大企業におすすめの経費精算システムは？導入のメリットやデメリットを解説

大企業におすすめの経費精算システム10選

大企業が利用しやすく、それぞれの特徴や強みを持つおすすめの経費精算システム10選を紹介します。

1. 楽楽精算

大企業の導入実績を重視するのであれば「楽楽精算」がおすすめです。7,000社以上の導入実績を持ち、経費精算をすべてWeb上で完結できるのが大きな特徴でしょう。電子帳簿保存法にも対応しており、ペーパーレス化の推進にも役立ちます。

今後予定されている制度にも対応済みであることも大きなメリットです。2023年10月に施行されるインボイス、2024年1月の電子保存義務化のどちらにも対応しており、すぐに導入しても安心です。

専任のサポートスタッフが問い合わせやトラブルに対応する体制が整っているのも魅力的といえます。月額3万円、初期費用10万円前後から導入可能です。

2. Concur Expense

大企業におすすめの経費精算システムとして「 Concur Expense 」も高い人気を誇ります。Concur Expenseは世界各地で導入実績があり、国内経費精算市場でも8年連続1位を獲得しているほど人気のシステムです。

スマホやタブレットなどに対応しているため、領収書を撮影してそのまま経費精算の申請、上司の承認へと手続きを進められます。

営業担当者がよく利用するホテル手配やタクシー配車、交通系ICカードなどの外部アプリと連携しており、出張時の経費精算にもとても便利です。大企業だけではなく、中小企業も月額3万円台、初期費用0円から導入可能で、無料トライアルが利用できる点もメリットです。

3. ジョブカン経費精算

経費精算システムの導入を検討している大企業には「ジョブカン経費精算」もおすすめです。大きな特徴は、1ユーザーの月額料金が400円と非常にリーズナブルである点でしょう。

さらに30日の無料トライアルが利用可能であるため、しっかり機能を試してから導入を検討できます。

ジョブカン経費精算は、操作方法がシンプルでわかりやすいのもメリットの1つです。中高年の従業員やパソコンに不慣れな従業員も問題なく使いこなせます。

乗換案内連携、ICカード読み取り、代理申請・承認、Googleアカウントとの連携など多彩な機能に加え、英語・韓国語・タイ語に対応しているため外国人従業員にも優しいシステムです。

4. マネーフォワード クラウド経費

大企業で経費精算の申請者が多い場合は「マネーフォワード クラウド経費」がおすすめです。マネーフォワード クラウド経費は申請者の負荷を軽減することで、操作性が高く使いやすいと高い評価を得ています。

マネーフォワード クラウド会計や他のシステムとの連携も可能で、すでに会計システムを導入している大企業でも導入可能です。コーポレートカードやスマホ決済、電子マネーなどの決済方法に対応しており、キャッシュレス化を推進したい企業におすすめです。

1カ月の無料トライアルが利用可能で、月額料金3,980円から、6人以上利用の場合1ユーザーあたり500円の従量課金とリーズナブルな料金体系もメリットといえます。

5. Spendia

出張や接待などで多くの経費を使う大企業の場合、次世代経費精算モバイルアプリケーション「 Spendia 」もおすすめです。経費精算の申請者だけではなく、経費をチェックする管理職側の利便性も考慮して開発されているのが特徴でしょう。

経費精算で独特の習慣やルールがある大企業にも対応可能なのがSpendiaの強みです。スマホによる申請・手配、支払・精算に対応、経費の分析や他システムとの連携もスムーズに行える点もメリットの1つ。不備のある申請を自動で差し戻したり、不正な申請を検知できる豊富な機能も魅力的といえます。

6. TOKIUM経費精算

大企業や中小企業から幅広く支持を集めている「 TOKIUM経費精算」もおすすめの経費精算システムの1つです。最大の特徴は、領収書やレシートを撮影するだけで99.9%正確にデータ化できる点でしょう。経理担当者が領収書やレシートを触らず経費精算が行えます。

TOKIUM経費精算は、オペレーターによる領収書やレシートの入力代行が標準搭載されており、他製品と比べて制度が圧倒的に高い点が魅力です。

さまざまな会計ソフトとの連携が可能なため、システムの導入もスムーズに行えます。初期費用30万円、基本料金1万円からと比較的リーズナブルで、ユーザー数無制限である点も嬉しいポイントです。

7. SmartGo Staple

公共交通機関を使用した出張が多い大企業の場合「 SmartGo Staple 」がおすすめでしょう。最大の特徴は、JR東日本からデータを取得しているため、従業員がモバイルSuicaを使って改札を通過するだけで交通費の経費精算申請が完了する点です。

法人用プリペイドカード「Stapleカード」とも連携しているため、従業員が経費を立て替える必要もなくなります。

リモートワーク導入によって定期券を廃止した大企業が問題を抱えがちな通勤費の都度精算にも対応しており、経費精算の手間を大幅に減らせるでしょう。初期費用無料、月額料金は1IDあたり1,100円とリーズナブルである点も嬉しいポイントです。

8. WAVE225旅費・経費精算／稟議

テレワークを導入しており、拠点を多く抱えている大企業であれば「 WAVE225旅費・経費精算／稟議」がおすすめです。

WAVE225旅費・経費精算／稟議は企業によって異なる独自の運用ルールにあわせてカスタマイズしやすいシステムで、従業員数1,000人を超える大企業にも導入実績があります。

経路検索や交通系ICカードとの連携が可能で、テレワークを導入していてもスムーズに経費精算が可能です。承認ルートの設定も柔軟に行え、経費精算が滞ってトラブルになることもありません。

料金は「ベーシックプラン」の場合、ユーザー数 300未満であれば月額税抜20万円です。

9. ジンジャー経費

大企業への導入実績が豊富な「ジンジャー経費」も、おすすめの経費精算システムの1つです。ジンジャー経費シリーズは累計で150,000以上の企業に導入されており、月額料金1人あたり500円というリーズナブルな価格設定によって人気を集めています。

最大の特徴は、人事労務系のツールと連携できる点でしょう。経費の管理はもちろんのこと、勤怠や給与計算の業務もアシストできるシステムです。

交通費の清算で手間がかかる定期区間の控除やOCR入力も標準搭載しており、申請時のミスを大幅に減らすことが可能となります。スマホで経費精算申請も承認も行えるため、申請者だけではなく経理担当者の負担も減らせるでしょう。

10. MAJOR FLOW Z KEIHI

大企業は経費精算で複雑なフローを設定していることが少なくありませんが「 MAJOR FLOW Z KEIHI 」であれば柔軟に対応可能です。経費精算の条件が複雑、代理申請が可能などのフローにも対応でき、既存の会計システムとの連携もすぐに行えるためおすすめといえます。

乗換案内や交通系ICカードとも連携しており、申請者の手間を削減可能です。

大企業ならではのグローバル化に対応している点も魅力の1つです。英語や中国語など最大5言語まで設定でき、外国人従業員にも使いやすいシステムです。料金はプランによって異なるため、必要に応じて問い合わせましょう。

大企業の経費精算システム費用相場は1アカウント500円前後

大企業の経費精算システムで大きな問題となるのは、費用相場です。大企業が導入する経費精算システムは初期費用や月額料金が高額になる傾向があります。

一般的に経費精算システムの月額料金は1アカウントあたり500円前後です。1,000人の従業員全員にアカウントを与える場合、毎月50万円の支出です。

経費精算システムは月額料金以外にも、初期費用がかかる場合もあります。クラウド型の製品の場合、初期費用は無料のものから50万円前後の製品までさまざまです。製品が持つ機能やカスタマイズ性などを考慮して製品を選ぶようにしましょう。

大企業が経費精算システムを利用するメリット5つ

大企業が経費精算システムを導入することには多くのメリットがあります。経費精算システムを導入するのがおすすめの理由は主に以下の5つです。

1. 経費精算の労力・時間を大幅に減らせる

大企業は経費精算システムを導入することで、経費精算のために費やされている労力や業務時間を大幅に削減できます。営業担当者や承認者、経理担当者にとって経費精算は非常に手間と時間のかかる業務の1つです。

紙面による申請の場合、営業担当者は営業先から帰社する必要がありました。

経費精算システムを使えば、営業担当者が出先や自宅から申請を行うことが可能になります。承認者も会社にいる必要はなく、スマホやパソコンで承認でき、経理担当者も紙の申請書を精査する必要はありません。

2. 経費精算の際のミスを減らせる

経費精算システムを導入することで、申請のミスを減らせる点もメリットです。経費精算システムの多くは、他のアプリやカードと連携しており、交通費の自動計算が可能です。交通系ICカードやSuicaと連携することで、申請内容の不備にすぐ気づけるメリットがあります。

紙面による申請の場合、申請内容に誤りがあると経理担当者が申請者のところに書類を持っていき修正依頼する必要がありました。

経費精算システムにより、申請段階でミスが自動的に指摘され修正しないと次に進めなくなるため、修正依頼しなければならないケースが大幅に減ります。

3. 申告の不正を防止できる

大企業では経費精算の不正が大きな問題となりますが、申告の不正が防止できる点も経費精算システムのメリットです。紙面で申請の場合も不正を防ぐためのチェック体制が構築されているものの、見落としが発生することがあります。

経費精算システムであれば、定期区間を除いての交通費精算申請や領収書・レシートの金額改ざんなどの不正を効果的に防止可能です。

申告のチェックを大幅に簡略化できる点も経費精算システムの利点でしょう。紙面での申請では、承認者や経理担当者が申請をチェックするためにかなりの時間を割かなければなりません。経費精算システムでも最終的なチェックは必要ですが、大幅な時間短縮になります。

4. リモートワークを促進できる

大企業で経費精算システムを導入することで、リモートワークを促進できるメリットがあります。感染症対策でリモートワークを推進し、その後もリモートワークを続けている企業や部署は少なくありません。

経費精算システムを利用することで、オフィス以外の場所で仕事をしていても、問題なく経費精算の申請が行えます。

紙の申請を続ける場合、書類の提出や押印のために出社しなければならない非効率的な働き方が続くおそれもあります。

スマホで簡単に申請が行えるだけではなく、法人クレジットカードと連携して小口現金を廃止できるため、申請者、承認者、経理担当者すべてがリモートワークで働ける可能性があるでしょう。

5. 経費精算が滞らずにすむ

経費精算システムを導入すると、経費精算のプロセスが滞らずにすみます。経費精算申請の遅れ、承認者の不在、申請内容の不備など、経費精算が滞る原因はさまざまです。経費精算が遅れることで、経理担当者の処理が複雑になり負担が増加します。

経費精算システムでは、こうした問題の大部分を解決可能です。申請者は領収書・レシートをスマホで撮影してすぐに申請、自動的に承認者に申請内容が送られ、経理担当者へ届きます。申請内容に誤りがあっても、システム上で差し戻せるため効率的です。

大企業が経費精算システムを利用するデメリット3つ

大企業が経費精算システムを導入することにはメリットが多いものの、デメリットも把握しておかなければなりません。経費精算システムを導入するデメリットは以下の3つです。

1. 社員への教育・研修が必要になる

大企業が経費精算システムを導入する際、社員への教育や研修が必要になる点がデメリットといえます。経費精算システムの使用方法はそれほど難しくはないものの、何の説明もなく導入することで混乱を招くでしょう。

交通系ICカードやスマホと連携できる便利なシステムも、社員が使いこなせなければ意味がありません。システムをスムーズに導入するためには、社員への徹底した周知と教育、研修を行うことが必須です。

大企業の場合、社員数が数百人から数千人と大規模であるため研修の費用が高額になることが予想されます。スマホと連携するシステムの場合、中高年の社員も使いこなせるようきめ細かなサポートが必要です。

2. 情報漏洩のリスクがある

大企業が経費精算システムを導入すると、情報漏洩のリスクがある点もデメリットといえます。経費精算システムの使い方を間違えると、データが外部に流出するおそれもあります。

社員の個人情報や経費の使途が漏洩することも大きな問題ですが、情報漏洩したことによる企業イメージの失墜はさらに深刻です。

情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、システムがどのようなセキュリティ対策をしているのか確認しなければなりません。トライアルが利用可能であれば、使用段階でセキュリティの強固さについて担当者に尋ねるといいでしょう。

3. コストが高額になるおそれがある

経費精算システムの導入には、多額のコストがかかるデメリットがあります。経費精算システムはリーズナブルな価格設定で利用しやすさをアピールしているものの、社員数が多い場合には月額利用料が高額になるでしょう。

たとえば、月額利用料が1アカウントあたり500円であっても、社員が2,000人いれば毎月100万円の出費です。

アカウントを大量に必要とする大企業の場合、アカウント無制限で一定料金の製品を利用するのも賢い方法です。必要なアカウント数や使いやすさ、搭載している機能を総合的に検討して、製品を選択しましょう。

経費精算システムを比較するポイント8つ

大企業が経費精算システムを選ぶ場合、複数の製品を比較検討しなければなりません。経費精算システムを比較するポイントは以下の8つです。

1. 自社のニーズにあった機能を搭載しているか

経費精算システムを選ぶ際、自社のニーズにあった機能を搭載しているかどうか確認することが重要です。システム導入を検討する際、自社の課題やニーズを洗い出さなければなりません。

すべての課題を解決するシステムを見つけるのは難しい可能性はあるが、ニーズの大部分をカバーする製品を選ぶべきです。

自社のニーズにあわないまま導入すると、スペックが高くても使い勝手が悪く、社員から評判の悪いシステムになってしまうおそれもあります。経費精算システムを必要としている部署からヒアリングを行い、社内で何が必要とされているのか把握したうえで製品を比較しましょう。

2. どの程度カスタマイズ可能か

大企業には独自のルールや習慣があることが多いため、経費精算システムにもカスタマイズ性が求められます。複数の承認ルートの設定、独特の書式、経費の仕訳方法など、会社独自のルールにも柔軟に対応できる製品を選びましょう。

カスタマイズ性の低い製品を選んでしまうと、求めている機能が追加できない、不要な機能がたくさん搭載されているなどの理由で社員からクレームが出るおそれもあります。多少費用がかかっても、カスタマイズ性の高い製品を選んだ方が長い目で見てメリットが大きいでしょう。

3. 監査機能はどの程度充実しているか

経費精算システムを比較する別のポイントは、監査機能が充実しているかどうかです。経費精算では、申請の不備や不正が発生することは避けられません。故意に経費を水増しして申請するのは言語道断ですが、間違えて多く申請してしまうこともあり得ます。

監査機能が充実している経費精算システムであれば、不正を防ぎ、会社の経費を無駄遣いせずにすむのが大きなメリットです。申請の不備がある場合、その時点でアラートが出る製品もあります。監査機能がしっかり機能するシステムを選びましょう。

4. 既存システムと連携できるか

大企業が経費精算システムを比較する際、既存のシステムと連携できるかどうかもチェックすべきです。大企業に限らず、企業は常に何らかの経費精算の手法を構築しているでしょう。

新しいシステムと既存システムが連携できなければ、データ移行に膨大な時間と労力がかかるおそれがあります。

経費精算システムのなかには、データのインポートが行え、既存システムからすぐに移行できるものもあります。新システムの使い方が既存システムと似ている場合には、社員がそれほど困惑せずに経費精算システムを使いこなせる点もメリットです。

5. セキュリティは十分か

大企業にとって、情報漏洩は企業イメージの失墜につながるため絶対に避けたい問題です。経費精算システムから情報が漏洩するおそれもあり、製品のセキュリティ対策は確認しておかなければなりません。

新システムに慣れないうちは、社員が使い方を間違えて情報が流出してしまう事態も起こり得ます。操作方法による情報漏洩を防ぐ対策が施されているか、トラブルにすぐ対応してもらえるかも担当者に確認しましょう。

6. 領収書の自動入力に対応しているか

経費精算システムでは、領収書の自動入力への対応もカギです。

領収書やレシートを撮影するだけで、記載されているデータを自動入力してくれる機能は、経費を多く使う大企業にとって非常に便利な機能といえます。可能であれば、領収書の自動入力が標準搭載されている製品を選びましょう。

注意すべきなのは、自動入力の精度が高いかどうかです。OCRを使って入力している製品と、スタッフが手入力している製品があり、精度が異なります。どの程度まで許容できるかも比較しながら、最適な製品を選びましょう。

7. スマホアプリに対応しているか

経費精算システムは、スマホアプリに対応しているかどうか比較する必要があります。現在では多くの社員がスマホを所有しており、会社から貸与されている場合も少なくありません。

スマホアプリに対応していれば、出先にいても自宅にいても経費精算の申請が可能です。領収書をもらってすぐに申請できるため、漏れや遅れがなくなります。

8. 想定していた予算に収まるか

経費精算システムの初期費用や月額料金は高額になることがあるため、想定していた予算に収まるかどうか検討すべきです。

製品の費用だけではなく、システムの導入に伴って生じる出費も考慮することが重要です。システムの移行、保守メンテナンス、社員への教育や研修にも費用がかかります。

多少の予算オーバーであれば問題ないこともありますが、当初の想定とかなり違う場合には再検討が必要です。諦められる機能はないか、アカウント数を絞れるかなども検討しましょう。

まとめ

大企業におすすめの経費精算システムは数多くあり、それぞれ機能が異なります。自社に必要な機能を搭載しているか、課題を解決できるか、情報漏洩を防げるかなどを比較しながら製品を選びましょう。

比較ビズでは、大企業にも役立つ経費精算システムを提供するシステム開発会社を比較しながら選べます。数あるシステム開発会社の中から、自社にぴったりあった業者を条件によって比較できるためとても便利です。

2分程度情報を入力することですぐに無料で利用可能なため、経費精算システムに興味がある経営者や担当者の方はぜひ比較ビズを試してみてください。

監修者のコメント

アメニティ株式会社

代表取締役　新井まさみ

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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複数の事業所、大人数の従業員を抱える大企業ほど経費精算システムを導入するメリットがあります。担当者がいない事業所を含め経費の精算を行うことが迅速にできるようになります。また、システムによるチェック機能により間違えを減らすことも可能です。法律も改正され、リモートワームも定着しつつある今、WEBを利用した経費精算を利用するメリットはますます増えているのではないでしょうか。

とても便利なシステムですが導入コスト、運用コストはかかってきます。現場担当者との調整や、従業員教育、運用の担当者選定など導入前に十分準備をすることによりスムーズな運用ができ、メリットが多くなると思います。承認フローを決めたり、メンテナンスすることは面倒に思えるかもしれませんが、管理側としても誰が何の作業をしているかが明確になるという利点もあります。

システムをスムーズに運用していく上で、システムを提供している会社のサポート体制も重要になってきます。トラブルがあったときはもちろんの事、疑問に対する対応の有無など事前に確認しておくとよいと思います。また、社内での問い合わせ先を事前に決めておくことで、従業員も利用しやすくなります。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。