提案依頼書(RFP)とは？システム開発における要件定義との違いと作成ポイントを徹底解説

RFP（提案依頼書）とは？

RFPはシステム開発やwebサイトのリニューアル時に、クライアント側がベンダーに対して具体的な要望をまとめた提案書のことです。

• RFPの作成によって得られる効果

  RFPの作成によってベンダーに自社の要望を正確に伝えられ、認識のズレに伴う作業遅延やコスト増大を防げます。

• RFPに記載すること

  システムやwebサイトの全体像がイメージしやすいよう、導入目的・必要な機能・予算など、開発に必要な要件を明確かつ簡潔に記載します。

• RFPを作成する際の注意点

  開発に必要な項目が網羅され、要望が具体的なほどベンダーから高品質な提案が期待できるため、RFPを作成する工数は十分割いてください。

• RFPの作成のメリット

  RFPの作成は、運用中のシステムやwebサイトの課題を正確に把握するきっかけにもなります。課題解決に向けた要望をベンダーへ正確に伝えられると、納品後にギャップやミスマッチに悩まされる心配を最小限に抑えられます。

要求仕様書・要件定義書の違いは？

要求仕様書

要求仕様書とは、以下の2点が主な説明となります。

自社が抱えている課題解決に向け、どのような仕様を望んでいるかを記載します。RFPと異なり、技術的な要件を具体的に記載する必要はありません。

要求仕様書のまとめ方

例として、基幹システムの導入を予定していると仮定し、要求仕様書をまとめてみましょう。

「これまでクライアントの社内では生産管理・受発注管理・在庫管理など、業務ごとに独立したシステムを運用してきました。ですが、部門間の連携不足で業務効率悪化やミスの増加に悩まされています。スムーズなデータ連携やデータの一元管理が望めるシステムを望んでいます」

といったような内容を文章で伝えてください。

どのような課題を抱えており、開発やリニューアルによってどのようなことを実現したいのか、内容が簡潔にまとめられていると、ベンダー側も提案しやすくなります。

要件定義書

一方、要件定義書とは、以下の3点が主な説明となります。

搭載すべき機能に加え、拡張性やセキュリティ対策などが記載されています。

要件定義書の目的

要件定義書の最終目的は、クライアントの要望するシステムやWebサイトの仕様を明確にすることです。そのために製品や相手企業の情報収集をします。製品導入の他にも、入札や業務委託でも使用されます。

クライアントの作成した要求仕様書の記載内容が曖昧だと、ベンダー側も具体的な機能要件を要件定義書に記載できません。開発へ着手するまでの工程をスムーズにさせるためには、要求仕様書にどの内容を優先すべきか記載しておくとよいでしょう。

RFPとRFIの違いは？

RFPは開発を依頼するベンダーを最終的に決定するのが目的です。また、RFIで集めた情報を基に、RFPを作成していく場合もあります。

以下でそれぞれについて詳しく説明していきます。

RFI（情報提供依頼書）とは？

RFI作成の目的

RFIは企業や官公庁が調達・業務委託・入札などを行う際、製品やサービスの様々な情報を収集するため各ベンダーへ発送する依頼書です。RFIで求める情報は製品概要や技術情報に加え、相手企業に関する情報なども収集します。

RFI作成のメリット

webサイトやパンフレットに記載されていない情報を得られます。RFIは一般的に、情報システムの調達やIT関連の業務委託を検討する際に多く作成されます。優れたITスキルを持つ人材を抱えている企業が少ないからです。

参考元：

参照：みずほ情報総研�蝓　�IT 人材需給に関する調査」

上記の参照から分かるように、市場ニーズの拡大にIT人材の供給が追い付いておらず、2025年には45万人、2030年には最大79万人のIT人材が不足すると算出されています。

優れたITスキルを持つ人材が自社にいない場合、どのようなシステムを購入するべきか、どのような要件を定義するべきか決められません。導入後のミスマッチを避けるためにも、RFIを作成し情報収集に努めます。

また、高品質なRFPを作成するための下準備として、RFIを活用してシステムやWebサイトに関する情報を集める場合もあります。いずれにしてもRFPがベンダーを決めるために作成する文書であるのに対し、RFIの目的はあくまで情報収集の域を出ません。

RFIに記載すべき項目と内容

RFPについて詳しく解説

RFP作成のメリット

RFP作成によって得られるメリットは以下の4点です。詳しく見ていきましょう。

ベンダーからの提案レベル向上

RFPの作成によって自社が求める要望をベンダーへ正確に伝えられ、ベンダーから質の高い提案が期待できます。

どのような機能性やデザインを求めているのか、ベンダー側が明確に理解できるからです。ベンダーからの提案書や見積書を比較し、どのベンダーに開発を依頼するべきかスピーディーに判断を下せます。

RFPを作成せずにベンダー側との交渉を進めると要件の抜け漏れが発生し、思うように開発作業が進みません。また、自社の要望がベンダー側に十分伝わっていない場合は見当外れの提案書が届き、要求仕様書の再作成や改めて商談の場を設けなければなりません。

無駄なやりとりの増加に伴う開発作業の遅れを防ぐためにも、RFPの作成が必要です。

複数のベンダーを効率的に評価

完成したRFPを複数のベンダーへ依頼することで、ベンダーからの提案を効率的に評価できます。同じ要件に対して一度に複数の企業から提案書や見積書を受け取れるので、比較がしやすいからです。

RFPを提出しない状態でベンダーの比較選定を行うと評価基準がブレやすく、提案内容にズレが生じ、開発レベルを評価しづらくなります。

RFPを提出しておくと評価基準も統一しやすく、ベンダーの選定作業を効率的に進められます。

自社の要望を明確化

RFPの作成を進めていく過程で、要件の抜け漏れのチェックや自社が抱えている課題を明確化でき、ミスマッチのリスクを最小限に抑えられます。

仮に追加事項があった場合でもすぐに記載できるため、発注後のトラブルを未然に防げるからです。仕様の明確化によって、機能性や操作性を最大限追求した納品物の完成が望めます。

トラブル防止

RFPを事前に提出しておくと、ベンダーとの認識ズレに伴う作業遅延やコスト増大を防げます。RFPに要望が明確に記載されており、ベンダーが行う作業内容が明確になるからです。

RFPを提出せずに開発を進めてしまうと、曖昧な表現や口頭でのやりとりが原因で、開発の方向性にズレが生じるリスクが高くなります。

自社が求める仕様と異なっている場合は修正作業を命じないといけず、開発スケジュールやコスト管理に大幅な狂いが生じます。

ベンダーとの認識ズレに伴うトラブルを防ぐためにも、RFPの提出が必要です。

RFP作成のデメリットとは？

RFPの作成によるデメリットは以下の2点です。詳しく見ていきましょう。

業務負担が増える

ベンダーとのやりとりをスムーズに進めるためには曖昧な表現を排除し、具体的な要件を簡潔にまとめたRFPが必要です。ただし、ある程度時間を掛けないと、高品質なRFPは完成しません。

さらに、仕様要件や自社が抱える課題が漏れなく盛り込まれているか、提出前にチェックする必要があります。RFPの作成経験が少ない担当者の場合、業務負担増大につながります。

ただし、RFPの内容が不十分だと、発注後に修正作業や追加費用が発生するリスクが高くなるため、ある程度作成に時間を掛けられるスケジュールを組んでください。

ベンダーが公開しているRFPのテンプレートやサンプルを活用すると、効率的に作成を進められます。

開発へ移行するのに時間が掛かる

業務全般に関わるシステムのリプレイスや再構築を検討している場合、組織全体で抱えている課題を把握する必要があり、RFPの完成に時間が掛かります。

特に生産管理・受発注管理・在庫管理など、業務の根幹を担う機能を集約した基幹システムの開発を検討している場合、部門間の連携が欠かせません。

各部門が抱える課題解決へつなげるための仕様を盛り込んだRFPの作成には、十分な時間を確保する必要があります。

RFPが完成するまでにある程度の時間が必要なため、システム開発やwebサイトの構築に着手する時期が遅れます。

RFP作成前に準備すべき内容

RFPの作成前に行っておくべき内容は以下の3点です。一つひとつ内容をみていきましょう。

プロジェクトチームを設立する

システム開発やwebサイト構築を検討する理由として、業務効率改善・ブランディング確立・企業認知度向上など、様々な目的があります。

目的の実現に向けては、各部門へのヒアリング調査や経営層からの了承獲得など、調整作業が多く発生します。

効率的に作業を進めるためには、組織全体における協力体制の構築が必要です。各業務部門からメンバーを選抜したプロジェクトチームを立ち上げ、準備を進めてください。

サンプルやテンプレートを用意しておく

RFPは必ずしもフォーマットが規定されているわけではありません。RFPの作成対象がシステムやwebサイトによっても、記載事項や費用が異なるからです。

RFPで最も重要なことは仕様要件が正確に記載されている点であり、必ずしもフォーマットを重視する必要はありません。

ただし、作業に慣れていない場合はどこから始めるべきか悩む方も多いでしょう。RFPを作成する前に、サンプルやテンプレートをダウンロードできるサイトをピックアップしておくと、記載内容を具体的にイメージしやすくなります。

ベンダーを選ぶ基準を社内で明確にしておく

RFP作成前にベンダーを選定する評価基準を共有しておきましょう。開発する分野ごとに詳しく分けて解説していきます。

• システム開発

  ベンダーの開発レベルを測るには、導入実績・内製化の範囲・従業員数などが一つの判断材料になります。

  特にシステム開発工程全般を内製化できている場合は、短納期かつ低コストで開発を進められる可能性が高まるので、RFP提出時にどこまで内製化ができているのかを聞いておきましょう。

• webサイト構築

  デザイン・機能性・SEO対策など、どの要素を最優先に求めるかを明確化することが重要です。どの分野も高いレベルの水準を保っている企業は少なく、特定の分野に特化している場合が多いからです。

• デザインに強い企業にサイト構築

  トレンドを取り入つつ自社のブランドイメージを損なわないおしゃれなサイトに仕上がり、イメージアップを図れます。機能性を重視した場合は、サイト運営に必要なテキスト・画像・テンプレートを一元管理したCMSを使ったサイト構築を期待でき、業務効率改善や運用負担軽減につなげられます。
  
  入力画面に表示された内容が、そのまま編集内容に反映されるWYSIWYG（ウィジウィグ）を採用しているため、デザインやコーディングの知識は必要ありません。

  ベンダーの評価基準明確化＝自社が開発で求める項目の優先順位を可視化することにもつながるため、必ず実施してください。

RFPへ盛り込むべき内容を紹介

RFPに記載すべき内容をまとめました。ベンダーから欲しい情報が決まっている場合、補足事項にどういった内容を求めているかを記載してください。

サイトリニューアルを検討している場合、ベンダーからの提案書に補足事項がどれだけ記載されているかをチェックしてください。高品質な対応が望めるかどうかを評価する一つの判断基準になるからです。

情報量が多く内容が丁寧に説明されている場合、顧客に不信感や不安を与えない取り組みを意識していると判断できます。また、ベンダーからの提案は時間が許す限り、プレゼン形式で聞いてください。書面だけではわからない部分も多いからです。

表：システム開発時のRFPサンプル

表：サイトリニューアル時のRFPサンプル

RFP作成時のチェックポイント

RFPを作成する上でのチェックポイントや意識すべき内容は、以下の3点です。

RFPの作成経験が豊富な方でも、一回で完璧なRFPに仕上げることは困難です。周囲の意見を反映しながら、内容を修正していくスタンスを取ってください。

必要な項目の抜け漏れが無いか

ベンダー側がプロジェクトの全体像をイメージできるよう、開発目的・成果物・予算など、開発に関わる必要な項目は全て記載しておきましょう。

また、提出前に記載した項目に曖昧な表現が無いかをチェックしてください。曖昧な表現は受け手の解釈によって認識が変わるため、自社の要望とズレる可能性が高まります。誤解につながるような表現を記載するのは、避けてください。

最初から完璧なRFPは作れないと認識しておく

作業の熟練度に関わらず、最初から自社の開発要件を全て網羅したRFPを作成することは困難です。例えば、基幹システムの再構築をする場合、部門ごとによって必要な機能は該当部門で働く従業員が一番理解しており、現場で働く従業員の意向が優先して反映されるべきです。

基幹システムに必要な機能を把握するためには従業員にヒアリングを行い、内容を一つひとつ理解しないといけません。所属部門以外の業務内容を知るケースも少ないため、最初から要望を全て満たしているRFPを完成させることは困難です。

最初から完璧なRFPの作成を目指すのではなく、周囲の意見を取り入れながらブラッシュアップしていく形を取ってください。

また、RFPの完成＝ゴールではありません。自社の要望を盛り込んだシステムやwebサイトを完成させることが目的です。開発スケジュールに支障が出ないよう、納期を意識しつつ作成に励んでください。

補足事項が追記されているか

自社で結論が出ず、疑問点や悩みが発生している場合は、RFPに内容を書いていきましょう。ベンダー側からアドバイスや提案を受けられます。また、提案内容によって自社の要望をどの程度汲み取っているか、開発に前向きなのかを知るための判断材料となります。

まとめ

今回の記事では以下の5点について解説してきました。

RFP作成によって自社の要望が明確になり、ベンダーから高品質な提案を受けられます。自社がどのようなデザインのサイトを作りたいのか、システムにどのような機能を求めているか、ベンダー側は正確に把握できるからです。

また、RFPを事前に提出しておけば、口約束が原因によって生じる作業遅延やコスト増大に悩まされる心配もいりません。作成前にRFPのテンプレートやサンプルを用意しておくと、効率的に作業を進められます。

ただし、初めてサイトリニューアルやシステム開発に臨んでいる場合、どのベンダーへRFPを提出すべきか悩んでいる方も多いでしょう。

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