業務効率化にはツールの導入がおすすめ!各用途に活用できるツール11選

株式会社Pro-D-use
監修者
株式会社Pro-D-use 取締役副社長 岡島 光太郎
最終更新日:2024年10月16日
業務効率化にはツールの導入がおすすめ!各用途に活用できるツール11選
この記事で解決できるお悩み
  • 業務効率化におすすめのツールは?
  • タスク管理に活用できるツールは?
  • 業務の自動化に活用できるツールは?

「業務効率化に活用できるおすすめのツールは?」とお考えの経営者やマネージャーの方、必見です。業務改善の目的に適したツールを活用することで、効果を見込めるでしょう。

この記事では経営者やプロジェクトマネージャーに向けて、業務効率化におすすめのツールを分かりやすく解説します。最後まで読めば、自社に適したツールがわかるでしょう。

社内コミュニケーションやタスク管理に活用できるツールも紹介するため、業務プロセスの効率化を担当する方はぜひ参考にしてください。

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業務効率化にはツールを導入することがおすすめ

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業務効率化にツールを使うことは非常におすすめです。専用ツールは、多くの業務プロセスを自動化したり、タスクを効率的に管理したりするのに役立ちます。

ツールを使用すると、ルーティン業務や繰り返し作業を自動化でき、人的エラーや時間の浪費を減らせるでしょう。タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使用することで、タスクの優先順位付けや進捗の追跡、期限管理が簡単になります。

ツールは業務効率化に効果的な手段であり、適切に活用することでビジネスプロセスの改善や生産性向上に貢献します。自社のニーズに合致するツールを選ぶことが重要です。

社内コミュニケーションに活用できるツール3つ

社内コミュニケーションに活用できるツールを3つ紹介します。

  • Talknote【使いやすいインターフェース】
  • Slack【多様なコミュニケーション手段】
  • Chatwork【プロジェクト管理と連携】
社名 3つの特徴 住所
Talknote
  • 情報共有と資産化
  • コミュニケーションをデータ化
  • カスタマーサクセスの支援
千代田区九段南1-6-5 九段会館テラス1F
Slack
  • チャンネルによる組織化
  • 豊富なアプリ連携
  • 高度なセキュリティ
千代田区丸の内1-1-3 日本生命丸の内ガーデンタワー
Chatwork
  • リアルタイムのチャット機能
  • タスク管理と進捗確認
  • ファイル共有とストレージ
港区南青山1-24-3 WeWork乃木坂

Talknote

Talknote

参照元:Talknote

  • 情報共有と資産化
  • コミュニケーションをデータ化
  • カスタマーサクセスの支援

Talknoteは、リアルタイムの情報共有をフィードで行い、働く人が最大限に力を発揮できる環境を作ります。コミュニケーションをデータ化し、チームのコンディションを可視化する機能があります。

専任のカスタマーサクセス担当者が、導入時の最適なコミュニケーション設計や運用ルールを提案してくれるのも大きなメリットです。

企業情報

住所:東京都 千代田区九段南1-6-5 九段会館テラス1F

Slack

Slack

参照元:Slack

  • チャンネルによる組織化
  • 豊富なアプリ連携
  • 高度なセキュリティ

Slackは、コミュニケーションを組織化でき、部署やプロジェクトごとに情報を整理できます。多くの外部アプリと連携が可能で、自動化やデータ分析を簡易化できます。

Slackの調査によると、85%のユーザーがコミュニケーションが改善されたと感じています。セキュリティ面で高く評価されており、企業の規模に関わらず安心して使用できるでしょう。

企業情報

住所:東京都 千代田区丸の内1-1-3 日本生命丸の内ガーデンタワー

Chatwork

Chatwork

参照元:Chatwork

  • リアルタイムのチャット機能
  • タスク管理と進捗確認
  • ファイル共有とストレージ

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションのためのチャットツールです。リアルタイムのチャット機能を提供し、瞬時に情報を共有できます。タスク管理と進捗確認が一元化されており、プロジェクトの進行状況を簡単に把握することが可能です。

ファイル共有とストレージ機能があり、必要なドキュメントへすぐにアクセスできます。メールや他のツールを行き来する手間が省け、効率的なコミュニケーションが可能になります。

企業情報

住所:東京都 港区南青山1-24-3 WeWork乃木坂

タスク管理に活用できるツール2つ

タスク管理に活用できるツールを2つ紹介します。

  • Backlog【オールインワンの機能】
  • Trello【ビジュアルに優れたインターフェース】
社名 3つの特徴 住所
Backlog
  • タスク管理からファイル共有まで多機能
  • 親しみやすいUIで直感的な操作性
  • 人数により料金が変わらないスペース課金
福岡市中央区大名1-8-6
Trello
  • カードとボードを用いた直感的なタスク管理
  • リアルタイムでの共有とアップデート
  • 柔軟なカスタマイズと拡張性
横浜市西区みなとみらい2-2-1 ランドマークタワ1407

Backlog

Backlog

参照元:Backlog

  • タスク管理からファイル共有まで多機能
  • 親しみやすいUIで直感的な操作性
  • 人数により料金が変わらないスペース課金

Backlogは、業務を可視化して、チームのコミュニケーションの促進を目的としたプロジェクト管理ツールです。タスク管理だけではなく、ファイル共有も可能であり、業務の進捗状況も一目で確認できます。

操作性に優れたUIが採用されており、デザイナーやマーケター、バックオフィス、営業などのチームで働くすべての人が簡単に使いこなせます。Backlogはスペース課金のため、利用ユーザー数による料金が変わりません。

企業情報

住所:福岡県 福岡市中央区大名1-8-6

Trello

Trello

参照元:Trello

  • カードとボードを用いた直感的なタスク管理
  • リアルタイムでの共有とアップデート
  • 柔軟なカスタマイズと拡張性

Trelloは、プロジェクト管理とタスクトラッキングに特化したツールです。最大の特徴は、カードとボードを用いた直感的なインターフェースです。各カードは1つのタスクやアイデアを表し、ボード上で自由に移動させられます。

リアルタイムでの共有とアップデート機能があり、チームメンバーが各タスクに対する最新情報をすぐに把握できます。Googleカレンダーをはじめとした多数のプラグインとの連携が可能で、ツールの拡張性が非常に高いです。

企業情報

住所:神奈川県 横浜市西区みなとみらい2-2-1 ランドマークタワ1407

業務の自動化に活用できるツール2つ

業務の自動化に活用できるツールを2つ紹介します。

  • BluePrism【AIと機械学習の統合】
  • WinActor【ローカルサポート】
社名 3つの特徴 住所
BluePrism
  • AIと機械学習の活用
  • 従業員のエンゲージメント向上
  • 競争優位性の維持
港区六本木7丁目12-2 R7ビルディング
WinActor
  • 多様な業界と業種で使用可能
  • 作業時間とコストの削減
  • ユーザフレンドリー
江東区豊洲3-3-3 豊洲センタービル

BluePrism

BluePrism

参照元:BluePrism

  • AIと機械学習の活用
  • 従業員のエンゲージメント向上
  • 競争優位性の維持

BluePrismは、インテリジェントなロボティックプロセスオートメーション(RPA)ソフトウェアを提供しています。AIと機械学習を活用して、企業が戦略的なビジネス目標を迅速に達成できるように設計されています。

従業員のエンゲージメントを高めることで、生産性や収益成長、顧客満足度が向上するでしょう。日々変化する市場環境でも、事業を効果的に拡大し競争力を維持できます。

企業情報

住所:東京都 港区六本木7丁目12-2 R7ビルディング

WinActor

WinActor

参照元:WinActor

  • 多様な業界と業種で使用可能
  • 作業時間とコストの削減
  • ユーザフレンドリー

WinActorは、NTTデータが提供するRPA(Robotic Process Automation)ツールです。業界や業種を問わず、簡単かつ低コストで業務の自動化が可能です。日常の定型業務に関する多くの課題を解決する能力があり、作業時間やコストの削減、業務の品質向上など多くのメリットがあります。

プログラミングの知識がなくても、GUIは直感的で使いやすいため、初心者でも簡単に業務の自動化を始められます。

企業情報

住所:東京都 江東区豊洲3-3-3 豊洲センタービル

会議に活用できるツール2つ

会議に活用できるツールを2つ紹介します。

  • GoogleMeet【Google エコシステムとの統合】
  • Zoom【高品質なビデオとオーディオ】
社名 3つの特徴 住所
GoogleMeet
  • 高品質なビデオ会議
  • セキュリティ対策が万全
  • デバイスに依存しない
港区六本木6-10-1
Zoom
  • 高度なセキュリティ対策
  • ユーザーフレンドリーなインターフェース
  • 多機能なプランオプション
千代田区神田駿河台4-4-3

GoogleMeet

GoogleMeet

参照元:GoogleMeet

  • 高品質なビデオ会議
  • セキュリティ対策が万全
  • デバイスに依存しない

Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議ツールで、高品質なビデオと安全な接続が特徴です。Googleのセキュリティ基盤を活用しており、ビデオ会議はトランジットで暗号化されています。Google Meetはデバイスに依存せず、PCやスマートフォン、タブレットから簡単に参加することが可能です。

AIによる音声認識技術を用いたライブキャプション機能を提供しており、聴覚障がい者や非ネイティブスピーカーにも配慮がされています。

企業情報

住所:東京都 港区六本木6-10-1

Zoom

Zoom

参照元:Zoom

  • 高度なセキュリティ対策
  • ユーザーフレンドリーなインターフェース
  • 多機能なプランオプション

Zoomは、ビジネス会議からカジュアルなオンラインミーティングまで、多様なニーズに対応したビデオ会議ツールです。ミーティングやチャット、ホワイトボード、電話など多くのコミュニケーション手段が1つに統合されています。セキュリティは非常に高く、ビデオ会議はトランジットで暗号化されています。

Zoomは使いやすさに優れており、管理が簡単で直感的な操作が可能です。多機能なプランオプションがあり、ビジネスの規模やニーズに応じて最適なプランを選べます。

企業情報

住所:東京都 千代田区神田駿河台4-4-3

ペーパーレス化に活用できるツール2つ

ペーパーレス化に活用できるツールを2つ紹介します。

  • セキュアSAMBA【柔軟なアクセス制御】
  • Teachme Biz【手順書の簡単作成】
社名 3つの特徴 住所
セキュアSAMBA
  • 詳細なアクセス権限
  • 高度なセキュリティ対策
  • 安全なデータバックアップ
港区南青山1-24-3 WeWork乃木坂
Teachme Biz
  • マニュアル作成
  • 情報共有
  • 業務課題の分析と改善
千代田区神田錦町1-6 住友商事錦町ビル9F

セキュアSAMBA

セキュアSAMBA

参照元:セキュアSAMBA

  • 詳細なアクセス権限
  • 高度なセキュリティ対策
  • 安全なデータバックアップ

セキュアSAMBAは、法人向けのオンラインストレージサービスであり、簡単にファイル共有・編集が可能です。フォルダごとに詳細なアクセス権限を設定できるため、社内外とのファイル共有が非常に簡単になります。

セキュリティ面では、情報を安全に保つための多くの機能が標準で搭載されています。データバックアップ機能が整っており、消失したデータも復元可能です。

企業情報

住所:東京都 港区南青山1-24-3 WeWork乃木坂

Teachme Biz

Teachme Biz

参照元:Teachme Biz

  • マニュアル作成
  • 情報共有
  • 業務課題の分析と改善

Teachme Bizは、マニュアル作成と共有に特化したクラウドベースのシステムです。写真や動画を用いてわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。作成したマニュアルは組織内で簡単に共有でき、業務の属人化を解消し、技術伝承が簡単です。

作成したマニュアルがどれだけ活用されているのかをアクセスログで確認でき、業務効率化につなげられます。

企業情報

住所:東京都 千代田区神田錦町1-6 住友商事錦町ビル9F

業務効率化ツールを選ぶポイント2つ

業務効率化ツールを選ぶポイントを2つ紹介します。

  • 業務の要件と適合しているかを確認する
  • ツールが使いやすいかを確認する

業務の要件と適合しているかを確認する

業務の要件と適合性を確認することは、業務効率化ツールを選ぶ際に重要です。具体的な業務プロセスやタスク、課題をリストアップし、どの業務効率化が必要かを把握します。

検討中の業務効率化ツールが提供する機能を詳細に調査し、業務の要件と照らしあわせます。ツールの提供する機能が、業務の要件をどれだけカバーできるかを確認しましょう。ツールを選ぶ際に要件と適合しているかを中心に考えることで、最適な選択を行えます。

ツールが使いやすいかを確認する

ツールが使いやすいかを確認することは、業務効率化ツールを選ぶ際に重要な要素です。使いやすいツールは、従業員がスムーズに活用でき、生産性の向上に役立ちます。

ツールのユーザーインターフェース(UI)が直感的でシンプルであることが重要です。メニューやアイコンがわかりやすく配置され、ユーザーが簡単に操作できるか確認しましょう。

ツールが使いやすいかを確認することは、ユーザーの受け入れとツールの成功に大きく寄与します。ユーザーがストレスなく使えるツールを選択することで、業務効率化の目標を達成しやすくなります。

まとめ

業務効率化のツールを導入する際は、カスタマイズやトレーニングが必要です。コンサルタントはツールを組織に適したカスタマイズし、導入をサポートする役割を果たします。

コンサルタントはビジネスのニーズを評価し、どのツールが最適かを明確にします。業務プロセスや要件を分析し、最適なツールの特定を支援してくれるでしょう。

比較ビズには、業務効率化に特化しているコンサルタントが多数在籍しています。彼らは異なる業種・業界での経験があり、どのツールやプロセスが最適かを判断するための専門知識を提供できます。自社に何が必要か、どこを効率化できるかわからない場合、比較ビズを役立ててみてください。

監修者のコメント
株式会社Pro-D-use
取締役副社長 岡島 光太郎

2009年:(株)リクルートに新卒で入社。営業部署・企画部署にて責任者を務める。(在籍中は、MVPやマネジメント賞など、多数受賞。)
2013年:(株)データX(旧:フロムスクラッチ)の創業期に転職。営業や新卒・中途採用の責任者を務める。
2014年:アソビュー(株)に転職。その後、営業責任者、新規事業責任者、事業企画を歴任。
2015年:(株)Pro-D-useを創業。取締役副社長(現任)に就任。新規事業の立上げ〜収益化、成果を上げる営業の仕組み作り、採用〜組織の構築、Webマーケティングを主軸とした売れる仕組み作り、業務システムの導入・運用、融資を中心とした資金調達〜財務のコンサルティングを得意としている。
また、個人でも中小企業の融資を支援するサービス「中小企業の融資代行プロ.com」を運営するなど、一貫して中小企業を支援することを生業にしている。

私はこれまでたくさんの業務改善プロジェクトに関わってきました。そのプロジェクトの多くで、「業務効率化=ツールの導入」と考えてしまう方々を見てきました。

しかし本当に必要なのは「ツール導入ありき」な姿勢ではなく、自社の課題や目指す姿を明確にした上で、それを実現するための最適なツールを選ぶ“戦略的な視点”であると感じています。

実際、世の中には業務効率化に効きそうなたくさんのツールが提供されています。そのため、「一体どれを導入すればいいのか?」「全部導入したい」と感じてしまう方もいるのではないでしょうか。

大切なのは、現状における課題や非効率性を洗い出し、解決すべきポイントを明確にすることです。その上で、自社の業務フローを可視化、改善した上で、予算と会社規模に合った最適なツールを選ぶことが重要です。

闇雲にツールを導入しても、効果は限定的です。まずは「何のためにツールを導入するのか?」「どの業務にツールを活用するのか?」という明確な目的意識を持って、戦略的にツールを選定・導入していくことが業務効率化成功の鍵と言えるでしょう。
比較ビズ編集部
執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。

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上記のようなお困りがありましたら、比較ビズへお気軽にご相談ください。比較ビズでは、複数の経営コンサルタントに一括で相談ができ、各社の特色を把握したうえで業者を選定できます。相談したからといって、必ずしも契約する必要はありません。まずはお気軽にご利用ください。

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