受注管理システムとは?基本・メリット・費用相場|おすすめサービスも紹介!

更新日:2021年04月05日 発注カテゴリ: 業務システム開発
受注管理システムとは?基本・メリット・費用相場|おすすめサービスも紹介!

受注管理システムとは、受注・出荷・納品・入金という商品・サービスの販売プロセスのうち、受注業務を効率化するシステムです。BtoC、BtoBなどのビジネス形態によっても業務フローが異なる受注業務は、工数が多くミスも起こりがち。これまでExcelなどへの手入力に頼ってきた企業・店舗の方であれば、受注管理システムを導入して効率化を図りたいと考えているのではないでしょうか?しかし、受注管理システムの機能・種類はさまざま。自社に最適な受注管理システムは?導入の費用相場は?知りたい方は多いはず。そこで本記事では、システムの基本や導入メリット、費用相場から導入のポイントまで、受注管理システムの概要を徹底解説!業態別のおすすめ受注管理システムも紹介していきます。

受注管理システムとは?

受注管理システムとは、顧客の購入注文を受けて(受注)から、商品・サービスの出荷・納品指示するまでの一連の業務を効率化するシステム。受注情報を一元管理できる受注管理システムなら、工数削減による業務効率化だけでなく、迅速な出荷・納品による顧客満足度向上も期待できます。

当然、受注管理システムは出荷・納品先を含む「顧客情報」や、価格・在庫引き当てを含む「商品情報」を紐付けての一元管理、帳票出力が基本。一方、近年では請求・入金管理にも対応する、販売管理といってもいいサービスが登場するなど、受注管理システムの多様化が進んでいるといえるでしょう。

販売における受注管理の位置づけ

それでは、受注管理システムと販売管理システムはなにが違うのか?そもそも、受注管理に関連する業務は、本来「見積」「受注」「出荷・納品」「請求」「入金」という商品・サービス販売プロセス全体の一部であるに過ぎません。こうした販売プロセス全体、および、それに密接に関連する「仕入・購買」「在庫管理」を統合し、システム化したものが販売管理システムです。

ただし、受注管理を含む販売プロセスは、業界・業種はもちろん、ビジネスモデルによっても大きく変わります。在庫管理をWMS(倉庫管理システム)で効率化する一方、受注管理を手作業で行う企業も。そもそも在庫・仕入という概念のない業種もあります。なによりも、在庫管理機能を持つECサイトが急増したことで、受注を中心とした販売業務を効率化する「受注管理システム」へのニーズが拡大したのだと考えられます。

受注管理の業務フロー

もちろん、BtoBなのか?BtoCなのか?業態に応じても受注に関連する業務フローは異なります。受注管理システムがどのような業務を効率化できるのかを知る意味でも、業態に応じた業務フローを理解しておくことが重要です。

BtoBビジネス BtoCビジネス
問い合わせ・引き合い 問い合わせ・引き合い
見積書作成 受注内容の確認・入力
売買契約締結 在庫確認・納期連絡
注文書確認・入力 決済・納品書作成
在庫確認・納期連絡 出荷・納品指示
注文請書・請求書作成  
出荷・納品指示  
決済(入金確認)  

特にBtoBビジネスにおいて、受注管理に関連する業務・作業が多岐に渡ることがわかります。それぞれの入力作業、帳票作成を手作業で行っていては、工数が膨大になることは確実。電話・FAXなどで受注していたのでは、入力ミスが頻発する可能性もあります。

受注管理システム導入のメリットとは?

受注情報を一元管理できる受注管理システムなら、手作業が中心の受注管理業務に関する課題を解決できるだけでなく、ビジネスの成長につながる大きなメリットが得られます。簡単に解説しておきましょう。

自動化による人的ミスの削減

顧客情報や商品情報が一元的に管理できる受注管理システムは、一度入力した固有データの再利用が可能。つまり、納期連絡、注文請書、請求書作成の度に発生していた二重入力、転記の必要がないため、入力ミス・転記ミスなどのトラブルを削減できます。

受注情報をシステムが管理するため、受注確認メールの送信自動化、確認漏れを防止するのにも有効。顧客側で入力した情報を流用できるなら、そもそも改めてシステムにデータ入力し直す必要もありません。

業務効率化・コスト削減

受注管理システムによって業務の自動化が進めば、人的ミスの削減と業務効率化の両立を実現可能。業務効率化による工数削減が進めば、担当スタッフの人員見直しによる人件費削減、あるいは、別の業務へリソースを割り振ることによる生産性の向上も実現できます。

工数削減による業務のスピードアップも見逃せないメリット。受注から出荷・納品までの時間を短縮できれば顧客満足度を高めるのにも役立つでしょう。顧客ロイヤリティが高まれば、優良顧客としてのリピート購入も期待できます。

受注管理システムの導入形態

それでは、受注管理システムを導入するには、具体的にどのような方法があるのでしょうか?大規模企業であれば、ERP(統合基幹システム)の一部として受注管理システム(販売管理システム)を導入し、業務効率化を徹底して追求するかもしれませんが、導入費用は非常に高額。本記事では、受注管理システムに絞った形でいくつかの導入形態を紹介していきます。

複数ECサイトの受注管理を統合

ショッピングモールも含めたECカート、ECサイトは、標準で在庫管理機能、受注管理機能を備えている場合がほとんど。しかし、標準の受注管理機能では実現できない効率化を実現したい、あるいは、複数チャネルで展開するECサイトの受注管理を統合したいというニーズが増えています。

こうしたケースに最適なのが、複数ECサイト・ショッピングモールの受注管理を統合・管理できる、ECサイト向けSaaS型受注管理システムです。各チャネルごとに点在してしまったデータを一元管理できるため、在庫の整合性を含めた大幅な業務効率化を実現可能。初期費用・ランニングコストを抑えられ、メンテナンスの必要もないのはSaaS型ならではのメリットです。

BtoB ECサイト構築で受注管理

取引数、扱い商品点数が膨大になりがちなECサイトと異なり、取引先が限定されがちなBtoBビジネスは、いまだに電話・FAXによる受注管理が主流です。しかし、ビジネスの拡大に応じて、コア業務とはいえない受注管理が負担になってしまうのも事実。合理化によって受注管理業務の負担を減らしたい企業は少なくありません。

こうしたケースに最適なのが、BtoB取引専用のECサイトを構築して受注管理業務を集中させる、BtoB EC・Web受発注システムです。SaaS型で提供されるサービスが多いため、受注窓口としてのECサイトを比較的安価に構築できるのがポイント。ビジネスモデルにあわせたカスタマイズが可能なもの、業界特化型のものなどが選べます。

パッケージ・SaaS型販売管理システム

受注管理のほかに、在庫管理、仕入・購買管理も統合したものが販売管理システムであることは紹介しましたが、実は、シンプルな販売機能のみに絞ることで、安価に導入できる販売管理システムも少なくありません。

出荷・納品指示はもちろん、請求・入金まで、受注管理システムの適用範囲が広がるなか、安価に導入できるパッケージ・SaaS型販売管理システムを導入するのも、受注管理業務を効率化するのに有効です。

パッケージカスタマイズ・スクラッチ開発

既存のパッケージやクラウドサービスでは対応できない、独自のビジネスモデルを持つ企業・店舗の方であれば、カスタマイズ可能なパッケージを活用して受注管理システムを構築する、スクラッチ(ゼロから)受注管理システムを開発する場合も。

FileMakerなどのデータベースアプリケーションを活用する、実装する機能を絞り込むなどで、カスタマイズ・開発費用をある程度抑えられますが、パッケージ・SaaSなどと比べて初期費用は高額になりがち。自社の規模や業務フローと照らし合わせながら、費用対効果をしっかりと考慮することが重要です。

受注管理システムの費用・料金相場は?

受注管理システムは、導入するためにどの程度の費用・料金相場を見ておけばいいのか?気になる方が多いかもしれません。しかし、さまざまな導入形態が考えられる受注管理システムは、それぞれのサービス・製品によって費用相場はまちまち。一概にこれが費用相場だとはいえません。

たとえば、ECサイト向けSaaS型受注管理システムであれば、初期費用は無料から数万円程度、月額費用が約1万円からというのがおおまかな費用相場。基本料金とは別に、受注・取引件数に応じた従量制を採用するサービスが多いのも特徴です。「NEXT ENGINE」の例では、初期費用無料、月額1万円のほか、401件を超えた受注1件あたり25円が加算されます。

一方、カスタマイズ・スクラッチによる受注管理システム構築・開発は、実装する機能・対応する業務フロー・規模によって費用相場は大きく上下します。たとえば、FileMakerをカスタマイズして受注管理システムを構築するなら、パッケージの費用を含めた総額は100万円以上を見込んでおいた方がいいでしょう。

BtoC ECサイトにおすすめの受注管理システム3選!

受注管理システムを導入して業務効率化を図りたい、しかしスクラッチ開発するほどの予算はない、という企業の方に向け、比較的導入しやすいおすすめの受注管理システムを紹介していきます。まずは、BtoC ECサイトの受注管理合理化に最適なサービスです。

NEXT ENGINE(ネクストエンジン)

https://next-engine.net

「NEXT ENGINE(ネクストエンジン)」は、グローバルなネットショップ運営を主力事業とする、Hamee株式会社が開発・提供するECサイト向けSaaS型受注管理システムです。自社ECサイトはもちろん、楽天、Amazon、Yahoo!ショッピングを含む複数ECサイトを統合した一元管理を実現。メール・決済・マスターなどの豊富な受注管理機能を持つほか、在庫の連携、登録した商品を全ショップに反映など、ECサイトに付き物のルーティンワークを自動化して大幅な業務効率化を図れます。

顧客管理・在庫分析などのアプリを追加して簡単に機能を拡張できるのも特徴。オリジナルアプリを制作可能など、柔軟なカスタマイズに対応できるのも魅力です。初期費用無料、400件までの受注なら月額1万円で利用可能。401件目以降は従量料金制が採用されています。

CROSS MALL(クロスモール)

https://cross-mall.jp

「CROSS MALL(クロスモール)」は、株式会社アイルが開発・提供する、ECサイト向けSaaS型受注管理システムです。ショッピングモール、ECカート、ebayなどの越境ECを含めた複数ECサイトを統合し、受注・在庫・商品登録・発注・仕入に関わる業務を一元管理できます。もちろん、独自のECサイトを展開する企業・店舗の場合でも、個別対応による業務の統合が可能。基幹業務システム、情報系システムを開発・販売するノウハウを活かしたサポート力にも定評があります。初期費用は無料。商品点数に応じた月額料金が設定された多彩なプランが用意されています。

  スーパーライトプラン プラン1000 プラン3000 プラン5000 プラン15000
月額費用 5,000円 × サイト数(3サイトまで) 9,000円 × サイト数 14,000円 × サイト数 18,000円 × サイト数 23,000円 × サイト数
商品点数 1,000点まで(受注500件まで) 1,000点まで 3,000点まで 5,000点まで 15,000点まで

アシスト店長

https://assist-tencho.com

「アシスト店長」は、株式会社ネットショップ支援室がECサイトを運営するグループ会社の要望を取り入れながら開発した、ECサイト向けSaaS型受注管理システムです。ショッピングモール・カート・EC-CUBEなどを統合し、一元管理による受注業務効率化できるのはもちろん、顧客のリピーター化に強い「CRM機能内蔵型」であるのが特徴。サンクス・発送完了・フォローメールの自動送信や、1on1メールも送信できます。カスタマイズには対応できませんが、ステップメール・ステップDMなどのオプションが豊富に用意されています。

在庫管理機能用に1万円の初期費用、5,000円の月額費用がショップ数分必要ですが、受注管理は400件まで月額1万円とリーズナブル。401件からは従量料金制が採用されています。

BtoB取引におすすめの受注管理システム2選!

比較的リーズナブルな費用相場で活用できるのが、BtoC向け受注管理システムの特徴ですが、カスタマイズの自由度はどうしても制限されがち。BtoBのビジネスモデルにマッチしにくいのも事実です。そこで以下からは、柔軟なカスタマイズが可能かつ、費用を抑えながら導入できる、おすすめのBtoB取引向けの受注管理システムを紹介していきます。

楽楽販売

https://www.rakurakuhanbai.jp

「楽楽販売」は、楽楽シリーズで知られる株式会社ラクスが開発・提供する、中小企業向けのSaaS型販売管理システムです。旧名称が「働くDB」であったことからもわかるように、リレーショナルデータベースを基盤にする業務効率化ツールであることが最大の特徴。ノンプログラミングで簡単にカスタマイズ・機能の追加が可能です。受注管理を含む販売管理はもちろん、業務データの集計・分析、外部連携、自動処理、データ入出力、帳票作成、承認ワークフローなど、企業業務のほとんどを自動化できます。

初期費用15万円、月額費用6万円からと、高いカスタマイズ性を誇りながらコストパフォーマンスが高いのもポイント。クラウドサインとのAPI連携も可能なため、売買取引の契約業務も統合できます。

Aladdin EC(アラジンEC)

https://aladdin-ec.jp

「Aladdin EC(アラジンEC)」は、CROSS MALLの開発元である株式会社アイルが開発・提供する、BtoB向けECサイト・Web受発注システムです。BtoBビジネスといえども、商材・会社規模によっては取引量は膨大になりがち。しかし、BtoC向けECサイトでは機能がそぐわない場合も。そんなときに活用したいのがアラジンECです。ECカートのカスタマイズ費用を上回る程度から導入できるのに加え、スクラッチに負けない柔軟なカスタマイズが可能。業界・業種にあわせた適切なWeb受注管理システムを構築できます。

受注窓口であるアラジンECのデータは、会計をはじめとした基幹システムとの連動も可能。リアルタイム店舗管理「Aladdin Shop」本部管理・物流管理「Aladdin Office」を組み合わせたトータルソリューションも提供可能です。

受注管理システム選定のポイント

導入形態も費用相場もさまざまな受注管理システムをどのように選定すればいいのか?受注管理システムの基本・概要が理解できても迷ってしまう方は多いかもしれません。そんな方のヒントになるよう、選定の際に気を付けておきたいポイントを簡単に解説していきましょう。

受注管理システム導入の目的・ゴール

まずは、受注管理システムをなぜ導入したいと考えたのか?目的を明確にしたうえで現在の業務フローを見直し、洗い出した課題を解決してどんな状態になるのが理想なのか?ゴールを設定しておくことが重要です。

そもそも、受注管理業務は在庫管理、仕入・購買管理と密接に関連しています。どこがボトルネックになっているかを見直していく過程で、受注管理だけでなく、販売管理全体を合理化する必要に迫られるかもしれません。

外部システム連携は必須

受注管理を含む販売活動は、企業の根幹を支える基幹業務です。受注管理は、在庫や仕入だけでなく顧客管理や経理とも密接に関連しているのです。つまり、受注管理システムは、会計システムを含む外部システムとの連携が必須。最低限、CSVなどでのデータ連携が必要ですが、APIでスムーズに連携できる受注管理システムがおすすめです。

まとめ

システムの基本や導入メリット、費用相場から導入のポイントまで、受注管理システムの概要を本記事では解説してきました。販売管理との差異が曖昧で、さまざまな導入方法のある受注管理システムですが、自社のビジネスモデルによってはパッケージのカスタマイズ、あるいはスクラッチ開発が必要になるかもしれません。

そうでなくても、多種多様な受注管理システムが存在するなか、適切なベンダー、カスタマイズ・スクラッチ開発に対応する開発会社を探すのは容易ではないでしょう。「比較ビズ」なら、必要事項を入力する2分程度の手間で、複数のベンダー・システム開発会社から適切な提案を得られます。ベンダーやシステム開発会社の選定に迷うようなことがあれば、是非利用してみてください。

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