業務システムとは?メリット・デメリットや導入する際の4つのポイントを紹介
- 業務システムとは?
- 業務システムとERPの違いは?
- 業務システムを導入する方法は?
「自社業務の効率化を計るために業務システムを勧められたけど、どのようなシステムなのかわからない」とお悩みの方、必見。
業務システムとは、特定の業務や目的のために使用する情報システムのことです。社内業務の効率化やデータ管理に最適なシステムで、自社の業務内容に合わせたシステムを導入できます。自社の業務内容や現状の課題を明確にし、自社にあったシステムを構築することが大切です。
この記事では、業務システムの概要や導入のメリット・デメリット、4つの注意ポイントを解説します。この記事を読み終わった頃には、業務システムへの理解が深まり、自社にあったシステムを導入できるでしょう。
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業務システムとは:特定業務の効率化を図るシステム
業務システムとは、特定の業務や目的のために使用する情報システムのことです。多くの企業が「業務の質の向上」「作業工数の減少」「作業の効率化や円滑化」のために導入しています。
会計管理システムは、主に経理担当者が会計関係の入力や決算書の作成を自動化する目的で使用します。会計管理システムにより、作業の効率化や日々の業務の円滑化が期待できます。
業務システムの導入を検討している場合、まずはどのような業務システムがあるのかを把握しましょう。自社のどの業務をシステム化したいのか、イメージを明確にしてから計画するとスムーズにシステムを導入できます。
業務システムの種類
業務システムは、さまざまな種類があります。1つの企業に導入する業務システムは1つではなく、部署や業務ごとに適した業務システムが必要です。
どのような種類があるのかを把握し、自社への導入を検討しましょう。代表的な業務システムには、以下のものがあります。
種類 | 特徴 |
---|---|
会計管理システム | 帳簿作成・キャッシュフロー管理・請求書作成など会計業務を一括で管理 |
顧客管理システム | 顧客の基本情報や購入履歴など顧客情報を管理 |
生産管理システム | 製品の品質データや製造のコスト・人員配置など生産に関するデータを管理 |
在庫管理システム | 製品の在庫や状態の管理・製品の原材料の管理など商品在庫に関するデータを管理 |
販売管理システム | 商品の注文や予約・出荷・売上など販売に関する情報を管理 |
人事管理システム | 従業員の個人情報や部署給与情報などを人事関係のデータを管理 |
勤怠管理システム | 社員の出勤退勤・休暇の取得・残業時間など勤務状況に関するデータを管理 |
業務システムはある特定の業務の効率化が見込めるため、目的にあわせて導入しましょう。人事管理システムと勤怠管理システムのように、複数の業務システムを連動させることでより業務が効率的になる場合もあります。
もとから複数の機能を兼ねているシステムもあるため、導入を検討している業務システムの詳細をよく調べることが重要です。導入の際は、自社にはどのような業務システムが必要なのかを明確にしておきましょう。
各業務システムのくわしい解説は、以下の記事を参考にしてください。
業務システムとその他のシステムとの違い
業務システムとその他のシステムとの違いを紹介します。業務システムと名称や定義が類似するシステムは「基幹システム」「情報系システム」「ERP」です。
業務システムは業務それぞれの個別のシステムの総称のことです。「基幹システム」「情報系システム」「ERP」は業務システムの一部といえます。
基幹システムとの違い
基幹システムとは、企業の存続に必要不可欠な業務に使われるシステムです。基幹システムはあらゆる業務システムの中でも、「企業や業種のメイン業務を行うのに必要不可欠なシステム」を指します。
経営活動に直結する機能を有している業務システムを「基幹システム」といい、企業や業務により異なるのが特徴です。
製造業の場合は、生産管理システムや販売管理システムなどが、銀行の場合は、会計勘定処理システムが基幹システムに該当します。
情報系システムとの違い
情報系システムとは、社内外の情報共有やコミュニケーションツールとして使用されるシステムです。チャットツール・社内SNSなど社内外の情報共有や、コミュニケーションに使用されるシステムを指します。
情報系システムは基幹システムほどの重要度はありませんが、業務を円滑に進めるためには必要です。情報系システムも業務を効率化・円滑化する目的で使用されるため、業務システムの中の一種といえます。
ERPとの違い
ERP(Enterprise Resources Planning)とは、基幹システムや情報システムなど複数のシステムを一元管理するためのシステムです。個別のシステム1つひとつのことを指す「業務システム」と違い、ERPは統合的なシステムを指します。
ERPも「複数のシステムを一元管理する目的のシステム」の観点から、業務システムの一種です。社内業務を統合するシステムであり、他部署の情報を閲覧できることから、部署間の情報共有がスムーズになる利点があります。
業務システムを導入する3つのメリット
業務システムを導入するメリットは、次の3つです。
- 業務上の無駄な作業や人的ミスを削減できる
- データの一元管理や活用がしやすくなる
- 機能障害やメンテナンスの影響を限定できる
業務システムを導入した場合、データの一元管理が可能になり、業務上の人的ミスを減らせます。業務の効率化が図られ、会社の利益向上につながるでしょう。
1. 業務上の無駄な作業や人的ミスを削減できる
メリットの1つ目は「業務上の無駄な作業や人的ミスを削減できること」です。社員が手作業で行っていたデータ管理を業務システムが請け負うことで、正確かつスピーディな処理が可能になります。
人的なデータ管理は、十分に注意していても、データの紛失や破損・ミスが起こることがあります。業務システムがデータの管理や作業を行うケースでは、人的ミスが起こりにくくなり、業務の効率化につながるでしょう。
紙や個人のPCなどで保管していた資料の管理を業務システムが担当するため、作業スペースの節約やデータの紛失防止などの効果が得られます。業務の正確性は、高まるでしょう。
2. データの一元管理や活用がしやすくなる
メリットの2つ目は「データの一元管理や活用がしやすくなること」です。業務システムを導入すると、データを社員同士で共有したり、必要なデータを見つけだしたりするのに手間がかかりません。
人為的にデータ管理を行うと、データ量が膨大になりデータの序列・更新などが難しいです。ITシステムが作業を担当することにより、途中でミスやトラブルが生じる確率は確実に低くなります。管理データの品質を保持できるところも、メリットの1つです。
3. 機能障害やメンテナンスの影響を限定できる
メリットの3つ目は「機能障害やメンテナンスの影響を限定できること」です。業務システムは業務ごとに個別のシステムを導入するため、機能障害やメンテナンスの影響を最小限に抑えられます。
基幹システムの場合は、機能障害が起きると基幹システムすべてに影響してしまい、企業の主要業務全体にトラブルが生じる可能性があるでしょう。業務システムを個別で導入することで、機能障害の影響を1つの業務システム内にとどめることができ、被害を最小限にできます。
業務システムを導入する際の3つのデメリット
業務システムを導入するにあたり、デメリットを3つ紹介します。デメリットも考慮し、導入を検討しましょう。
- 業務システムを使いこなせないと意味がない
- システムの導入時に工数や費用がかかる
- システム障害やトラブルにより業務に影響を与える可能性がある
1. 業務システムを使いこなせないと意味がない
デメリットの1つ目は「業務システムを使いこなせないと意味がないこと」です。業務システムは、従業員が正しく使用した場合に利便性を感じられます。使用する側に、専門的なスキルや知識がないと適切に使いこなせません。
システムを使いこなすためには、講習・引継ぎを適切に行う必要があります。従業員が問題なく使いこなせるかどうかを見極めたうえで導入を検討しましょう。
2. システムの導入時に工数や費用がかかる
デメリットの2つ目は「システムの導入時に工数や費用がかかること」です。業務システムの導入を外注する場合は、業務フローの確認や必要な機能の精査など、工数や労力がかかります。
自社でシステムを構築する場合は、導入までにかかる手間や費用が大きくなる場合が多いです。業務システムの導入後には、業務が効率化して収益が伸びることもあるため総合的に判断しましょう。
3. システム障害やトラブルにより業務に影響を与える可能性がある
デメリットの3つ目は「システム障害やトラブルにより業務に影響を与える可能性があること」です。業務システムを導入すると、利便性の高さから、システムがないと業務が進まなくなるおそれがあります。
基幹システムやERPに障害が発生した場合、企業活動の広範囲がストップし、大きな損害が出ることもあります。
業務システムは、トラブルが起きない保障はありません。特定のシステムにのみ業務を依存させないよう、事前にトラブル時の対処法を検討する必要があります。不測の事態にどれだけの影響があるのかを十分理解・検討してシステムを選びましょう。
業務システムを導入する際の4つのポイント
業務システムを導入する際の4つのポイントを紹介します。
- 業務フローを洗い出す
- 現状の課題を明確にする
- 予算や費用対効果をもとに検討する
- メンテナンス費用を考慮する
事前の検討や準備をしっかり行うことで、最適な業務システムを選択できます。自社にとってより効果的な業務システムを導入するために、事前準備や検討を十分に行いましょう。
業務フローを洗い出す
1つ目のポイントは「業務フローを洗い出すこと」です。業務システムは、業務内容にあったシステムを導入することでより業務を効率化できます。業務フローを可視化することは必要な機能を明確にするためにも必要です。
業務フローに漏れがある状態で業務システムを導入すると、システムがスムーズに機能しないケースや、効果を十分に感じられない可能性があります。システムの見直しや再検討に余計なコストがかかる可能性もあるでしょう。
事前に業務の工程を明確化するためには、現場でのヒアリングやアンケートなどの調査が効果的です。導入前の検討段階で業務フローを洗いだし、業務内容にあったものを導入しましょう。
現状の課題を明確にする
2つ目のポイントは「現状の課題を明確にすること」です。現状の課題や潜在的な課題を明確にすることで、課題解決に役立つシステムを導入できます。ニーズにあったシステムでなければ不満の声が挙がり十分に機能しないこともあるため、課題の明確化は重要です。
課題の明確化をするために、業務担当者へのヒアリングや従業員へのアンケートを繰り返し行う方法があります。調査の結果をもとに課題を深堀りし、最適な業務システムを導入しましょう。
予算や費用対効果をもとに検討する
3つ目のポイントは「予算や費用対効果をもとに検討すること」です。業務システムはコストがかかるため、必要なものをすべて取り入れると予想以上に高額になる場合があります。費用に見合った効果が得られなければ、システムを導入する意味はありません。
業務システムは一般的にコストが高額になる場合が多いため、費用対効果を考慮してシステムの内容を検討することが大切です。業務システムにどれくらい予算を割けるのか・費用対効果は見込めるのかを考慮したうえで、導入を検討する必要があります。
メンテナンス費用を考慮する
業務システムを導入する際の最後のポイントは「メンテナンス費用を考慮すること」です。業務システムには、メンテナンスが欠かせません。自社で対応する場合も業者に任せる場合も、メンテナンス費用は少なからずかかります。
完成しているシステムを購入する場合と自社で開発する場合では、必要なメンテナンスが異なる場合がほとんどです。業務システム導入の際は、メンテナンス費用を考慮して検討しましょう。
業務システムの導入方法
業務システムの導入方法は、大きく分けると「自社で開発する」「完成しているシステムを購入する」の2つです。
自社にとって最適な導入方法を選ぶためにも、それぞれのメリット・デメリットや特徴を把握しておきましょう。
1. 業務内容にあわせてカスタマイズしたい方は自社開発がおすすめ
業務内容にあわせてカスタマイズしたい方は、自社開発がおすすめです。自社で独自の業務システムを開発する場合、コンピュータの能力の範囲内で、自由な設計が行えます。ゼロからシステム構築できるため、業務内容が複雑な場合でも最適な業務システムを作成できるでしょう。
自社開発のデメリットは、システムのカスタマイズを行う際にプログラミング言語に精通したエンジニアが必要なことです。外注費は、パッケージ製品よりも高額になります。
メリットは、業務内容や規模にあわせて細かくカスタマイズした「自社専用のシステム」ができるため、業務の効率化が期待できる点です。
スクラッチ開発によりオーダーメイドで作成する
スクラッチ開発により、自社の業務内容にあわせて業務システムをオーダーメイドで作成する方法があります。スクラッチ開発とは、既存のひな形は使用せず、ゼロからオリジナルのシステムを開発することです。
カスタマイズが自由にできるため、自社の既存業務に最適なシステムを構築できます。既存のシステムとの入れ替えが、スムーズに行える点もメリットです。ゼロからシステムを構築するため、費用と開発期間が必要になる点がデメリットになります。
フレームワークを用いてシステムを構築する
フレームワークと呼ばれるひな形をベースに作成する方法もあります。ゼロから作成するよりも費用や開発期間を抑えられる点や、業務内容にあわせて多少カスタマイズできる点もメリットです。
スクラッチ開発に比べると自由度が低い点がデメリットになります。フレームワークを活用しながら自社の業務にあわせてカスタマイズすることで、コストを抑えて最適なシステムを開発できるでしょう。
MicrosoftのAccessを利用して作成する
小規模な業務システムを開発したい場合、MicrosoftのAccessを利用して作成する方法もあります。一般的なシステムよりも費用や開発期間を削減できる機能が用意されているため、短期間かつ低コストなシステム開発が見込めます。
Excelよりも高度に情報管理ができますが、規模の大きい業務システムの構築には向いていません。標準的な業務システムを導入したい場合は、他の方法を選択しましょう。
2. 短期間でシステムを導入したい方は完成品がおすすめ
短期間でシステムを導入したい方は、完成品の購入がおすすめです。比較的短期間・低コストで手軽にシステム導入できる点がメリットになります。多少のカスタマイズが可能なものやオプションを組み合わせられるタイプもあるため、自分にあったシステムを選びましょう。
パッケージ製品を導入する
開発会社が作成したパッケージ製品を購入する方法です。自社独自の業務ではなく、勤怠管理や給与計算などのあらゆる企業で一般的に行われている業務であれば、低予算・短期間で導入できます。
パッケージ製品はカスタマイズができないため、独自の特別なシステムは導入できません。自社独自の業務には、予算をかけてカスタマイズできるシステムを選びましょう。標準的なシステムを導入する際は、パッケージ製品を活用してコストを調整するのがおすすめです。
ERP製品を購入する
ERPを実現するための機能が備わった製品を購入する方法もあります。ERP製品の導入により情報の一元管理が可能になり、部門をまたいで情報管理ができます。
パッケージ製品を購入するよりも、高額になりがちな点がデメリットです。業務の拡張やあらゆるビジネスに対応したいケースでは、迅速に導入可能なERPをおすすめします。
まとめ
業務システムとは、自社の業務を効率化・円滑化できるシステムです。人的ミスが減少し、データ管理がしやすくなりますが、導入時の手間やコスト、トラブル発生のリスクもあります。
業務システムを導入する際は、課題や作業工数を洗い出すこと、業務の効率化やコスト面を考慮することが大切です。
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東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA(経営学修士)取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域(大手流通企業、大手小売企業)の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。
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