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業務システムとは?基幹システムやERPとの違い・導入のポイントを紹介!

更新日:2021年10月15日 発注カテゴリ: Webシステム開発
株式会社GeNEE
監修者
代表取締役 日向野卓也
業務システムとは?基幹システムやERPとの違い・導入のポイントを紹介!

めまぐるしく変化する経済市場を勝ち抜き、企業として生き残っていくには、ビジネスを効率化して競争力を高めるための「業務システム」が必要不可欠です。さらなる効率化を目指すため「業務システムを刷新したい」あるいは、まだ手を付けていない業務領域を効率化するため「業務システムを新たに導入したい」そう考える企業担当者は少なくないはずです。しかし、業界・業種はもちろん、企業によっても業務のあり方は異なります。「どんな業務システムが自社にマッチするのか?」「注目の高まるERPを導入すべきか?」悩んでいる方も多いでしょう。そんな悩みを抱える企業担当者の方に向け、基幹システム・ERPとの違いを含む業務システムの基本を解説するとともに、業務システム導入にあたって注意しておきたいポイントを紹介していきます。

業務システムとは

システムとは、ある目的を達成するため、関連するさまざまな要素で構成されたまとまり・仕組みを意味します。たとえば「システムキッチン」という言葉が使われますが、これは食事を作る・食べる・片付けるという目的・ゴールを達成するため、必要な器具を組み合わせた集まり・仕組みです。

つまり「業務システム」とは、業務を遂行するために必要な要素で構成された「仕組み」だといえるでしょう。これをもとに考えれば、店舗などで顧客情報・購買履歴を管理している顧客台帳も「業務システム」だといえます。

ただし、通常は顧客台帳を業務システムとは呼びません。狭義の意味での「業務システム」は、「業務を遂行するために使用されるコンピューターシステム」を指すのが一般的です。

業務システムの種類

もちろん、冒頭でも触れたように、個別の業務内容は業界・業種・企業によって異なります。逆に考えれば、会計管理・勤怠管理・顧客管理のようなニーズの高いものから、特殊な業種・企業のみで活用されているものまで、業務システムにはさまざまな種類が存在するのだと考えられます。

以下に紹介するのは、一般的に見てニーズが高いと思われる、代表的な業務システムです。

システム名概要
会計管理システム利益・債権・借入金などのキャッシュフローを明確化するため、会社の入出金を管理して帳票出力する
顧客管理システム 顧客の基本情報、および営業担当者による活動情報・履歴などを管理して共有・活用する。CRM(Customer Relationship Management)
生産管理システム納期・在庫・工程・原価など、生産に関連する業務を管理する
在庫管理システム 入出庫を含めた商品の在庫を管理する。現物のピッキング・管理を含む倉庫業務に特化したシステムはWMS(Warehouse Management System)と呼ぶ
営業支援システム 営業活動を支援するシステム。営業活動の進捗情報を記録・管理して共有・活用。SFA(Sales Force Automation)。CRMと連動させることが多い。
販売管理システム受注・出荷・納品・検収・請求・入金など、商品販売の一連の業務を管理する。見積や在庫管理の機能を持つこともあ
見積管理システム見積書・請求書の作成、請求書に対する入金履歴・回収残高などを管理する
発注管理システム在庫状況の確認・発注先の選定・発注書作成・発状況の確認など、発注の一連の管理する。受注管理・在庫管理との連動が一般的
品質管理システム 生産から出荷までの各工程で行われるクオリティコントロールを担うシステ。QMS(Quality Management System)
人事管理システム企業の人事業務に必要な、従業員のあらゆるデータを管理する
給与計算システム勤怠管理などの情報から給与計算を自動化する
勤怠管理システム従業員の勤怠情報を管理する。給与計算システムと連動することも多い
固定資産管理システム固定資産の台帳管理や減価償却計算、固定資税の申告など固定資産に関連する業務を管理する

業務システムと異なる情報系システム?

ここまでで代表的な業務システムを紹介してきましたが、このほかにもチャットツール、グループウェア、社内SNS、メールなどを活用している企業もあるでしょう。

これらのツール・システムも「業務システム」といえるかもしれませんが、一般的には「情報系システム」に分類される場合が多いようです。この辺りの線引きは、開発会社、企業によっても異なります。

業務システムと基幹システムの違い

それでは、近年耳にすることの多くなった「基幹システム」は、業務システムとなにが異なるのでしょう?一般的には、基幹システムは「企業の主要業務を遂行するのに必要なさまざまなシステム」だと定義されています。

これをわかりやすく解釈すれば「それがなければ企業活動を継続するのに支障が生じてしまう業務システム」が基幹システムだと言い換えられるでしょう。

たとえば、バックオフィスに必須の「会計」「人事」システム、実業務に必須の「生産」「物流」「販売」システムなどが、一般企業の「基幹システム」に当てはまります。ただし、業界・業種・企業によって基幹業務は異なります。

銀行・証券などでは「生産」「物流」「販売」システムではなく、「勘定」システムが基幹システムになるでしょう。つまり、基幹システムはイコール業務システムですが、業務システムは必ずしも基幹システムとイコールだとは限りません。

ERP(Enterprise Resources Planning)とは

それでは、統合基幹システムともいわれる「ERP」は、基幹システムとなにが異なるのでしょう?ERPとは、会計管理システム・人事管理システム・生産管理システム・物流管理システム・在庫販売管理システムなどの、いわゆる基幹システムを統合し、すべての情報を「唯一の統合データベース」で一元管理するシステムです。

さまざまな基幹システムが統合されたERPは、1990年中盤から徐々に導入されはじめましたが、オンプレミスサーバに構築するパッケージ型が主流だった当時は、大企業のみが導入できるというイメージがありました。

しかし、近年では「NetSuite」に代表されるクラウド型が主流になりつつあります。安価なクラウド型のほかにも、特定の業務に特化したコンポーネント型も登場し、中小企業でもERPを導入しやすくなっているのです。

基幹システム = ERPとは限らない

ERPを導入する最大のメリットは「会社に点在するすべての情報を一元管理できる」ことです。従来の基幹システムは、利用する部署ごとに独立したシステムとして導入されるのが一般的でした。それぞれのシステムは独立したデータベースで管理されるため、たとえば在庫販売管理システムから納品状況を確認するには、物流システムを参照する必要がありました。

統合データベースにすべての情報が集約されるERPなら、システム連携やデータインポートの必要もなく、瞬時に「会社の現状を可視化」できます。つまり、ERPを活用すれば、会社の現状を分析して把握し、経営戦略を定める素早い意思決定が可能になります。

統合基幹システムというより、まさに企業支援計画(Enterprise Resources Plannning)なのです。このことからも、ERPは基幹システムとイコールではありますが、基幹システムがイコールERPとは限らないことが理解できるでしょう。

業務システムを導入するメリット

本記事をご覧になっている企業担当者の方であれば、業務システムを導入して「業務効率化」を実現したいと考えているのではないでしょうか?もちろん、業務効率化は、業務システム導入によって得られる最大のメリットです。

人的リソースを費やしていた業務をシステムで自動化できれば、それだけ業務効率は上がります。浮いたリソースをコア業務に割り振れば生産性の向上も実現できるでしょう。ERPであればその効果も絶大です。

しかし、業務システム導入のメリットに「業務の標準化」という側面があるのも忘れてはなりません。たとえば、優秀な営業マンのノウハウ・データを営業部全体で共有し、成果の低い営業マンの底上げができたらどうでしょう?これの実現を目的とした業務システムが「営業支援システム(SFA)」です。

基幹システムにばかり目が向きがちですが、業務システム導入のメリットを最大するには、自社で「効率化・標準化」したい業務はなにか?見極めるのが肝心です。

業務システム導入の注意ポイントは?

業務システムの導入を検討する際にまず考えておきたいのは、特定の業務を効率化・平準化したいのか?あるいは、全社的に業務を効率化・平準化したのか?を決めることです。具体的には、個別の業務システムを導入するのか?ERPを導入するのかを決めなければなりません。業務効率化・平準化に関連するニーズは、企業ごとに大きく異なるからです。

業務をシステムに合わせる?システムを業務に合わせる?

次に考えておきたいポイントは、業務内容をシステムに合わせて変更できる余地があるのか?あるいは、業務内容に合わせてシステムの改変が必須なのかを洗い出しておくことです。

業務システムをできるだけ安価に導入するには、パッケージ型・クラウド型などの既存製品を「そのまま使う」方法が一番です。ただし、その場合は「業務システムでできることにあわせて自社業務を変更する」必要があります。一般的な企業が使いやすいように既存製品も工夫されてはいますが、大なり小なりの業務変更は必要でしょう。

どうしても自社業務を変更できないなら、パッケージ型・クラウド型をカスタマイズする、あるいはスクラッチで自社専用業務システムを開発するしかありません。この方法はカスタマイズ費用、開発費用などのコストがかかるのが難点です。特にスクラッチ開発であれば、数百万〜数千万円といったコストが必要になるケースもあります。

業務システムの導入方法

それでは上述したポイントをもとに、業務システムを導入するには具体的にどのような方法が考えられるのか?簡単に解説していきましょう。

クラウド業務システム・ERPを導入

クラウド型の個別業務システム・ERPをサブスクリプション形式で導入する方法です。Salesforceに代表されるSFA・CRM・MA製品をはじめ、標準化しやすい勤怠管理、給与計算、会計管理などのほか、コンポーネント型・統合型のERPなどの業務システムを選択できます。利用する業務システムに合わせ、フレキシブルに業務内容を変更できる小中規模の企業、店舗などにおすすめです。

業務パッケージ・ERPを導入

自社内にオンプレミス型サーバを構築する、またはパブリッククラウド環境を活用して、パッケージ型の個別業務システム・ERPを導入する方法です。「会計」「人事」「生産」「物流」「販売」「勘定」システムなど、個別の基幹システム、統合型ERPを導入したい場合に採用される方法です。中堅規模以上の企業でセキュリティ・コンプライアンスを確保したい、といったニーズに最適でしょう。

ただし、フレキシブルに業務を変更できるアメリカ企業が「そのまま使用する」ケースが少なくないのに対し、業務システムを自社業務に合わせる形で「カスタマイズする」ケースが多いのが日本企業の特徴です。必然的に導入コストは高額になる傾向があります。

業務システムをスクラッチ開発して導入

既存製品がフィットしない、あるいは特殊な業務内容を持つ企業であれば、基幹システム・ERPを含む業務システムをスクラッチ開発するケースも少なくありません。システムという開発ベースを持つ既存製品カスタマイズに比べ、開発費用を含めた導入コストはもっとも高額なる傾向があります。

ただし、コンピューターシステムで実現できることであれば、事実上の制限がないため、もっとも業務効率化・平準化を達成しやすい方法でもあります。

業務システムをフレームワークで開発して導入

フルスクラッチ開発より多少自由度は劣るかもしれませんが、システムの雛形となる「フレームワーク」を活用して業務システムを開発するという方法もあります。フレームワークを活用することで開発にかかる工数を抑えられるため、結果的にスクラッチ開発よりも低コストで業務システムを導入できる可能性が高くなります。もちろん、自社が理想とする業務システムに合致したフレームワークがあるか?がカギになります。

小規模業務システムをAccessで開発して導入

Microsoft Accessを活用して、小規模な業務システムを安価に構築する方法です。基本的にはデータベースソフトウェアであるAccessは、大規模・複雑な処理に向かない、大人数での共有に向かない特性がありますが、逆にいえば、個人事業主・小規模企業などの業務を効率化・平準化するには最適な選択肢です。

一度構築してしまえば、クラウド型のように月額料金を支払い続ける必要もなく、VBAの知識があればちょっとしたカスタマイズも可能、などのメリットもあります。

業務システム導入を外注する際のポイント

業務システムを導入するための代表的な方法をいくつか紹介してきましたが、「クラウド型をそのまま使う」以外の方法を採用するなら、多かれ少なかれシステム開発会社の協力を仰ぐことになるでしょう。

もちろん、なんの準備もなしに相談しても、手間隙がかかってしまうだけです。業務システム導入を外注する際は事前準備を整えておくのが肝心です。

現状課題・ゴールを洗い出す

業務システムを導入したい、と考えている企業担当者の方であれば、効率化・平準化したい業務はなにか?最終的にどのような形にしたいのか?おぼろげながら見えているはずです。制作会社への打診を始める前に、まず実行しておきたいのは現状の課題、最終的な形を具体的な形にできるように洗い出し、業務システムを導入する目的・ゴールを明確化しておくことです。

実際、単純に在庫管理を効率化したいといった要望だけでは、開発会社もどのような業務システムを構築すればいいのか判断できません。既存製品をどのようにカスタマイズすべきかも見えてこないでしょう。明確な課題をどのように解決したいのか?目的とゴールが決まっていれば、構築方法を含めた適切提案も得られます。

予算・納期を決める

二つめの準備は、業務システムにかけられる予算、サービスインから逆算した納期の大枠を決めておくことです。もちろん、エンジニアではない企業担当者であれば、予算や納期は決めにくいかもしれません。しかし、システム開発・カスタマイズ費用の多くは「開発に携わるエンジニアの人件費」です。予算と納期がコストに大きく影響するのを忘れてはなりません。

業務システムの開発予算は企業規模・システムの機能に応じて異なりますが、一般的には年間売上高・年商の10%程度を投資分として割り当てるケースが多いようです。予算に応じた納期を決定するのは簡単ではありませんが、だいたいの希望時期を決めつつ、コストとのバランスで調整できるようにしておくといいでしょう。

概算見積もり・詳細見積もりの2段階で進める

業務システムに限りませんが、詳細な見積書を作成するには、事前にしっかりとした要件を定義しておく必要があります。しかし、業務システムのような大規模開発になれば、要件を定義書にまとめるだけでも費用が発生する場合があります。ムダなコストを抑えるためにも、概算見積もり、詳細見積もりの2段階で開発会社と相談するのがおすすめです。

たとえば、上述した「詳細な現状課題・ゴール」「予算・納期」がわかっていれば、開発会社も概算見積もりを算出しやすくなります。ある程度の費用感が判明した段階で、開発を進めるか、手法を変更するかを判断し、あらためて詳細見積もりを依頼するかどうかを決定すればいいでしょう。

業務システムの導入事例

ここまでで、基幹システム・ERPとの違いを含めた業務システムの基本を解説するとともに、導入時の注意、具体的な導入方法、外注する際のポイントなどを解説してきました。網羅的に解説してきましたが、言葉だけでは導入のイメージが湧きにくいかもしれません。

そんな方の参考になるよう、以下からは、方法別の業務システム導入事例を紹介していきます。

パッケージ製品

Webショップを中心にした、輸入食品販売会社の業務パッケージ導入事例です。過去に独自システムを活用していた同社では、高額なカスタマイズコスト、保守要員の確保に課題を抱えていました。販売・会計業務を弥生販売・弥生会計に置き換えることで、これらの課題を一気に解決。コストを抑えながら最大の効果が得られています。

参照:弥生会計、弥生販売(弥生)

ERP製品

メガネ&サングラス専門オンライショップが、変動し続けるビジネス環境への対応のため、クラウドERP製品を導入した事例です。販売チャネルの多角化、業務の拡張性、変化への対応、性能などを考慮し、柔軟な環境構築が可能なクラウドERPを導入しました。スピーディーな導入が可能だったのもクラウドERPを選定したポイントです。

参照:ERP導入事例から見る成功7つのポイント(日本オラクル株式会社)

スクラッチ開発

パッケージング(梱包)の総合商社の基幹システムを、スクラッチ開発で刷新した事例です。既存業務に合わせたシステムを開発することで、現場利用者への負担を抑えながらシステムの入れ替えを実現しています。複数に分離したデータベースの統合など、スクラッチ開発ならではの、自由度の高い業務システムを実現しています。

参照:自由度が高く、要望に柔軟にこたえるスクラッチ開発で基幹システムを構築(長野日本ソフトウェア株式会社)

フレームワークの適用

製造業の基幹システム刷新に「楽々フレームワーク」を適用し、生産性、保守性の高い業務システムを構築した事例です。幅広い業務範囲を担う基幹システムを構築するには、既存パッケージやERPが適当だとは限りません。フレームワークを活用して、高い自由度・幅広い業務範囲を確保しながら、コストを抑えた開発を実現した好例です。

参照:導入事例:アズワン株式会社様(住友電工情報システム)

Accessを利用した小規模開発

Accessを活用し、商社の販売管理システムを必要最小限のコストで構築した事例です。短納期、低予算なシステム開発を実現するため、要件定義で機能を絞り込み、利用シーンも限定しています。Accessのメリットを最大限活かした好例です。

参照:販売管理システム(ケーススタディ)

まとめ

業務システム・基幹システム・ERPなど、名称だけを見ると難しそうなイメージはありますが、あくまでも業務を効率化・平準化するための「ツール」であるのは間違いありません。

実際にどのように開発するか?構築するか?といったことは実は問題ではなく、使う人が意識せずに使える「わかりやすさ・使いやすさ」こそが業務システムのカギだといえるでしょう。

それを実現するには、業務の洗い出し・ゴールを含めた事前準備をしっかりと行い、開発を含めた業務システム導入は、優良なシステムベンダー・システム開発会社に任せてしまうのがおすすめです。

そんなとき「比較ビズ」なら、必要事項を入力する2分程度の手間で、優良なシステム開発会社をスピーディーに探せます。複数のシステム開発会社に無料で相談できるのもポイントです。開発会社への外注を検討するなら、是非利用してみてください。

監修者の一言

ERP(Enterprise Resources Planning:統合基幹システム)は、全社横断的な複数システムから構成されるため、各事業部(又は部署)が保有する内部データの全社的な活用や事業部を超えた社内全体の業務効率化を可能とします。また、ERPの導入により、人件費の削減や顧客満足度の向上につながるケースも多いです。

その一方、既存システムが抱える問題や課題、導入するERPの方向性(パッケージやフルスクラッチ開発によるシステム)をしっかり定義できていないと、現状以上に人的コストや金銭的コストが発生する可能性があることを忘れてはいけません。

これらを防止する策として、実行段階まで責任を担うタスクフォースチームを組成し、現状業務の洗い出しや理想のシステム連携像などについてしっかりと議論し、その後にベンダーやシステム開発会社とも綿密な打ち合わせを重ねてからERP導入の意思決定を行うことが重要になります。

株式会社GeNEE
代表取締役 日向野卓也
監修者

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。MBA取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータなどで大手法人領域(大手流通企業、大手小売企業)の事業開発、事業企画等の業務に従事。その後、米国・台湾の海外大学への研修留学を経て、株式会社GeNEEを創業。

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