【中小企業・零細企業向け】文書管理システムおすすめ5選|選び方も解説

最終更新日:2023年02月13日
アメニティ株式会社
監修者
代表取締役 新井まさみ
【中小企業・零細企業向け】文書管理システムおすすめ5選|選び方も解説
この記事で解決できるお悩み
  • 中小企業におすすめの文書管理システムってどれ?
  • 文書管理システムはどれくらいの費用がかかる?
  • 自社に合った文書管理システムはどう選べばいい?

社内書類や契約書を簡単かつ安全に管理・検索できるようになる文書管理システムは、中小企業の業務効率化を助けてくれます。

一方でひと口に文書管理システムといっても大企業向けから中小企業向けまでさまざまで、自社に最適なサービスを選ぶことは容易ではありません。

そこでこの記事では、中小企業におすすめの文書管理システム5選や選び方、導入時の注意点などを解説します。「文書管理システムを導入してコスト削減を図りたい」と考えている中小企業の経営者・担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

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【中小企業・零細企業向け】文書管理システムおすすめ5選

評価 イラスト

中小企業におすすめの文書管理システムは次の5つです。

  特徴 費用
楽々Document Plus 検索機能が整っている 要お問い合わせ
Stock フリープランがある ・初期費用:0円
・月額費用:2,980円〜
※フリープランあり
Confluence 追加機能が豊富に用意されている ・初期費用:0円
・月額費用:690円〜/ユーザー
※クラウド版の場合
MyQuickクラウド システム連携をしやすい ・初期費用:0円〜
・月額費用:2万円〜
QuickBinder 自社の業務に最適化しやすい ・初期費用:40万円〜
・月額費用:5,000円〜

文書管理システムによってそれぞれ特徴が異なります。比較したうえで、自社に適したシステムを選びましょう。

1. 検索機能が整っている「楽々Document Plus」

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引用:楽々Document Plus

楽々Document Plusの特徴

楽々Document Plusは検索性の高さが特徴の中小企業向け文書管理システムです。下記のような設定と組み合わせた全文検索が可能で、文書の多い企業でも求めているものをすぐに見つけられます。

  • シソーラス辞書と連携した同義語検索
  • 「所属グループ」「作成者」などによる絞り込み検索
  • 紙をスキャンしてPDF化した書類の文字の読み取り検索

ISO文書管理や電子帳簿保存法にも対応。承認ワークフローも行えるため、稟議書や契約書の管理にも適しています。

楽々Document Plusの費用・料金プラン

初期費用 要お問い合わせ
月額費用 要お問い合わせ

楽々Document Plusの費用や料金プランはホームページで公開されていません。お問い合わせでご確認ください。

お問い合わせ後はデモ版で体験できるため、実際に試してから導入判断ができます。

2. フリープランがある「Stock」

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引用:Stock

Stockの特徴

Stockはフリープランが特徴の中小企業向け文書管理システムです

ストレージ容量や語削除防止といった機能に制限はあるものの、「初期費用・月額費用0円」「メンバー数無制限」で利用できます。自動的に課金されることはなく、クレジットカードの登録も必要ありません。

テンプレートやメールへの自動転送はフリープランでも利用できるため、まずは文書管理システムを気軽に試してみたい企業におすすめです。

Stockの費用・料金プラン

初期費用 0円
月額費用 ビジネスプラン:2,980円〜
エンタープライズプラン:5,800円〜

Stockには標準機能を使いたい企業向けの「ビジネスプラン」と、管理・セキュリティ機能を強化したい企業向けの「エンタープライズプラン」があります。

どちらもユーザー数に合わせた従量課金制となっており、5人・10人・20人といった区切りで料金が変わる仕組みです。

フリープランであれば月額費用0円で利用できるため、Stockを導入する場合はまずフリープランで試しましょう。

3. アドオンが豊富な「Confluence」

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引用:Confluence

Confluenceの特徴

Confluenceはアドオンやマクロを利用してカスタムできる中小企業向け文書管理システムです。独自のマクロを作成したり第三者が作成したアプリをインストールしたりできるため、自社に合わせてシステムを最適化できます。

Confluenceにはクラウド版とオンプレミス版の両方が用意されているため、目的や企業規模に合わせて選ぶことも可能です。はじめはクラウド版を利用し、従業員の増加に合わせてオンプレミス版に移行してもよいでしょう。

Confluenceの費用・料金プラン

初期費用 クラウド版:0円
オンプレミス版:321万円〜
月額費用 クラウド版:690円〜/ユーザー
オンプレミス版:要お問い合わせ

Confluenceの費用・料金プランは、クラウド版とオンプレミス版で大きく異なります。オンプレミス版は500ユーザー以上での利用を想定されているため、中小企業であればクラウド版がおすすめです。

クラウド版は、10ユーザーまでのFreeプランが用意されています。実際に試してから導入判断をしましょう。

4. システム連携をしやすい「MyQuickクラウド」

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引用:MyQuick

MyQuickクラウドの特徴

MyQuickクラウドはシステム連携のしやすさが特徴の中小企業向け文書管理システムです。APIを利用して外部システムと連携できるため、さらなる業務効率化を図ることができます。

小さな容量から始めて段階的にリソースを拡大できるという特徴も、中小企業に向いている理由の1つです。

MyQuickクラウドの費用・料金プラン

初期費用 スタータープラン:0円
スタンダードプラン:30万円
プレミアムプラン:要お問い合わせ
月額費用 スタータープラン:2万円
スタンダードプラン:7万円
プレミアムプラン:要お問い合わせ

MyQuickクラウドには3つのプランがあり、それぞれ機能やユーザー数が異なります。「まずは簡易的な文書管理システムを利用できればいい」という場合はスタータープランで十分でしょう。

ほかの文書管理システムと違って、登録ユーザー数ではなく同時接続ユーザー数が制限されている点に注意が必要です。

5. 業務に最適化しやすい「QuickBinder」

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引用:QuickBinder

QuickBinderの特徴

QuickBinderはオプション業務に合わせて最適化しやすい中小企業向け文書管理システムです。下記のようなオプションが用意されており、自社の業務フローにマッチさせられます。

  • PDFダウンロード
  • 一括情報登録
  • MS OFFICEによる直接編集

さらに個別カスタマイズの相談も可能です。オンプレミス型ならではの高機能性を備えています。

QuickBinderの費用・料金プラン

初期費用 Standard版:40万円〜
Profession版:60万円〜
年額費用 Standard版:6万円〜
Profession版:9万円〜

QuickBinderの費用は初期費用が数十万円からと、オンプレミス型のなかでは抑えめな設定です。ただしオプションの価格は安くないため(例:「PDFオプション」初期費用50万円)、総額も安く済むとは限りません。ほかの文書管理システムと慎重に比較しましょう。

文書管理システムを選ぶ3つのポイント

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文書管理システムを選ぶポイントは次の3つです。

  • 検索・閲覧しやすいか
  • セキュリティ機能が充実しているか
  • 社員全員で情報を共有できるか

自社に合った文書管理システムを選ぶために、導入前に必ず3つのポイントを確認しましょう。

1. 検索・閲覧しやすいか

文書管理システムを導入するにあたって最も重視したいのは、検索・閲覧のしやすさです。 スムーズに検索・閲覧が行えるような機能が充実しているかという点に目を向けてみましょう。

全文検索ができる文書管理システムを選ぶと、必要な文書を探す手間や時間を大幅に削減できます。 逆に検索しにくい文書管理システムでは、導入しても業務効率化は図られません。なかには、下記のような高度な機能が備わっているシステムもあります。

  • フォルダごとの分類
  • 複数のキーワード検索
  • 作成者による絞り込み

機能を使いこなせるかという点にも注意しつつ、利便性を重視して選びましょう。

2. セキュリティ機能が充実しているか

重要で機密性の高い書類をデジタル化するのであれば、セキュリティ機能が充実している文書管理システムを選ぶことも大切です。具体的には下記のような機能が挙げられます。

  • ユーザーごとのアクセス制限
  • 承認ルート設定による閲覧制限
  • アクセスログの取得
  • パスワード認証

 お客様との契約書や社外秘資料は厳重に管理・保管しなくてはなりません。情報漏洩対策ができる文書管理システムを選びましょう

3. 社員全員で情報を共有できるか

社員全員で情報を管理・共有できる機能が搭載されている文書管理システムも、中小企業におすすめです。

コメントやチャットで連携できる機能が搭載されていれば、社内の情報共有がスムーズに進みミスも軽減できます。社内で共有したい情報を効率良く得られれば、業務のスピードが上がるでしょう。

機能だけでなく、使いやすさの面で社員全員が問題なく利用できるかという点にも注意が必要です。ITリテラシーの高い社員だけが利用できても全社的な業務効率化は実現しません。

機能・使いやすさの両面から見て、社員全員で情報を共有できる文書管理システムを選びましょう。

中小企業における文書管理システムの2つの活用事例

中小企業における文書管理システムの導入・活用事例を2つご紹介します。自社の状況と比較してみて、活用できるかどうかの判断材料にしてください。

1. 契約書の審査・管理に活用

まずは契約書の審査や管理に文書管理システムを活用した事例です。 セキュリティ性能の高い文書管理システムであれば、閲覧権限やパスワードの設定によって、契約書を安心安全に保管できます。

ワークフローシステムと一体型になっていれば、手間や時間がかかる稟議書・契約書の審査も効率化できるでしょう。システムによっては、多言語に対応しているため海外との取引にも有効です。 

2. ISO文書の管理に活用

ISO文書を使って品質マニュアルや図面を管理する際にも、文書管理システムが強い味方になってくれます。

紙の書類でISO文書を管理している場合、修正や承認、関係者への配布といった作業が煩雑でした。文書管理システムを導入し電子データに統一したことで、原本や最新版の管理の簡略化に成功しています。

中小企業で文書管理システムを導入する4つのメリット

こどものひらめき

中小企業で文書管理システムを導入するメリットは次の4つです。

  • 業務を効率化できる
  • コスト削減になる
  • 文書の劣化・紛失を防げる
  • リモート業務を円滑に進められる

メリットを把握すれば、導入効果の目処が立ちやすくなり稟議のための準備もスムーズに進みます。

1. 業務を効率化できる

業務の効率化やコストダウンを目指す中小企業では、積極的に文書管理システムを導入しています。

紙の書類では知りたい情報を探すまでに大幅な時間を要しますが、文書管理システムであればキーワードで検索すればすぐに閲覧可能です。簡単に必要な情報を集めることができるため、業務を効率化し時間的なロスを減らせます

大量の書類を管理している中小企業の場合、必要な文書を探すだけでも大きなストレスになりがちです。管理が楽な文書管理システムを導入すれば一括ですべての作業を行えるため、負担を大幅に軽減できるでしょう。

2. コスト削減になる

文書管理システムを導入すればコスト削減も可能です。紙の文書には用紙代や印刷代がかかります。1回あたりの費用が小さくても、さまざまな書類の分が積み重なったコストは無視できません。

経費削減を目指したい中小企業にとって、用紙代や印刷代のコストカットは小さくないメリットでしょう。また文書を保管するスペースも必要なくなります。

3. 文書の劣化・紛失を防げる

文書管理システムを導入して紙の書類をデータ化すれば、文書の劣化・紛失を防ぐことが可能です。紙の書類は年数とともに文字が見づらくなるうえ、紛失してしまうリスクもあります

文書管理システムで管理・保存を電子化すればいつでも見やすい文書を簡単に検索・閲覧でき、大切な情報が失われてしまうことがありません。

4. リモート業務を円滑に進められる

リモート業務の円滑化にも文書管理システムは有用です。オフィス勤務と比べてコミュニケーションが難しいリモートワークでは、データの共有や業務の進行が円滑に進まない可能性があります。文書管理システムで情報を共有できれば、リモート業務もスムーズです。

紙の書類の場合、オフィス外へ持ち出すと情報が漏洩したり誤って破棄してしまったりといったトラブルの可能性があります。アクセス制限を設定できるシステムであれば、情報の漏洩・流出を防いだり誤削除を防止したりといった対策が可能です。

中小企業で文書管理システムを導入する場合の注意点

中小企業で文書管理システムを利用する場合、導入コストに注意が必要です。導入する際には下記のような作業が必ず発生します。

  • 書類のスキャンや分類
  • 閲覧権限や編集権限の設定
  • 業務フローの変更
  • 従業員の教育

初期費用が0円の文書管理システムであっても、労力も含めるとコストなしで導入できるわけではありません。日々の業務を効率化するために、導入時にはコストが発生することを覚えておきましょう。

中小企業のおすすめ文書管理システムまとめ

この記事では中小企業向けのおすすめ文書管理システムや選び方、活用方法などをご紹介しました。

  • 文書管理システムは「検索性」「セキュリティ機能」「情報共有のしやすさ」で選ぶ
  • 文書管理システムを導入すれば契約書やISO文書の扱いも簡略化できる
  • リモート業務の円滑化にも文書管理システムが役立つ
  • 導入コストは費用と労力を合わせて考慮する

文書管理システムを導入すれば、業務を効率化し、経営的に重要な業務へリソースを割り振ることが可能です。コスト削減にもつながるため、中小企業には欠かせないシステムでしょう。文書管理の安全性が高まれば、顧客からの信頼獲得も期待できます。

自社に最適な文書管理システムを導入したい場合、プログラマー・エンジニアに依頼することも選択肢の1つです。製品化されているサービスと異なり自社に必要十分なシステムを構築できるため、使いやすさやコストの面でも効率的なケースもあるでしょう。

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監修者の一言

書類をシステム上で管理することは、リモートワークを行う上で必須ではないでしょうか。多くの企業がリモートワークを取り入れていると思いますが、紙でしか存在しない書類は出社して確認するしかありません。

上長の確認が必要な書類だけでなく過去の取引内容や議事録などちょっとした確認をしたいときにも、会社へ行かなければならない事態になるかもしれません。

また、書類を自宅に持ち帰ることにより、紛失のリスクもあります。この点、文書管理システムで管理していれば、リモート環境でも必要な書類を確認でき、業務が滞ることがありません。

ファイルサーバに保存して管理している企業も多いと思います。しかしながら、保管した場所を本人さえ忘れてしまうことがあります。OSの検索機能を使ってもなかなか検索されず、必要な書類を探し出すのに多くの時間を使うことになった経験を持つ方も多いのではないでしょうか。

文書管理システムを導入する際は、運用ルールを最初に決めることをお勧めします。ルールを決めないまま使い始めると部署ごとに異なる管理をしてしまう可能性がありますが、後で合わせるのは最初に決めるより部署ごとの調整など多大な工数を使うことになると思います。

アメニティ株式会社
代表取締役 新井まさみ
監修者

アメニティ株式会社、代表取締役 新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

比較ビズ編集部
執筆者
比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。
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