テレワーク用の労務管理・勤怠管理ツール導入前に注意しておきたいポイント

更新日:2020年09月15日 発注カテゴリ: 業務システム開発
テレワーク用の労務管理・勤怠管理ツール導入前に注意しておきたいポイント

新型コロナウイルスの影響で、否応なく在宅勤務やテレワークが普及しています。新しい働き方として今後、コロナ禍が収束してもテレワークは定着するでしょう。ただ、問題なのが労務管理や勤怠管理をどうするかです。従来の方法のままでは問題があるため、テレワーク用の労務管理や勤怠管理を導入しなければなりません。そこで、ここではテレワークの導入に当たって検討したい勤怠管理ツールについてお伝えします。

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テレワーク導入における労務管理の難しさ

新しい働き方としてテレワークを導入する企業は増えていますが、従業員の労務管理についてどうすればよいかわからないという悩みを多くの中小企業が抱えています。コロナ以前のテレワーク導入率は10%台でしたので、準備のできていない状態で無理やり導入せざるを得なかったという企業も多いことでしょう。

ここでは、テレワークの導入において、具体的にどのような点で労務管理が難しいのかを見ていきましょう。

コミュニケーションの難しさ

テレワークの導入によって、従業員同士のコミュニケーションが難しくなることが考えられます。テレワークとは各人が自宅などで働くやり方ですから、従来の働き方と比べて物理的な距離の問題が発生するのは仕方ありません。同じ場所に全員が集まって進める方が、会議やプロジェクトが効率的に進むと考える人も多いでしょう。

テレワークでは、実際に顔を突き合わせてコミュニケーションを図れないため、業務についての指示も的確に伝わっているかどうかわからない、進捗状況を確認するにも多くの時間を要するなどの問題があります。

評価の難しさ

テレワークを導入することで、従業員の評価のやり方を見直さざるを得なくなります。営業など数字で成果がはっきりわかる業務なら、それに応じて査定すればよいですが、バックオフィスの業務には当てはまりません。

オフィスで仕事をする場合は、タイムカードによって勤務時間を管理し、その時間を評価の基準にすることができますが、テレワークではそれも難しいです。各従業員が実際にどれだけ労働したか正確な時間がわかりづらいため、労務管理や勤怠管理のやり方をしっかり検討しないままテレワークの導入に踏み切ってしまうと、勤務時間ではなく仕事の質や成果物などで評価せざるを得なくなってしまいます。

テレワークの導入前に押さえておくべき労務管理のポイント

テレワークの導入には上記のような難しさがあります。そこで、テレワークを導入する前に押さえておくべき労務管理のポイントを見ていきましょう。のちほど述べる勤怠管理ツールの選び方にも関係してきますので、確認しておいてください。

コミュニケーションのやり方を見直す

テレワークの導入が従業員同士のコミュニケーションに支障をきたすのであれば、導入前にコミュニケーションについて業務遂行に適切な仕組みを整備して置く必要があります。また、テレワークで働く人とオフィスで働く人が協力しやすいように、情報共有の仕組みについても考えておきましょう。

いつどこからでも必要な情報に迅速にアクセスできるように仕組みを整えておくことが、皆がオフィスで働いているのと同じレベルでコミュニケーションを取れるようにする第一歩です。

具体的にはツールの導入が考えられます。どのコミュニケーションツールが使いやすいか試しにいくつか導入して従業員に使ってもらったうえで、テレワークの導入前に適切なツールを選んでおくとよいでしょう。

テレワークを前提とした評価制度を導入する

テレワークで働く従業員の勤怠管理は難しいです。直接的なコミュニケーションがどうしても少なくなるため、業務のプロセスも見えづらく、従来の評価制度では不公平な評価になることも考えられます。それを防ぐには、事前にテレワークを前提とした人事評価制度を構築しておくことが大切です。

といっても、テレワークで働く従業員のみに絞って制度を作るわけではありません。オフィスでも働く従業員がいる以上、どちらも平等に評価できるようにしなければなりません。従業員のそれぞれの目標を、数値で具体的にすることで評価しやすい仕組みにしておきましょう。

また、テレワークで働く従業員を評価するには、評価する側の教育も必要です。どんな働き方をするのであれ、従業員に対して客観的に評価できる体制を整えておかなければなりません。

テレワークにおける評価を助ける勤怠管理ツールの導入メリット

テレワークの導入によって予想される難点を見てきましたが、それらを踏まえたうえで、管理者はテレワークの導入以前に従業員をしっかり管理できるようにしておかなければなりません。そこで必要なのが勤怠管理ツールです。勤怠管理ツールがあれば労働時間を正確に把握できるようになります。

打刻時間の正確な管理

勤怠管理ツールを導入することで、従業員の勤務時間の管理が正確にできるようになります。従来のタイムカードでは、出勤時の混雑時に行列するようなこともありましたが、勤怠管理ツールなら各人が自分のスマホで打刻できるため、出退勤時間の正確な管理が容易です。

また、タイムカードでの管理の場合、給与計算の際にそのデータを手作業で転記するという煩わしさがありました。入力ミスの発生も考えられます。勤怠管理ツールなら、給与計算システムに連携しておくだけで手間もミスも完全になくなります。

不正防止

タイムカードの場合、本人以外でも簡単に打刻できます。エクセルに入力して管理する場合も同様です。そのため、不正も容易ですし、不正する者がいないとしても、誰かが不正に打刻するのではないかといういらぬ疑念が生まれてしまいます。

勤怠管理ツールがあれば、打刻時間と併せて位置情報まで同時に記録できるため、従業員がどこにいるのかが容易に把握できるようになります。また、認証システム搭載のツールなら本人以外の操作を完全に防げるため、不正の心配もなくなります。

勤務時間の正確な管理

企業には、従業員が何時間労働したかを正確に管理する義務があります。もし労働時間の管理が不正確だと、給与の問題などなんらかのトラブルが発生することは避けられません。また、その噂が外部に漏れると企業のイメージダウンにもつながってしまいます。

勤怠管理ツールを導入することで、従業員がどんな働き方をする場合でも正確に労働時間を管理できるようになります。早退、遅刻、欠勤などの状況を始め、残業時間の管理も正確にできるため、労務管理の正確性が従来より大幅にアップするでしょう。みなし残業やサービス残業の根絶にもなるため、働きやすい職場として企業のイメージアップにもつながります。

労務管理のコストの削減

給与計算は労務の担当者にとって非常に負担の大きい業務でしょう。従業員ごとに雇用形態や契約条件が違うこともありますので、給与計算には工数も必要ですし、それに伴い企業にとって人的コストもかさむのがネックです。ミスが許されないので作業は慎重にならざるを得ず、時間がかかるばかりか精神的な負担も相当に大きいはずです。

その点、勤怠管理ツールを給与計算システムに連携させることができれば、煩わしい給与計算が自動で正確に行えるようになります。労務管理者の負担が減って他の業務に注力できるようになることもメリットです。

モバイル対応ツールで働きやすい職場環境に

勤怠管理ツールにはスマホから操作できるものもあります。ぜひ、パソコンだけでなくモバイルデバイスからも操作できるツールを導入しましょう。

自宅以外でも働けるようになるため従業員の働き方に幅が出ますし、出退勤時間の正確な管理ができるだけでなく、休暇の申請や直行直帰の申請などもオンラインで手軽にできるようになります。働きやすい職場環境との評価から対外的なイメージアップにつながるのもメリットです。

さまざまなシステムとの連携も可能

給与計算システムに連携できるツールがあるとはすでにお伝えしたとおりですが、それ以外のツールやシステムとの連携ができる勤怠管理ツールもあります。自社のツールだけでなく他社製品との連携までできるものもあり、労務管理の一元化も可能です。

法改正に適応できる

労働基準法を始め、法改正が行われた時には、当然ながらそれに対応した勤怠管理が必要になります。クラウド勤怠管理ツールの多くは法改正にも対応しており、必要な際にバージョンアップが可能です。ただ、バージョンアップが有償か無償かはベンダーや製品ごとに異なるので、事前の確認を怠らないようにしておきましょう。

勤怠管理ツール導入のデメリット

勤怠管理ツールを導入することで上記のようなさまざまなメリットがあることがわかりましたが、若干ながらデメリットもあります。事前にデメリットも確認しておきましょう。

場合によっては多額の費用がかかる

ベンダーや製品によってもちろん異なりますが、導入に当たって多額の初期費用がかかるツールもあることに注意しなければなりません。大がかりなシステムによっては、サーバーの構築を始め保守費用も含めると100万円単位のコストがかかることもあります。

それだけ多額の費用をかけてまで、ツールを導入するメリットがあるのかどうかは事前にしっかり確認しておくべきです。得られる効果に見合わないほどのコストをかけないよう、事前調査には最新の注意を払ってください。

自社のスタイルにツールが適していないことも

ツールによっては、デフォルトの状態では勤務形態や就業規則などが自社のスタイルに合っていないものがあることも考えられます。いちいち手動での設定が必要となると、かえってその手間が煩わしくなることも考えられるので、労務管理の効率化を妨げることになってしまいます。そのようなことのないように、事前に自社に合ったツールかどうかよく確認しておきましょう。

テレワークの導入に当たって知っておきたい労務管理・勤怠管理ツールの選び方

テレワークの導入に当たって、労務管理の仕組みを見直す必要があることがわかりました。それに役立つのが勤怠管理ツールですが、先にデメリットの項で説明した通り、適当に選んでしまうとコストがかかりすぎたり効率が悪くなったりするリスクもあります。そこで、ツールの選び方としていくつかチェックポイントを掲げますので、参考にしてください。

作業状況の把握機能があること

作業状況の把握機能があるかどうかをチェックしましょう。テレワークで問題となるのが従業員の勤務状況の適切な把握ですから、その問題を解消できる機能があることが勤怠管理ツールを選ぶうえで重要なポイントになります。「プレゼンス機能」といって、作業状況を把握するとともに、在籍状況や位置情報まで把握できるものもあるので、自社にとって適切な機能があるツールを選びましょう。

給与計算システムとの連携は必須

ここまで何度か給与計算システムに連携できるメリットについてお伝えしてきたように、勤怠管理ツールにこの連携機能がないと、せっかくコストをかけて導入してもその威力は半減してしまいます。労務管理の効率化のためにも、給与計算システムとの連携機能は必須です。

休暇などの申請と承認の機能があること

従業員の休暇や残業等の申請もツールを通じてできるものを選びましょう。テレワークを導入しても、こうした各種申請を紙で行うようでは業務効率の向上は望めません。ですので、勤怠管理ツールを選ぶ際は、これらの申請と承認機能があるものを選んでください。スムーズなテレワークのためには、すべてオンラインで処理できるようになることが理想です。

おすすめのテレワーク労務管理ツール4選

最後におすすめのテレワーク労務管理ツールを4つ紹介します。

マネーフォワードクラウド勤怠

「マネーフォワード」といえば家計簿アプリで知られていますが、実は勤怠管理ツールもあります。また、勤怠管理だけでなく、給与や会計、社会保険に関するツールもあるため、それらのサービスを併せて導入すれば労務管理の効率を大幅にアップさせることも可能です。

運営歴が長いだけあってユーザビリティに優れており、直感的に操作できるのも魅力です。法改正の際に自動的にバージョンアップする機能もあります。

ジョブカン勤怠管理

勤怠管理ツールのなかでも特に利用者が多いのが「ジョブカン勤怠管理」です。さまざまな管理状況に対応できるのが支持されているポイントで、雇用保険に対応して必要な書類を自動で作成できるようにもなっています。

また、パソコン、スマホ、タブレットのほかICカードなど打刻の対応も幅広いため、どんな働き方でも適切に勤怠管理ができるようになるでしょう。

KING OF TIME(キングオブタイム)

勤怠管理ツールのなかでも市場シェアナンバーワンなのが「KING OF TIME(キングオブタイム)」です。東京ガスやメルカリなどの有名企業も導入しており、顧客満足度も高く、迷った時には選びたい安心の勤怠管理ツールです。

また、他社のツールとの連携ができるところも選ばれるポイントで、マネーフォワードを始めさまざまな外部ツールと併せて労務管理ができます。

jinjer勤怠

人材サービスで知られるネオキャリアが運営するクラウド型の勤怠管理ツールが「jinjer勤怠」です。基本的な機能はもちろん、福利厚生や報酬などの人事管理のほか豊富なオプションが用意されています。おもしろいところでは「コンディション管理システム」というオプションがあり、従業員のコンディションをリアルタイムで管理して、離職が懸念される従業員の早期発見などに役立たせることが可能です。

必要な機能のみに絞って導入することもできるため、導入コストをなるべく抑えたい場合におすすめです。

まとめ

テレワークの導入に当たって検討したい労務管理・勤怠管理ツールについて詳しくお伝えしてきました。自社の状況や問題点に合わせて適切なツールを選んでください。

なお、上で紹介したツール以外も検討したいという方は、多数の勤怠管理ツール開発会社が登録する「比較ビズ」を参考にしましょう。無料で利用できて、複数社から一括で見積もりも取れるので便利です。

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