外部連携にも柔軟に対応できます。

EXPLANNER/Z【大規模企業向け】

https://jpn.nec.com/soft/explanner/explanner-z/index.html

「EXPLANNER/Z」は、日本電気株式会社(NEC)が開発・提供する大規模企業向けのERPシステムです。販売管理を中心に、生産・原価・債権・債務・会計という6つの基本機能を持ち、自在な組み合わせ・カスタマイズ・開発が可能。統合基幹システムとして導入することも、販売管理システムを単独で導入するのも可能です。

パッケージをベースにしたオンプレミス型では、開発フレームワーク環境に基本パッケージを組み合わせるため、ビジネスの成長にあわせた機能追加・変更に柔軟に対応可能。NECのデータセンターで管理されるクラウド型も用意。クラウドでもカスタマイズ・独自開発に対応できるのはもちろん、機能に応じてオンプレミスと使い分けることも可能です。

フリーウェイ販売管理【無料から使える】

https://freeway-hanbai.com

販売管理を合理化したい、しかし導入する予算がないという小規模事業者に最適なのが、株式会社フリーウェイジャパンが開発するクラウド型販売管理システム「フリーウェイ販売管理」です。売上伝票入力、請求書発行、入金伝票入力と、機能を販売管理のコアのみに絞ったフリーウェイ販売管理は、3名までの共有、1,000伝票までの登録なら無料で利用できます。

登録伝票数が1,000を超えた時点で有料版に切替える必要があるものの、月額料金は2,980円と格安。共有可能な人数も4名まで増やせます。サービス基盤にAWSを活用しているため、セキュリティ面でも安心して使えるのがポイントです。

販売管理システム導入のポイント

企業規模別におすすめの販売管理システムを紹介してきましたが、これだけを見ても、販売管理システムにはさまざまな種類・導入形態があることがおわかりでしょう。それでは、適切な販売管理システムを導入するには、どんな点に注意しておけばいいのか?気を付けておきたいポイントを簡単に解説していきましょう。

業務フローとのマッチング

本記事でも販売管理システムの一般的な機能を紹介しましたが、まず重要なことは、自社の業務フローを棚卸しして整理し、理想の業務フローにするためにはどんな機能が必要なのか?システムとのマッチングを見極めることです。解決すべき課題を含め、理想とする業務フローが把握できていれば、おのずと販売管理システムにどのような機能があればいいのかがわかるはずです。

販売管理システムの利用範囲・費用対効果

本記事で中心的に解説してきた販売管理システムは、販売管理、仕入・購買管理、在庫管理が統合されたもの。しかし、製品によっては販売管理に特化したものもあり、対応する業務範囲はそれぞれの製品で異なります。合理化・効率化したい業務はなにか?関連業務を一元管理して効率化を極めたいのか?自社のニーズ・利用範囲を考慮しながら販売管理システムを選定するのがポイントです。

もちろん、費用対効果も考慮しなければなりません。販売管理システム導入によるコスト削減効果が得られるとはいえ、規模や業務内容に見合わないのであれば逆効果です。この点においても、自社業務の見直し・把握は重要です。

外部システムとの連携・拡張性

販売に関連する幅広い業務に対応する販売管理システムですが、ERPの一部として導入するのでなければ、外部システムとの連携や拡張性にも注意しておくべきです。たとえば、販売管理システムには売上・売掛、請求管理機能などが搭載されていますが、実際のお金の流れを管理するのは経理です。会計ソフトなどとと柔軟に連携できる販売管理システムなら、より業務効率化を実現できるでしょう。

将来的なビジネスの成長にあわせ、機能を拡張していける販売管理システムかどうか、見極めるのも重要。システムの機能が追い付かなくなってリプレイスを余儀なくされた、といったことにならないよう、ニーズに応じて柔軟に機能を拡張していける販売管理システムを選定するのがおすすめです。

まとめ

導入メリットから費用相場、導入のポイントまで、わかりにくい販売管理システムの基本・概要を本記事では解説してきました。パッケージやERPなど、さまざまな導入方法のある販売管理システムですが、自社のビジネスモデルによってはカスタマイズ、あるいはスクラッチ開発が必要になるかもしれません。

そうでなくても、多種多様な販売管理システムが存在するなか、適切なベンダー、カスタマイズ・スクラッチ開発に対応する開発会社を探すのは容易ではないでしょう。「比較ビズ」なら、必要事項を入力する2分程度の手間で、複数のベンダー・システム開発会社から適切な提案を得られます。ベンダーやシステム開発会社の選定に迷うようなことがあれば、是非利用してみてください。

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