業務効率化にはツールの導入がおすすめ！各用途に活用できるツール11選

業務効率化にはツールを導入することがおすすめ

業務効率化にツールを使うことは非常におすすめです。専用ツールは、多くの業務プロセスを自動化したり、タスクを効率的に管理したりするのに役立ちます。

ツールを使用すると、ルーティン業務や繰り返し作業を自動化でき、人的エラーや時間の浪費を減らせるでしょう。タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使用することで、タスクの優先順位付けや進捗の追跡、期限管理が簡単になります。

ツールは業務効率化に効果的な手段であり、適切に活用することでビジネスプロセスの改善や生産性向上に貢献します。自社のニーズに合致するツールを選ぶことが重要です。

社内コミュニケーションに活用できるツール3つ

社内コミュニケーションに活用できるツールを3つ紹介します。

Chatwork【プロジェクト管理と連携】

• リアルタイムのチャット機能
• タスク管理と進捗確認
• ファイル共有とストレージ

参照：Chatwork

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションのためのチャットツールです。リアルタイムのチャット機能を提供し、瞬時に情報を共有できます。タスク管理と進捗確認が一元化されており、プロジェクトの進行状況を簡単に把握することが可能です。

ファイル共有とストレージ機能があり、必要なドキュメントへすぐにアクセスできます。メールや他のツールを行き来する手間が省け、効率的なコミュニケーションが可能になります。

Slack【多様なコミュニケーション手段】

• チャンネルによる組織化
• 豊富なアプリ連携
• 高度なセキュリティ

参照：Slack

Slackは、コミュニケーションを組織化でき、部署やプロジェクトごとに情報を整理できます。多くの外部アプリと連携が可能で、自動化やデータ分析を簡易化できます。

Slackの調査によると、85%のユーザーがコミュニケーションが改善されたと感じています。セキュリティ面で高く評価されており、企業の規模に関わらず安心して使用できるでしょう。

Talknote【使いやすいインターフェース】

• 情報共有と資産化
• コミュニケーションをデータ化
• カスタマーサクセスの支援

参照：Talknote

Talknoteは、リアルタイムの情報共有をフィードで行い、働く人が最大限に力を発揮できる環境を作ります。コミュニケーションをデータ化し、チームのコンディションを可視化する機能があります。

専任のカスタマーサクセス担当者が、導入時の最適なコミュニケーション設計や運用ルールを提案してくれるのも大きなメリットです。

タスク管理に活用できるツール2つ

タスク管理に活用できるツールを2つ紹介します。

Trello【ビジュアルに優れたインターフェース】

• カードとボードを用いた直感的なタスク管理
• リアルタイムでの共有とアップデート
• 柔軟なカスタマイズと拡張性

参照：Trello

Trelloは、プロジェクト管理とタスクトラッキングに特化したツールです。最大の特徴は、カードとボードを用いた直感的なインターフェースです。各カードは1つのタスクやアイデアを表し、ボード上で自由に移動させられます。

リアルタイムでの共有とアップデート機能があり、チームメンバーが各タスクに対する最新情報をすぐに把握できます。Googleカレンダーをはじめとした多数のプラグインとの連携が可能で、ツールの拡張性が非常に高いです。

Backlog【オールインワンの機能】

• タスク管理からファイル共有まで多機能
• 親しみやすいUIで直感的な操作性
• 人数により料金が変わらないスペース課金

参照：Backlog

Backlogは、業務を可視化して、チームのコミュニケーションの促進を目的としたプロジェクト管理ツールです。タスク管理だけではなく、ファイル共有も可能であり、業務の進捗状況も一目で確認できます。

操作性に優れたUIが採用されており、デザイナーやマーケター、バックオフィス、営業などのチームで働くすべての人が簡単に使いこなせます。Backlogはスペース課金のため、利用ユーザー数による料金が変わりません。

業務の自動化に活用できるツール2つ

業務の自動化に活用できるツールを2つ紹介します。

WinActor【ローカルサポート】

• 多様な業界と業種で使用可能
• 作業時間とコストの削減
• ユーザフレンドリー

参照：WinActor

WinActorは、NTTデータが提供するRPA（Robotic Process Automation）ツールです。業界や業種を問わず、簡単かつ低コストで業務の自動化が可能です。日常の定型業務に関する多くの課題を解決する能力があり、作業時間やコストの削減、業務の品質向上など多くのメリットがあります。

プログラミングの知識がなくても、GUIは直感的で使いやすいため、初心者でも簡単に業務の自動化を始められます。

BluePrism【AIと機械学習の統合】

• AIと機械学習の活用
• 従業員のエンゲージメント向上
• 競争優位性の維持

参照：BluePrism

BluePrismは、インテリジェントなロボティックプロセスオートメーション（RPA）ソフトウェアを提供しています。AIと機械学習を活用して、企業が戦略的なビジネス目標を迅速に達成できるように設計されています。

従業員のエンゲージメントを高めることで、生産性や収益成長、顧客満足度が向上するでしょう。日々変化する市場環境でも、事業を効果的に拡大し競争力を維持できます。

会議に活用できるツール2つ

会議に活用できるツールを2つ紹介します。

Zoom【高品質なビデオとオーディオ】

• 高度なセキュリティ対策
• ユーザーフレンドリーなインターフェース
• 多機能なプランオプション

参照：Zoom

Zoomは、ビジネス会議からカジュアルなオンラインミーティングまで、多様なニーズに対応したビデオ会議ツールです。ミーティングやチャット、ホワイトボード、電話など多くのコミュニケーション手段が1つに統合されています。セキュリティは非常に高く、ビデオ会議はトランジットで暗号化されています。

Zoomは使いやすさに優れており、管理が簡単で直感的な操作が可能です。多機能なプランオプションがあり、ビジネスの規模やニーズに応じて最適なプランを選べます。

GoogleMeet【Google エコシステムとの統合】

• 高品質なビデオ会議
• セキュリティ対策が万全
• デバイスに依存しない

参照：GoogleMeet

Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議ツールで、高品質なビデオと安全な接続が特徴です。Googleのセキュリティ基盤を活用しており、ビデオ会議はトランジットで暗号化されています。Google Meetはデバイスに依存せず、PCやスマートフォン、タブレットから簡単に参加することが可能です。

AIによる音声認識技術を用いたライブキャプション機能を提供しており、聴覚障がい者や非ネイティブスピーカーにも配慮がされています。

ペーパーレス化に活用できるツール2つ

ペーパーレス化に活用できるツールを2つ紹介します。

Teachme Biz【手順書の簡単作成】

• マニュアル作成
• 情報共有
• 業務課題の分析と改善

参照：Teachme Biz

Teachme Bizは、マニュアル作成と共有に特化したクラウドベースのシステムです。写真や動画を用いてわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。作成したマニュアルは組織内で簡単に共有でき、業務の属人化を解消し、技術伝承が簡単です。

作成したマニュアルがどれだけ活用されているのかをアクセスログで確認でき、業務効率化につなげられます。

セキュアSAMBA【柔軟なアクセス制御】

• 詳細なアクセス権限
• 高度なセキュリティ対策
• 安全なデータバックアップ

参照：セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、法人向けのオンラインストレージサービスであり、簡単にファイル共有・編集が可能です。フォルダごとに詳細なアクセス権限を設定できるため、社内外とのファイル共有が非常に簡単になります。

セキュリティ面では、情報を安全に保つための多くの機能が標準で搭載されています。データバックアップ機能が整っており、消失したデータも復元可能です。

業務効率化ツールを選ぶポイント2つ

業務効率化ツールを選ぶポイントを2つ紹介します。

業務の要件と適合しているかを確認する

業務の要件と適合性を確認することは、業務効率化ツールを選ぶ際に重要です。具体的な業務プロセスやタスク、課題をリストアップし、どの業務効率化が必要かを把握します。

検討中の業務効率化ツールが提供する機能を詳細に調査し、業務の要件と照らしあわせます。ツールの提供する機能が、業務の要件をどれだけカバーできるかを確認しましょう。ツールを選ぶ際に要件と適合しているかを中心に考えることで、最適な選択を行えます。

ツールが使いやすいかを確認する

ツールが使いやすいかを確認することは、業務効率化ツールを選ぶ際に重要な要素です。使いやすいツールは、従業員がスムーズに活用でき、生産性の向上に役立ちます。

ツールのユーザーインターフェース（UI）が直感的でシンプルであることが重要です。メニューやアイコンがわかりやすく配置され、ユーザーが簡単に操作できるか確認しましょう。

ツールが使いやすいかを確認することは、ユーザーの受け入れとツールの成功に大きく寄与します。ユーザーがストレスなく使えるツールを選択することで、業務効率化の目標を達成しやすくなります。

まとめ

業務効率化のツールを導入する際は、カスタマイズやトレーニングが必要です。コンサルタントはツールを組織に適したカスタマイズし、導入をサポートする役割を果たします。

コンサルタントはビジネスのニーズを評価し、どのツールが最適かを明確にします。業務プロセスや要件を分析し、最適なツールの特定を支援してくれるでしょう。

比較ビズには、業務効率化に特化しているコンサルタントが多数在籍しています。彼らは異なる業種・業界での経験があり、どのツールやプロセスが最適かを判断するための専門知識を提供できます。自社に何が必要か、どこを効率化できるかわからない場合、比較ビズを役立ててみてください。

執筆者

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