システム保守の費用・相場と保守内容を徹底解説

保守費用の内容とは？

システムの保守費用がどのくらいになるのかは、どんな内容の保守を行うかに大きく左右されます。ですからシステムの保守を外部に委託することを考えているのであれば、そもそも保守の内容について検討する必要があるでしょう。

システムの保守には大きく分けて三つの分野があります。まずソフトウェア関連です。ソフトウェア関連の保守とは構築したアプリケーションにバグなどのトラブルが発生した場合の対処や実際にシステムを運用している時のトラブル、操作方法がわかならなくなってしまった時の問い合わせなどが含まれます。

このソフトウェア関連の保守はパッケージとして料金に含まれていることが多く、どの会社に委託してもそれほど料金に差はありません。次にハードウェア関連の保守があります。これはパソコンの調子が悪くなってしまった時の対処、データのバックアップを取ること、データが飛んでしまった時に可能な限り復旧すること、サイバー攻撃への対処などのことです。

この部分も委託する会社がどこであっても大きく料金が変わるということはないでしょう。問題となるのは次の部分、サービス委託です。例えば自社の商品をウェブ上で販売するためのECサイトの構築、インターネットサイトを通して顧客の掘り起こしを行うコンテンツマーケティング、より多くの人にサイトを訪問してもらうためのSEO対策、顧客のデータベースづくり、顧客からの問い合わせなどがサービス委託に含まれます。

この部分はシステム保守を請け負っている会社によっていろいろなサービスを提供しており、どのサービスをどの程度選ぶかによって料金が大きく変わってきます。自社が必要とするサービスすべてを委託することもできますが、料金が高くなることは言うまでもありません。

ある程度自社の人員を割いてできる部分は自社で行い、自社でできない部分を委託するという方法を利用すれば料金を抑えることも可能です。

システムの保守費用の目安とは？

こうした詳細が分かったなら、今度はどのくらいの予算を保守費用に充てるかを検討できます。基本的な考え方としては、ソフトウェア関連とハードウェア関連の保守を合わせた金額が、システム開発にかかった費用の15%程度になります。

ですからシステム開発費用の15%にプラスしてサービス委託の費用がかかると考えておけば間違いないでしょう。例えば3,000万円をかけてシステム開発を行ったのであれば、保守費用は450万円プラスサービス委託分の費用ということになります。

システム開発にお金をかけすぎてしまうと、今度は保守費用が捻出できなくなるので開発を企画している段階で保守費用についても熟考しておくことが大切です。では、サービス委託分の費用はどのように計算すべきなのでしょうか。

まず考えるべきは、自社で行えるのは何かということです。社内にシステム保守に詳しい社員がいるのであれば、ある程度の業務を任せることができるでしょう。自社で行えない部分だけを外部委託にすれば最低限の保守費用で済みます。

いくつかの例を見てみましょう。もし自社の開発したシステムがユーザーの個人情報を扱うものであれば、会員制のアプリやサイトにしたいと思うかもしれません。個人情報の登録には10万円から20万円ほど、会員データの新規取得には50万円から70万円前後かかると考えておいた方がいいでしょう。

もし自社の商品を買ってもらうために決済システムを導入したいのであれば20万円から50万円ほどが目安となります。デザインを委託するのにもお金がかかります。どの程度を外部に委託するかによって費用は異なりますが、最低限のデザインを自社で用意するのであれば20万円前後の場合もありますし、企画から委託するのであれば50万円から100万円ほどかかることもあります。

システムの保守費用の目安を算出するのに重要なことは費用対効果です。少し高いと感じる料金であっても自社の売り上げが伸びる可能性が高いように思えるのであれば迷いなく委託する人もいます。一方で費用はそれほどかからなくても効果が薄い場合にはその部分はカットするという選択肢もあるでしょう。システムの保守費用の目安を算出するためには、慎重な検討が必要なのです。

システムの保守費用管理には数値の指標を

システムの保守費用を適切に管理するためには、一定期間ごとに費用を見直すことが必要になります。3ヶ月ごと、半年ごと、1年ごとといった期間を区切って、必要ない保守費用は削り、どのサービスが効果が出ているのかを見極めるのです。

しかしどのサービスが効果が出ているのかを知るためには数値化された指標が必要になります。指標があれば社内の理解も得やすくなりますし、委託している会社との話し合いもスムーズに行くからです。システムの保守費用に関する指標はたくさんあります。

例えば問い合わせにどれだけ素早く回答してくれているかを示すのが相談即答率です。即答件数÷相談件数で算出できます。200件の相談に対して即答件数が150件だったのであれば即答率は75%ということになります。

この数字と問い合わせのために支払っている費用を比較して妥当な料金かどうかを考慮できるのです。さらに自社作業完了率というのも注目すべき指標です。最初は社内のスキルが高くなかったために外部にシステムの保守をすべて委託していたかもしれません。

しかし社内でメンテナンスが行えるようになってくると委託する必要が無くなってしまうものもあります。その自社作業完了率は自社で行ったメンテナンスの数÷委託数で算出できます。この割合が高くなると、外部に委託する必要性が少なくなるのである分野においては自社内だけで解決できると判断できるかもしれません。

こうした数値化された指標を使って、委託している会社とも十分な協議ができるはずです。外部に委託している会社から送られてくる見積書の中には詳細が不明なものもありますから、何となくすべてを依頼するのではなく、しっかりと精査するようにしましょう。

ただしシステムの保守を請け負う会社にも引き受けられるギリギリのラインがあるので、あまりに大幅な譲歩を要求するのはやめた方が賢明です。おおよそ目安通りの料金が提示されているのであれば、システム保守の質を確保するためにもある程度のところで妥協することが重要なのです。

まとめ

システムの保守にはシステム開発費用の15%程度の費用がかかることがわかります。かなり大きな金額になりますが、システムが順調に稼働し会社に利益をもたらすようにするためには絶対に必要な費用と考えて無理にコストを削減しないようにしましょう。

システムの保守費用の目安をしっかり考慮しつつ、自社に必要なものだけを選び抜いて外部に委託すれば、きっと最低限の費用で最高の結果を得られるはずです。