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経費精算システムを導入するときに注意すること

公開日:2021年07月15日 最終更新日:2022年03月28日
アメニティ株式会社
監修者
代表取締役 新井まさみ
経費精算システムを導入するときに注意すること

ビジネスにおいて、業務の効率を上げる手段として注目されているものが経費精算システムです。近年、システムなどのデジタル製品を導入する企業は増加の傾向にあります。これまでは、やむを得ず人の手などアナログで行われていた作業が、技術の発展によりデジタルへ進歩し自動でおこなわれています。デジタルで業務をおこなうと、人による作業を短縮することが可能です。効率を上げたいと考えている経営者の方は参考にしてください。

効率を上げるツールとは

業務の効率を向上させるためのシステムは多様なものがあります。顧客を管理するシステムや売上を管理するタイプもあります。

なかでも、経費の精算が手間だと感じる方も多く、経費精算システムを導入するケースも増えています。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、時間のかかる経費の精算における作業をサポートし、合理的に業務ができるシステムのことを言います。

経費の申請や承認、チェックなどをするとき、システムを利用し自動で処理します。精算する作業の手間を省くことができるため、効率を大幅に上げ、無駄な時間の削減ができます。

他にも、交通費の計算や出張の精算なども手作業でする必要がありません。撮影した写真をスキャン機能でシステムに取り込むことができるため、自動で申請および処理できます。さらに、ICカードと連携をとることも可能です。

システムとは何なのか

システムとは、多くの物事や一連の働きを秩序立てた全体的なまとまりだと定義されています。システムという言葉はさまざまな用途で使われることが多く、場面によって意味が違ってきます。ビジネスでは、業務のIT化をおこなう際によく使われています。

業務をシステム化する

誰がしても同じ成果が出る手法などを、総合的に表現した言葉をシステム化といいます。人の手で行う作業であっても同じ成果を出せる手法であれば、それも同じくシステム化されていると言うことができます。

企業でも、さまざまな部分でシステム化が進んでいます。アナログでおこなっていた業務はITなどのデジタルへと移行しています。

ITなどを利用し、社内のシステム化がされると、手作業でおこなう業務が減り、作業の効率をあげることができます。そのため、多くの企業が、ITを導入しシステム化を図っています。

システム化を推進するうえで、重要になってくるものが経費精算システムなどツールの利用です。あらゆるサポート機能が付いており、誰でも簡単に操作ができ、作業時間の短縮を実現できます。

経費精算システムなどのITを導入すると、業務の効率を上げることができ、結果的に生産性を上げることにもつながります。

導入するとき注意すること

スムーズに導入を行うためには、十分に準備を整えておくことが大切です。準備をしておかないと混乱を招くこともあり、効率を低下させてしまう場合があります。導入に備えた準備をしっかりとおこない、後悔しないようにしましょう。

課題や問題点を的確にする

システムを導入するおもな理由は業務の効率アップです。そのためには、課題や改善すべき点を把握することが重要です。課題や問題点を解決しないと、効率のアップにはつながりません。まずは、導入する意味を考えて課題や問題点の洗い出しをおこないましょう。

従業員の教育の準備をする

従業員に対して、急にやり方や環境を変えてしまうと混乱を招いてしまいます。慣れていない方や苦手意識を持っている方はどうしても遅れを取ってしまいます。そうなると、慣れるまでは手間を取ってしまい、逆に時間をロスしてしまいます。

そうならないためには、事前に研修や説明会をおこない、情報の共有をしておきましょう。

導入するときの流れ

経費精算システムを導入するときは、計画を立て進めていくようにしましょう。そうすると、よりスムーズに導入できます。基本的な流れをイメージしておくとよいでしょう。

購入を検討する

経費精算システムは、多くの製品が提供されています。そのなかで、自社にあったものを選ぶことが重要です。システムによっては、無料トライアルを実施している場合があり、参考にテスト運用をしてみるのもよいでしょう。

各種の基本設定

システムを購入し導入したら、初期設定をします。自社の情報となる社員の登録や就いている役職などの設定を行います。他にも仕訳やFBデータ、勘定科目などを設定します。同時に、申請時のデータを承認するための承認者などの登録もおこないます。

マニュアルの作成、社員説明会の実施

導入をスムーズに成功させるためには、マニュアルの作成も効果的です。業務マニュアルを作成すると、把握がしやすくなり混乱を防ぐことができます。さらに、社員へ説明会を開いておくと、より理解がしやすくなります。

運用を開始する

準備が整ったら運用開始です。しっかりと計画していても、実際に運用を始めると、トラブルは起きるものです。

そのような事態も十分に想定し、対策を立てておきましょう。そうすると、混乱による効率のダウンを最小限に抑えることができます。

運用をするときに気を付けること

経費精算システムの導入がスムーズに完了しても、運用が雑になると意味がありません。すべての作業をシステムに任せることは不可能であり、システムを導入すれば業務の効率が勝手に良くなることはありません。

システムは、効率を上げるためのツールです。そのツールをどのように運用するかで効率が変わってきます。事前に計画した課題に沿って運用を進めていきましょう。

社内全体に浸透させる

経費とは、在籍する従業員の大半が関わるものと言っても過言ではありません。つまり、従業員に対して導入する意義やシステムの使い方などを浸透させていくことが、大幅な効率の改善にもつながります。結果的に、会社全体の効率アップになり、生産性の向上にもなります。

従業員とのコミュニケーションを意識的に

運用をおこなっていくと、改善すべき点などが見えてくることがあります。問題がある部分を改善していくと、さらに効率をアップさせることができます。改善点を見つけるには、実際に使用している従業員たちの声を聞くことが大事です。

会社に合わせてシステムをカスタマイズしていく

事業をおこなっていくと、時代や流行などの影響により状況の変化はつきものです。どれだけ、自社に合ったシステムを選んだとしても、状況が変われば、使い方も変わります。状況に合わせ、常に使いやすいようにカスタマイズしていく必要があります。

そのためには、自社のスタイルに合わせて、カスタマイズできるシステムを選びましょう。

まとめ

会社の効率を上げ、生産性を向上させることができる経費精算システムの導入は重要なことです。しかし、ITは苦手でハードルが高いと感じる方も少なくないでしょう。

そのような方は、「比較ビズ」の利用を検討してみてください。IT会社や専門家に対して相談ができます。また、見積もりも一括でとることができるため、価格の比較なども可能です。

監修者の一言

記事にある通り、システムを導入までに要件の確認から運用の検討まで十分に行う必要があります。導入後は長期にわたり運用していくことになりますので、現場で作業する従業員にもヒアリングしたほうが導入後の齟齬が少なくなるのではないでしょうか。

この時注意が必要なのは現場で作業する従業員はシステム担当者ではないということです。通常業務を行いながらシステム化へ協力してもらう必要があるため、ヒアリングは余裕を持ったスケジュール行ったほうがシステム導入後の業務移行がスムーズに進むと思います。

自社で導入済みのシステムと連携ができるかも、重要なポイントになるでしょう。会計システムへのデータ連携はもちろんですが、申請、承認を行う場合、従業員の情報を登録する必要があると思います。この場合、従業員情報の登録、異動、退職、権限の設定などの人事情報との連携も必要になります。

また、便利に利用できる分従業員へ教育をしっかり行うことも大切です。不正利用などがあった場合の対応なども事前に検討しておいたほうが後々トラブルが少なくてすむのではないでしょか。

アメニティ株式会社
代表取締役 新井まさみ
監修者

アメニティ株式会社、代表取締役 新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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