クラウド型のワークフローシステムの導入メリットとは？おすすめ7選を徹底比較

ワークフローとは？

「ワークフロー」とは、企業が行う契約の締結や備品を購入する際の申請・承認・決裁の過程を図式化した状態を示します。 ワークフローを意識して業務の流れを明確化させることで、スピーディーな情報共有が可能です。

多数ある部署の仕事内容を社員同士が共有し、定期的な見直しを行うことで、現場の課題を抽出する効果が期待できます。

全体的な業務の流れを把握することで作業を効率化でき、生産性が向上するでしょう。ワークフローは非効率的な作業を改善するために用いられています。

さらなる効率化には「ワークフローシステム」の利用がおすすめ

ワークフローを用いた業務効率化を行う場合は、申請や承認をオンラインで完結できる「ワークフローシステム」の利用がおすすめです。

ワークフローシステムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類が存在します。それぞれの違いは以下のとおりです。

 「オンプレミス型」は独自の承認フローや管理権限の設定を行えるため、重要な顧客情報を扱う企業や人事異動が多い大手企業に選ばれやすいシステム形態です。

「クラウド型」は運営会社と契約してサーバーを借りるため、初期費用がかからずメンテナンスの手間もかかりません。低予算でワークフローシステムを導入したい中小企業に選ばれています。

クラウド型ワークフローシステムの4つのメリット

クラウド型はオンプレミス型より導入ハードルが低いことから、多くの企業で採用されているシステム形態です。具体的には以下の4つのメリットがあります。

1. 場所を選ばずに申請や承認ができる

オンプレミス型は社内ネットワークに接続する必要があるものの、クラウド型はインターネット環境さえ整っていれば場所を問わず利用できます。

パソコン・スマートフォンで承認や申請が行えるため、テレワークにも対応可能です。

2. 自社サーバー不要のため安価で簡単に導入できる

クラウド型ワークフローシステムは、提供会社と契約を結ぶだけですぐに運用することができます。自社サーバーの構築が不要であるため、初期費用がかからない点が大きな魅力です。

システムのメンテナンスも運営会社に一任できることから、運用費用が安く抑えられます。業務の電子化に対応したいものの、予算をかけられない会社におすすめのワークフローシステムです。

3. システム障害時の対応は運営会社に任せられる

クラウド型ワークフローシステムは運営会社がメンテナンスの対応を行うため、復旧作業を一任できる点が特徴です。

オンプレミス型はシステム障害に備えて専門の人材を確保する必要がありますが、クラウド型はITに精通した人材を確保する必要がありません。専門知識がない場合でも気軽に運用することができます。

4. 書類のペーパーレス化につながる

紙面でやり取りをした場合、印刷代や用紙の購入費用が発生します。保管場所も定期的に整理する必要があり、デメリットが多いです。

クラウド型ワークフローシステムは運用費用はもちろんのこと用紙や印刷代もかからないため、あらゆる経費や業務の削減を見込めます。

クラウド型ワークフローシステムの3つのデメリット

クラウド型ワークフローシステムは手軽に導入できるものの、自社でサーバーを構築しないためデメリットも存在します。 主なデメリットは以下のとおりです。

クラウド型ワークフローシステムは管理を運営会社に一任するため、導入の際はセキュリティや基本機能の充実性を考慮しなければなりません。 自社に最適なシステムを細かく設定したい場合や、セキュリティ対策が心配な場合はオンプレミス型も検討しましょう。

1. 既存システムや外部サービスと連携できない場合がある

クラウド型のワークフローシステムは、サービスによっては自社で採用している既存サービスと連携できない可能性があります。自社の既存システムや外部サービスと連携したい場合は、導入前に連携可否を必ず確認しましょう。

連携にカスタマイズ費用が別途でかかるサービスもあるため、見積もり依頼時にチェックすることが大切です。

2. セキュリティ対策を念入りに確認する必要がある

クラウド型のワークフローシステムは外部サーバーを利用するため、自社にあわせたセキュリティ対策が行えません。 オンプレミス型では、システムの構築時に強固な設定を組み込むことが可能ですが、クラウド型の場合は運営会社の管理体制が不透明であることが多いです。

導入前にセキュリティ対策が十分に整っているか確認し、納得したうえで契約しましょう。

3. 利用者数や要望が多いとオンプレミス型よりも費用がかかる

クラウド型ワークフローシステムは、利用者数に応じて料金が変動する「従量課金制」です。とくに初期費用は社員数によって月額（年間）利用料が定められる場合がほとんどであり、社員数が多い企業ほどコストがかかります。

導入後の事業規模が拡大すると追加カスタマイズ費用が生じる場合もあるため、今後の事業展開を見込んだうえで契約を判断しましょう。場合によってはオンプレミス型よりも費用がかかる可能性があるため、サービスの有償無償範囲を念入りに確認する必要があります。

クラウド型ワークフローシステムを選定するポイント5選

クラウド型ワークフローシステムを導入する場合は、社員が適切にサービスを使いこなせるように配慮する必要があります。自社にぴったりのサービスを選定したい場合は、無料トライアルで実際の操作性を確認することも有効的な手段です。

具体的には、以下の点を確認して選定しましょう。

1. 操作のわかりやすさを確認する

システムの導入後に業務を滞りなく行うためには、利用する社員全員がサービスを問題なく使えるようにする必要があります。

使い方や操作方法が複雑なサービスは、現場の社員にストレスを与えます。機能の充実性ではなく、必要な機能を社員が迷わず使いこなせることを最優先に考えましょう。

ITリテラシーは個人によって差が生じるため、誰もが直感的に利用できるインターフェースであることが大切です。

2. トータルコストや月額利用料を比較する

ワークフローシステムは導入コストがかからない分、毎月の継続利用料金がかかるため、運用費用を念入りに確認する必要があります。 サービスによって1人あたりの料金設定が異なります。毎月の支払いをイメージして候補を絞りましょう。

極端に基本料金が安いサービスは標準で搭載している機能が少なく、追加カスタマイズ費用がかかるケースがあります。自社の予算と最低限利用したい機能をあらかじめ把握したうえで、トータルでかかるコストを確認しましょう。

3. セキュリティの万全性を見る

ワークフローシステムには社内の重要な情報や顧客情報などが集約されるため、セキュリティに問題があると最悪の場合、情報漏えいにつながります。

セキュリティ面は、通信の暗号化、IPアドレス制限に対応しているサービスや24時間監視が行われているかを確認しましょう。セキュリティ対策のほかにも、自社社員のリテラシー意識を高める必要があります。

4. 自社に必要な機能が揃っているかチェックする

クラウド型ワークフローシステムを選ぶ際、自社に必要な機能が標準搭載されているかが大切です。業務で必要のない機能まで搭載されていると、費用がかさむおそれがあります。自社の業務で必要な機能を整理しましょう。

基本搭載されている機能とオプション扱いとなり追加費用がかかる機能があるため、事前に確認することが大切です。

5. 自社の企業規模との適性を考慮する

クラウド型サービス選定時には、自社の事業規模と照らしあわせて候補を絞りましょう。部署や従業員数が多い大手企業の場合、申請・承認のフローが複雑化するため、複雑な承認フローに対応できるサービスを選ぶ必要があります。

決裁金額や締日によって独自の申請条件を設けている場合は、カスタマイズ性の柔軟さも大切な選定ポイントです。自社の規則やコンプライアンスに沿ったサービスであるかを確認しましょう。

クラウド型ワークフローシステムの分類

クラウド型ワークフローシステムのサービスは以下の4種類に分類されます。

種類ごとに適合する会社が異なるため、自社の従業員数や運用目的を明確にしたうえで選定しましょう。

1. 大企業向け

複雑な稟議・決裁に対応できるシステム形態で、大企業に多い「合議」や「分岐」などの承認ルートを設定することができます。クラウド型のなかでは高額な費用がかかりますが、運営会社のサポート体制が整っている点が大きな魅力です。

組織変更・人事異動時の設定変更を容易にするツールが標準搭載されているサービスが多く、大企業特有の課題を手厚くフォローしています。

2. 中小企業向け

シンプルでコストがかからず、手軽に導入・運用できる点が特徴のシステム形態です。1つの承認フローに関わる人数が数人〜十数人規模で、最低限の承認履歴が残れば十分な場合に向いています。

テンプレートを用いて申請を簡単に行えるサービスが多く、優れたコスパと運用の手軽さが大きなメリットです。

3. エクセル連携型

Excelとの連携に優れたシステム形態です。インターネットとExcelを用意するだけで簡単に運用できるため、申請フォームの作成がスピーディーに行えます。

シンプルで直感的な操作がしやすく、すでに確立されているワークフローを大きく変えずに電子化に対応できる点が特徴です。

4. グループウェア連携型

社内カレンダーや連絡機能などを有した「グループウェア」内の1つの機能として、ワークフローが搭載されている形態です。

ワークフロー専門サービスに比べると機能数に限りがありますが、他のオフィス業務とあわせて一括管理できる点が魅力といえます。とくに紙媒体中心の業務をまとめて電子化させたい場合には最適です。

クラウド型のワークフローシステムのおすすめ7選

以下より、おすすめのクラウド型ワークフローシステムサービスを解説します。各サービスの特徴を把握し、比較・検討の参考にしてください。

1. 現場にぴったりのカスタマイズが行える『SmartDB』

参照：SmartDB【大企業の業務デジタル化クラウド】

『SmartDB』は2023年SaaS型ワークフロー大企業市場シェアNo. 1に選ばれたサービスです。複数部門による並列承認や別のワークフローへの連携まで細やかに対応できることから、従業員数1,000名以上の大企業に選ばれています。

業務アプリをドラッグ＆ドロップの簡単な操作で作成することができるため、 ITに精通していない現場部門でも使いこなすことが可能です。

申請する金額や契約の内容に応じて課内承認・部内承認を細かく設定することもでき、クラウド型のなかでもカスタマイズ性に優れています。

2. 多言語に対応している『楽々WorkflowII』

参照：楽々WorkflowII 【住友電工情報システム】

『楽々WorkflowII」は大規模組織での長期運用に強いサービスです。データ項目を簡単に設定し、マウスで操作するだけで誰でも簡単に本格的な申請画面を作成することができます。

グローバル展開しており、英語・中国語やスペイン語・ベトナム語・韓国語などの幅広い言語に対応できる点も独自の魅力です。他言語での申請はもちろんのこと、申請した書類を日本語で承認することもできるため、海外展開している企業に支持されています。

3. 簡単操作でカスタマイズできる『ジョブカンワークフロー』

参照：ジョブカンワークフロー【株式会社DONUTS】

『ジョブカンワークフロー』は200,000社以上の導入実績を誇るクラウド型システム最大手のサービスです。使いやすさに特化したインターフェイスで、チェックボックスや見出しなどをマウスで操作するだけでカスタマイズすることができます。

1クリックで簡単に承認が行えるうえに、入力内容の自動制御機能により申請ミスの防止も可能です。 面倒な処理ミスで申請者の負担がかかることがなく、快適に運用することができます。

4. 紙媒体と同様の使用感を味わえる『X-point Cloud』

参照：X-point Cloud【株式会社 エイトレッド】

『X-point Cloud』は紙媒体と同様の使用感が特徴的なサービスです。過去に使用していた紙の申請書イメージを入力フォームに落とし込めるため、操作に慣れやすく社員の学習負担が抑えられます。

過去のデータをスピーディーに確認できる検索機能や経費件数や金額の集計機能などが標準搭載されており、業務改善に活用することが可能です。

視覚的にわかりやすいワークフローシステムを探している方に、おすすめのサービスです。

5. 他システムとの連携に特化した『Create！Webフロー』

参照：Create！Webフロー【インフォテック株式会社】

『Create！Webフロー』は「誰でも安心して使える」をコンセプトに設計されたサービスです。シンプルな操作画面で、各ユーザーが利用可能な申請書がサムネイル画像で表示されるため、目的のフォームに素早くアクセスすることが可能です。

申請の際に他システムからデータを引き継ぐことができ、二重入力や入力ミスを徹底的に防止できます。クラウド版とパッケージ版から自社にあった形態を選択して導入できるため、自社に沿ったシステムを構築できる点が魅力です。

6. WebとExcelの用意だけで導入できる『コラボフロー』

参照：コラボフロー【株式会社コラボスタイル】

『コラボフロー』はWebとExcelがあれば誰でも簡単にワークフローを作成・運用できるサービスです。すでに使用しているExcelファイルを直接Webフォームに変換することができ、レイアウトの追加・修正も簡単に行えます。

直感的な操作性が魅力であり、申請フローはあらかじめ用意されたパーツをパズル感覚で並べていくだけで作成することが可能です。初心者でも使いやすく、ワークフローシステムをはじめて導入する企業に支持されています。

7. Google Workspaceと連携できる『rakumo ワークフロー』

参照：rakumo ワークフロー【rakumo 株式会社】

『rakumo ワークフロー』はrakumo株式会社が運営する「rakumo」シリーズのサービスです。Google Workspaceと連携することができ、日本企業向けにリメイクされたGoogleの業務ツールを使用することが可能です。

さらに同シリーズのrakumo ケイヒと連携することで、経費精算と同時に申請処理を行うことができます。単独で使用するよりも他ツールと連携することで、利便性を高められるサービスです。

まとめ

申請や承認などの業務をスムーズに行いたい場合は、クラウド型ワークフローシステムの利用がおすすめです。

コスパに優れたクラウド型ワークフローシステムは、サービスによってオプション機能やセキュリティ対策の充実性が異なります。必ず、自社の規模との相違や機能性を確認したうえで選定しましょう。

クラウド型ワークフローシステムのサービスを検討する際は、一括見積もりがおすすめです。比較ビズでは、全国のシステム開発会社に一括で見積もり依頼ができ、各社の特色を把握したうえで最適な業者を選定できます。

多数のクラウド型ワークフローシステムの費用対効果を比較する際に、ぜひ利用してください。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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紙媒体で行われていた既存申請業務を電子化することで、社内全体の業務効率化につながり、人件費の削減が期待できます。自社の要件を満たすシステムを探すために、まずはクラウド型のワークフローシステムを検討されることをお勧めします。

基本的な機能は一通り備わっており、個別のカスタマイズが不要であれば比較的低コストで運用開始できます。各社が実施しているセミナーやウェビナーに参加したり、トライアル版で実際にシステムの操作感を確認したりして、必要機能を満たしているか確認するとよいでしょう。

ワークフローシステム以外の関連業務システムのクラウド化も併せて検討されている場合は、それぞれのサービスが期待通り連携できるかを事前に確認してお必要があります。既に自社内で各種業務システムを運用しており、新しくワークフローをシステム連携させたいケースもあります。

そのような場合は、外部システムからのデータを受け取りワークフローを流したり、ワークフローのもつ申請データを既存システムから参照・更新できる必要があります。システム間でスムーズな連携を行うために、CSV出力機能だけでなく、API連携による必要情報の取得可否も事前に確認しておきましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。