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見積管理システムとは?目的やメリット・費用相場を解説

最終更新日:2022年01月06日
株式会社GeNEE
監修者
代表取締役 日向野卓也
見積管理システムとは?目的やメリット・費用相場を解説

企業の営業活動において、見積管理は受注率をアップさせるのに欠かせないほど重要な業務です。その見積管理の効率化をアップするのが今回紹介する見積管理システムなのですが、具体的にどのようなことができるシステムなのかご存じでしょうか。ここでは、見積管理システムの概要とその種類や機能を解説するとともに、導入のメリットやシステムの選び方まで詳しくお伝えしていきます。

見積管理システムとは

見積管理システムについて解説する前に、簡単に見積管理について振り返っておきましょう。それから、それを効率化できる見積管理システムについて詳しくお伝えします。

見積管理の各工程

見積管理とは文字通り、見積書を作成し発行するまでの各工程の業務を管理することですが、具体的には以下のような項目を管理する必要があります。

見積書の作成

見積書を作成する際は、細かい部分まで間違いがないように正確に記載することが求められます。納品数、金額、納品日などわずかな認識のズレが大きなトラブルに発展することもあるのです。

承認フロー

承認フローが適切に管理されてこそ、見積業務のスピードアップが図れます。承認に余計な時間がかかっていては受注できるものまで逃すことになりかねません。しっかり管理すべき項目です。

適正価格の提示

顧客に提示する金額が大きすぎると受注は取れません。かといって、やみくもに値引きして原価割れしてしまっては経営が立ち行かなくなってしまいます。適正な価格をどうやって割り出すかは非常に大切な項目です。

ノウハウの共有

見積書作成の業務が属人化してしまっては、体制が変わった時に大幅に受注率を下げる原因となってしまいます。誰が担当しても一定の受注率を確保できるように、見積業務のノウハウを共有することが大切です。

見積管理システムの機能

上記の内容を効率化できるのが見積管理システムの大きな特徴です。おもに以下のような機能を備えており、各工程で効率アップが図れます。

見積書の作成

あらかじめ商品や顧客に合わせて見積書をテンプレート化することができるため、案件の性質に応じて最適なテンプレートを瞬時に使用できるようになります。また、システムによっては、見積書の作成だけでなくそれを顧客にメールとして送信することも可能です。

承認フロー

滞りがちな承認作業を、見積管理システムによって最適化します。見積書を迅速に作成しても、承認に時間がかかってしまっては顧客へのレスポンスまで遅れることになってしまいますが、見積管理システムの導入でその心配がなくなるのです。外出先でも承認作業が可能になります。

多数のシステムとの連携

見積管理システムの導入によって、原価管理システムなどほかのシステムとも連携できるようになります。

見積管理システムを導入するメリット

上記の見積管理システムの機能の説明によって、その導入にどのようなメリットが生まれるのかはおわかりいただけるはずです。ここからは、さらにそれらを詳細に解説していきます。

見積書のペーパーレス化による効率アップ

従来、ほとんどの企業ではエクセルによってテンプレートを作り、そこに製品の種類、単価、数量などを記入し、プリントアウトすることで見積書を作成していました。ただ、このような紙の見積書の場合、プリントアウトや郵送などに余計な手間やコストがかかるのがネックです。

見積管理システムは、紙の見積書のこのようなデメリットを解消します。製品ごとの単価をデータベースで管理できるため、見積書の作成が簡単な入力だけでできるようになり、PDF化してそのままメールで送信したり、ブラウザで閲覧できるよう共有したりなど顧客に提示するまでも迅速化できるのです。

その場ですぐに見積書を作成できる

見積書が迅速に発行できることは、価格の優位性のみならず競合他社との比較のうえで大きなアドバンテージとなる利点です。そのため、営業担当者は商談の最中にその場ですぐに見積書を作成しなければならないこともあるでしょう。

見積管理システムは、このような迅速さが求められる場面で力を発揮します。モバイル端末からデータベースにアクセスできるため、ネットにつながる環境であれば外出先でも移動中でもすぐに見積書の作成と顧客への提示が可能になるのです。

作成したその場で承認を受けられる

見積書の作成から実際に提出するまでに、決定権のある担当者に承認を得る体制を整えている企業も多いでしょう。ミスをなくすには重要な体制ですが、そのために作成から提出までの間にタイムラグが発生することは避けられません。

見積管理システムは、そんな作成から提出までのタイムラグをなくすのにも役立ちます。作成した見積書はネット上で共有されるため、リアルタイムでチェックを受けて承認を得ることができるのです。商談中に作成した見積書を、いったん帰社するまでもなくその場で提出できるようになります。

分析に便利

見積管理システムがあると見積書ごとの成約状況が手間なく管理できるようになるため、その履歴にもとづいた次の戦略づくりに役立ちます。過去の見積だけでなく、1件ごとの成約の利益率まで簡単に参照できるようになるため、業務改善のための分析にも貴重な資料として活用できるようになるでしょう。

見積管理システムの種類や機能の違い

見積管理システムの代表的な機能やメリットはここまでお伝えした通りですが、個々の製品には細かな機能の違いを始めさまざまな相違点があります。そこで、見積管理システムのおもな種類の特徴を以下に紹介しましょう。

仕入・在庫・販売管理機能付きのタイプ

見積書の作成だけでなく、受発注の処理や商品の出荷、さらに請求書を発行したり売掛金を管理したりといったことまで、あらゆる業務に対応しているシステムが最近の人気です。

こうしたシステムの特徴は、導入する企業ごとに自社で最適なシステムにカスタマイズできることにあります。使うほどに使いやすい設計に改良していけるのが大きな強みです。

また、事前にスケジュールを登録しておくと、物品の販売や売上計上処理など定期的な工程をパターン化できるシステムもあります。入力する手間も省略できる最新のシステムで、それだけに導入には多額のコストがかかりますが、多岐にわたる業務を大幅に効率アップできるということで、大企業を中心に導入する企業は多いです。

モバイル端末に対応するタイプ

スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応するシステムもあります。パソコンがなくても、外出先であれ移動中であれいつでも見積書の作成が可能です。顧客に対応できるスピードが従来より大幅にアップしますから、いち早く導入することでまだ導入していない競合他社に大きな差を付けることになるでしょう。

将来的な制度改正まで見越したタイプ

法人のマイナンバー制度などで注目されているのが、国の法律や制度の改正にも対応できるタイプの見積管理システムです。最新データとの関連付けが可能なタイプで、今後ふたたびあるかもしれない消費税率の変更にもスムーズに対応できます。

見積管理システムの選び方

多彩な機能を持つさまざまな見積管理システムが登場していますが、ただ最新システムを導入すればそれでよいわけではありません。

システムの導入で業務の効率化を図るには、予算や必要な機能など自社ならではの事情を考慮し、数あるシステムのなかから最適な製品を選ばなければなりません。そこで、ここからは見積管理システムの選び方について、詳しくお伝えしていきましょう。

オンプレミス型かクラウド型か

見積管理システムを選ぶ際、最初に考えるのがオンプレミス型かクラウド型かではないでしょうか。オンプレミス型の場合、機器を購入する必要があるため初期費用はかかります。ただ、一度購入してしまえばその後のランニングコストはそれほどかかりません。ネットワークが社内で完結しているため、セキュリティ面にも強みがあるのがメリットです。

クラウド型は、場所を選ばず利用できることが最大のメリットでしょう。営業社員が多くてモバイル端末を駆使するのであれば、クラウド型の方が重宝しそうです。初期費用が安いというメリットもあります。

いずれのタイプを選ぶべきかは、企業の規模や業態、予算などによって変わってくるのでどちらがよいと断言できるものではありません。ベンダーによってはオンプレミス型とクラウド型、両方の形態で提供しているところもあるので、基本機能のみの割安の製品を試してから自社にベストな形態を決めていくのがよいのではないでしょうか。

自社の業種に適した見積書が作成できるか

あらゆる業種、あらゆる業態の企業が見積書を発行しますが、当然ながら見積管理で必要な項目は企業ごとに異なります。個別性が強い見積が多く、案件に類似性がないような業種もあるでしょう。そんな業種にとって業務効率化のためにシステムを導入するのであれば、自社が必要とする項目にカスタマイズできるなど自由度の高いシステムを選ばなければなりません。

サポートやセキュリティの充実度

見積管理システムを提供するベンダーが、導入後のサポートまでしっかり行なっているかはぜひ確認しておくべきポイントでしょう。導入したはよいが使い方がわからなかったりすることはあるものです。そんな時にシステムを提供する企業が手厚くサポートしてくれるかどうかで、その後の運用具合も違ってきます。

また、セキュリティ面も無視できないポイントです。当然ながらセキュリティに力を入れている企業が提供するシステムの方が、システムのセキュリティ自体強力になる傾向があるので、ベンダーである企業のセキュリティポリシーなども確認したうえで導入を決めましょう。

万一、セキュリティに不安があるシステムを導入してしまったがために顧客情報が流出するようなことが起きたら、たとえ自社の落ち度とは言えないとしても信用レベルは著しく下がります。サポート体制と合わせてセキュリティ対策までしっかりチェックするようにしてください。

見積管理システムの費用

見積管理システムの費用はピンからキリまでさまざまであり、なかなか相場というものを提示することはできません。実際、無料で提供されている見積管理システムもあるぐらいですので、その気になればコストをかけずに導入することも可能です。

ただ、無料のシステムの場合、何かと制限があるものです。たとえば、作成可能なアカウント数が限られていることはよくあるケースで、利用できる人が限られてしまうことがあります。なお、導入時点で問題を感じていなくても、のちにシステムの利用者を増やしたいと思う時も訪れないとは限らないので、なるべくアカウント数に余裕があるものを選ぶようにしましょう。

また、無料で利用できるシステムの場合、有料版の製品の機能を制限した形で提供されているケースもよくあります。いわばお試し版のようなものであり、見積管理システムがどのようなものかを体験するためのものです。自社に適したシステムかどうかを試すのには便利ですが、無料版のままでは実際の複雑な業務に対応し切れないことが多いでしょう。

有料のシステムを比べると、数万円程度のものから100万円以上するものまでかなりの費用差があることがわかります。もちろん高額なシステムほど高度な機能が充実しており、安価なシステムにはせいぜいエクセルで入力するより多少マシな程度というレベルのものも見られます。

しかし、「高いということは良いものだろう」と、安易に高額なシステムを選ぶのも賢明ではありません。やはり、自社が必要とする機能を過不足なく備えているかがシステム選びでは大切な視点です。

おすすめの見積管理システム

最後に見積管理システムや見積作成ソフトのなかからおすすめをいくつか紹介します。一般的に評価の高いものを集めましたので、迷った時は参考にしてください。

やよいの見積・納品・請求書

会計ソフトの弥生シリーズから出ている見積管理システムの「やよいの見積・納品・請求書」です。シンプルな操作性で誰でも使いやすく、それなのに見積書の作成以上のことができる高機能ぶりで評価されています。

みつも郎

ローカルのデータをクラウドストレージにそのまま保存できるため、スピーディーに共有できるのが魅力の見積作成ソフトです。クラウドにアクセスしなくても共有できるメリットがあります。

ABACUS

見積書・請求書の作成と同時に、請求書への入金や回収残高の履歴まで管理できるソフトです。見積業務と請求業務が同時に効率化できます。

見積Rich

クラウド型の見積作成ソフトで、1ユーザーまで無料で使えます。クラウド型なのでどこでも好きな場所で作成できるのが強みです。個人事業主の方なら無料のまま便利に使えるでしょう。

楽楽販売

最後に紹介する楽楽販売は、見積、販売、案件などさまざまな情報を一元的に管理できる高機能のシステムです。ワンタッチでさまざまな処理が自動化できる簡単な操作性がすばらしいだけでなく、高いカスタマイズ性を持っているため、あらゆる業種・業態の企業に導入できます。

まとめ

見積管理システムについて詳しく見てきました。今後の企業戦略にとって見積業務の効率化は非常に重要であり、そのための武器となるシステムの導入はどんどん進めていくべきではないでしょうか。

とはいえ、実際に導入するとなるとどんなシステムを選べばよいかわからないことも出てくるはずです。そんな時は『比較ビズ』をご利用ください。見積を始め業務管理システムを提供する会社を数多く紹介しています。複数の業者に一括相談することが可能で、しかも、仲介手数料などは発生しませんから、見積管理システムがどのようなものか興味があるというレベルでも気軽に活用してみてはいかがでしょうか。

監修者の一言

見積管理システムを導入するメリットは大きく5つあると考えます。

・見積書作成業務の効率化・ペーパーレス化を実現できること
・システム化(クラウド化)することにより、場所を選ばずに見積書の作成ができること
・システム上に承認機能を搭載することで、見積書発行時間の短縮・内部統制対策が取れること
・原価管理システムと連携させることで、原価や利益利率を考慮した適切な見積書が作成できること
・経営改善につながる分析ができること

社内の見積書作成業務で年間どの程度の稼働時間が費やされているかを計算した後、システム化により削減可能な稼働時間と比較し、費用対効果が見込めそうであれば導入の検討をおすすめします。

株式会社GeNEE
代表取締役 日向野卓也
監修者

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。MBA取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータなどで大手法人領域(大手流通企業、大手小売企業)の事業開発、事業企画等の業務に従事。その後、米国・台湾の海外大学への研修留学を経て、株式会社GeNEEを創業。

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