提案依頼書(RFP)とは?システム開発における要件定義との違いと作成ポイントを徹底解説

更新日:2019年12月20日 発注カテゴリ: Webシステム開発
提案依頼書(RFP)とは?システム開発における要件定義との違いと作成ポイントを徹底解説

システム開発をはじめ外注を行う際に発注元の企業が依頼先の企業に向けて作成するのが提案依頼書(RFP)や要求定義、要件定義といったものです。この中ではとくにWeb関連のビジネスにおいて要求定義がよく知られていますが、これがアウトソーシングを行ううえでとても大きな意味を持っており、こうした書類や提案を通して発注元と依頼先の企業との間で意志伝達や目的の共有がしっかり出来ているかどうかでビジネスがうまくいくかどうかが左右される面が出てきます。

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提案依頼書(RFP)とは

提案依頼書(RFP)とはは簡単に言えば発注元が「こんなことをお願いしたいのでよろしく」と目的や依頼内容を記すものです。アウトソーシングの目的は専門的な知識を持つ会社に依頼することでより高度な業務を可能にすることに加え、コストと効率をアップすることです。

そのため意志伝達や目的意識の共有がうまく行っていないと、意志の疎通や連絡、修正などのレベルで時間と手間がかかってしまいアウトソーシングのメリットが大きく損なわれてしまいます。

この大事な部分をうまく機能させるために、提案依頼書(RFP)、要求定義、要件定義といったものを行うわけですから、それぞれの特徴や違いをしっかり把握し、自分たちがアウトソーシングを利用する際にはどのタイプがもっとも適しているのかをよく把握しておく必要があります。

要求定義と要件定義の違い

もっともよく知られているのが「要件定義」。これは依頼する内容を実現するためにはどういったことが必要なのか、どういったものを用意する必要があるのかといった内容を具体的に記したものです。

システム開発で言えば「目的としているWebサイト、ITサービスを実現するためにはこうした機能やシステムが必要だ」といったかなり詳細な内容にまで踏み込んだものになるのが特徴です。

さらに、必要な機能やシステムに求められるプログラム、言語、アプローチなども含めて記述する場合もあります。Webサイトを作る場合には言語まである程度指定するケースも見られますし、マーケティングに役立てるために動画やSNS、スマホサイトなど、どのような選択肢を取れ入れたいのかなどに踏み込んでいくこともあります。

それに対して「要求定義」はもう少し大まかな漠然とした内容で「こうしたことをしたい」「こうしたことをお願いしたい」といった要求とも願望とも言える内容なのが特徴です。発注するうえで何をメインに依頼したいのか、何を目的で依頼先の企業に外注することになったのか、理由も含めて記述します。

要件定義と同じくシステム開発やWebマーケティングに例えてみると「会計システムの導入で業務の効率化をしたい」「ITの導入で人手不足の問題を解消したい」「企業サイトのアクセス数をアップさせて集客と売り上げ増に役立てたい」といった希望などを記述する形になります。

ですから、要件定義はこうした要求定義に基づいて作成されるケースが多くなります。「Webサイトのアクセス数アップを目指したい」という要求定義に対して「SNSを活用したマーケティング展開をする」「SEO対策を活用し検索エンジンでの上位表示を目指す」といった要件定義を行うわけです。

さらにSNSをどのようなアプローチでマーケティングに役立てていくのか、SEO対策をどのような形で行うのか、といった具体的な内容まで詰めていくこともあります。

それで、アウトソーシングを行う段階で要求定義と要件定義を完全な形で作成するわけではなく、業務を続けていく過程でどんどん話を詰めていきながら要件定義を明確化していくといった手順がとられることもあります。

提案依頼書(RFP)と要件定義・要求定義の違い

難しいのは提案依頼書(RFP)と要求定義の違いです。どちらも外注先に向かって「こんなことをお願いしたい」「こういうことをしたい」と基本のコンセプトや希望を記述する点では共通しています。提案依頼書と名前がついているくらいですから、提案がメインの内容になるわけです。

ただこのRFPとは「Request for proposal」の頭文字をとったもので、「目的を実現するために必要な要求(リクエスト)をする」という意味を持っています。そのため要求定義よりも具体的な内容を記した内容になる傾向が見られます。

要件定義ほど専門的・具体的なものではないにしろ、基本的な概要や目的を達成するための条件などを記すことが多くなるのです。要件定義よりも一歩踏み込んだ内容といってもよいでしょうか。

要件定義を作成するにはある程度依頼したい業務に関する専門的な知識が必要ですが、提案依頼書(RFP)の場合はそこまで専門的な知識は必要なく、そのうえかなり具体的な提案や希望を掲載することができるのです。

提案依頼書(RFP)を作成するメリット

では要求定義でも要件定義でもなく提案依頼書(RFP)を作成するメリットはどこにあるのか?意志伝達や目的意識の共有をより高いレベルで行うというのがまず挙げられますが、そのほかにも技術的な面だけでなく事務的な面での意志伝達に役立ちます。

たとえば「いつまでも納品してほしい」といった期日の設定や「いついつのタイミングで中間報告をして欲しい」といったスケジュール案なども提案依頼書に記述することがあります。

さらにより事務的な面に踏み込んだ内容では予算の概算を記すこともあります。この予算に関しては依頼・契約時にどのような話し合いがもたれるかで記述される場合とされない場合がありますが、SEO対策をはじめとしたシステム開発・Webマーケティングの分野では対費用効果も重要なポイントとなってくるだけに、ある程度予算を柔軟に設定しているケースも見られます。

そんな時に「この程度までなら成果を重視して開発を行ってもOK」といった記述をすることがあるのです。

提案依頼書(RFP)の書き方と注意ポイント

具体的に書いたほうがいい、でもそれが難しい上にわかりづらい内容になってかえって意志疎通や目的意識の共有が難しい…そんな問題も出てくるのが提案依頼書(RFP)の難しい部分です。作成する際にはいくつかの注意点を踏まえておきましょう。

まず一方的な内容にならないよう注意し、ある程度依頼先と話し合ったうえで決めておくこと。「こうしてください」と限定したような内容になってしまうと柔軟な発想やアプローチができなくなってしまいますし、その提案が依頼先が得意としているアプローチや技術とズレがある場合には最高のパフォーマンスが発揮されない恐れも出てきます。

それから役割分担を明確にしておくこと。どこまでを依頼して、どこから自分たちで行うのか。アウトソーシングではとくにこれがトラブルの原因になってしまいがちです。

「当然やってくれるだろう」と当たり前に思って記述しておかなかったことがカバーできておらず、納品された際に「イメージと違う」といった問題を抱えてしまうこともあります。

こうしたトラブルは責任を明確にするのが難しいだけに後日面倒になってしまうことが多いので気をつけたいところです。加えて、これも後日のトラブルを避けるうえで大事な部分ですが、気になる部分、わからない部分、疑問点などを必ずリストアップして記述しておきましょう。

要求定義・要件定義の部分で触れましたが、依頼する段階ですべての計画が決まっているケースはむしろ稀です。

作業を続けながら具体的に詰めていくことが多いので、疑問点やまだはっきりと決まっていない部分をリストアップしておき、作業を続けていく過程で「この点はどうしようか」など話し合いと意思疎通ができる環境を用意しておくのです。

まとめ

こうしたポイントを踏まえたうえで提案依頼書(RFP)を作成することで発注元と依頼先との間でコンセンサスが成立し、スムーズに作業を進めていくことができるようになります。

コスト・効率をアップさせつつパフォーマンスの高いサービスを利用できる。そんなアウトソーシングのメリットを最大限に引き出す上でも非常に重要なポイントといえるでしょう。

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