おすすめのクラウド型文書管理システム11選！導入メリットや選び方も確認

おすすめのクラウド型文書管理システム11選

近年、企業においてデジタル化が急速に進んでおり、その中でも電子データの重要性が高まっています。電子帳簿保存法の改正により、企業が保有する電子データの保存が法的に義務づけられるようになったのが理由の1つです。

企業は紙文書から電子データへの移行を進める中で、データの管理・保管・利活用のための文書管理システムの導入が進んでいます。ここでは、おすすめのクラウド型文書管理システム11選を紹介します。

1. GLOVIA smart ECM SaaS：企業の文書や情報資産の統合的な管理に特化

• 多彩な連携機能を提供
• 業務プロセスに合わせたワークフローを簡単に設定可能
• モバイル対応でいつでもどこでも文書にアクセス可能

GLOVIA smart ECM SaaSは、富士通ビジネステクノロジーズ株式会社が提供するクラウド型文書管理システムです。AI技術を活用した高度な検索機能を備えており、文書の内容やタグ、属性などから検索可能です。

多彩な連携機能を備えており、メールシステムやファイルサーバー、CRMシステムなどへ連携もできます。

2. Fleekdrive：高度なセキュリティ技術に特化

• ファイルサーバーのクラウド移行が容易
• 使いやすくわかりやすいUIを採用
• 自動的にバックアップを作成

Fleekdriveは、文書管理の効率化やコスト削減を実現するクラウド型文書管理システムです。検索機能やバージョン管理機能、アクセス制御機能などの多彩な文書管理機能も提供しています。

既存のファイルサーバーと同じ構成や操作性を維持しつつ、クラウド上で文書管理を行うことができます。クラウドへの移行がしやすく、業務への影響を最小限に抑えられるでしょう。

3. Stock：多様なファイル形式に対応

• シンプルなユーザーインターフェースを採用
• ユーザーごとに細かな権限設定が可能
• モバイル端末から文書の閲覧や検索が可能

Stockは、シンプルで使いやすい操作性が特徴です。ユーザーインターフェースは直感的でわかりやすく、検索やファイルのアップロードなどの基本的な機能が簡単に利用できます。

スマートフォンやタブレットからでも、文書の閲覧や検索が可能で、ファイルのアップロードやダウンロードもできます。

4. SPA：使いやすいインターフェースを提供

• 多彩な機能と豊富なカスタマイズ性を提供
• 高度なセキュリティ機能で文書を保護
• モバイル端末からも利用可能

SPAは、柔軟なカスタマイズ性があり、独自のフォームを作成したり、既存のシステムと連携したりできます。

SSL/TLS暗号化通信やデータベース暗号化、ファイルの暗号化、IPアドレスの制限などが設定可能で、セキュリティ面にも配慮されています。自社サーバーに導入することもでき、重要な情報を安全に管理できます。

5. 楽々Document Plus：簡単な操作性が特徴で主に中小企業向けに提供

• 手軽に使えるシンプルなUI
• 軽い負荷で高速なアクセスが可能
• モバイルアプリによる外出先での利用が可能

楽々Document Plusは、シンプルなUIで操作性が高く、初めての方でも簡単に利用できます。アプリのダウンロードやインストールが必要なく、Webブラウザから直接アクセスできます。

AWSのクラウドサービスを採用しており、高速なアクセスが可能です。サーバー負荷が分散されているため、複数人で同時にアクセスしてもストレスなく利用できるでしょう。

6. NotePM：プロジェクト管理に特化

• ユーザーフレンドリーなインターフェースを提供
• ドキュメント管理機能が充実
• さまざまなファイル形式に対応、かつ画像ファイルのプレビューも可能

NotePMは、シンプルで直感的な操作ができるUIです。SSL暗号化通信やIPアドレス制限などのセキュリティ対策が施されており、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

ファイルのアップロード・ダウンロード、フォルダの作成・編集・移動などの基本的なドキュメント管理機能が揃っています。ファイルの共有やバージョン管理、アクセス権限の設定、メモ機能などのドキュメント管理機能も備わっているため幅広く利用可能です。

7. Ridoc Desk Navigator V4：業種やニーズに合わせたカスタマイズが可能

• OCR機能による高度な文書管理が可能
• ワークフロー機能による業務プロセスの効率化が可能
• セキュリティ性が高い

Ridoc Desk Navigator V4は、OCR（Optical Character Recognition）による高度な文書認識技術が採用されています。画像からテキストデータを自動的に抽出できます。

ワークフロー機能が備わっているため、文書の承認・決裁や業務の進捗管理など、業務プロセスの改善が可能です。カスタマイズも自由度が高く、企業独自の業務フローにあわせた設定もできます。

8. GlobalDoc5：グローバルでの展開にも対応

• 多言語対応によりグローバルに対応した文書を管理可能
• オンライン協調編集による業務効率化
• カスタマイズ性の高い柔軟なシステム

GlobalDoc5は、日本語を含む多数の言語に対応しており、国内のみならず、グローバルでの展開にも対応できます。企業にあわせたカスタマイズが可能で、文書の管理方法やワークフロー、アクセス権限など、必要な機能を自由に選択・組み合わせられます。

他のシステムとの統合性が高いのも特徴で、CRMやERPなど、さまざまな業務システムとの連携が可能なため、業務プロセスの最適化が期待できます。

9. MyQuick：個人ユーザー向け

• シンプルなユーザーインターフェースを採用
• ワークフローによる業務プロセスの自動化が可能
• プライバシー保護に優れたシステム

MyQuickは、直感的な操作性とシンプルなデザインにより、初めて利用するユーザーでも迷わず使えるよう設計されています。

文書の承認や確認などのワークフロー管理機能を備えており、業務効率の向上につながるでしょう。たとえば、決裁フローを設定することで、承認者による承認作業がスムーズに進むため、作業の効率化が図れます。

10. Documal SaaS：法律や人事などのビジネス業界向け

• 多彩な文書形式に対応した柔軟性の高いシステム
• ワークフローによる業務プロセスの自動化と改善が可能
• 高度なセキュリティ対策

Documal SaaSは、文書のバージョン管理や検索機能、ワークフロー、電子サイン、レポート作成機能など、豊富な機能が搭載されています。

SSL通信や二要素認証、IPアドレスの制限など、高度なセキュリティ対策も施されているため安心です。機密性の高い情報の取り扱いも、十分な対策が行われています。

11. PROCENTER/C：建設現場や製造業などの業界向け

• 一連のプロセスを透明かつ正確に管理可能
• カスタマイズ性の高い文書作成環境を提供
• さまざまな文書フォーマットのサポート

PROCENTER/Cは、文書の作成から管理まで、文書のライフサイクル全体を一元管理できます。文書管理に必要な機能が充実しており、ワークフローによる承認ルートの設定やアクセス権限、検索機能、履歴管理など、多くの機能を利用可能です。

ユーザーのニーズにあわせたカスタマイズが可能なため、画面のレイアウトの変更や機能の追加・変更も行えます。APIを提供しており、他のシステムとの連携もできます。

文書管理システムを導入するメリット3つ

文書管理システムに何のメリットがあるのかがわからず、導入した方がいいのかわからない場合もあるでしょう。
ここでは、システムを導入する主なメリットを3つ紹介します。

1. ファイリングスペースを削減できる

文書管理システムは、電子化された文書を保管できるため、スペースの問題を解消できます。電子データをオンライン上に保存することにより、紙媒体の文書と比較してスペースを必要としません。

文書管理システムには、検索や整理が簡単にできる機能が備わっているため、文書を効率的に管理できます。

2. 文書のセキュリティ強化につながる

文書管理システムは、電子化された文書をオンライン上に保存するため、紙媒体の文書と比較してセキュリティが高いです。アクセス制限や暗号化などのセキュリティ機能が備わっており、不正アクセスや情報漏洩を防止できます。

文書のバックアップや復旧機能も提供されているため、災害時にも文書の情報を守れます。

3. 情報の共有がスムーズにできる

文書管理システムを利用することで、複数の人が同じ文書にアクセスして編集や閲覧ができます。必要な人だけがアクセスできるよう、アクセス権限の設定も可能です。

文書管理システム内の検索機能が充実している場合があり、必要な文書をすばやく検索できるため手間を省けます。

クラウド型文書管理システムを選ぶ際のポイント4つ

多くの企業や組織でクラウド型文書管理システムの導入が検討されています。導入前にどのポイントに注目すべきかわからず、迷う可能性があります。
ここからは、クラウド型文書管理システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

1. 料金体制を確認する

クラウド型文書管理システムは、導入初期費用や保守費用が比較的低いため、コストパフォーマンスが高いことが特徴です。プランによって使用回数や機能に制限があるため、自社にとって必要な機能数とコストを考慮しながらシステムを選びましょう。

2. セキュリティ機能は十分か

文書管理システムには、会社の機密情報が多く含まれているため、十分なセキュリティ対策が必要です。運用上のセキュリティ策やデータ保護策、アクセス管理策などを確認し、セキュリティが確保されているか考慮しましょう。

3. 使いやすさも考慮する

文書管理システムは、社内の多くの人々が利用するため、使いやすく直感的であることが求められます。ユーザビリティを向上させるために、操作性やレスポンスの速さ、インターフェースの親和性などを考慮し、使いやすい文書管理システムを選びましょう。

4. 電子帳簿保存法に対応しているか

システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応しているかを確認しましょう。電子帳簿保存法は、保存するデータの種類や保存期間、保存方法などが規定されています。

保存されたデータの改ざんや消去ができないように、適切なセキュリティ対策も必要です。導入後も、法令に沿ったデータの管理やセキュリティ対策を適切に行ないましょう。

まとめ

文書管理システムは、自社のニーズに合ったシステムを選択することが重要であり、慎重に検討する必要があります。機能や価格、セキュリティ、カスタマーサポートなどを比較し、実際に利用したユーザーの意見を参考に導入していきましょう。

自社のニーズにあったシステムを選択することで、コストや時間の効率化が図れ、今後のビジネスにとって有益なものとなるでしょう。

代表取締役 日向野卓也

監修者

株式会社GeNEE

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

この監修者の記事一覧

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。