勤怠管理システムの作り方と注意点を現役エンジニアが解説

勤怠管理システムは自作可能なのか？

勤怠管理システムの導入を考えている方の中には、「勤怠管理システムを自作することはできるのか？」と疑問を抱いている方もいると思います。

結論から言えば、勤怠管理システムを自作することは可能です。自作する方法はいくつかありますが、作り方によってはプログラミングスキルを要するものもあります。もちろん、プログラミングの専門的な知識がなくてもExcelなどを利用することで勤怠システムを作ることも可能です。

これから、勤怠管理システムの自作方法について解説していきます。

勤怠管理システムを自作するのに必要な機能とは

勤怠管理システムを自社向けに作成するにあたり、まず最初に考えなければいけないのは、必要となる機能の洗い出しです。勤怠管理システムで実現したいこと、業務を明確にし、システムで置き換えることが最終的に目指すゴールとなります。

以下、どこの企業でも必要となる基本的な機能を７つあげておきます。

打刻

勤怠管理の一番メインとなるのが出勤、退勤の打刻機能です。会社によっては、休憩時間の打刻が必要となることもあるでしょう。それに加えて、自動的な休憩時間や残業時間の算出もセットで必要となります。勤務時間や休憩時間は自社の勤務規定に合わせて設定します。

打刻についての重要な検討事項は、打刻方法をどのような形にするのかという問題です。もともとタイムカードを使って出勤退勤時に打刻をしていたのならば、そのタイミングで何らかの処理を行って打刻をしなければなりません。

打刻の方法は、以下の４つのようなものが考えられます。

利用しやすく、多様な働き方に対応できるユーザインターフェースを考える必要があります。テレワークに対応したシステムにするには、Webからの打刻が可能にする必要があります。しかし、ユーザが任意で打刻する形とすると、サービス残業が行われた場合に検知できないという問題もあります。

それぞれの打刻方法のメリットデメリットを検討し、必要な場合には組み合わせて利用することを考えましょう。

打刻の修正や有給休暇、残業等の承認

勤怠管理システムには、従業員が打刻の修正、有給休暇の申請、残業の申請などワークフローへ申請を上げる機能が必要となります。従業員が勤怠管理のデータを直接的に触れるようにすることは問題があるため、上司の承認を得る形のフローとなっていることが多いです。申請先となる上司の側では、申請に対し承認/却下を行える機能が必要となります。

この機能については、一般的なワークフローであるため、パッケージ製品の利用なども検討してみましょう。

月末締め、勤務状況のエラーチェック

勤務状況は一カ月ごとにまとめて管理するため、月末等会社の締め日で確定する機能が必要となります。それに先立ち、出退勤が未入力などの勤務状況のエラーがないかをチェック、通知する機能も必要となってきます。

従業員別の労働時間の参照、集計

出退勤の情報をまとめて従業員から参照可能とし、集計を行う機能です。勤務時間の集計は、人事や給与管理で利用されることも多いため、データを作っておくと便利です。

出勤簿などのデータ出力

日々の出勤簿や先にまとめた労働時間の集計を画面表示および帳票として出力する機能です。会社組織としての運営への利用や、官公庁への勤務状況提出などで利用します。

給与管理、人事管理等の別システムへの連携

勤務時間、残業時間は給与計算に必ず必要となる情報です。給与計算を別のシステムで管理しているのならば、そのシステムへの連携機能が必要となります。また、Excel等で給与を管理している場合は、データのダウンロード機能を作成し、簡単にデータを取得できるようにしておきます。

また、人事や評価の部門でも勤怠の情報が必要となることがあるため、連携機能があると便利です。

管理者ユーザによる勤怠情報の修正機能

従業員の上司や人事総務部など、管理者にあたるユーザにより、勤務時間、残業時間、休暇の取得などを修正可能とする機能を付けておくと便利です。

勤怠管理システムを自作する手順を紹介

ここでは、勤怠管理システムを自作する手順をご紹介します。

手順については以下通り６つの工程があります。それぞれ解説していきましょう。

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まず、システムで管理するデータ項目を決めましょう。データ項目と聞くと難しく聞こえるかもしれませんが、心配しなくて大丈夫です。もし現在、タイムカードで勤怠を管理している場合は、タイムカードの項目をまとめるだけです。

データ項目としては以下のようなものがあります。

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次にシステムの構造を決めていきます。「外出・出張・社外常駐・早朝勤務」など複雑な勤務体系がある場合は、全パターンの出勤体制に対応が必要です。

これらのパターンの漏れがないように自社の勤務体系を考えていきましょう。ツリー形式で勤務体型を整理していくとシステム構造がまとめやすいのでおすすめです。

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給与システムや人事システムと連携することを検討している場合は、データ項目が過不足なく網羅されるように注意が必要です。各システムの同じ項目に入力される数値が異なるとエラーが発生します。

例えば、勤怠管理システムと別システムの出社時間などに異なる数字が入るとエラーになります。こうしたトラブルを回避するためにも、どのシステムと連携させて、システムの各項目を管理していくか検討を入念に行いましょう。また、Excelを他システムと連携する場合でも、項目を合わせてエクスポートできるようにしておくと良いです。

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在宅勤務やテレワークの導入を検討している方は、打刻方法を見直す必要があるでしょう。タイムカードのような打刻機は使用できないためです。テレワーク時の勤怠管理方法としては、以下の２つの方法が多く採用されています。

勤怠管理システムを利用すれば、インターネット環境があるだけで打刻が可能です。また、PCのログ履歴で稼働状況が把握できるなどのメリットもあります。

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これまで紹介してきた各決め事を決めたら、実際にシステムの設計にはいります。システムの設計を起こす場合は、残業時間や有休休暇の条件が法改正で取り扱い方が変わる恐れがあるので、このような法改正に迅速に対応できるような設計をすることがポイントです。

法改正時にシステム修正の対応ができるように、維持費が予算内に収まる範囲でシステム設計を検討しましょう。

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設計ができたら、勤怠管理システム開発をしていきます。

自社で勤怠管理システムを自作すると自社の業務に見合うものが作成可能です。機能を追加でき、仕様変更にも柔軟に対応できることが大きな特徴です。社内で完結するので、社内のIT部門の育成にも発展できるでしょう。

しかし、自作は開発に時間がかかることも忘れてはいけません。開発経験やスキルが不足している状態では、品質の高い勤怠管理システムを開発することは難しいでしょう。また、法改正があった場合は対応のためにシステムを再構築が必要になってきます。

勤怠管理システムを自作する際の構築時のポイントとは

勤怠管理システムとして必要な最低限の機能をあげてきましたが、それらを使ってシステムとして仕組み作りを行う際に考えておきたいポイントを以下から６つそれぞれ解説していきます。

自社の勤務規定、給与規定等に合わせたデータ構造

勤怠の情報は毎日従業員ごとに発生し、蓄積されていくデータです。また、後から見返すこともあるデータです。それでいて会社ごとに勤務規定や給与規定は違うため、どのようなデータの構造とするか、項目をどのように配置するかは重要なポイントとなります。データが増えた際の処理速度の確保、過去何年分を保持するか等も検討する必要があります。

出退勤を打刻する際のインターフェースは？タイムカードに変わる打刻方法

出退勤時にタイムカードを使っていた場合などは、そこをデジタル機器に置き換えて打刻する仕組みを検討することとなるでしょう。それに加えて、働き方の多様化に対応する必要があります。

打刻する機器が会社事務所にしかなければ、テレワーク（リモートワーク）への対応ができなくなってしまいます。勤務形態を考慮して打刻する方法を検討してください。また、テレワークを可能とした場合、残業時間の扱いが難しくなることが予想されるため、その点にも考慮が必要です。

複雑な勤務体系のパターンに対応するシステム構造

企業、仕事によっては、外出、直帰、出張、社外常駐、夜勤、早朝勤務、三交代制、時短など多くの勤務体系があり得ます。月末締めやエラーチェックでは、これらの種類が増えるほど処理は複雑となります。

近接するシステムとの境界を明確に

勤怠の情報は給与計算、人事評価、有給や代休の管理と密接に関係があります。作成する勤怠システム内ではどこまで実現、提供するのかを明確にし、他システムと連携を行う場合は、連携のしやすいデータ構造をとっておくとよいでしょう。

メンテナンスを考慮してシステムの設計を起こす

構築したシステムにメンテナンスを加えることが多々あります。例えば、残業や有休などに関して、法律の改正で取り扱い方が変わる、テレワークを導入していない会社は、新たにテレワークを導入するなど。

これらの対応をするとなった場合、構築したシステムに手を加えなければなりません。そのため、システムの設計図がないと、アップデートをした際に不具合を起こすリスクが高くなります。システムをどのように構築し、処理の流れがわかるように設計図を作製してから、構築していくようにしましょう。

プログラミングの技術が必要な場合

また、システムを構築する際、設計の仕方によってプログラミングの技術が必要となることがあります。データの中身をモニター上に表示させる、データを抽出する、あるいは項目を分類したデータにアクセスするときに、どのように処理させるのか動作をシステムに指示する必要があるためです。

こうした時に利用されるのが、「Java」や「PHP」、「Python」です。システムを設計する際に、これらのプログラミング言語に精通している人がいるかどうか考慮する必要があるでしょう。

ノウハウを持ったシステムベンダー等に相談する

勤怠管理システム構築のノウハウを持った事業者を探すのならば、比較サイトの利用をオススメします。比較ビズならば、無料で一括見積の依頼を行うことができます。複数の事業者から提案を受けることができ、御社にぴったりの事業者を探すことができます。合う事業者が見つからない場合は、契約が必須ではないので安心です。

勤怠システムを導入するメリット

勤怠管理システムは、自作するだけでなく有料で提供されているものもあります。ここでは、自作で勤怠システムを構築する場合と有料版のシステムを導入した際の、それぞれのメリットを解説していきます。

勤怠管理システムを自作するメリット

最初に、勤怠システムを自作した際のメリットを解説していきましょう。

自作した場合のメリットは以下通り３つ考えられます。

導入・運用コストを抑えられる

自作で勤怠管理を行うメリットの一つ目は、導入・運用のコストを抑えられることです。例えばエクセルで自作した際、利用するパソコンにMicrosoft Officeがインストールされている場合、タダで利用できます。追加で費用やランニングコストが発生することもありません。

また、Microsoft社が提供する無料のOfficeテンプレートをエクセルにインストールすることで、すぐに勤怠管理を始められます。

準備コストや従業員の教育コストなども不要なので、コストを抑えて導入できるという点において、エクセルは大変便利です。

柔軟性が高い

２つ目のメリットは、柔軟性の高さです。自社独自の就業形態や就業ルール、給与計算方法などに柔軟に対応が可能なので、担当者の業務負担を減らすことが期待できます。

今後、法律の改正などによって変化する働き方に応じて、自在に対応できる点もメリットとして挙げられます。

データの管理がしやすい

３つ目のメリットは、紙ベースの勤怠管理と比べると管理がしやすいことです。紙ベースで勤怠管理を行う場合、保管場所が必要なことに加え、社内で共有したり必要なデータを探すのに手間と時間がかかります。

システムで管理することでデータとして管理できるようになるため、管理・共有が非常に簡単になります。

勤怠管理システムを利用するメリット

有料サービスの勤怠管理システムを利用するメリットには、次の4つが挙げられます。それぞれ解説していきましょう。

適切な労働時間管理

勤怠管理の重要性は、コンプライアンスが重視されている現代において高まってきています。政府による監視の目も厳しくなっており、少しでも違反が見受けられればすぐさま勧告を受けます。最悪の場合、“ブラック企業”のレッテルを貼られる可能性もあります。

勤怠管理システムを導入すれば、労働時間はもちろんのこと、残業、休日出勤の管理、休暇の管理など様々なことが管理できます。

また、既定の労働時間を超過しそうな従業員や、有給などの休暇が取れていない従業員がいた場合には、システムが忠告してくれるため、管理漏れによる勧告も避けられます。適正な給与を計算が可能、従業員の長時間労働を抑止できるのがメリットです。

Excel利用者は多いので、Googleなどで調べればすぐに操作方法がわかるので教える手間も最小限に抑えられます。また、テンプレートを使用すれば簡単に勤怠管理システムを作成できます。しかし、残業時間の集計ができるものなどテンプレートは種類豊富です。適切に運営していくためにも、自社に見合ったテンプレートを選ぶとよいでしょう。

不正打刻防止

タイムカードによる打刻では、なりすましや意図的に時間を多く打刻するといった不正が起こりがちです。また、紙による勤怠管理だと嘘の記載があることもあるかもしれません。

最近の勤怠管理システムの打刻方法には、指紋認証などの生体認証を活用したものや、顔認証システムを活用したものなどがあります。そのため、なりすましが難しいので、不正打刻を完全防止できるでしょう。

他にも、スマートフォンの位置情報を活用した「GPS打刻機能」を利用すれば、打刻と同時に位置情報も記録が可能です。外回りの多い営業部の従業員が「いつ・どこで」打刻したかを管理できるので不正打刻防止に期待できます。

給与計算システムや経費精算システムとの連携

勤怠管理システム導入によるデータ化も、大きなメリットです。タイムカードの記録をまとめてFAXで送信などといった手作業の管理業務がなくなります。

勤怠管理システムでは、サーバー上にデータを蓄積し、CSV形式でエクスポートすることが可能です。これらのデータを給与管理システムへ連携すれば、勤怠管理から給与計算まで一連の作業を一元化できます。

また、近年は企業間の提携が進み、勤怠管理システムと給与計算システム、経費精算システムなどと直接APIで連携することが可能となっています。管理の一元化をし効率化アップを重視するなら、提携サービスはチェックしておきたい観点です。

おすすめの勤怠管理システム3選紹介

​​勤怠管理システムを使用する場合、自社の勤務体系やルールに合うものを利用するのがポイントです。ここでは、おすすめのサービスを３つ紹介していきます。

これから勤怠管理システムの新規導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。特徴について、以下の５つから簡単に解説していきましょう。

では、費用相場を以下の表にまとめたのでご覧ください。

jinjer勤怠

jinjer勤怠は契約継続率99.4%を誇る、コストパフォーマンスが非常に優れた勤怠管理システムです。特徴について、以下の３つから簡単に解説していきましょう。

初期費用に10万円と少し割高な金額がかかりますが、パフォーマンスが高いので勤怠システムを替える必要もなく、長期間継続して利用すれば競合サービスより安くすむことも。では、費用相場を以下の表にまとめたのでご覧ください。

KING OF TIME

KING OF TIMEは市場シェアNo.1を誇り、26,000社に導入されている勤怠管理システムです。特徴について、以下の４つから簡単に解説していきましょう。

シンプルに勤怠管理を始めたい中小企業から不正防止を厳密に行いたい大企業まで、あらゆる企業に対応できるシステムです。では、費用相場を以下の表にまとめたのでご覧ください。

総括

勤怠管理システムは、現在その機能拡張の需要が高まっているシステムです。会社組織を維持する上では必須の要素であり、これからもより複雑化することも考えられます。この機会に大きくシステムを刷新し、従業員の利便性を上げて社内満足度の向上、業務の効率化を図っておくのも良いでしょう。

代表取締役 日向野卓也

監修者

株式会社GeNEE

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。MBA取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータなどで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。その後、米国・台湾の海外大学への研修留学を経て、株式会社GeNEEを創業。

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