オープンソースのワークフローシステムとは？注意点やおすすめシステム3つを紹介

オープンソースのワークフローシステムとは？

オープンソースのワークフローシステムとは、ソースコードが公開されているワークフローシステムのことです。オープンソースのため無料で利用でき、自由にカスタマイズができる特徴があります。

世界中の開発者がソースコードの改良を続けているため、新しい機能や不具合が解消されます。自社でカスタマイズしたワークフローシステムを再配布して顧客の課題解決に利用することも可能です。ワークフローシステムの再配布にはライセンス費用がかかる場合があるため注意しましょう。

オープンソースのワークフローシステムのメリット3つ

オープンソースのワークフローシステムのメリットは、以下の3つです。無料で利用できるため、システムの導入費用やランニング費用が不要になる点が大きなメリットです。

1. 無料で利用できコスト削減になる

オープンソースのワークフローシステムは無料で利用できるため、クラウド版やオンプレミス版と違いコスト削減になります。

システムの導入費用やランニング費用は不要ですが、ワーフクローシステムを導入できるエンジニアが必要です。ワーフクローシステムの導入をするエンジニアの人件費は計算しておきましょう。

2. 自社の運用にあわせたカスタマイズができる

オープンソースのワーフクローシステムはカスタマイズ自由のため、自社の運用にあわせた設計ができるメリットがあります。たとえば、部下が申請したことを知らせるアラート機能やファイルを添付できる機能を追加できます。

現場からのニーズに応えやすく、ワークフローの利用範囲を拡張できるでしょう。

3. 定期的なアップデートがされている

オープンソースのワークフローは、世界中のユーザーが改良を続けています。最新の機能が定期的にアップデートされるため業務の効率化がより進みやすくなるでしょう。

オープンソースのワークフローシステムのデメリット3つ

オープンソースのワークフローシステムのデメリットは、以下の3つです。無料で利用できる反面、導入やカスタマイズにスキルが必要になる点はデメリットでしょう。

1. 専門的なスキルが必要になる

オープンソースを社内に導入して運用開始できる状態にするには専門的なスキルが必要になります。たとえば、オープンソースのワークフローにプログラムで手を加えるスキルやサーバーの設定をするスキルなどです。マニュアルが整備されているわけではないため、自己学習も重要でしょう。

オープンソースの利用規約の解釈も重要で、カスタマイズや再配布に関する条項は正しく理解しておかなければなりません。社内の人材がサーバーの構築や運用ができるか確認しましょう。

2. セキュリティ面で不安が残る

世界中にいる個人の開発者によって作られたワークフローシステムは、セキュリティが脆弱になりやすいデメリットがあります。ワークフローシステムが外部から攻撃されることを考慮していない場合があるためです。脆弱性を狙った攻撃が行われやすく、サーバー側でのセキュリティ対策が必要になるでしょう。

オープンソースのワークフローシステムでトラブルがあったときは、法的責任の追及ができません。重要な情報の漏洩があったとしても自己責任になる点に注意しましょう。

3. 必要な機能が不足している場合がある

オープンソースのワークフローシステムには、自社で利用できる機能が不足している場合があります。

自社に導入する際には、自社の運用にあったオープンソースのワークフローシステムを選ぶ必要があります。たとえば、汎用的に申請書を作成できたりアクセス制限ができたりする機能は必要不可欠となるでしょう。

オープンソースワークフローシステムを選ぶ2つのポイント

オープンソースのワークフローシステムを選ぶポイントは、以下の2つです。

1. 自社の業務に必要な機能が備わっているか

自社の業務に必要な機能がオープンソースのワークフローに備わっているか確認します。承認フローや条件分岐の設定・承認されたときの処理・否認されたときの処理などを確認しましょう。

オープンソースに必要な機能がない場合、カスタマイズで追加できるか確認しておくと安心です。オープンソースは完全なシステムではないため、自社の業務に合わせたカスタマイズで解決する場合があります。

2. 定期的にアップデートが行われているか

オープンソースのワークフローシステムは、有識者によって定期的にアップデートが行われますが、継続されるとは限りません。オープンソースの開発やアップデートが停止されるリスクがあります。

オープンソースのワークフローを選ぶときは、定期的にアップデートが行われているかを確認しましょう。

おすすめのオープンソースのワークフローシステム3選

おすすめのオープンソースのワークフローシステムは、以下の3つです。どれも操作性に優れており、拡張性のあるオープンソースのため試してみる価値があるでしょう。

Exment

参照：Exment

株式会社カジトリ​が運営する、データを一元管理できるWebシステムとして開発されたExmentは、ワークフロー機能が標準搭載されています。ワークフローのステータスや承認権限を設定して業務に活用できます。

ワークフローの進捗状況が表示できるため、承認が終わっていないときに誰の順番で止まっているのか確認できる点はメリットです。経費精算機能も用意されているため、さまざまな申請業務の効率化につながるでしょう。

Activiti

参照：Activiti

Activitiは、ワークフロー機能を搭載した高性能ビジネスプロセスエンジンです。使いやすいグラフィカルツールが用意されているため、短時間で簡単にワークフローの設定ができるでしょう。

処理性能が高く設計されているため、ストレスなく利用できる点が強みです。定期的にバージョンアップされており、安心して利用できるオープンソースといえるでしょう。

Tec STORK.

参照：Tec STORK.

Tec STORK. は、グループウェアとして開発されたオープンソースで、ワークフロー機能が用意されています。リマインダー機能やカレンダー機能も設定されており、業務全体の効率化に役立つでしょう。

社内の情報を集約し、1つのシステムで完結できる点は大きなメリットといえます。

無料で開始できるワークフローシステム3選

無料で開始できるオープンソース以外の代表的なワークフローシステムは、以下の3つです。ワークフローに初めて関わる人は、無料体験のワークフローシステムを試してみてください。

ジョブカンワークフロー

参照：ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローには、30日間の無料体験期間があります。クラウド型のワークフローのためインストールが不要で、会社情報や登録サービスなどを選んで申請すると使えるようになります。

ジョブカンワークフローは、会社独自の申請書が作成でき、承認経路も簡単に設定できる点が強みです。オープンソースとの設定の手間を比較してみるといいでしょう。

Hachikin

参照：Hachikin

Hachikinは、中小企業をターゲットにしたワークフローシステムで、勤怠管理や経費精算機能が準備されています。申し込むタイミングによりますが、最大で90日間の無料期間が用意されています。

中小規模でオープンソースのワークフローを利用したい人は、比較しやすいシステムといえるでしょう。

iQube

参照：iQube

豊富な機能が用意されているiQubeは、全機能を1カ月間無料で利用できるプランがあります。ワークフロー機能以外にグループウェアに関する機能が豊富で、タスク管理やスケジュール管理などが利用できます。

オープンソースのワークフローにグループウェア機能も求めている人は、試してみる価値があるでしょう。

まとめ

オープンソースのワークフローシステムとは、自由にカスタマイズができ無料で利用できるシステムです。導入できるスキルが必要であり、規約やルールは正しく読み解く必要がありますが、コスト削減につながるでしょう。

「比較ビズ」は、オープンソースのワークフローシステムの構築実績がある委託先を簡単に探すことができ、それぞれの企業を比較して相談ができます。ワークフローシステムを導入したいと考えている担当者は、ぜひ利用してください。

監修者のコメント

アメニティ株式会社

代表取締役　新井まさみ

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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オープンソース利用についての注意点は記事にある通りとなりますが、対応できる技術者がいる場合は、コストダウンになりますので検討してみても良いと思います。

ただし、自社で行いたい業務に対応できるかなどの要件を丁寧に分析する必要があります。対応できない場合にカスタマイズを入れるのか検討することになると思いますが、一度カスタマイズしてしまうと新しいバージョンがリリースされたときにもう一度カスタマイズを入れないと適用できなくなってしまいます。

ワークフローを利用したことがないようでしたら、記事でも紹介されているような無料で利用できるシステムを利用して、ワークフローとはどのようなものか試してみるとよいかもしれません。その上ででオープンソースを利用すべきか、製品を使うか検討しても良いのではないでしょうか。

ワークフローを使うシステムとしては申請書の承認が多いと思います。承認には承認ルートの設定が必要になりますので、自社の承認ルートのパターンを洗い出し、実現可能か検討してみてください。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。