業務改善の進め方は？ポイント2つや活用できるフレームワークを紹介

業務改善とは

業務改善は、企業が日常の業務プロセスを分析し、効率性や品質、効果を向上させる取り組みです。業務改善は、自社がより効率的に業務を実行し、競争力や顧客満足度を高められる方法を特定します。

効率的な業務プロセスはコスト削減につながります。余分なステップやリソースの使用を減らすことで、経費を削減し、自社の利益を向上できるでしょう。

業務改善の進め方

業務改善の進め方を紹介します。

1. 目標設定と計画立案

業務改善の成功を確保するために、明確な目標を設定し、達成するための計画を策定しましょう。目標設定は方向性を示し、自社全体を一貫性のあるビジョンへ導きます。計画立案はプロジェクトのスコープやリソース、スケジュールを明確化し、失敗のリスクを最小限に抑えます。

目標を「生産性を20％向上させる」と設定した場合、計画はどのプロセスを対象にし、いつまでに実行するかを具体的に示しましょう。明確な目標設定と計画立案は、改善プロセスを効果的に導く鍵であり、プロジェクトの成功を確保します。

2. 現状評価

業務改善プロセスは、現在の状況を評価する段階から始まります。現状評価は、問題を特定し、改善の方向を明確にするために重要です。自社内の業務プロセスを客観的に分析し、改善の余地を探りましょう。

たとえば製造業では、生産ラインの効率や品質に関するデータの収集、プロセスマッピングを通じて、どの工程で遅延が発生しているかを特定します。業務プロセスを客観的に評価することで、改善の方向性が明確になります。

3. ベストプラクティスの研究

業務改善プロセスにおいて、他の成功事例やベストプラクティスの研究は重要です。ベストプラクティスの研究は、他の組織や業界で実証された成功パターンや効果的なアプローチを学ぶことで、自社の改善プロセスに役立ちます。

たとえばカスタマーサービス部門では、類似業界のカスタマーサービスプロセスを調査し、高い顧客満足度を実現している例を特定します。改善プロセスの方向性を決定づけ、他の成功事例を学びながら自社の業務を効果的に改善することが可能です。

4. 解決策の検討と提案

問題の特定後、解決するための具体的な解決策を計画しましょう。問題が何であるかを明確に理解することが、適切な解決策を見つける第一歩です。

生産プロセスの問題が原因で生産性が低下している場合、解決策は新しい機械の導入やスキル向上トレーニングなどがあります。問題に対する適切な解決策を見つけ出すことは、プロジェクトを効果的に進める手助けとなります。

5. 実施と監視

業務改善プロジェクトの成功は、提案された解決策を実行し、進捗を監視することが鍵となります。提案された解決策を実施する段階は、改善の具体的な実現に向けた重要なステップです。進捗を監視することは、計画どおりに進行しているかを確認し、問題が発生した場合に迅速に対処するために不可欠です。

新しいプロセスを実施する場合、担当者は実施の進行状況を定期的にモニタリングし、問題が発生した場合は対処策を検討します。実施と監視は業務改善プロジェクトの成功に直結します。

6. トレーニングと変更管理

業務改善は、新しいプロセスやツールの導入に伴うトレーニングと変更管理が必要です。新しいプロセスやツールを導入する際、従業員のスキルや知識を向上させ、変更を受け入れられるような支援が必要です。

新しい生産プロセスを導入する場合、従業員に対するトレーニングプログラムを設計し、プロセス変更に関する講習会を開催します。トレーニングと変更管理は、新しいプロセスやツールの導入に伴うスムーズな移行を確保し、従業員が変更に適応しやすくするために欠かせません。

7. 持続的改善

業務改善は単なるプロジェクトではなく、持続的なプロセスとして捉えましょう。継続的な改善プロセスを自社に根付かせることが、競争力を維持し、効果を最大化する鍵です。

たとえば、定期的なプロセス監査や従業員からの提案を収集し、プロセスを改良します。新しい技術やベストプラクティスを採用し、競争力を維持しましょう。持続的な改善は自社の生命線であり、競争力を保つことで効率性を向上できます。

8. 結果の評価と報告

業務改善プロセスの最終段階では、改善の成果を評価し、関係者やステークホルダーに報告します。結果を報告し、進捗状況や成果を共有しましょう。

成果の評価は、事前に設定した目標と比較して、生産性向上やコスト削減、品質改善などの指標に基づいて行われます。報告は自社の関係者に対して、改善の成功や今後の方向性を透明かつ効果的に伝える役割を果たします。

成果を定期的に評価し関係者と共有することで、継続的な成長と競争力の維持を実現できるでしょう。

業務改善を行う際のポイント2つ

業務改善を行う際のポイントを2つ紹介します。

1. コミュニケーションと教育を行う

業務改善プロセスにおいて、コミュニケーションと教育は非常に重要な要素です。改善プロジェクトの進捗状況や目標、計画をすべての関係者と共有しましょう。透明性が高まると、チーム全体が目標に向かって協力しやすくなります。

従業員が変更に適応できるように、必要なリソースやサポートを提供しましょう。トレーニング資料やユーザーマニュアル、FAQ、オンラインサポートなどが含まれます。

コミュニケーションと教育は業務改善プロジェクトの成功に不可欠な要素であり、従業員の協力と理解を得るために大きな役割を果たします。

2. 定期的な監視と改善を行う

業務改善プロセスにおいて、定期的な監視と改善は持続的な成功を確保するために重要です。改善プロジェクトを実施する際に、定期的に成果を評価する日程を確立しましょう。

改善の成功を測定するためのパフォーマンス指標を設定します。業務プロセスの効率性や品質、コスト削減、顧客満足度など、目標に応じて異なります。たとえば、KPI（Key Performance Indicator）を設定し、指標を定期的にトラッキングしましょう。

定期的な監視と改善のプロセスを通じて、業務プロセスの持続的な最適化を実現し、自社の効率性と競争力を向上できます。

業務改善に活用できるフレームワーク2つ

業務改善に活用できるフレームワークを2つ紹介します。

1. ECRS（イクルス）

ECRSは、業務プロセスの改善や最適化に役立つフレームワークです。プロセスの効率性や効果を向上させるための4つの主要なアクションを示しており、各要素は以下のとおりです。

2. BPMN

BPMNは、業務プロセスのモデリングや記述に使用されるフレームワークです。業務プロセスの設計や分析、改善などを可視化するために広く活用されています。

まとめ

業務改善を進める際にコンサルタントに依頼することで、客観的な視点から現状のプロセスに関して新しい洞察をもたらしてくれるでしょう。コンサルタントはビジネス全体の戦略に基づいたアドバイスを提供し、業務改善を戦略的な視点からサポートします。

比較ビズには、業務改善に特化したコンサルタントが多数在籍しているため一括見積が可能です。比較ビズの利用は完全無料であるため、相談から始めることで自社に適したコンサルタントを探せます。

監修者のコメント

株式会社Pro-D-use

取締役副社長 岡島 光太郎

2009年：(株)リクルートに新卒で入社。営業部署・企画部署にて責任者を務める。（在籍中は、MVPやマネジメント賞など、多数受賞。）
2013年：(株)データX（旧：フロムスクラッチ）の創業期に転職。営業や新卒・中途採用の責任者を務める。
2014年：アソビュー(株)に転職。その後、営業責任者、新規事業責任者、事業企画を歴任。
2015年：(株)Pro-D-useを創業。取締役副社長（現任）に就任。新規事業の立上げ〜収益化、成果を上げる営業の仕組み作り、採用〜組織の構築、Webマーケティングを主軸とした売れる仕組み作り、業務システムの導入・運用、融資を中心とした資金調達〜財務のコンサルティングを得意としている。
また、個人でも中小企業の融資を支援するサービス「中小企業の融資代行プロ.com」を運営するなど、一貫して中小企業を支援することを生業にしている。

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本記事では、業務改善の進め方とポイントについて手厚く解説をしました。プロジェクトを成功させるためには、今回ご紹介した内容はすべて重要ですが、業務改善のプロジェクトで特に大切なのは「目標設定・計画」と「継続的な改善」です。

最初の目標設定を間違えると、ほぼ100%プロジェクトが途中で迷走します。また仮に、プロジェクトがうまくいったとしても、継続的な改善をしなければ、すぐにまた業務改善が必要な場面にぶつかります。

適切な目標設定と、継続的な改善をできる組織づくりをすることも、業務改善プロジェクトにおいては重要であるといえます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。