業務システムとは？基幹システムやERPとの違い・導入のポイントを紹介！

業務システムとは

システムとは、ある目的を達成するため、関連するさまざまな要素で構成されたまとまり・仕組みを意味します。たとえば「システムキッチン」は、これは食事を作る・食べる・片付けるという目的・ゴールを達成するため、必要な器具を組み合わせた集まり・仕組みのことです。

つまり「業務システム」とは、業務を遂行するために必要な要素で構成された「仕組み」だといえるでしょう。これをもとに考えれば、店舗などで顧客情報・購買履歴を管理している顧客台帳も「業務システム」だといえます。

ただし、通常は顧客台帳を業務システムとは呼びません。狭義の意味での「業務システム」は、「業務を遂行するために使用されるコンピューターシステム」を指すのが一般的です。

業務システムの種類

もちろん、冒頭でも触れたように、個別の業務内容は業界・業種・企業によって異なります。逆に考えれば、会計管理・勤怠管理・顧客管理のようなニーズの高いものから、特殊な業種・企業のみで活用されているものまで、業務システムにはさまざまな種類が存在するのだと考えられます。

以下に紹介するのは、一般的に見てニーズが高いと思われる、代表的な業務システムです。

業務システムと異なる情報系システム？

ここまでで代表的な業務システムを紹介してきましたが、このほかにもチャットツール、グループウェア、社内SNS、メールなどを活用している企業もあるでしょう。

これらのツール・システムも「業務システム」といえるかもしれませんが、一般的には「情報系システム」に分類される場合が多いようです。この辺りの線引きは、開発会社、企業によっても異なります。

業務システムと基幹システムの違い

それでは、近年耳にすることの多くなった「基幹システム」は、業務システムとなにが異なるのでしょう？一般的には、基幹システムは「企業の主要業務を遂行するのに必要なさまざまなシステム」だと定義されています。わかりやすく言い換えると「それがなければ企業活動を継続するのに支障が生じてしまう業務システム」です。

たとえば、バックオフィスに必須の「会計」「人事」システム、実業務に必須の「生産」「物流」「販売」システムなどが、一般企業の「基幹システム」に当てはまります。

ただし、業界・業種・企業によって基幹業務は異なります。銀行・証券などでは「生産」「物流」「販売」システムではなく、「勘定」システムが基幹システムになるでしょう。つまり、基幹システムはイコール業務システムですが、業務システムは必ずしも基幹システムとイコールだとは限りません。

ERP（Enterprise Resources Planning）とは

それでは、統合基幹システムともいわれる「ERP」は、基幹システムとなにが異なるのでしょう？ERPとは、会計管理システム・人事管理システム・生産管理システム・物流管理システム・在庫販売管理システムなどの、いわゆる基幹システムを統合し、すべての情報を「唯一の統合データベース」で一元管理するシステムです。

さまざまな基幹システムが統合されたERPは、1990年中盤から徐々に導入されはじめましたが、オンプレミスサーバに構築するパッケージ型が主流だった当時は、大企業のみが導入できるというイメージがありました。

しかし、近年では「NetSuite」に代表されるクラウド型が主流になりつつあります。安価なクラウド型のほかにも、特定の業務に特化したコンポーネント型も登場し、中小企業でもERPを導入しやすくなっているのです。

基幹システム = ERPとは限らない

ERPを導入する最大のメリットは「会社に点在するすべての情報を一元管理できる」ことです。従来の基幹システムは、利用する部署ごとに独立したシステムとして導入されるのが一般的でした。

それぞれのシステムは独立したデータベースで管理されるため、たとえば在庫販売管理システムから納品状況を確認するには、物流システムを参照する必要がありました。

統合データベースにすべての情報が集約されるERPなら、システム連携やデータインポートの必要もなく、瞬時に「会社の現状を可視化」できます。つまり、ERPを活用すれば、会社の現状を分析して把握し、経営戦略を定める素早い意思決定が可能になります。

統合基幹システムというより、まさに企業支援計画（Enterprise Resources Plannning）なのです。このことからも、ERPは基幹システムとイコールではありますが、基幹システムがイコールERPとは限らないことが理解できるでしょう。

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業務システムを導入するメリット

本記事をご覧になっている企業担当者の方であれば、業務システムを導入して「業務効率化」を実現したいと考えているのではないでしょうか？

ここでは、業務システムを導入するメリットについて紹介していきます。業務システムを導入するメリットとしては以下の3つのようなものがあります。それぞれ解説していきましょう。

業務の効率化アップができる

業務システムを利用していない場合、手作業で計算を行ったり、紙ベースでデータを管理したりするでしょう。ExcelやAccessなどのツールを活用したとしても、複数アプリケーションを利用する必要があり効率的とはいえません。作業が煩雑になることや、手作業によるミスが増えるなどのリスクも存在します。

業務システムを導入することで、正確で迅速な処理が可能になって人的ミスも防げますし、紙の資料を保管するスペースも節約できるのです。

また、業務システムは対象となる業務に合わせて独自のシステムを一から構築することが多いです。自社の業務に最適なシステムをオーダーメイドで構築して運用できることがメリットです。

管理データの品質を保てる

業務を行う上で、データの扱いは必要となります。手作業や紙ベース、複数のアプリケーションでデータを管理すると、どれが最新のデータなのかわからなくなるリスクがあります。

業務システムを導入することで、対象の業務システム内ではデータを一元管理することが可能となります。そして、関連部署のメンバー同士でデータを共有することも可能です。一元管理されていれば、データクレンジングも行いやすくなるでしょう。

障害時の復旧やメンテナンスの影響範囲が特定しやすい

業務システムを導入した場合、システム不具合や、必要なメンテナンスを行うためにシステムを停止する際の影響範囲が、業務システムを利用しているメンバーに限定されます。

一方、基幹システムを導入している場合、さまざまな業務の機能が一つのシステムに集中しているため、一部の機能が止まれば関連する業務が全てストップします。最悪の場合は、企業活動自体がストップしてしまいかねません。一部の業務に影響が限定されるのは、業務システムを利用する大きなメリットでしょう。

業務システムを導入するデメリット

業務システムを導入することは、メリットばかりでなく当然デメリットも存在します。以下の2つのデメリットについてそれぞれ見ていきましょう。

システムの導入に工数がかかる

業務システムは、企業などの規模に応じて導入に工数がかかります。また、業務システムを導入したとしても、従業員がシステムを上手く扱えなければ、業務効率や生産性の向上は見込めないです。

そのため、業務システムを導入する際は、「システムの使い方を従業員にどう教えるか」「いつから導入を開始するのか」などを事前に検討し計画的に導入することが重要です。

障害などの不具合に対するリスクが発生する

業務システムのメリットに影響範囲が特定しやすいと述べましたが、不具合や事故によってシステムそのものが稼働しなくなることもあります。

一部の機能が止まったとしても万が一の際に業務が滞ってしまえば、結果として損益を被ってしまうことも。業務システムに強く依存しているほど、トラブルが起こった際のリスクが高くなることに留意しておきましょう。また、業務によっては「最適な業務システムが見つからない」というケースもあります。

一部仕様を変更できるカスタマイズ性に優れた業務システムも存在しますが、目的のものが見つからない場合は「自社専用の業務システムを作ること」もおすすめです。

業務システムの種類と導入例

業務システムの種類とそれぞれのメリットについて、以下の５つから種類ごとにそれぞれ解説していきましょう。

会計管理システム

会計管理システムとは、企業の会計を担うシステムです。会計管理システムは主に、仕訳データをインプットして、帳票をアウトプットするシステムのことを言います。

会計管理システム導入例

会計管理システムを導入すると、会計業務をスピーディーに行えます。自動作成などの機能により、データを入力すれば、帳票やグラフを作成できるようになっているシステムが多いため、業務の省力化・効率化が可能になります。税率や税制改正があった場合でも、システムに設定している数値を変更するだけで対応が可能です。

販売管理システム

販売管理システムとは、受注から納品までの商品やお金の流れを管理する販売管理や在庫管理、購買管理の機能を搭載したシステムのことです。

販売管理システム導入例

販売管理システムを導入することで、データ入力の回数やミスを減らすことができます。業務効率化を図りつつ、将来の売上予測を立てるなど総コスト削減にも貢献できます。

生産管理システム

製造業によくある生産管理の課題解決に特化したものが、生産管理システムです。生産管理システムは、製造業における「モノの流れ」と「情報の流れ」を統合的かつ総合的に管理するシステムで、効率的かつ精度の高い生産管理を実現し、生産における業務フローを最適化します。

生産管理システム導入例

生産管理システムを導入すると、商品の「品質・原価・納期」などを最適化しやすくなります。また、納期の遅延を防ぎ無駄な在庫を減らすことが可能です。欠品もなく、生産工程の進捗を把握し、製品ごとの原価を把握するといったメリットがあります。

営業管理システム

営業管理システムとは、営業部門が行う日々の営業活動を支援するためのシステムです。別名SFA（セールス・フォース・オートメーション）と呼ばれています。

営業管理システム導入例

営業管理システムを導入すると、営業活動に関する情報を集約できます。現場で働く営業メンバーにとって業務効率化や生産性向上が実現できることが特徴です。また、マネジメント担当者にとっても営業部門全体の案件管理がしやすくなる、自社の営業ノウハウ活用を促進できるようになるといったメリットです。

顧客管理システム

顧客管理システムとは、その名の通り、企業などで顧客の情報を管理するシステムです。営業管理システムを導入することにより以下の2つのメリットがあります。

顧客管理システム導入例

顧客管理システムを導入すると、購入後の顧客と自社のやりとりの履歴が記録されて適切なコミュニケーションが取れるようになるため、顧客との信頼関係構築がしやすくなります。

業務システム導入の注意ポイントは？

では、業務システム導入の注意ポイントについて見ていきましょう。以下の2つからそれぞれ解説していきましょう。

個別の業務システムを導入するのか？ERPを導入するのか？

業務システムの導入を検討する際にまず考えておきたいのは、特定の業務を効率化・平準化したいのか？あるいは、全社的に業務を効率化・平準化したのか？を決めることです。

具体的には、個別の業務システムを導入するのか？ERPを導入するのかを決めなければなりません。業務効率化・平準化に関連するニーズは、企業ごとに大きく異なるからです。

業務をシステムに合わせるのか？システムを業務に合わせるのか？

次に考えておきたいポイントは、業務内容をシステムに合わせて変更できる余地があるのか？あるいは、業務内容に合わせてシステムの改変が必須なのかを洗い出しておくことです。

業務システムをできるだけ安価に導入するには、パッケージ型・クラウド型などの既存製品を「そのまま使う」方法が一番です。ただし、その場合は「業務システムでできることにあわせて自社業務を変更する」必要があります。一般的な企業が使いやすいように既存製品も工夫されてはいますが、大なり小なりの業務変更は必要でしょう。

どうしても自社業務を変更できないなら、パッケージ型・クラウド型をカスタマイズする、あるいはスクラッチで自社専用業務システムを開発するしかありません。この方法はカスタマイズ費用、開発費用などのコストがかかるのが難点です。特にスクラッチ開発であれば、数百万〜数千万円といったコストが必要になるケースもあります。

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業務システムの導入方法

それでは上述したポイントをもとに、業務システムを導入するには具体的にどのような方法が考えられるのでしょうか？以下の5つから簡単に解説していきましょう。

クラウド業務システム・ERPを導入

クラウド型の個別業務システム・ERPをサブスクリプション形式で導入する方法です。Salesforceに代表されるSFA・CRM・MA製品をはじめ、標準化しやすい勤怠管理、給与計算、会計管理などのほか、コンポーネント型・統合型のERPなどの業務システムを選択できます。

利用する業務システムに合わせ、フレキシブルに業務内容を変更できる小中規模の企業、店舗などにおすすめです。

業務パッケージ・ERPを導入

自社内にオンプレミス型サーバを構築する、またはパブリッククラウド環境を活用して、パッケージ型の個別業務システム・ERPを導入する方法です。「会計」「人事」「生産」「物流」「販売」「勘定」システムなど、個別の基幹システム、統合型ERPを導入したい場合に採用される方法です。

中堅規模以上の企業でセキュリティ・コンプライアンスを確保したい、といったニーズに最適でしょう。

ただし、フレキシブルに業務を変更できるアメリカ企業が「そのまま使用する」ケースが少なくないのに対し、業務システムを自社業務に合わせる形で「カスタマイズする」ケースが多いのが日本企業の特徴です。必然的に導入コストは高額になる傾向があります。

業務システムをスクラッチ開発して導入

既存製品がフィットしない、あるいは特殊な業務内容を持つ企業であれば、基幹システム・ERPを含む業務システムをスクラッチ開発するケースも少なくありません。システムという開発ベースを持つ既存製品カスタマイズに比べ、開発費用を含めた導入コストはもっとも高額なる傾向があります。

ただし、コンピューターシステムで実現できることであれば、事実上の制限がないため、もっとも業務効率化・平準化を達成しやすい方法でもあります。

業務システムをフレームワークで開発して導入

フルスクラッチ開発より多少自由度は劣るかもしれませんが、システムの雛形となる「フレームワーク」を活用して業務システムを開発するという方法もあります。フレームワークを活用することで開発にかかる工数を抑えられるため、結果的にスクラッチ開発よりも低コストで業務システムを導入できる可能性が高くなります。

もちろん、自社が理想とする業務システムに合致したフレームワークがあるか？がカギになります。

小規模業務システムをAccessで開発して導入

Microsoft Accessを活用して、小規模な業務システムを安価に構築する方法です。基本的にはデータベースソフトウェアであるAccessは、大規模・複雑な処理に向かない、大人数での共有に向かない特性がありますが、逆にいえば、個人事業主・小規模企業などの業務を効率化・平準化するには最適な選択肢です。

一度構築してしまえば、クラウド型のように月額料金を支払い続ける必要もなく、VBAの知識があればちょっとしたカスタマイズも可能、などのメリットもあります。

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業務システム導入を外注する際のポイント

業務システムを導入するための代表的な方法をいくつか紹介してきましたが、「クラウド型をそのまま使う」以外の方法を採用するなら、多かれ少なかれシステム開発会社の協力を仰ぐことになるでしょう。

もちろん、なんの準備もなしに相談しても、手間隙がかかってしまうだけです。業務システム導入を外注する際は事前準備を整えておくのが肝心です。事前準備を整えるためのポイントを、以下の3つからそれぞれ解説していきましょう。

現状課題・ゴールを洗い出す

制作会社への打診を始める前に、まず実行しておきたいのは現状の課題、最終的な形を具体的な形にできるように洗い出し、業務システムを導入する目的・ゴールを明確化しておくことです。

実際、単純に在庫管理を効率化したいといった要望だけでは、開発会社もどのような業務システムを構築すればいいのか判断できません。既存製品をどのようにカスタマイズすべきかも見えてこないでしょう。目的とゴールが決まっていれば、構築方法を含めた適切提案も得られます。

予算・納期を決める

二つめの準備は、業務システムにかけられる予算、サービスインから逆算した納期の大枠を決めておくことです。

もちろん、エンジニアではない企業担当者であれば、予算や納期は決めにくいかもしれません。しかし、システム開発・カスタマイズ費用の多くは「開発に携わるエンジニアの人件費」です。予算と納期がコストに大きく影響するのを忘れてはなりません。

業務システムの開発予算は企業規模・システムの機能に応じて異なりますが、一般的には年間売上高・年商の10%程度を投資分として割り当てるケースが多いようです。だいたいの希望時期を決めつつ、コストとのバランスで調整できるようにしておくといいでしょう。

概算見積もり・詳細見積もりの2段階で進める

詳細な見積書を作成するには、事前にしっかりとした要件を定義しておく必要があります。しかし、業務システムのような大規模開発になれば、要件を定義書にまとめるだけでも費用が発生する場合があります。ムダなコストを抑えるためにも、概算見積もり、詳細見積もりの2段階で開発会社と相談するのがおすすめです。

たとえば、上述した「詳細な現状課題・ゴール」「予算・納期」がわかっていれば、開発会社も概算見積もりを算出しやすくなります。ある程度の費用感が判明した段階で、開発を進めるか、手法を変更するかを判断し、あらためて詳細見積もりを依頼するかどうかを決定すればいいでしょう。

業務システムの導入事例

ここまでで、基幹システム・ERPとの違いを含めた業務システムの基本を解説するとともに、導入時の注意、具体的な導入方法、外注する際のポイントなどを解説してきました。網羅的に解説してきましたが、言葉だけでは導入のイメージが湧きにくいかもしれません。

そんな方の参考になるよう、以下からは、方法別の業務システム導入事例を5つ紹介していきましょう。

パッケージ製品

Webショップを中心にした、輸入食品販売会社の業務パッケージ導入事例です。過去に独自システムを活用していた同社では、高額なカスタマイズコスト、保守要員の確保に課題を抱えていました。販売・会計業務を弥生販売・弥生会計に置き換えることで、これらの課題を一気に解決。コストを抑えながら最大の効果が得られています。

参照：弥生会計、弥生販売（弥生）

https://www.yayoi-kk.co.jp/interview/index.html

ERP製品

メガネ＆サングラス専門オンライショップが、変動し続けるビジネス環境への対応のため、クラウドERP製品を導入した事例です。販売チャネルの多角化、業務の拡張性、変化への対応、性能などを考慮し、柔軟な環境構築が可能なクラウドERPを導入しました。スピーディーな導入が可能だったのもクラウドERPを選定したポイントです。

参照：ERP導入事例から見る成功7つのポイント（日本オラクル株式会社）

https://www.clouderp.jp/blog/7-points-to-make-erp-implementation-successful.html

スクラッチ開発

パッケージング（梱包）の総合商社の基幹システムを、スクラッチ開発で刷新した事例です。既存業務に合わせたシステムを開発することで、現場利用者への負担を抑えながらシステムの入れ替えを実現しています。複数に分離したデータベースの統合など、スクラッチ開発ならではの、自由度の高い業務システムを実現しています。

参照：自由度が高く、要望に柔軟にこたえるスクラッチ開発で基幹システムを構築（長野日本ソフトウェア株式会社）

https://www.nnsk.co.jp/works/2021/05/20/757/

フレームワークの適用

製造業の基幹システム刷新に「楽々フレームワーク」を適用し、生産性、保守性の高い業務システムを構築した事例です。幅広い業務範囲を担う基幹システムを構築するには、既存パッケージやERPが適当だとは限りません。フレームワークを活用して、高い自由度・幅広い業務範囲を確保しながら、コストを抑えた開発を実現した好例です。

参照：アズワン株式会社様（住友電工情報システム）

https://www.sei-info.co.jp/framework/cases/casestudies/asone.html

Accessを利用した小規模開発

Accessを活用し、商社の販売管理システムを必要最小限のコストで構築した事例です。短納期、低予算なシステム開発を実現するため、要件定義で機能を絞り込み、利用シーンも限定しています。Accessのメリットを最大限活かした好例です。

参照：販売管理システム

https://www.pros-access.jp/example/tradingcompany_case02.html

まとめ

業務システム・基幹システム・ERPなど、名称だけを見ると難しそうなイメージはありますが、あくまでも業務を効率化・平準化するための「ツール」であるのは間違いありません。

実際にどのように開発するか？構築するか？といったことは実は問題ではなく、使う人が意識せずに使える「わかりやすさ・使いやすさ」こそが業務システムのカギだといえるでしょう。

それを実現するには、業務の洗い出し・ゴールを含めた事前準備をしっかりと行い、開発を含めた業務システム導入は、優良なシステムベンダー・システム開発会社に任せてしまうのがおすすめです。

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代表取締役 日向野卓也

監修者

株式会社GeNEE

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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