経費精算システム導入メリットとポイントは?デメリットや機能について解説

最終更新日:2023年08月07日
アメニティ株式会社
監修者
代表取締役 新井まさみ
経費精算システム導入メリットとポイントは?デメリットや機能について解説
この記事で解決できるお悩み
  • 経費精算システムは本当に必要?
  • 経費精算システムを導入すると社内のルールが変わる?
  • 経費精算システムを導入したいけれど費用が心配

経費精算システムの導入を考えている方必見です。経費精算システムとは、出張交通費や事務用消耗品の購入などで発生する領収書を整理・保管するシステムです。

本記事では、経費精算システムの導入メリットから選び方のポイントまで解説します。最後まで読めば、経費精算システムの選び方や、実際に自社で導入する際の流れについてもわかり、効率よく導入準備が図れます。ぜひ参考にしてください。

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経費精算システム導入のメリット【利用者別】

メリット

経費精算システムとは、経費の申請や承認、精算などの業務を効率化できるシステムです。経費精算システムを導入することで得られるメリットを、以下3つの利用者別に紹介します。

  • 【申請者】従業員のメリット
  • 【承認者】経理担当者のメリット
  • 経営者のメリット

経費精算システムの導入に悩んでいる方は、利用者それぞれのメリットを把握したうえで、導入の検討をしてみましょう。

【申請者】従業員のメリット

経費精算システムは領収書やレシートの管理、入力が簡単です。領収書やレシートをスマートフォンで撮影するだけで自動的にデータ化され、経費の種類や金額も自動で判別でき、手入力の必要がありません。

申請書の作成には、過去の履歴や定型文を参照したり、承認ルートを自動的に設定したりできるため、申請作業の時間や手間を削減できるのも大きなメリットです。オンライン送信されるため紙の書類を提出する必要がありません。

申請状況や承認状況がリアルタイムに確認でき、承認者からのコメントや指示もオンラインで受け取れるため迅速に対応できます。

【承認者】経理担当者のメリット

承認者は申請の確認、差し戻しの手間を削減できることが大きなメリットです。

経費精算システムでは、証憑(しょうひょう)書類の確認や計算が自動化できます。証憑書類の内容と申請書の内容が一致しているかを自動的にチェックできるため、大幅な業務の効率化につながるでしょう。

申請された経費の証憑書類のオンライン閲覧もでき、承認や差し戻しをいつでも行えます。承認ルートや承認基準も事前に設定できるため、個別に判断する必要がありません。

承認された経費のデータは自動的にデータベースに保存されるため、月次や年次の集計や分析を簡単に行えます。部門別やプロジェクト別の詳細な分析も可能です。

経営者のメリット

経費精算システムでは、経費精算業務の全体的な効率化や品質向上が可能です。経費の申請や承認、精算などの業務がオンラインで完結することで、紙の書類やファイル管理、保管の手間が省け、データの入力漏れや計算ミスも防止できます。

経費の申請や承認、精算などの業務の自動化により、時間やコストの削減も可能です。従業員や経理担当者の作業時間や負担軽減になり、用紙代や郵送経費削減にもつながります。

経営者にとって、経費精算データから得られる情報や知見は経営判断に役立つでしょう。承認された経費データはデータベースに蓄積され、傾向を可視化できます。経費と売上や利益などの関係性を分析できるでしょう。

経費精算システム導入の4つのデメリット

デメリット

経費精算システムを導入することでデメリットも存在します。経費精算システム導入のデメリットは以下のとおりです。

  • 操作が難しいと従業員が操作しにくい
  • すべての作業をシステム化できるとは限らない
  • 運用ルールの周知が必要
  • コストがかかる

1. 操作が難しいと従業員が操作しにくい

経費精算システムの操作方法が複雑でわかりにくいと、従業員が使い方に戸惑ったり、間違った入力をする可能性があります。操作が難しいと従業員のモチベーションや満足度が低下し、経費精算システムの利用率や効果が低くなるでしょう。

操作が難しい場合は、操作研修やマニュアルの作成、ヘルプデスクの充実などで対策をする必要があります。

2. すべての作業をシステム化できるとは限らない

経費精算システムは経費精算業務の多くを自動化や効率化できる一方、すべての作業をシステム化できるわけではありません。システム化できない作業の例として、領収書やレシートの紛失や破損、不正申請の防止や発見、システムトラブル時の対応があります。

システム化できない作業は、社内ルールや制度の見直しのほか、従業員の教育やフォロー、システム運用や管理での対策が必要です。

3. 運用ルールの周知が必要

経費精算システム導入にともない、経費精算ルールや申請方法の周知が必要です。ルールや方法を変更すると、従業員が混乱したり、間違った申請をする可能性があります。

ルールや方法の変更には、事前に社内会議やメールで周知し、導入後にも説明会や研修を実施するなど対策をしましょう。

4. コストがかかる

経費精算システム導入にはコストがかかります。コストの種類はシステム利用料(導入費用)と毎月の使用料です。ただし、会計ソフトとの組み合わせをはじめ、他のシステムとうまく併用することで全体的なコスト削減につなげることもできます。

コスト削減には、用紙代や郵送代の削減のほか、人件費の削減が挙げられます。コスト削減効果はシステム導入前後の比較やROI(投資利益率)計算などで評価可能です。

ROI(投資利益率)とは投下資本に対する利益の割合のこと

英語表記「Return on Investment」の略です。投資した資本に対して利益をどれだけ得られたかを表し、以下の計算式で求められます。

投資利益率(%)=利益÷投資額×100

経費精算システム導入時の4つのポイント

チェック

経費精算システム導入には、事前の準備や計画が重要です。経費精算システム導入時の4つのポイントは以下のとおりです。

  1. 課題や問題点を明確にする
  2. 従業員の教育の準備をする
  3. システム導入の準備をする
  4. システム導入時のリスクを予測しておく

1. 課題や問題点を明確にする

経費精算システム導入の目的や効果を明確にするために、自社が抱える経費精算業務の課題や問題点を洗い出すことが必要です。課題や問題点を洗い出す方法には、以下の4つがあります。

  • 経費精算業務の現状や流れを把握する
  • 経費精算業務に関わる従業員や経理担当者にヒアリングを行う
  • 経費精算業務にかかるコストや時間、ミスなどのデータを収集する
  • 経費精算業務における課題や問題点を具体的に整理する

課題や問題点を洗い出した後は、優先順位をつけましょう。優先順位をつけるには、課題や問題点の影響度や緊急度を評価したりやマトリクス図などで可視化したりする方法があります。ほかにも、解決に必要なコストや時間を見積もる方法、課題や問題点の解決による効果やメリットを予測する方法も有効です。

2. 従業員の教育の準備をする

経費精算システム導入前後に従業員向けに説明会や研修を実施することは、利用率や効果を高めるために必要です。説明会や研修の目的や効果は、以下があります。

  • 経費精算システム導入の理由や目的の理解
  • システム導入にともなうルールや操作方法の変更の周知
  • 操作方法や注意点の習得
  • 経費精算システムへの意見や要望の募集

経費精算システム導入前に従業員に伝えるべき内容には、経費精算システムの概要(機能・特徴・メリットなど)やシステム導入の経緯(課題・目的・効果など)、新しい経費精算ルールが挙げられます。あわせて導入スケジュール(導入日・移行期間・研修日など)も周知しましょう。

3. システム導入の準備をする

経費精算システム導入には、事前に確認・準備すべき内容があります。導入後スムーズに運用するためにも、以下の項目をおさえておきましょう。

  • 会社が抱える経費精算の課題(時間・コスト・ミス・漏れなど)
  • 利用したい機能と不要な機能
    (領収書の自動データ化・申請書の自動作成・承認ルートの自動設定など)
  • 各システムの資料請求や問い合わせ(機能・料金・サポートなど)
  • 社内ルールの見直しや周知(経費精算ルール・申請方法・承認基準など)

ほかにもシステム導入後に注意しておくことや対策が必要な箇所を確認しておくと、予想外の出費や業務などに追われることがなくなります。事前に、システムのカスタマイズや改善、システム導入効果の評価、システムの運用や管理の方法も考えておきましょう。

4. システム導入時のリスクを予測しておく

経費精算システム導入に失敗するリスクや原因、回避方法を予測しておくことも必要です。失敗するリスクや原因は、以下の3点が挙げられます。

  • システムが自社に合わない
    (機能が不足または過剰である・操作が難しい・互換性が低いなど)
  • 従業員がシステムを使わない
    (理解度が低い・モチベーションが低い・抵抗感が強いなど)
  • システムにトラブルが発生する
    (データが消える・システムが停止する・セキュリティが侵害されるなど)

回避方法は、システム選定時に自社に合ったシステムを比較検討する(機能・料金・サポートなど)ことです。あわせて従業員への教育やフォローを徹底し、システムのバックアップやセキュリティ対策など運用や管理方法を検討しておきましょう。

経費精算システムを選ぶポイント2つ

経費精算システムを導入するには、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。経費精算システムにはさまざまな種類やサービスがあります。経費精算システムを選ぶときのポイントは以下の2つです。

  1. 種類と特徴で選ぶ
  2. サービスと価格で選ぶ

1. 種類と特徴で選ぶ

経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型は、インターネット上でサービスを利用するタイプです。初期費用が安く、メンテナンスや更新が容易なのがメリットです。どこからでもアクセスできる反面、セキュリティやカスタマイズには制限があり、インターネット環境がなければ利用できません。

オンプレミス型は、自社でサーバーを設置してシステムを運用するタイプです。セキュリティやカスタマイズ性に優れ、インターネット環境に依存しないのが大きなメリットです。初期費用や運用費用が高く、メンテナンスや更新に手間がかかることに注意が必要です。

2. サービスと価格で選ぶ

経費精算システムのサービスは、基本機能と付加機能があります。

基本機能は、領収書読み取り・申請・承認・会計ソフト連携で、経費精算業務の基本的な流れをサポートでき、時間や手間を削減できるのがメリットです。基本機能はほとんどのシステムに備わっています。デメリットは、基本機能だけでは業務の効果を最大化できず、付加機能に比べて差別化が少ないことです。

付加機能はデータ分析・スマートフォン対応・証憑(しんしょう)書類管理で、経費精算業務の付加価値を高めます。業務品質の向上が狙えることがメリットです。付加機能はシステムにより異なり、料金が高いことがデメリットです。必要な機能か判断できない場合もあります。

経費精算システム導入の流れ【3ステップ】

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経費精算システムの導入には、慎重な準備や対策が必要です。以下は、システムを導入する際に必要な3つのステップです。

  1. 各種の基本設定
  2. マニュアルの作成や従業員への説明会開催
  3. 運用開始

1. 各種の基本設定

経費精算システム導入時には、まず各種の基本設定を行いましょう。基本設定とは、経費の種類や承認者、支払い方法など、システムを利用するために必要な項目を登録することです。

基本設定時に注意すべきポイントやよくあるミスは、以下のとおりです。

  • 経費の種類や承認者は、会社の規定や業務フローにあわせて正しく設定すること。
    →間違えると、経費申請や承認ができなくなる可能性がある。
  • 支払い方法は、実際に使用した支払い方法と一致させること。
    →違う支払い方法を選択すると、会計処理に影響が出る可能性がある。
  • 基本設定は、できるだけ早めに完了させること。
    →設定の遅れは、システム利用開始の遅延やトラブルにつながる可能性がある。

基本設定後に確認すべき項目やテスト方法には、以下の2つがあります。

1. 基本設定の反映確認 システム上で経費の種類や承認者などを表示してみることで確認できる
2. システムの動作テスト 実際に経費申請や承認を行ってみることで、システムの操作方法や機能を確認できる

設定方法は、システムのマニュアルやサポートセンターに問い合わせることで確認できます。

2. マニュアルの作成や従業員への説明会開催

経費精算システム導入後には、従業員が参照できるようにマニュアルを作成する必要があります。マニュアルを作成する目的や効果は、以下のとおりです。

  • 従業員がシステムの使い方やルールを理解しやすくなる。
  • システムの利用に関する問い合わせやトラブルを防止できる。
  • システムの利用効率や品質向上ができる。

マニュアル作成時の注意点は、以下の3点が挙げられます。

1. 構成 ・従業員が必要な情報を簡単に見つけられる構成にする
・目次や見出し、図表などを活用するとわかりやすい
2. 文章表現 ・従業員が理解しやすい言葉や表現を選ぶ
・専門用語や略語は避けるか注釈をつける
3. 手順や画像の挿入 ・従業員が操作しやすいように手順や例を示す
・画面のキャプチャや入力例などを用いるとわかりやすい

従業員への説明会は、システムの利用開始前に開催することで、従業員が事前に準備や確認ができやすくなるため、おすすめです。重要なポイントや注意事項を強調して紹介し、従業員が実際にシステムを操作してみることで操作方法を覚えやすくなります。

従業員からの質問や意見を受け付けることで、効率よく疑問や不安を解消できるでしょう。

3. 運用開始

経費精算システムの運用開始には、準備や対策が必要です。運用開始日は、月初めや月末など、経費精算のサイクルにあわせて設定するといいでしょう。

運用開始後に発生するトラブルや問題には、迅速な対応が必要です。システム管理者やサポートセンターを活用することで、大きなミスを防止できます。原因究明や改善策を実施することも必要です。

運用開始後に定期的にシステムの利用状況や効果測定を行う必要があります。システムの効果測定は、経費精算の品質やコストなどの指標で分析します。あわせて利用状況の把握にもつながるため導入前後で比較し、改善点や課題を見つけることも可能です。

まとめ

経費精算システムを導入することで、経費の申請や承認、精算などの業務を効率化できます。自社のニーズや予算にあわせて選ぶことが大切です。

選ぶシステムにより費用も異なるため、自社の課題を発見し、解決できるシステム選びがおすすめです。どのようなシステムを選べばいいのか不安な方は、システム会社に依頼することも検討しましょう。

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監修者の一言

記事にある通り、システムを導入までに要件の確認から運用の検討まで十分に行う必要があります。導入後は長期にわたり運用していくことになりますので、現場で作業する従業員にもヒアリングしたほうが導入後の齟齬が少なくなるのではないでしょうか。

この時注意が必要なのは現場で作業する従業員はシステム担当者ではないということです。通常業務を行いながらシステム化へ協力してもらう必要があるため、ヒアリングは余裕を持ったスケジュール行ったほうがシステム導入後の業務移行がスムーズに進むと思います。

自社で導入済みのシステムと連携ができるかも、重要なポイントになるでしょう。会計システムへのデータ連携はもちろんですが、申請、承認を行う場合、従業員の情報を登録する必要があると思います。この場合、従業員情報の登録、異動、退職、権限の設定などの人事情報との連携も必要になります。

また、便利に利用できる分従業員へ教育をしっかり行うことも大切です。不正利用などがあった場合の対応なども事前に検討しておいたほうが後々トラブルが少なくてすむのではないでしょか。

アメニティ株式会社
代表取締役 新井まさみ
監修者

アメニティ株式会社、代表取締役 新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

比較ビズ編集部
執筆者
比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。
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