【最新】見積管理システムとは？機能やメリット・おすすめ7選を解説

見積管理システムとは見積書の保管・分析をおこなうツール

見積管理システムとは、見積書の保管・分析をおこなうITツールです。作成した見積書を属人的に管理する場合、すぐに見つからないことや紛失してしまうといった事態が発生してしまいます。

見積管理システムを活用すれば、作成・管理を一元的におこなえるため、業務の効率化を図れます。

見積書をデータとして管理できるため、成約率や利益率などあらゆる項目の分析が可能になり営利活動の手助けにもなります。

見積管理の各工程に対応するシステムの機能

見積管理システムには、見積書の作成・管理だけでなく分析・共有などさまざまな機能があります。

見積管理の各工程に対応するシステムの機能を理解して、導入の準備を進めていきましょう。

見積書の作成

見積書を作成する際に見積管理システムを活用することで、テンプレートを元に案件に合わせたフォーマットで見積書を作成できます。

商品名や価格・在庫数の入力ミスを教えてくれるAI（人工知能）アシスト機能が備わったシステムもあります。システムの機能によっては、見積書の作成だけでなく顧客にその場で共有することも可能です。

承認フロー

見積書は作成から承認までに時間がかかることが多いです。見積管理システムを活用すれば、ネット上で提出・承認ができるため、スムーズに作業を進めることが可能です。

クラウド型のシステムであれば外出先でも承認可能なため、見積書の作成から承認、顧客への提示まで迅速に対応できます。承認要件や見積金額、割引率などの詳細な条件設定も可能です。

適正価格の提示

見積管理システムを活用することで、過去の案件データから案件ごとに適正価格を計算できます。見積管理システムは商談の場でも活用可能で、顧客に適正価格を提示する際に素早く分析・計算ができます。

過去の案件データから簡単な操作だけで自動で分析ができるため、商談中での計算ミスや時間のロスを防ぐことが可能です。

見積管理システムを導入する4つのメリット

見積管理システムを導入するメリットは、以下の4つです。

見積管理システムの導入メリットを理解しておくことで、自社のニーズと合っているかを確認しましょう。

1. ペーパーレス化による効率アップを図れる

見積管理システムを活用することで、見積書のペーパーレス化による効率アップを図れます。製品ごとの単価をデータベースで管理できるため、簡単な入力だけで見積書の作成が可能です。

紙で作成する見積書の場合、作成にかかる時間・紙の費用・郵送コストなど、さまざまな手間やコストがかかるデメリットがあります。

見積管理システムを活用することでペーパーレス化を図り、作成コストや社内での共有、顧客への提示まで迅速におこないましょう。

2. その場ですぐに見積書を作成できる

見積管理システムを活用すれば、商談中・外出先でもすぐに見積書を作成できるというメリットがあります。

相談した際に見積書を迅速に作成できれば、対応の速さが信頼感につながるため、競合他社との比較のうえで大きなアドバンテージとなります。

営業担当者の場合、商談中に見積もりを計算する必要がありますが、見積管理システムを活用すれば簡単かつ迅速に作成が可能です。

3. 作成したその場で承認を受けられる

見積管理システムを活用すれば、見積書を作成したその場で上司からの承認を受けられます。見積書をインターネットで共有できるため、見積書の作成から受け渡しまでのタイムラグを削減可能です。

紙の見積書の場合、その場で見積書を作成できても承認に時間がかかり、正式な見積書として顧客に受け渡しできないというデメリットがあります。

見積書をデータ管理する場合、商談中に作成した見積書について、帰社せずその場でシステムを介して上司の承認を得られるため、すぐに顧客に受け渡しが可能です。

4. 簡単に改善分析ができる

見積管理システムは、インターネット上ですべての見積書を一括に管理するだけなく、業務の改善分析が可能です。

見積書ごとの成約状況が簡単に管理できるので、履歴にもとづいた次の戦略づくりに役立ちます。1件ごとの成約の利益率も簡単に参照できるため、業務改善の分析において貴重な資料として活用しましょう。

見積管理システムの種類の違い

見積管理システムには、個々の製品にさまざまな特徴・違いがあります。見積管理システムの主な種類は、以下の3つです。

自社のニーズに合った見積管理システムの種類を把握してから導入を検討しましょう。

仕入・在庫・販売管理機能付きのタイプ

見積書の作成だけでなく、仕入・在庫・販売についての管理機能がついている見積管理システムがあります。

このタイプの見積管理システムは、導入する企業ごとに最適なシステムにカスタマイズできる特徴があります。活用する中で自社に合った設計に改良できる点が大きな強みです。

定期的な工程をパターン化できる最新のシステムも搭載しています。コストはかかるものの、さまざまな業務の効率を高められるため、大企業を中心に導入が進められています。

モバイル端末に対応するタイプ

見積管理システムのなかには、スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応するタイプがあります。

外出先・移動中でパソコンがなくても、スマホ・タブレットがあればいつでも見積書の作成が可能です。

顧客への対応スピードが従来より大幅にアップするため、いち早く導入することで競合他社と大きな差をつけられます。

将来的な制度改正に有用なタイプ

見積管理システムのなかには、法律や制度の改正にスムーズに対応できるタイプがあります。

最新データとの関連付けが可能で、消費税率の変更や法人のマイナンバー制度など、今後の制度改正が多く検討されており注目を集めています。

見積管理システムを選ぶ5つのポイント

見積管理システムを選ぶポイントは、以下の5つです。

見積管理システムはそれぞれに特徴があるため、選び方のポイントをおさえて自社に合ったシステムを選びましょう。

1. オンプレミス型かクラウド型か

見積管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

それぞれの違い・特徴を理解して、自社に最適なタイプを見極めることが大切です。ベンダーによっては、両方の形態を提供しているところもあるため、基本機能のみお試しプランを活用して決めましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社内で各種サーバーや通信回線を揃える運用方法です。オンプレミス型の場合、導入の際に専用の機器を購入する必要があるため初期費用がかかります。

一度導入すれば、ランニングコストがあまりかかりません。社内ネットワークで完結しているため、セキュリティ面に強みがあります。

クラウド型

クラウド型とは、オンライン上で提供されているサーバーをインターネットを介して利用する運用方法です。 クラウド型の場合、機器を購入する必要がないため初期費用が安いこと、場所を選ばず利用できることがメリットといえます。

社内外問わずアクセスできるインターネット回線を使用するため、オンプレミス型に比べてセキュリティ面で若干の脆弱性があります。

2. 自社の業種に適した見積書が作成できるか

見積管理システムはさまざまな違いがあるため、自社の業種・作業内容に適した見積書を作成できるシステムを導入しましょう。

業種によっては依頼の個別性が高く、案件ごとの類似性が見られない場合があります。そういった業種の場合、顧客ごとにカスタマイズが簡単で自由度の高いシステムを選ぶ必要があります。

どれだけ人気のシステムでも、自社の業種に適したものでなければ効率化は図れません。システムの詳細を確認し、自社の業種に適した見積書を作成できるシステムを選びましょう。

3. サポートやセキュリティは充実しているか

見積管理システムを選ぶ際は、導入後のサポートやセキュリティの充実度を確認しましょう。

見積管理システムの導入はできたものの、社内でうまく活用できないといったパターンはよくあります。システムを提供する企業のサポートの手厚さによって導入後の運用具合が大きく変わるため、アフターサポートの充実度もシステム選びの基準にしましょう。

セキュリティに不安があるシステムを導入すると、顧客情報が流出した際に企業としての信用レベルを著しく落としてしまいます。導入後のサポート体制と合わせてセキュリティ対策もチェックしましょう。

4. 他のシステムと連携できるか

見積管理システムのなかには、さまざまなITシステムと連携可能なものが多くあります。すでに社内でITシステムを導入している場合は、使用しているシステムと連携が取れるかを確認しましょう。

システムの連携ができない場合、見積書の管理・作成・共有にかえって手間がかかる可能性があります。

見積管理システムの詳細を把握し、現在社内で使用しているシステムと連携できるシステムを選びましょう。

5. 複数のシステムと比較して好条件か

見積管理システムを選ぶ際に、複数の企業を比較せずに選ぶと失敗する可能性が高くなります。

企業によって得意とする業種・サービス内容・費用が異なるため、予算内の費用で自社に合った企業を比較して選びましょう。

弊社が運営しているマッチングサイト『比較ビズ』では、ホームページ集客改善の実績が豊富なマーケティング会社が多数登録しています。どんなサービスを受けたいのか、Web上の相談フォームに入力すれば一括で複数の企業に相談することが可能です。

見積管理システムの費用は無料〜100万円と幅広い

見積管理システムの費用は無料〜100万円以上とかなり大きな幅があり、相場といえる金額を提示できません。

高価なものになるほど機能が充実しており、無料のものはエクセルとほとんど変わらないレベルのものもあります。

値段によって機能に差はありますが、高ければいいというものではなく「自社のニーズと合っているか」を重要視しましょう。

エクセルは見積管理システムの代わりになりますが、デメリットが多いため、おすすめできません。詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

Excelは見積管理システムの代わりになる？5つのデメリットと解決方法

無料のお試しプランで自社に合ったシステムを探そう

有料プランをすぐに導入するのではなく、無料のお試しプランをいくつか試すことで、自社に合った見積管理システムを探しましょう。

有料の見積管理システムの多くは、機能や共有できる人数を制限した無料のお試しプランが用意されています。

無料のお試しプランで自社に適したシステムかどうかを判断することで、後悔のないシステム導入を図りましょう。

おすすめの見積管理システム7選

おすすめの見積管理システムは、以下の7つです。

それぞれの特徴を把握して、自社のニーズに合った見積管理システムを選びましょう。

1. やよいの見積・納品・請求書

参照：弥生

「やよいの見積・納品・請求書」は会計ソフトの弥生シリーズが提供する見積管理システムです。誰もが使いやすいシンプルな操作性が特徴です。

見積書の作成だけでなく納品書・請求書の作成などもできる多機能の搭載で人気を評しています。30日間の無料お試しプランや購入後の1年間無料サポートなど、初めての導入でも安心できる点が多いです。

システム導入の経験がない企業にもおすすめです。

2. みつも郎

参照：KOBEV株式会社

「みつも郎」は、システム開発の老舗KOBEV株式会社が提供する見積管理システムです。カタログのように編集できる画像機能やスタンプ機能により、誰が見てもわかりやすい見積書を作成できます。

ローカルデータをクラウドストレージにそのまま保存できるため、スピーディーに共有できる点が魅力です。クラウドにアクセスしなくても共有可能で、共有処理のミスを事前に防げるメリットがあります。

3. ABACUS

参照：ABACUS

「ABACUS」は、イオンソフトウェア有限会社が提供する見積管理システムです。ABACUSは見積管理システムだけでなく、納品書や給与明細、領収書などの管理・作成システムがあるため、外部システムを使わずにシステム連携ができます。

見積書の作成だけでなく、顧客からの入金や回収残高の履歴も管理できます。見積書や請求書を同時に作成・管理できるので、業務の効率化を図りやすいことが大きな特徴です。

4. 見積Rich

参照：見積Rich

「見積Rich」は、株式会社コネクティボが提供するクラウド型の見積管理システムです。見積Richでは、発行される見積書が自動的に暗号化されるため、クラウド型のデメリットであるセキュリティ面も安心できます。

見積書作成・請求書作成・承認などすべての作業をクラウド上で完結できるため、テレワークや営業活動を力強くサポートします。特にテレワークの積極的な導入を考えている企業から人気のシステムです。

5. 楽楽販売

参照：楽楽販売

「楽楽販売」は、株式会社ラクスが提供する見積管理システムです。見積書の作成・管理だけでなく、請求データ・売上・入金データなどあらゆる業務・情報を一元管理できるという特徴があります。

さまざまな機能において高いカスタマイズ性で、企業に合わせたシステム運用が可能です。自社に合ったシステムを見極めるための「販売システム比較表」を無料で配布しているため、気軽に相談・検討ができます。

6. SalesQuoteAssistant

参照：Sales Quote Assistant

「Sales Quote Assistant」は、株式会社NIコンサルティングが提供するクラウド版・パッケージ版が用意されている見積管理システムです。

Sales Quote Assistantには、QAI（Quote Assist Intelligence）という、見積作成業務の精度や効率を上げるための独自のAI機能を搭載しています。

四則演算の設定が可能で、WEBに対応した自由度の高いフォーマットを作成できます。AI機能を搭載することで、ミスの防止・商品登録のサポート・チェックができる点がメリットです。

7. Misoca

参照：Misoca

「Misoca」は、弥生株式会社が提供するクラウド型の見積管理システムです。見積書や納品書、請求書の作成・管理・共有をクラウド上でおこなえます。

クラウド上で帳票が一元管理できるため、社内での情報連携がスムーズになり業務効率化が可能です。

見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成ができるため、作成ミスの防止が図れます。

まとめ

見積管理システムのメリット・種類を解説するとともに、おすすめシステムやシステム選びのポイントを紹介してきました。

膨大な量の情報が詰め込まれる見積書を一元的に管理・分析できる見積管理システムですが、自社の案件に適したシステム選びが重要です。

「比較ビズ」なら、必要事項を入力する2分程度で、貴社に合った見積管理システムをスピーディーに探せます。複数の会社に無料で相談できるのもポイントです。見積管理システムの選定に迷うことがあれば、ぜひ利用してみてください。

代表取締役 日向野卓也

監修者

株式会社GeNEE

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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