ワークフローシステムを自作する場合の注意点は?メリット・デメリットも覚えておこう

更新日:2021年07月16日 発注カテゴリ: 業務システム開発
ワークフローシステムを自作する場合の注意点は?メリット・デメリットも覚えておこう

新型コロナウイルスの影響により経済全体が停滞しつつある中で、各企業は業務を効率化し、コストを削減することが急務となっています。そうした状況下で注目を浴びているのが「ワークフローシステム」です。ただ、このシステムを導入するにあたり、外注するか、それとも社内で自作するか悩んでいる経営者は少なくありません。この記事では、そうした経営者へ向けて自作することのメリット・デメリットや注意点をご紹介します。

ワークフローシステムを自作するメリット

WEBサイトの構築に関して知識や経験を持つ人材が社内にいるため、ワークフローシステムを自作することにした企業は少なくありません。実際、ワークフローシステムを自作することには大きく分けて3つのメリットがあります。

  • コストを抑えることができる
  • 自社の業務フローにマッチしたシステムができる
  • 情報の管理がしやすい

コストを抑えることができる

ワークフローシステムを自作する大きなメリットは「コストを抑えることが可能」という点でしょう。システム作成を外注する場合、制作費や導入費用といった初期コストのほかに、保守点検費用などのランニングコストも発生します。

制作を担当するのは経験豊富なエンジニアですから、人件費もかなり高額になることでしょう。一方、自作する場合には社内の人材ですべての作業を進めていくわけですから、外部への支払いが一切発生しません。

保守点検も社内で行っていきますから、ランニングコストも安く抑えることが可能です。

自社の業務フローにマッチしたシステムができる

外部の業者へ発注して汎用性の高いワークフローシステムを導入する場合、現場ではあまり必要のない機能が多数搭載されているということが起こり得ます。

一方、社内プロジェクトとしてシステムを自作する場合、各部署と入念な打ち合わせを行うことで、会社の業務タスクに必要な機能だけを搭載させることが可能です。結果として、非常に使い勝手が良いシステムができあがるというメリットがあります。

情報の管理がしやすい

外部の業者へシステム構築を発注する場合、情報の漏洩に関するリスクが常に付きまといます。もちろん、WEBデザインを手掛けるSIやSEはデータ管理やセキュリティー対策を徹底しているとはいえ、リスクがゼロになるわけではありません。

一方、社内でワークフローシステムを自作する場合には、外部の人に情報を提示するというプロセスが一切ありません。ですから、情報の管理が容易となり、漏洩のリスクオフも取りやすいというメリットがあるわけです。

ワークフローシステムを自作するデメリット

ワークフローシステムを外注ではなく自作する場合、デメリットも発生します。具体的なポイントとしては以下の2つが挙げられるでしょう。

  • サポートを受けることができない
  • システムの拡充や更新が困難

サポートを受けることができない

システムの構築を外注した場合、契約した業者によるテクニカルサポートを受けることができます。ですから、トラブルが起こったり使い方が分からなくなったりした時も安心です。一方、ワークフローシステムを自作した場合、こうしたサポートを受けることができません。

自作プロジェクトに参加した担当者が退職してしまい、業務の引継ぎが十分に行われていないと、システムでトラブルが発生したときに業務が停止してしまい、甚大な損害が発生する可能性があるという点を銘記しておきましょう。

システムの拡充や更新が困難

拡張性のあるシステムを制作するには、プログラミングに関してかなりの経験と知識を有する担当者が求められるでしょう。

そのため、自作したワークフローシステムは簡易的なものになることが多く、拡張性を持たせたり機能を追加したりといった更新作業ができないケースは少なくありません。

ワークフローシステムを自作する場合の注意点

ワークフローシステムを社内のメンバーで自作しようと考えているなら、以下に示す3つのポイントをいつも念頭に置いておきましょう。

  • 長期的な視点で構築する
  • 必要な機能を見極める
  • 柔軟性のあるシステムを目指す

長期的な視点で構築する

ワークフローシステムを自作する場合、設計段階で完璧なものができるというケースは非常に稀です。実際に運用を始めることで現場のニーズや必要とする機能に気付くということもあるでしょう。

ですから、経営陣は長期的な視点で少しずつシステムを完成させていくという認識を持っておくことが大切です。

着実にクオリティーの高いシステムを構築していきたいのであれば、プロトタイプとなるシステムを限定的に現場で運用してブラッシュアップを行い、徐々にシステムを大きくしていくという手法が最善でしょう。

必要な機能を見極める

ワークフローシステムは会社の規模や事業内容によって必要な機能が大きく異なります。ですから、各部署の担当者からしっかりとヒアリングを行い、どのような機能をシステムに持たせる必要があるのか、十分に話し合っておくことは重要です。

「決裁は最大何人までか」「リマインド機能は必要か」「タスクを表示するデザインは他のシステムと統一するか」といった点を事前に協議しておくなら、スムーズに運用を始めることができるでしょう。

柔軟性のあるシステムを目指す

ワークフローシステムを自作する場合、社内の業務すべてをワークフローシステムに落とし込もうとする必要はありません。部署によっては業務内容が複雑で、統一されたフォーマットに一元化するのが難しい場合があるからです。

ですから、各部署のワークフローを事前によく分析して、システムに組み込むタスクとそうでないものを分けておきましょう。社内業務を円滑に進めるためには、システムの導入が難しいタスクに関しては別の承認フローを用意するという柔軟性も必要です。

まとめ

ワークフローシステムを導入することで業務の効率化に成功した企業は少なくありません。一方、コストを抑えつつワークフローシステムを導入するために自作しようとしたものの、思うような仕上がりにならなったという残念なケースも散見されています。

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