見積管理システムをエクセルで行う5つのデメリットと解決方法

更新日:2021年10月15日 発注カテゴリ: 業務システム開発
株式会社GeNEE
監修者
代表取締役 日向野卓也
見積管理システムをエクセルで行う5つのデメリットと解決方法

エクセルは使い勝手がいいので、本記事の本題である見積管理を始め、帳票や仕様書、マニュアルなどを作るときによく利用されます。特に見積管理はエクセルの真骨頂となる表計算機能を、いかんなく発揮させることで使いやすそうと感じますよね。確かにそのようなメリットはありますが…蓋を開けてみると、メンテナンスがしづらいため何かしらの更新作業をする場合は、非常に厄介なことになり逆に面倒になることが多い欠点も持っています。ということで、以下より「見積管理はシステムで行うべき!」について、以下より説明をしていきます。

見積管理をエクセルで行った場合に発生する5つのデメリット

「なぜエクセルで見積管理をしてはいけないのか?」を一言で説明をすると…「長い目で見たとき絶対に管理が破綻するから」となります。

冒頭でお話した通り、エクセルは確かにとっつきやすく誰でも簡単に扱えるため、その場で見積書や見積管理表などをサクッと作成することが可能です。

また、お金の計算をさせるわけですから、エクセルを利用するべきなのでは?と感じた人もいるかと思います。

ただし、これはあくまでも「作成」という視点であり「管理」という視点で言うと、デメリットでしかないのです。

ということで、5つのデメリットについてまとめていくので「なるほどな」と感じてもらえる幸いです。

デメリット(1)見積書と見積管理表など多重管理が発生する

顧客へ提出する見積書と、会社内で検討する見積書は、全く内容が異なることが多いですよね。

もちろん、最終的な見積金額は同じにはなりますが、チェックしないといけない項目が異なるため、どうしても内容が違うものになってきてしまいます。

つまり、客先提出用の見積書と社内検討用の見積書を作成しないといけなくなり、二重管理をしないといけなくなってしまうことになります。

ただ、これぐらいの問題であれば、工夫次第で1つのエクセルファイルで行うことはできます。

ですが…1つで管理するということは、客先に見せたくない情報が載ってしまうリスクが発生してしまいますよね。

その結果、最終的には、別管理の方がいいと落ち着くケースが多いです。

さらに、この2種類のファイルを管理するため、エクセルを使って追加で見積管理帳表みたいな帳票が誕生し、三重管理になってしまうこともしばしばあります。

このような状況になってしまって行きつく先は「更新作業が発生した場合、1つのファイルだけ更新をして、他の2つのファイルの更新を忘れてしまう」というものです。

ひどいケースだと、この3つエクセル以外にも、更新履歴を残すための帳票がさらに誕生したり、何処になんの見積書があるのか?の帳票が誕生したり、帳票地獄に陥ってしまうことも多々あるのです。

ということで、1つ目のデメリットは、管理が大変で担当者の負担を重くしてしまう大きなデメリットになります。

デメリット(2)各々で作成した見積書が共有ができない

エクセルで見積書を管理した場合、各担当者が思い思いにエクセルで作っていくことになるため、情報の共有ができないデメリットが発生します。

一般的に、見積書のような会社内で共有する必要があるファイルは、サーバを立てて共有フォルダにファイルを置いて誰でも見るようにしておくような運用方法とするケースが多いです。

実はこれ…第一印象としては簡単そうに見える運用方法ですが、まさに「言うは易く行うは難し」を体現してしまう状況になってしまうデメリットがあります。

というのも、見積書を作成する場合、個人PCで行うことが多くなります。

サーバ上にある共有ファイルを直接、修正することもできますが、ネットワークに負担を掛けてしまうこともありますし、接続が切れてしまって上手く保存ができなかったりとリスクが大きいです。

かくいう私も、サーバ上にあるファイルをエクセルで長い時間、こまめに保存もせずに修正をしていたとき、ネットワークが切れてしまってエクセルがフリーズして作業が水の泡になってしまう経験を何度もしています。

このような残念なことにならないためにも、個人PCで見積書を作成する方がよいわけです。

そして、この作成したエクセルをサーバへアップするのを忘れてしまって共有ができない状態に陥ってしまうことになります。

その結果、別担当者が「まだ見積書を作っている人間はいない」と判断してしまい、同じ案件の見積書を無駄に作ってしまうことに繋がる可能性もあります。

さらに、アップし忘れに気がついた担当者がサーバへアップするとき、誤って別担当者が作ってくれた見積書を上書きしてしまうリスクも出てきます。

と、このように共有ができず一括管理ができないデメリットになるわけです。

デメリット(3)社名を始め一括での情報変更が難しい

見出しに記載した内容を見て「エクセルが持っている置換機能を使えば何の問題はないのでは?」と考えた人もいらっしゃることでしょう。

鋭い指摘ですが、残念ながら「それができれば苦労はない」という、返答になります。

というのも、エクセルの置換機能は、お世辞でも使い勝手のよいものではなく、置換しているのにできていないケースがあるのです。

そもそもエクセルの置換機能は、あくまでも「セル」に対して行っているだけで「テキストボックス」は対象外です。

もし作成してきた見積書に「テキストボックス」を使って社名を入れていた場合、一括で変換することができないというわけです。

(テキストボックスってなに?とエクセル初心者の方は、置換ができない場合もあるんだなと理解してもらえば問題ありません)

となれば、1つ1つ人の目でチェックして修正していくことになるため、絶対にヒューマンエラーが発生につながってきます。

これに加えて、1つの見積案件に対して、1つのエクセルファイルを作っていた場合、ファイルを開いたり閉じたりしないといけなくなります。

つまり、さらにチェック・修正作業は重いものに途方も無い作業となるため、ミスに繋がることになるわけですね。

デメリット(4)パソコン毎に表示が違うレイアウト崩れがおきたり数式ミスが発生してしまう

「エクセルあるある」で、画面に表示されている通り、またはプレビュー通りに印刷ができない問題が発生することが多いです。

同じファイルなのに、異なるパソコンで印刷をすると、まったく別のレイアウトで印刷されることもあります。

本当にイラッとする現象です…。

そもそも、ファイルを開いただけで、レイアウトがめちゃくちゃになっていることも、よくある話です。

そして、レイアウトを直すためにファイルを修正したときに、余計なところを修正してしまい数式ミスに繋がってしまうこともあります。

(数式とは、エクセルに「AっていうセルとBっていうセルを足し算して結果を表示してね!」というような命令をセルに対して行える機能です)

また、数式に関しては、エクセルのバージョンによってエラーとなってしまうことも多々あります。

だからといって、修正をしてしまうと、今まで正しく計算されていたエクセルバージョンでエラーとなってしまうことになり…あっちを立てればこっちが立たず、こっちを立てればあっちが立たず状態に

この状態に陥ると、まったくメンテナンスができなくなり、余計な時間を喰ってしまいます。

デメリット(5)自動化できないためヒューマンエラーが発生しやすくなる

エクセルは、あくまでも表計算を得意としているだけであり、見積書の入力や出力を支援するアプリケーションではありません。

したがって、数字やちょっとした入力の自動化をすることは可能ですが、少しでも複雑な作業を必要とすると、たちまち対応することができなくなります。

その結果、手入力で対応することになります。

ということは…人の手が入れば入るほど、ヒューマンエラーが発生するリスクが高くなってしまう状況になってしまうわけですね。

ただ「VBAを使えばいいのでは?」と考えた人もいらっしゃるかと思います。

おっしゃる通りで、VBAを使えばある程度の自動化をすることが可能です。

しかし、エクセルのバージョンやOSのバージョンに依存することが多く、使い勝手を悪くしてしまうことに繋がることもしばしばあるのです。

先のお話でもあったように、エクセル機能を使って何かをやらせようとした場合、どうしてもエクセルやOSのバージョンに依存してしまうことを覚えておきたいところです。

そもそも依存してしまうと、誰でもどのような環境でも使うことができないということに繋がります。

その結果、使い勝手が悪くなってしまいます。

だからこそ、できるだけ環境に依存しないようにすることが重要になるのです。

見積管理はエクセルではなくシステムで行うべき

見積をエクセルではなくシステムで管理した場合、何がよくなるのか?を、ここから説明をしていきます。

理由は単純で、大きく2つに分けることができます。

1つが「リアルタイムで複数の人が扱うことができる」ということ、2つ目が「業務効率が上がる」ということです。

早速、詳しいお話を以下からしていきましょう。

以下の説明が小難しく感じてしまうかもしれませんが…一言で言えば、上記で上げたデメリットをすべて解消ができると理解していただければ結構です。

メリット(1)リアルタイムで管理ができる

システムにした場合は、まず「ファイルの共有」という概念がなくなります。

というのも、みんなでシステムにアクセスをして見積書を作成・閲覧、そして更新や削除、出力をすることになるため、ファイルうんぬんの話ではなくなるのです。

これが意味することは、誰もがいつどんなときでも、リアルタイムに管理することができるということになります。

その結果、見積書を二重管理をせずに済むことにもなりますし、社名を始め情報変更が容易にできるようになります。

メリット(2)業務効率が上がる

2つ目のメリットである「業務効率が上がる」ことは、思っている以上に大きなメリットで、システム導入をするための費用を直ぐに回収できるほどの効果が期待できます。

例えば、余計な帳票を作って管理する必要がなくなったり、エクセルあるあるのレイアウト崩れがなくなったり、数式ミスが発生してしまったりと、挙げればキリがないほどのデメリットを改善することができます。

それくらい効率化を図ることができるということですね。

そして、最も大きなメリットと言えるのが「データベース化ができる」ことです。

データベース化をシステムで行うことによって、過去の見積実績が簡単に分かるようになり、調査時間や精査時間の大幅短縮が可能となります。

具体的には、過去の見積書だったり、作成中の見積書だったりの検索がしやすくなり、ファイルをいちいち開かなくていいという大きな業務効率改善ができるのです。

くどいですが、見積管理システムの検索機能は思っている以上に優れているモノとなっています。

まとめ

「見積管理はエクセルで行うよりもシステムで行った方が多くのメリットが間違いなくある」

これが、結論となります。

エクセルの手軽さというメリットは確かに大きいです。

しかし、それはあくまでも自分だけの話であって、会社全体、チーム全体という視点で見たときはデメリットの方が大きくなってしまいます。

特に、ノウハウを蓄積して、蓄積したモノを上手く活用したり、後世に残すことを考ると、断然システムで管理した方がいいです。

単純に、検索機能やメンテンス機能がシステムは想像以上に優れているため、管理がしやすいからです。

もっと言ってしまえば、エクセルが持っている機能はシステムに搭載することはできますが、システム独自の機能はエクセルへ搭載することはできません。

このような理由もあって「エクセルではなくシステムで!」という結論になるのです。

監修者の一言

エクセルは非常に便利なツールですが、あくまで個人もしくは少人数のユースケースを前提とした仕様です。組織の成長に合わせて、システム移行の検討を行う必要があると思います。

弊社のお客様の中にも、「人が増えてデータ統合・管理が大変になった」、「エクセルだと大量かつ複合的な処理ができないことに困っている」、「他のツールとの連携に限界を感じている」、「エクセルの更新誤りがあり、お客様に迷惑をかけてしまった」というような理由で、エクセルからシステムへ移行を図るケースが増えています。

見積発行・見積管理業務に携わる担当者から問題の声が上がったらすぐにでもシステム化の検討に入ることをおすすめします。

株式会社GeNEE
代表取締役 日向野卓也
監修者

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。MBA取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータなどで大手法人領域(大手流通企業、大手小売企業)の事業開発、事業企画等の業務に従事。その後、米国・台湾の海外大学への研修留学を経て、株式会社GeNEEを創業。

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