文書管理システムで業務効率化！選び方とおすすめ製品8選【2024年版】

文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子化した文書を管理するシステムのことで、文書の作成から廃棄までの一連の流れを効率的に行うことができます。

多くの文書を扱う企業や官公庁などでよく利用されています。文書管理システムにより、文書の検索や共有が容易になり、文書の品質やセキュリティも向上します。

文書管理システム2つの必要性

文書管理システムの導入が必要とされるのは、紙媒体やエクセルでの文書管理に課題があるためです。それぞれ詳しく解説します。

1. 紙媒体での文書管理の課題

紙媒体での文書管理の課題の1つめは、文書の保存場所です。文書をデスクやロッカーなど個人的な場所に保管することは望ましくありません。紛失や情報漏洩のリスクが高まります。

2つめは、資料を探す手間がかかることです。資料を探す際、電子データよりも紙媒体の方が圧倒的に時間がかかります。文書管理システムは、文書検索機能が備わっているため、保管場所を忘れる心配がありません。

2. エクセルでの文書管理の課題

エクセルでの文書管理の課題の1つめは、管理者の負担が大きいことです。管理台帳の作成が必要、変更や更新は手作業、文書検索が困難であるなどのデメリットがあり、文書管理をすることに手間や時間がかかります。

2つめの課題は、セキュリティ面が万全ではない点です。アクセス権限を設定したり、暗号化したりできますが、簡単に解除することが可能です。不正な閲覧や持ち出しによる情報漏洩の危険性があるため注意しましょう。

文書管理システム6つの導入メリット

文書管理システムを導入することで、業務効率化や法令対応だけではなく、組織の知的資産や競争力を高められます。主なメリットを6つ紹介します。

1. 検索機能で必要な情報がすぐに見つかる

文書管理システムには、優れた検索機能があり、必要な書類や情報を素早く見つけ出すことが可能です。文書のタイトルや内容、作成者や更新日などのキーワードで文書を検索できるため、書類探しの業務効率化を図れます。「文書のタイトルが思い出せない」という時もキーワード検索で簡単に探し出せます。

検索だけではなく、文書の種類やカテゴリー、タグで分類できることもメリットの1つです。文書の閲覧履歴やお気に入り登録などで文書の管理も可能です。

2. ペーパーレス化によるコスト削減効果が期待できる

文書管理システムには、ペーパーレス化によるコスト削減効果があり、経費や環境負荷の軽減が可能です。

紙媒体の文書を電子化して保存することで、紙媒体の文書にかかる印刷や保管、廃棄のコスト削減ができるようになります。紙媒体の文書に比べてデータ容量が少なくて済み、サーバーやストレージのコストも削減にもつながるでしょう。

3. 常に最新のデータを閲覧できる

文書管理システムには、常に最新のデータを閲覧できるメリットがあり、情報の正確性や信頼性を高められるでしょう。

文書管理システムでは、文書の変更や更新がリアルタイムに反映されます。文書のバージョン管理機能があり、過去版や最新版の確認も可能です。過去の変更履歴や差分を追跡したり、誤って上書きした場合でも元に戻すことができます。

文書の承認や公開などのワークフロー機能が装備されていることも特徴です。文書の状態や進捗を把握したり、承認者や関係者と連携も取りやすくなります。

4. 社内での情報共有が便利になる

文書管理システムには、社内での情報共有が便利になるメリットがあり、業務の効率化や円滑化を図ることが可能です。

文書管理システムは、文書の共有や送信が簡単です。メールの手間やUSBメモリを利用した情報共有のリスクを省けます。文書へのコメントやメモなどのコミュニケーション機能もあり、意見交換やフィードバックが可能です。

5. セキュリティ強化につながり情報漏洩リスクが低減する

文書管理システムを導入すると、セキュリティ強化につながるため、情報漏洩リスクが低減するメリットがあります。

文書管理システムでは、文書の暗号化やパスワード設定をはじめとするセキュリティ対策が可能です。不正なアクセスや持ち出しを防ぎ、情報漏洩を防止できます。文書のバックアップや復旧などリカバリ対策もできるでしょう。災害や事故によるデータ損失を防ぎ、迅速に復旧することが可能になります。

6. テレワークでの文書管理も簡単にできる

文書管理システムには、テレワークで業務をする際も文書管理も簡単にできるメリットがあり、柔軟な働き方を実現できます。

文書管理システムでは、インターネットに接続できれば、どこからでも文書にアクセス可能です。オフィス以外の場所でも、必要な文書を閲覧、編集が行えます。スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスも活用でき、さまざまな環境やシーンで文書管理を実現できるでしょう。

さらに、オフラインでも文書の閲覧や編集ができます。編集した文書は、オンラインで自動的に同期することも可能です。インターネット環境が不安定な場合でも、作業を中断することなく文書管理を行うことができます。

文書管理システム3つの導入デメリット

文書管理システムの導入には、以下のデメリットを考慮する必要があります。これらのデメリットは、適切な準備や対策を行えば、克服できるものです。

1. 導入と運用にコストがかかる

文書管理システムは、導入時に購入やレンタル、設定などの初期費用、運用時にサーバーやストレージ、ネットワークの維持管理費用や保守費用がかかります。障害や故障が発生したときに支払うものもあります。

文書管理システムの導入と運用にかかるコストは、文書管理システムの提供者やプランによっても異なります。自分のニーズや予算に合った文書管理システムを選ぶことが重要です。

2. データ移行に時間がかかる

文書管理システムには、データ移行に時間がかかるデメリットがあります。紙媒体やエクセルで管理していた文書を文書管理システムに移行する際に発生する問題です。

紙媒体の場合、文書をスキャニングして電子化し、エクセルファイルの場合は、文書管理システムに対応したフォーマットに変換します。文書の属性やタグの設定も必要です。

文書の量や種類、フォーマットなどにより移行にかかる時間は異なります。データ移行中に発生する可能性がある問題は、データの整合性や品質を確保するチェックや修正、データ移行後の場合は不具合やエラーです。ほかにも業務停滞や遅延も考慮しなければなりません。

3. 慣れるまで扱いにくい

文書管理システムには、慣れるまで扱いにくいデメリットがあります。従来の文書管理方法とは異なる操作方法やルールが発生するためです。

文書管理システムを使いこなすには、システムの機能や設定を理解し、文書の分類や検索方法をはじめ、文書の作成から共有の方法、文書の承認や公開方法も覚えなければなりません。すべてを覚えるためには、時間や労力がかかるでしょう。

文書管理システムの選び方6つのポイント

文書管理システムの導入には、自社のニーズや予算にあったものを選択するだけではなく、以下の6つのポイントがあります。

1. 想定される文書量

文書管理システムを選ぶ際には、自分たちが管理する文書の量や種類を考慮することが重要です。文書の量や種類により、必要なデータ容量や機能、コストが変わります。

文書の量や種類が多い場合は、高性能で拡張性のある文書管理システムを、文書の量や種類が少ない場合は、シンプルで低コストの文書管理システムをおすすめします。必要以上の機能や容量のシステムを選ぶことは避けましょう。

2. 検索機能

文書管理システムを選ぶ際には、検索機能が充実しているかどうかを確認することが重要です。検索機能の充実度は業務の効率化に影響します。

検索機能には、文書のタイトルや内容などのキーワード検索、文書のカテゴリーや作成者などの絞り込み検索があります。導入する文書管理システムにより検索機能は異なるため、自分のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

3. 共有機能

文書管理システムを選ぶ際は、共有機能が便利かどうかを確認することが重要です。共有機能が便利だと、社内での情報共有や共同作業がスムーズに進みます。

文書の送信やダウンロードが簡単にできるものは、メールやUSBメモリ管理の手間やリスクを回避できるため、便利です。文書へのコメントやメモなどのコミュニケーション機能があると、意見交換やフィードバックが可能になります。

4. セキュリティ対策

文書管理システムを選ぶ際は、セキュリティー対策が万全かどうかを確認することが重要です。文書の紛失や漏洩をはじめとするリスクを低減できます。

文書の暗号化やパスワード設定、アクセス制限などの機能があると安心です。不正なアクセスや持ち出しを防ぎ、情報漏洩を防止できます。文書のバックアップや復旧のリカバリ対策も重要です。災害や事故によるデータ損失を防ぎ、迅速に復旧できます。

5. オンプレミス版かクラウド版の選択

文書管理システムを選ぶ際には、オンプレミス版かクラウド版かを選択しましょう。オンプレミス版とクラウド版では、コストやセキュリティ要件、アクセス環境などが異なります。

オンプレミス版は、自社内でデータを管理できますが、サーバーの設置や保守に手間がかかります。初期費用は高額ですが、月額費用はかかりません。

クラウド版はデータ管理を外部に委託するため、サーバーの設置や保守に手間がかかりません。初期費用が低く済みますが、月額費用がかかります。

自社に合ったタイプを選びましょう。

6. マルチデバイスへの対応状況

文書管理システムを選ぶ際には、マルチデバイスへの対応状況の確認が必要です。マルチデバイスへの対応状況とは、文書管理システムがパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスで利用できるかどうかです。

マルチデバイスへ対応可能だと、外出先や在宅勤務などでも文書にアクセスでき、柔軟な働き方を実現できます。マルチデバイスへの対応状況がいいと、ユーザーの利便性や満足度も高まるでしょう。システムの利用率や効果も改善できます。

文書管理システム【オンプレミス版5選】

オンプレミス版で良く使用されている文書管理システムを5つ紹介します。

1. FileBlog

FileBlogは、ファイルサーバーを情報共有ポータル化できる文書管理システムです。ファイルサーバーに保存されている文書を、Webブラウザから簡単に検索・閲覧・編集・共有できます。全文検索や電帳法対応などの機能も備えています。

FileBlogの特徴は、以下のとおりです。

• ファイルサーバーにある文書をWeb上で管理でき、導入が簡単でコストが低い
• メタデータやタグなども検索対象になり、高速で正確な検索が可能
• WordやExcelなどのファイルをダウンロードせずに操作可能
• 文書に対してコメントやメモを付けたり、関連する文書を紐付けたりできる
• タイムスタンプ連携オプションで、電子帳簿保存法に準拠した文書管理ができる

2. MyQuick

MyQuickは、電帳法対応やワークフロー機能も備えた文書管理システムです。スキャナ連携やCSVファイルの一括登録などの機能もあります。

MyQuickの特徴は、以下のとおりです。

• スキャナで読み込んだ紙文書や添付ファイルなどを自動的に登録・分類・管理できる
• 文書の属性やタグを設定して高速な全文検索ができる
• 文書の承認や公開などのワークフローを自由に設定して業務効率化ができる
• 電子帳簿保存法に準拠した文書管理ができる
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

3. 楽々Document Plus

楽々Document Plusは、ワークフロー機能を標準搭載した文書管理システムです。Word・Excel・PPT・PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップで簡単に登録できます。

楽々Document Plusの特徴は、以下のとおりです。

• 文書の属性やタグを自由に定義して検索・絞り込みができる
• 文書の作成から公開までのワークフローを自由に設定して業務効率化ができる
• 文書のバージョン管理や変更履歴の確認ができる
• 文書の閲覧やダウンロード、印刷などのアクセス権限を細かく設定できる
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

4. PROCENTER/C

PROCENTER/Cは、セキュアな情報共有プラットフォームとしての文書管理システムです。二要素認証やファイル暗号化などのセキュリティ対策があります。

PROCENTER/Cの特徴は、以下のとおりです。

• 文書の検索、編集などの機能のほかコメントや関連文書の紐付け機能がある
• 文書の承認や公開のワークフローを自由に設定して業務効率化ができる
• 二要素認証やファイル暗号化などの高度なセキュリティ対策がある
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる
• オンプレミス版とクラウド版が選べる

5. Confluence

Confluenceは、国内外65,000社以上が導入している情報共有ツールです。文書だけではなく画像や動画なども管理できます。

Confluenceの特徴は、以下のとおりです。

• ページ作成や編集が簡単で直感的な操作ができる
• テンプレートやマクロなどを利用して見栄えのいいページを作成できる
• ページに対するコメントやいいね機能、メンション通知機能がある
• Jiraと連携してプロジェクト管理やタスク管理を行うことができる
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

文書管理システム【クラウド版3選】

クラウド版でよく使用されている文書管理システムを3つ紹介します。

1. booMo

booMoは、文書の作成・編集・共有・検索・管理を一元化できるクラウド型の文書管理システムです。社内wikiやマニュアルの作成も可能です。月額1,000円から利用できます。

booMoの特徴は、以下のとおりです。

• 文書の作成や編集は、専用のソフトウェアやアプリケーションが不要
• 文書の共有や検索は、グループやタグなどで簡単
• 文書の管理は、バージョン管理や変更履歴の確認ができる
• 社内wikiやマニュアルは、テンプレートを利用して簡単に作成できる
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

2. invoiceAgent 文書管理

invoiceAgent 文書管理は、契約書や稟議書などの申請・承認・管理を効率化できるクラウド型の文書管理システムです。ワークフロー機能や電子署名機能を搭載しています。月額3,000円から利用できます。

invoiceAgent 文書管理の特徴は、以下のとおりです。

• 文書の申請や承認は、メール通知やダッシュボードで簡単に行える
• 文書の承認には、電子署名を利用できるため、紙文書やFAXなどの手間が省ける
• 文書の管理は、フォルダやタグなどで分類・整理できる
• 文書の検索は、キーワードや属性などで高速に行える
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

3. Fleekdrive

Fleekdriveは、マルチメディアに対応したファイル共有やオンラインコラボレーションを可能にするクラウド型のシステムです。社外との文書共有にも活用できます。月額1,000円から利用できます。

Fleekdriveの特徴は、以下のとおりです。

• ファイル共有は、URLやパスワードを発行して簡単に行える
• ファイル共有には、有効期限やダウンロード回数などの制限を設定できる
• ファイル共有には、画像や動画のマルチメディアファイルも対応
• オンラインコラボレーションは、チャットやコメントなどの機能で行える
• マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

まとめ

文書管理システムは、業務効率化や法令対応だけではなく、組織の知的資産や競争力を高めることができるツールです。文書管理システムは、種類や規模、機能などが異なるため、自社のニーズや予算に合ったものを選ぶことが重要です。

文書管理システムについて詳しく知りたい方には「比較ビズ」がおすすめです。比較ビスではシステムに詳しい企業を紹介しています。2分程度の登録で、多くの企業のなかから自社に適した会社を選択できます。ぜひこの機会に検討してください。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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新型コロナウィルスの影響を受けて、在宅勤務等のテレワークが広がり、企業の働き方改革が加速した結果、文書の電子保存・共有の流れが当たり前になりました。その一方、システムを活用して、統一的に管理をされている企業はまだまだ少ないように思えます。

文書管理システムのメリットは、ペーパレス化によるコスト削減効果（紙出力量の削減、倉庫保管等の管理コスト削減）に加えて、文書を利用する従業員にとっては、システムの検索機能を活用し、検索にかかる手間をなくします。

最近では、文書管理システムに電子署名機能等が搭載されつつありますので、社内外の関係者と必要書類を共有しながら円滑に協働ができる環境が広がると思います。

クラウドサービスでも月額数千円〜数万円で利用できるサービスも増えていますので、まずはスモールな予算で開始をしてみて従業員の反応を確かめながら自社に合ったシステムを内製する、といった流れがベターかもしれません。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。