大企業では経費精算システムが活躍！

大企業が経費精算システムを利用するメリット

人数も多い大企業では、経費精算システムを利用するメリットが多々あります。 もっと効率的に仕事をこなしたい場合、上手に活用しましょう。

リモートワークでも使いやすい

コロナウイルスの影響もあり、特に大企業では率先してリモートワークを取り入れているのではないでしょうか。 リモートワークは家などからパソコンにつなぎ会議を行うため、直接承認のハンコが欲しいと思ってもすぐには難しいのが現状です。

出張などは減っても、ほかにも経費として申請したいものを利用、購入した場合大変不便に感じてしまいます。 紙の経費申請書の場合は、どうしてもチャックしその証拠の印鑑が必要です。

経費精算システムを利用しておけば、紙を使っての申請ではなくなるためスムーズに承認ができます。

スマートフォンを利用できる

社員のほとんどが、スマートフォンを持っているでしょう。 経費精算システムではパソコンのほかにもスマートフォンにも対応しているため、気軽に申請ができます。

近くにパソコンがなくて後回しとすることもなく、ポケットからスマートフォンを出してそのまま読み込みをするだけです。 その後承認に関わる上長や経理担当者の元へ順番に送られてくるため、効率が良くなります。

クレジットカードとの連携も可能

もっと手軽に経費精算システムを利用したいという場合、クレジットカードを利用して連携できるシステムを選んでも良いでしょう。 手入力をしなくてもクレジットカードを使い出張費やタクシー代などを払ったら、申請する側が何もしなくても経費精算システムにそのデータを送ることができます。

自動で連携ができるうえ、さまざまなクレジットカードにも対応しています。 経費として利用する場合にすぐクレジットカードから何にお金を使ったのかわかるため、不正利用も防げるのもメリットです。

システムを導入する際、検討してみても良いでしょう。

ミスがなくなる

どうしても人が確認している場合、わざとでなくても間違ってしまう場合があります。 申請者がよくわからないまま金額を多めに記入して提出したとしても、見間違ってそのまま受理してしまうということもあるでしょう。

システムを導入すれば、機械はほぼミスをしないため間違うことがありません。 Excelに手入力する際など、実際の数字は目で見て頭の中でも把握しているはずでも、間違えてしまう場合もあります。

細かく設定ができる

大企業では社員がたくさんいるため、できる限りミスを防げるようにと承認する際の点検を複雑にしている企業もあるのではないでしょうか。 企業独自に設定している場合も、細かくどうするのか経費精算システムの中でできます。

そして、はじめに自社としての設定をシステムに行えば、それに従って点検し進めてくれるためミスも減ります。 人がするよりも正確に設定でき、システムが自動チェックしてくれるため安心です。

申請する人が楽になる

これまでハンコをもらうために紙にどのように使ったのか書き、上司の手が空いたときを見計らって申請しいた方は、経費精算システムを取り入れると大変楽になります。

さらに、領収書の内容も目で確かめながら打ち込まなくても、写真を利用して撮影するだけで簡単に申請ができます。 打ち間違いなどもなくなり、サクっと写真撮影するだけなため大変楽です。

ただ、細かい事項については手入力が必要になってしまいますが、それでも金額や日付はほとんど読み込み可能なため間違いが少なくなります。

交通費の計算も楽

皆電車などを利用するため、経費の中でも交通費の申請が多いかもしれません。

しかし、自分たちで区間を調べ料金がどの程度だったのか確認するのは大変ですし、見間違えてしまえばミスにつながります。 経費精算システムを利用すれば、定期券が適用された後の運賃の計算なども簡単になります。

定期券区間を設定していくと、運賃が自動で計算され時間を取られることもありません。 これまでよりも楽になりサクサク申請できるため、経費精算システムのメリットを実感できるでしょう。

中にはカードの情報を読み取ってくれるものもある

どの経費精算システムを選ぶかにもよりますが、中にはカードの情報を読み取ってくれるものがあります。

ほとんど方は都度現金を投入して切符を買うのではなく、SuicaやPASMOを利用して通勤や移動をしているでしょう。 このカードの情報と連携できるシステムもあり、何もしなくても読み込んでもらえます。

さらに、ミスや間違いがなくなり、大変楽に利用できます。

溜め込まなくていい

紙の領収書を申請するときには、伝票を作り領収書を貼り付けしないといけないなど、手間を感じていたかもしれません。 ほとんどやることがないときには余裕の時間があるためそこまで苦にはなりませんが、さまざまな業務を抱えていると「月末までになんとかすればいい」と後回しになってしまいます。

そうしているうちにどんどんと溜まり、月末近くに焦りながら作業することも多くなってしまいます。 サクっとできる作業ではないと、すぐには終わらないと感じ後回しにしてしまうでしょう。

経費精算システムは後回しにする必要がなく、すぐに入力や読み取りができます。

ノリで貼り上司などのハンコをもらうなどさまざまな手間が一気に省けるため、その日のうちに忘れずに申請が可能です。 パソコンが近くになくても、スマートフォンですぐに申請できます。

外出先や隙間時間に入力ができる

大企業の場合、さまざまな社員が外回りや営業があり、外出していることも多いでしょう。 これまでは会社にいるときにしか作成してハンコをもらえませんでしたが、経費精算システムを利用すれば外出先でサクっと申請ができます。

特に、営業回りでほとんど外にいる方でも、自分の空いた時間を使い領収書を読み込むだけで申請が終わります。 予定は急に入ってきたりなくなったりするため、その時間を有効に使いたいと思っている方は多いでしょう。

経費精算システムを取り入れると、ちょっとした隙間時間も有効に利用できます。

手順も簡単に使える

はじめは新しいシステムが導入されるとなると、皆気構えてしまうかもしれません。 難しいなら、今までのままで構わないのにと感じる社員も出てきます。

しかし、手順も簡単に使えるため、最初は拒否反応を示す社員なども実際に使ってみれば利用しやすく受け入れてもらいやすいでしょう。 今までの作業が楽になることが目的のシステムなため、1回使い方を覚えてしまえばそんなに難しいわけではありません。

チェックする側も楽になる

申請する側だけでなく、チェックする側としても大変楽になります。 特に、交通費の計算では、申請されているものが間違いないか一つひとつじっくりと調べてミスのないようにしなければならなかったのが、自動で計算してもらえるようになりチェックに時間をかけなくても良くなります。

さらに出先で空き時間に今を有効に使いたいと思ったときにも、申請がタイミング良く上がってきていればその場でチェックが可能です。 チェックする側としても時間が有効に使えるようになるため、大変助かるでしょう。

会計ソフトとも連携ができ手間が省ける

これまでは自分で入力しなければいけなかった部分も、会計ソフトとも連携ができ再度入力する手間がありません。 何の作業もですが、連携でき手間が省けるようになると時間が空き、ほかのことができるようになります。

会計ソフトと連携されたときには、自動で仕訳もしてくれます。 自分たちで仕訳の勘定科目を考えなければいけないこともなく、簡単です。

入力や申請のミスがあってもスムーズに対応できる

万が一ミスを発見してしまったとしても、また申請者を探して紙を渡しまた書いてもらうという手間が省けます。 そのままシステムの中でどこがおかしかったのかをコメントで知らせて差し戻すだけなため、すぐに行えます。

申請者側としても自分の業務の空き時間にそのコメントをチェックして、言われたように不備を直しすぐに申請ができ便利です。 システムを通してやり取りをするのは、直接探して顔を合わせるよりも楽です。

さらに、経費精算システムを利用していれば、ほとんどミスが出てくることもありません。 これまでよりも業務が全体的にスピード感を持って済ませられるため、実際に使ったら手放せなくなるでしょう。

大企業での経費精算システムのデメリット

人数も多いため経費精算システムを利用すると作業もスムーズに進みおすすめではありますが、多少のデメリットもあります。 利用する前にどんなものがあるか把握し、対策を考えておきましょう。

利用する方全員の教育が必要

実際に使い慣れてしまえばそんなに難しいものではありませんが、何の説明もなしに「明日から経費精算システムを利用するからスマートフォンに登録してくれ」と言われても、困る方もいるでしょう。 特にスマートフォンは持っていても、通話ぐらいにしか利用しない方もいます。

ある程度その社員に合わせて教育をしないと、大変な思いをしてしまいます。

まずはすぐに全員で利用と進めていくのではなく、使い方を説明する時間を設けていきましょう。 特に大企業の場合社員の人数も多いため、この教育の時間を取るのが大変かもしれません。

さらにスマートフォンを利用する場合には、年代やその方に合わせた教育も必要です。 そうではないと、中にはクレームを上げてくる人も出てくるでしょう。

情報が洩れないように注意をしよう

さまざまな人で利用をするためもしかしたら情報が洩れてしまう可能性もあり、その際にどう対応するか、そもそも情報が洩れないようにどう対応するのかを決めておかなければなりません。 何かが起きてから考えるのでは遅いため、企業の中でセキュリティ対策をしっかり行いましょう。

大企業向けの経費精算システムを紹介

ここからは大企業でも使いやすい経費精算システムについて、いくつかサービスを紹介していきます。 これから導入し活用する際には、参考にしてみてください。

jinjer経費

皆が利用する電車などの交通費の計算が大変楽になり、使いやすいシステムになっています。

駅の時間や運賃を調べる際に役立つ駅すぱあとと連携しているため、簡単に交通費を精算してくれます。 定期区間も自動控除してくれるため、こちらの手間も省けるでしょう。

さらに社員が持っているICカードと連携も可能なため、すぐに金額が出てくるため使ったら便利さを感じるでしょう。 どんなサービスかまずは使ってみたいという方のために、無料トライアルがあります。

まずはお試しで利用してみて、これなら長く使えそうと感じた場合契約しても良いでしょう。

楽楽精算

すでに使って満足している企業も多く、7000社の導入実績を持っているところも特徴です。 申請をする方が経費を撮影し送る際に、項目を選択するだけで仕訳をしてくれるため、経理担当が改めて仕訳しなければいけない手間も省けます。

さらに、カスタマイズができるため、その企業に合わせたルールなども組わせてチェック体制を整えられます。 大企業になると社員の人数も多いことから、その点が複雑になってくるでしょう。

使い方がわからないときなどのサポート体制も充実しているため、大変使いやすくおすすめです。

大企業向けの経費精算システムを選ぶポイント

さまざまな経費精算システムがあるため、どんな点を重視して選べば良いのか悩んでしまうかもしれません。 こちらでは、選ぶときのポイントについて解説していきます。

自動で入力できるかどうか

どうしても手入力しなければいけない項目が多くなってしまうと、間違いが起きてしまいます。 頭の中では正解の数字があっても、なぜか手が勝手に間違ってしまい見直しても気が付かなかったという場合もあります。

しかし、自分で手入力をするのではなくスマートフォンのカメラなどで撮影して自動入力ができれば、間違いのないデータ化が可能です。 さらに、申請する側もレシートや領収書を見ながら1項目ずつ確かめ入力するよりも、一発で写真にて撮影したほうが楽です。

日付や金額も確実にデータ化でき、社員も使いやすいとわかると即時に申請をあげてくれるようになります。 手入力が多くなってしまいがちな経費精算システムよりも、ほぼすべてデータを自動で読み込んでくれるサービスを選びましょう。

スマートフォンに対応していること

ほとんどの経費精算システムでは便利に機能が使えるように、スマートフォンに対応している場合がほとんどです。

しかし、中にはスマートフォンに対応していない場合もあり、パソコンからしか申請ができないケースもあります。 パソコンの場合そのときどこかに座って立ち上がった状態で使っていれば申請もしやすいですが、空き時間でと思っても電源を切っている場合や移動中のときには気軽にチェックができません。

それに比べてスマートフォンは移動中にも簡単に内容をチェックできますし、電車やタクシーの移動時間、ちょっとした次の用事までの空き時間にも確認できます。 このタイミングで経費精算システムが利用できれば、迅速な対応が可能です。

申請する側も承認する側も、スマートフォンに対応していることがスピーディーに仕事ができ便利だと感じる条件にもつながってくるでしょう。

自社の好きなようにカスタマイズできる

大企業の中でも自社だけのルールなどもありますし、この機能だけは付けたいという要望もあるでしょう。

しかし、カスタマイズできる機能が少ないと、自分たちが求めているものを付け足すことができず逆に使いにくい経費精算システムとなってしまうかもしれません。 自社に合わせた詳細な設定ができるものを選べば、これまでの体制を崩すことなくスピーディーに仕事ができます。

自分たちに合わせられるかは使いやすさを変えるため、妥協しないようにして選びましょう。

まとめ

大企業では従業員の人数も多く、接待に交通費など経費の申請も多々あります。 人だけで作業するよりも、経費精算システムを取り入れるだけで大変効率良く仕事ができます。

スマートフォンを利用し、いつでもどこでもサクサクと申請、承認作業も進められ企業全体の仕事の流れもスピーディーになり便利です。 効率の良い仕事ができるように、ぜひ経費精算システムを取り入れてみてください。

代表取締役　新井まさみ

監修者

アメニティ株式会社

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。