【まとめ】受注管理システムの費用相場は？3つの導入形態やおすすめ4選を解説

受注管理システムとは？

注文データ管理・発注数量換算・顧客への納期連絡など、受発注業務に関する作業を自動化し、業務効率化とミスの削減を図るシステムです。ECサイトの利用機会増大や在庫削減などの観点から、受注管理システムを求めるニーズが高まっています。

また、販売チャネルの多様化によって顧客との接点を多く持つことができ、リピート率や購入単価向上にもつなげられます。

受注管理システムの業務フロー

一般的に以下の６つの流れで受注業務は進んでいきます。受注管理システムの導入で一連の作業を自動化でき、商品ニーズ拡大に伴う大量発注の要望にもスムーズに応えられます。

受注管理システムが求められる理由とは？

アナログ式の管理で起きる課題を解消するためです。以下の3点が課題になります。

一つひとつ内容を紹介していきます。

関係者間のコミュニケーションコスト増大

注文データ入力・伝票発行・出荷作業など、受発注業務は複数の部署に所属する社員が共に連携し、一つの作業を完成させています。

スムーズに作業を完了させるためには、社員同士のコミュニケーションが欠かせません。ただし、互いの業務状況がわからないと必要以上にやりとりを重ねる必要があり、業務効率低下や残業時間増大につながります。

状況が改善されないと互いに不信感が募り、協力体制の構築が困難な状況に陥ります。

業務の進め方がバラバラ

業務マニュアルと現場で行う作業の進め方に大きく差が生じている状態は非常に危険です。トラブルの増大や顧客満足度低下を招く確率が高まるからです。

従業員によって確認・報告・判断が必要だと感じる基準は異なります。ベテラン社員がすぐに認識できる場合でも、経験が浅い社員では判断できません。トラブルの対応が遅れると顧客に迷惑が掛かり、企業イメージ低下や顧客離れにつながります。

また、一人ひとり異なる方法で業務を進める環境が作られると、従業員のスキル・経験に依存する割合が高くなります。複雑な作業が入る場合は特定の社員に業務を依頼しないといけず、不在時にトラブルが起きると通常業務に大きな支障をきたします。

システムの連携不足

部門ごとに独立したシステムを利用していると、連携不足によって手作業の割合が増え、業務効率低下やミスの増大につながります。注文データ・在庫状況・出荷指示が連動していないと、別々の画面を見ながらデータを紐づけしないといけないからです。

また、業務量が増えた場合は多くのデータを処理しないといけず、誤入力や誤発注につながります。

受注管理システムの機能

受注管理システムに搭載されている機能を表にまとめました。入出荷の状況がリアルタイムで把握でき、在庫過多や重複発注を防ぎます。また、メール・web・EDIなど、窓口のマルチチャネル化によって利便性を高め、売上拡大を実現します。

受注管理システムの機能について下記の表にまとめたので、ご覧ください。

受注管理システムの導入メリット

受注管理システムの導入により、手作業でこなしてきた業務をシステムに一任できる体制が整うため、作業効率を大幅に改善できます。以下の主な3点のメリットについて、それぞれ見ていきましょう。

工数削減

在庫管理・帳票作成・出荷指示など、多岐に渡る業務をシステムに一任できるため、業務効率の大幅な改善が見込めます。業務の自動化によって他の業務に人員が割ける環境が整い、ワークライフバランス改善につなげられます。

また、注文データの入力や請求書作成など、手作業では誤記が起こりやすい工程もシステムに任せられるため、修正作業の手間を最小限に抑えられます。

コストカット

業務の大部分はシステム上で処理できるため、アナログ管理の時よりも少ない人員で業務を回せます。無理に残業を要請する必要も無くなり、人件費を削減できます。社員もプライベートなリフレッシュできる時間が増えることで、オンとオフが切り替えが生まれ、業務への集中力や仕事へのモチベーションが高まります。

また、請求書・見積書・注文書のやりとりをFAXで行っていた場合はシステム上で処理を完結でき、印刷費や紙代を削減できます。

顧客満足度向上

各業務に携わる社員のコミュニケーションが活性化し、リードタイムを短縮できます。リアルタイムの受注・入出荷・在庫情報が反映され、行動に迷いがなくなるからです。

正確な情報を社員間で素早く共有できる体制が整い、受注〜出荷までの作業のスピードアップを図れます。また、受注管理システムの導入で、多様なチャネルから注文を受け取れる体制が整い、利便性を高められます。

また、web・メール・EDIなど、顧客が操作しやすい方法を選び商品を注文できるようになり、さらにシステム上で24時間注文を受けられる体制が整い、売上拡大を実現できます。

受注管理システム導入のデメリットとは

受注管理システムの導入により考えられるデメリットは、以下のように主に3点あります。それぞれ見ていきましょう。

導入コスト発生

既存システムの一部カスタマイズ・パッケージ製品の購入・新規システム開発、どの手法を選んでも一定のコストは発生します。最もコストを抑えられる方法は既存システムの機能をそのまま活かす形です。ただし、現在の状態では業務全般をカバーできないと判断した場合、機能の追加が必要になります。

追加する機能が多い場合は想定よりも多くコストが掛かるため、パッケージ製品の購入とカスタマイズした場合どちらが安いのか、確認作業が必要です。

取引先の同意が必要

今まで電話・FAX・メールでやりとりをしていた企業に対し、事前連絡をして合意を得る必要があります。勝手に進めてしまうと、トラブルの原因になるからです。例えば、受注管理システムの導入によって見積書・注文書・請求書のフォーマットが変更した場合、相手は変更内容に合わせて対応をしないといけません。

場合によってはシステム改修が必要になるケースもあります。自社の都合だけで導入作業を進めると「配慮に欠ける」印象を与えてしまい、今後の取引に多大な影響を及ぼします。受注管理システムの導入によって帳票のフォーマット変更が発生する場合は、取引先に書面で変更予定開始日を伝えてください。

顧客とのコミュニケーション不足

問い合わせ対応・注文内容確認・キャンペーン告知を受注管理システムに一任できるため、顧客とのコミュニケーション機会が減ります。社員の業務負担を軽減できる一方、顧客に対しては「事務的」、「冷たい」との印象を与える場合があります。

状況に応じて社員が顧客とビデオ通話で会話するなど、有人・無人のコミュニケーションを使い分けることが重要です。

受注管理システムの3つの導入形態を紹介

受注管理システムの導入方法は以下の3種類から選択できます。それぞれ見ていきましょう。

クラウド型(Saas型)

最大のメリットは導入コストを抑えられる点です。ベンダー側が設定している利用料金を支払えば、すぐに受注管理システムを利用できます。

インフラ環境構築・サーバー手配・システム開発は必要ありません。システム障害やアクシデントが起きた場合でもベンダー側に対応を一任できるため、システム管理者の運用・管理負担を削減できます。さらに、UI(ユーザーインタフェース)に優れているため、初めて受注管理システムを扱う方も戸惑うことなく作業を進められます。

ただし、自社でカスタマイズできる範囲はほとんどありません。カスタマイズ不要で多くの方が利用できるよう、ベンダー側がシステムを構築しているからです。導入後に機能不足を感じないよう、自社で受注管理システムに求める機能を明確にしてから選定作業に入ることが重要です。

クラウド型のメリット・デメリットについて下記の表にまとめたので、ご覧ください。

フルスクラッチ型

既存のパッケージ製品を流用するのではなく、自社の要望を実現できるようシステムを一から作り上げていく形です。主に大型のECサイトを構築する時に採用されています。特徴はカスタマイズ性を最大限追求できる点です。社員が求める機能やオリジナル機能を搭載できるため、操作性や利便性の高い受注管理システムに仕上がります。

一方、導入するまでに多額の費用と時間を費やすため、長期的な視点で計画を進める必要があります。初期費用も含めて数千万以上掛かるケースも珍しくなく、開発期間も数か月〜数年単位となるため、本格的な稼働は先の話になります。

メリット・デメリットについて下記の表にまとめたので、ご覧ください。

ハーフスクラッチ型

既に販売されている受注管理システムを部分的にカスタマイズする形です。クラウド型とフルスクラッチの良い部分を取り入れたスタイルです。フルスクラッチ型よりも導入コストと開発期間を削減できる他、一定のカスタマイズ性を確保できます。

ただし、選んだパッケージに要望している機能が搭載していない場合、追加で付け加える形になります。追加機能が増える程コストもかさむため、導入前にどこまで機能を追求するのか明確にしてください。

メリット・デメリットについて下記の表にまとめたので、ご覧ください。

受注管理システムを選ぶ5つのポイント

ミスマッチを防ぐためのポイントは以下の5つです。それぞれ解説していきましょう。

自社に必要な機能の明確化

多機能型・業務特化型・カスタマイズ性に優れたタイプなど、重受注管理システムによって強みが異なるため、機能性をどこまで求めるか明確化することが重要です。

例えば、マーケティングにも力を入れたい場合はPOS連携・店舗別集計・商品別集計など、分析機能に優れたシステムを選択すると、購買意欲の高いターゲット層に絞った商品販売やイベント開催を実現できます。

一方、注文のデータ処理・在庫管理・メール送信など、業務自動化機能を搭載していると、社員の業務負担を軽減できます。

費用面

受注管理システムの導入・運営に、どの程度予算を割けるかも重要なポイントです。例えば、予算がギリギリの場合は、初期費用とランニングコストを抑えられるクラウド型での導入を推奨します。予算に制約がある状態で高機能・高費用の受注管理システムを導入した場合、企業経営を圧迫します。

一方、資金的に余裕がある場合、ハーフスクラッチ型やフルスクラッチ型での導入も検討できます。ただし、フルスクラッチ型は数千万円以上の資金と長期的な導入計画が必要となるため、社内で検討を重ねてから決断してください。

ハーフスクラッチ型を選択した場合、カスタマイズの範囲を絞れば導入コストと開発期間を共に削減できます。

対応モール

飲食店・食品メーカー・雑貨店など、BtoCビジネスを展開している場合は必ず対応モールをチェックをしてください。連携しているモール数が多いと販路拡大のチャンスが拡がり、新規顧客獲得や売上拡大につなげやすくなるからです。

Amazon・楽天市場・Yahooショッピングなど、知名度の高いモールはもちろんのこと、低コストでEC店舗を開設可能なモールと連動しているかを確認してください。

例えば、Makeshopはフレッシュデリ・越後製菓・アイメガネなど、1万以上の企業や店舗が導入しているモールです。EC店舗開設には初期費用+月額料金で22,000円(税込)掛かりますが、販売手数料やデザインテンプレートは無料です。

クレジットカードの決済手数料も業界最安水準の3.14%〜に設定されており、売上が伸びる程利益を獲得できます。さらに、豊富な決済手段・BtoBショップ構築・SNSとの連携など、650以上の機能を搭載しており、市場ニーズに合わせたマーケティング戦略を立てられます。

安定して売上を伸ばしていくためにも、受注管理システムがどのモールに対応しているかを検討することが重要です。

参照元：Makeshop

他システムとの連携

アプリ・接客ツール・基幹システムなど、外部システムとの連動性が高い受注管理システムを選ぶと、業務効率や顧客満足度を高められます。

例えば、受注処理自動アプリと連携した場合、配送地域や納期に合わせたデータ処理を自動で行えます。ラッピングや配送便の変更など、細かい要望を踏まえた上で物流への出荷指示を送るため、トラブルのリスクを最小限に抑えることが可能です。

また、チャットボットや自動音声機能を搭載した接客ツールの導入で、顧客にコミュニケーションを図る選択肢を提示できます。ただし、上述した通り接客を完全無人化の状態にするとネガティブなイメージを与える可能性もありますので対策が必要です。

サポート体制の充実度

操作方法・システムトラブル・設定方法など、様々なトラブルに対し丁寧なサポートが望めるかも重要なポイントです。特に初めて受注管理システムを導入する場合はわからない面も多く、操作に慣れるまで多くの時間とサポートを必要とするからです。

メール・チャット・電話など、窓口の受付チャネルが多く用意されていると、緊急度に合わせて使い分けられます。また、24時間サポート体制を敷いているシステムを選ぶと、アクシデントの被害を最小限に抑えられます。

おすすめの受注管理システム4選

以下4つの受注管理システムをご紹介します。それぞれ解説していきましょう。

NEXT ENGINE（ネクストエンジン）

契約社数4,700社、導入店舗数36,000社以上の実績を持つ業界ナンバー1の受注管理システムです。日本食研・松屋フーズ・三省堂書店など、幅広い企業に導入されています。NEXT ENGINEの特徴は多機能性とカスタマイズ性の高さです。手間の掛かる発注作業・注文情報の振り分け・発送連絡などを自動化し、業務効率化とミスの削減を両立できます。

さらに、複数店舗の在庫状況を自動連携して必要な発注数を割り出せるため、在庫過多に陥る心配はいりません。キャンセルや返品に伴うイレギュラーな在庫変動も加味できるため、在庫管理に割く労力を大幅に削減できます。

また、アプリ機能の活用で自社に不足している機能を素早く追加でき、市場ニーズや社会の変化を反映した対応が可能です。さらに、オリジナル機能も開発できるため、システムの利便性・操作性を最大限追求できます。

ネクストエンジンの主な機能について表にまとめたので、ご覧ください。

参照元：ネクストエンジン

表：主な対応モール先

参照元：ネクストエンジン

ネクストエンジンの料金体系を下記の表にまとめたので、ご覧ください。

参照元：ネクストエンジン

アシスト店長

既存顧客との関係強化へ導くCRM機能を搭載しているため、リピート率や購入単価向上が望める受注管理システムです。顧客情報管理・分析機能・メール配信を駆使して、購買意欲の高いユーザーへ新商品販売やセール開催の情報を発信し、売上拡大につなげます。

また、注文データ振り分け・出荷連絡・モールへの在庫数表示を自動化し、社員の業務負担を軽減します。

受注管理機能の料金体系をサーバープラン別に表にまとめたので、ご覧ください。

在庫管理機能の料金体系を表にまとめたので、ご覧ください。

参照元：アシスト店長

楽楽販売

2020年ITトレンドランキングの販売管理部門で1位に輝いたシステムです。楽々販売の特徴は優れた操作性です。Excelで管理していた過去の注文データ・顧客情報・案件履歴などのデータをまとめて移行でき、システム稼働に向けた環境整備のスピードアップを図ります。項目名や選択肢はドラッグ＆ドロップで作成でき、ストレスフリーで作業を進められます。

さらに、データ同士を紐づけるリレーショナルデータベースを採用しており、入力作業の最小化や素早いアクセスを実現可能です。また、売上データ集計・請求処理・リマインドメールなど、ルーティンワークの自動化によって、業務負担を軽減します。

主な特徴は以下の4点です。

料金プランを下記の表にまとめたので、ご覧ください。

参照元：楽々販売

Aladdin EC（アラジンEC）

アンダーアーマー・ヤナセ・サントリーマーケティング&コマースなど、5,000社以上の企業に導入されている受注管理システムです。特徴は対応能力の高さです。スポーツアパレル・工業製品・日用品など、様々な業種が抱える課題解決に向けた機能を用意しています。

例えば、スポーツアパレル向けのサービスでは商品データを取り込んでwebカタログにまとめ、カタログ冊子作成業務の手間と費用を削減します。さらに、注文データを基幹システムへ反映できるため、メールやFAXで受けた注文データの入力・集計作業を行う必要はありません。

主な対応業種

料金プランを下記の表にまとめたので、ご覧ください。

参照元：アラジンEC

まとめ

この記事では以下の4点について解説しました。

受注管理システムの導入によって多くの業務を自動化でき、無駄な残業やミスを削減できます。ただし、自社に合ったシステムを選ぶためには、機能性・費用面・サポート体制など、多くの面に気を配らないといけません。

「比較ビズ」なら必要事項を入力する2分程度の手間で、条件に合ったサービスをスピーディーに探せます。複数の会社に無料で相談できるのも嬉しいポイントです。

受注管理システムの導入を検討している方は、ぜひご利用ください。

代表取締役 日向野卓也

監修者

株式会社GeNEE

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

この監修者の記事一覧

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。