【徹底比較】おすすめのワークフローシステム10選！導入時の注意点を解説

ワークフローシステムを選ぶ4つのポイントとは？

ワークフローシステムを選ぶ4つのポイントは、以下のとおりです。ワークフローシステムの機能を確認するときは、自社の業務にマッチするかチェックしましょう。

1. 自社の業務に必要な機能が備わっているか

ワークフローシステムを選ぶ際には、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。自社が抱えている課題を可視化し、解決ができるシステムを選ぶようにします。

たとえば、出張が多い会社であれば、出張申請が簡単にでき手当が役職ごとに切り替えられるシステムがいいでしょう。社内で紙書類で運用している業務から課題を見つけると、ワークフローシステムと比較しやすくなります。

2. 自社の規模に適した機能やフローになっているか

自社の規模に適した機能やフローなのかを確認しましょう。申請業務が多くない会社に大規模なワークフローシステムを導入しても高いコストパフォーマンスは得られません。

独自のワークフローを回している企業は、自社のフローがシステムで実現できるか確認します。たとえば、最終承認後に関係部署が回覧できる機能や複雑な金額条件が設定できる機能をチェックしましょう。

3.予算内のコストになっているか

ワークフローシステムを導入する予算にあっているかを確認します。ワークフローシステムは初期導入費とランニング費用を組みあわせて収支計画を立てましょう。

ワークフローシステムをカスタマイズをすることで自社に使いやすいシステムになりますが、自社専用の料金設定になる点に注意します。

4.　外部システムとの連携ができるか

ワークフローシステムは、外部のシステムとの連携ができるとより効果的に活用できます。特に経理システムとの連携は必須で、現在利用しているシステムとの連携方法は確認しておきましょう。

ほかにも勤怠管理や旅費精算の効率化も検討するとワークフローシステムを導入した効果が出やすくなります。

おすすめのワークフローシステム10選

おすすめのワークフローシステムを10個紹介します。価格や機能を比較して、自社の業務に適したワークフローシステムを選びましょう。

1. 楽々WorkFlowII

参照：楽々WorkFlowII

「楽々WorkflowII」は、簡単なワークフローから複雑なワークフローまで企業の規模にあわせて利用できるシステムです。過去に実施した申請をコピーして登録できるため、申請の手間を減らせる点はメリットでしょう。

多国語対応しているため、グローバル展開している企業におすすめのワークフローシステムです。

2. ジョブカンワークフロー

参照：ジョブカンワークフロー

「ジョブカンワークフロー」は初期設定が容易で、登録してから短時間でシステムを使い始められます。操作方法はシンプルで使いやすく、スマートフォンに対応しているため外出先からも利用しやすいでしょう。

各種チャットシステム・クラウドサイン・Googleアカウントと連携しており、業務全体で効率化をサポートしてくれるシステムです。

3. NI Collabo 360

参照：NI Collabo 360

「NI Collabo 360」は、普段利用している申請書がそのまま画面レイアウトになるため、導入時に戸惑うことがありません。現場の社員が簡単に利用でき、ワークフローシステムの導入効果が早く出やすいでしょう。

安否確認やグループウェアの機能もあるため、コミュニケ−ションツールとしても活用できるシステムです。

4. X-point Cloud

参照：X-point Cloud

「X-point Cloud」は、1000以上のサンプルフォーマットを参考にして簡単に申請書が作れるワークフローシステムです。

Slack・ChatWork・Teamsなどのチャットツールと連携できるため、申請が途中で放置されることがありません。ワークフローシステムを利用しながら上司とコミュニケ−ションが取れることが強みです。

駅すぱあと・サイボウズ・Kintoneなど他のシステムとも連動できるため、さまざまなシーンで業務効率化が期待できるでしょう。

5. コラボフロー

参照：コラボフロー

「コラボフロー」は、Excelで作成した申請書をそのまま申請画面としてアップロードできます。コラボフロー上で申請書を作成する必要がないため、既存業務から移行しやすい強みがあります。

申請画面以外も操作性がよく、専門知識不要で利用開始できる点もスムーズな導入を実現できるでしょう。

6. ActionPassport

参照：ActionPassport

「ActionPassport」は、データセンター運営会社が提供しているワークフローシステムのため、セキュリティ対策が万全です。データ量による課金がなく、無制限に利用できる点も大きなメリットでしょう。

管理機能の設定が複雑な反面、さまざまなワークフロー設定ができる強みがあります。

7. MAJOR FLOW Z FORM

参照：MAJOR FLOW Z FORM

「MAJOR FLOW Z FORM」は、中規模から大規模の企業に適したワークフローシステムです。サンプル申請書が準備されているため、導入時の設定が簡単になるメリットがあります。

拡張機能が豊富に用意されているため、複雑な社内のルールにもあわせられるワークフローシステムです。

8. freee経理

参照：freee経理

「freee経理」は、業務全体の効率化を実現するERPシステムにワークフロー機能を搭載しています。部門やプロジェクト単位で費用分析ができ、活用しながら経営戦略の材料として活かせるでしょう。

申請が途中で止まらないよう、チャットツールと連携してアラートを設定することもできます。

9. Styleflow

参照：Styleflow

「Styleflow」はExcelだけではなくWordファイルで作成された申請書もアップロードできます。月額300円と低価格でありながら、高機能が搭載されているため費用対効果が出やすいワークフローシステムでしょう。

細かい設定もノーコードで実現できるため、システムのリテラシーが不安な会社でも導入がスムーズです。

10. AgileWorks

参照：AgileWorks

「AgileWorks」は組織変更におけるワークフロー設定が簡単にできるワークフローシステムです。500名以上の会社に適しており、頻繁に組織変更が起こる企業でも時間をかけずに設定できます。

会計システムへの仕訳連動や人事システムへの業務依頼申請ができ、連携による効率化が出やすいシステムでしょう。

ワークフローシステムを導入する際の3つの注意点

ワークフローシステムを導入する際の注意点は、以下の3つです。

1. スモールスタートができるか

初めてワークフローシステムを利用するときは、少ないユーザーでスモールスタートさせると安心です。自社の業務との相性を確認するためには、徐々にライセンスが追加できるタイプがいいでしょう。

オンプレミス型の大規模システムの場合は、スモールスタートが難しいため、導入前に仕様検討とシミュレーションに時間をかけるようにしましょう。

2. 保守サポートはしっかりしているか

保守サポートがしっかりしていると、導入後に不明点があっても安心して利用できます。ワークフローシステムの業者が提供している保守サポートがどこまでの範囲まで対応可能か確認が必要です。

たとえば、平日だけの対応なのかメール対応のみなのか、保守費用とレベルが納得いくものかどうかを考慮しましょう。

3. 申請画面に汎用性があるか

ワークフローシステムは、対応できる申請フローの数が多いほど、活用効果が高くなります。利用していくなかで、申請書類を追加したい場合に汎用的な対応ができるかが重要です。

たとえば、最初は稟議書だけの運用で開始して、日報・月報・定期申請・休暇申請などを追加できるとより効率化につながります。

まとめ

ワークフローシステムを導入するときは、現在利用している申請書類がシステムで実現できるかを検討しながら比較します。トライアルができるワークフローシステムであれば、導入前に自社の課題を解決できるかチェックできるでしょう。

「比較ビズ」は、ワークフローシステムを提供しているシステム会社を簡単に探すことができ、それぞれの企業を比較して相談ができます。ワークフローシステムの導入を検討している担当者は、ぜひ利用してください。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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業務効率化を目指してワークフローの導入を検討される社長も多いかと思いますが、紙媒体の申請／承認業務をシステム上で実現する場合、現場での運用が大きく変わることがあるため注意が必要です。

導入したシステムが適切に運用されるためには、現場主導で業務運用上無理のない使いやすいシステムを検討・選定する必要があります。

外出先からの利用が多いケースではスマホやタブレットで簡易に申請できることが望ましいですし、入力項目が多い（または申請時の添付資料が多い）書類では、承認時にいかに見やすいUI設計になっているかが重要になります。

システム導入によって申請処理が遅延したり、承認精度が下がってしまうと本末転倒ですので、申請者および承認者の負担をいかに軽減できるかを考慮しなければなりません。

システム導入に際しては既存の業務フローの一部見直しや作業マニュアルの改定が必要となるでしょうから、検討フェーズの早い段階からシステム利用者を巻き込んで、関係者内で充分に認識合わせを行う必要があります。

実現したい機能を整理するだけでなく、具体的な業務フローを考慮した上で業務効率化が可能かどうかを事前に検討しましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。