発注前に知っておきたい！ベンダーマネジメントとは？

ベンダーマネジメントとは

ベンダーマネジメントを適切に行うためには、まず「ベンダーマネジメントとは何か？」という基本知識からしっかり押さえておくことが大切です。

システム開発会社との良好な関係を築く役割を担う

ベンダーマネジメントとは、文字通りベンダーとの関係を築くうえでのマネジメントのことです。

システムの開発をシステム開発会社に発注する場合、単に発注して後は任せてしまうという姿勢はNGです。「最初に発注さえしておけば、あとは向こうがちゃんとやってくれるだろう」という意識を持つ発注者は少なくありませんが、まずこういう態度は改めるべきものであることをしっかり認識しましょう。

ベンダーマネジメントは、単に発注して終わりではなく、発注からシステムの完成までのプロセス全体にわたってシステム開発会社とやり取りしながらマネジメントを行うという役割を担います。丸投げではこちらの期待通りの結果が得られないなどのリスクがありますので、自社に最適なシステムを完成させるためにもベンダーマネジメントにおいてシステム開発会社とのコミュニケーションを密に取る必要があるのです。

どのようにベンダーを活用できるかが問われる

新しい技術が次々と生み出される現代、新たなITベンダーも続々と誕生しています。また、ITシステムにおいてもクラウドが主流になりつつあり、多様な選択肢が用意されている現状です。

ただ、選択肢が増える一方で、どのベンダーを選び、どのように活用できるかが今後の企業のIT力に大きな影響を与えます。今後はベンダーマネジメントの手腕がますます問われるようになると言ってもよいでしょう。

ベンダーマネジメントの手法

どのようにベンダーマネジメントを行っていくべきか、その手法を確認しておきましょう。

VMOの編成

ベンダーマネジメントでまず必要になるのが、ベンダーマネジメント・オフィス（以下、VMO）の編成です。VMOとはベンダーマネジメントを行うための専任の組織であり、この組織がシステム開発会社とのやり取りを全面的に担い、先方をリードしていく役割を果たします。それには決断力やリーダーシップなどで高いスキルが求められるうえ、現場でのスキルも重要です。

また、ベンダーマネジメントの手法は個人の知識や経験に依存するものではなく、社全体でノウハウを蓄積し、それを次代に継承していくものであるべきです。そのためにも、担当者個人に頼るのではなく、VMOとして専任組織を設立することが求められます。

ゴールの設定

VMOを設置する際、そのゴールを明確に設定しておくことが何よりも重要です。システムの導入によりコストの削減を目指すのか、それよりも新しい価値を作るためのシステムであることを重視するのかといったゴールを設定します。ゴールによってその後に取るべきベンダーマネジメントの手法や対応が異なるため、この過程は重要です。

ベンダーの選定

多数の選択肢のなかからベンダーを選定します。ベンダーはさまざまな分野に数多く存在しますが、どこが自社のゴールを叶えるのに最適なのか、目的から逆算して候補先を絞り込みましょう。その際、ベンダーの実績もチェックしつつ、気になるところには実際に問い合わせます。ベンダーの得意分野と自社のゴールがマッチするのかを直接確認するわけです。

価値を高めリスクを減らすためのマネジメント

ベンダーを選定できたら、今度はそのベンダーのパフォーマンスを最大化すると同時に、考えられるリスクを最小化することがベンダーマネジメントの役割です。こちらの要望通り作業が正当に進められているのか、コンプライアンスは遵守されているかなどを確認しながら、マネジメントを行います。

ベンダーマネジメントの役割

ベンダーマネジメントはどのような役割を担うのでしょうか？

ベンダーとの契約

ベンダーとどのような内容で契約するのか、予算や納期なども含め細部まで確認するのがベンダーの役割です。見積もりの金額は妥当なのか、契約内容がちゃんと履行されているのかといったチェックも行います。

リスク管理

ベンダーの経営状況についても事前に調査し、把握しておくことがベンダーマネジメントには求められます。なぜなら、もしも契約中に先方が倒産するようなことになっては、自社にも大きな影響が及ぶからです。ほかにも、納期の遅れといったさまざまなリスクを想定し、それを管理することが求められます。

モチベーションの管理

ベンダーと良好な関係を築き、高いモチベーションを維持してもらうようにすることもベンダーマネジメントの役割の一つです。ベンダーによっては、自社以外にもさまざまな顧客を抱えているため、そういうなかで自社のためにどれだけリソースを割いてもらえるか、しっかり注力してもらえるかをコントロールしなければなりません。それには、日ごろからベンダーと密にコミュニケーションを取って、良好な関係を保つことが大切です。

パフォーマンスの管理

パフォーマンスが順調に行われているかどうかを確認するために、評価指標をベンダーとの合意で設ける役割も担います。十分にプロジェクトの効果を発揮するためには、PDCAサイクルを活用しましょう。

ベンダーマネジメントの活用方法

ここまでの説明でベンダーマネジメントの役割は理解いただけたはずですが、それを円滑に行うためのポイントを再確認しておきます。

専任組織は必須

先にも述べたように、ベンダーとの委託で出てくるさまざまな課題を解決しながらゴールを達成するには、VMOという専任組織の設立が必須です。他の業務にリソースを割かなくてもよい専任組織があってこそ、ベンダーマネジメントは効率的に行えます。

ベンダーマネジメント自体のIT化

ベンダーマネジメントには、契約管理、リスク管理、パフォーマンス管理などさまざまな役割がありますが、それらを効率良く行うためにも可能な部分はIT化を図るとよいでしょう。

まとめ

企業がシステムを導入するに当たって、システム開発会社とのやり取りのなかでベンダーマネジメントは重要な役割を担います。リスクを減らしつつ最大限の価値を得るためにも、ぜひVMOという専任組織を設立して効率的にマネジメントが行えるようにしましょう。

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代表　一好 俊也

監修者

株式会社ファイナイトフィールド

2006年よりシステム開発を行う。ユーザビリティ重視のアジャイル開発を得意とする。大手監査法人に採用された翻訳支援アプリや教育用アプリ、EC サイト、顧客管理システム等の設計、開発を手掛ける。機械学習／AI を用いた開発も行っている。