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文書管理システムのおすすめ14選!完全フリーのツールもご紹介

最終更新日:2023年01月16日
モリweb制作会社
監修者
Webライター モリ
文書管理システムのおすすめ14選!完全フリーのツールもご紹介
この記事で解決できるお悩み
  • おすすめの文書管理システムは何?
  • 文書管理システムを選ぶ際のポイントは?
  • フリー文書管理システムはどんな点に注意が必要?

文書管理システムは、社内の書類を管理するのに必須のシステムです。必要な書類を保管し、いつでも取り出せる状態にしておくことで業務をスムーズに進められます。文書管理システムにはさまざまな種類があるので、自社に合ったシステムを選ぶことがとても重要です。

この記事では、おすすめの文書管理システム14選をご紹介。文書管理システムを選ぶポイントや注意点も解説するので、文書管理システムを探している方は、ぜひ参考にしてください。

完全フリーの文書管理システム4選

文書管理システムを無料で試してみたい方は、完全フリーのシステムを選ぶのが賢い方法です。文書管理システムを試してみて、機能を理解したうえで有料のシステムを導入するのもいいでしょう。

完全フリーでおすすめの文書管理システムは以下の4つです。

  • WP Document Revisions
  • KnowledgeTree Community Edition
  • Alfresco Communityエディション
  • Quotero

1. WP Document Revisions

WordPress上で文書管理できるように作られたオープンソースのプラグインで、Web制作やブログ制作などで発生する膨大な量の文書を一元管理可能。 正確にいえば文書管理システムではありませんが、インストールすることで文書管理に活用できます。低コストなのも魅力の一つです。

文書管理だけでなく、ステータス管理やワークフロー管理もできるのもうれしいポイントです。

WP Document Revisionsの注意点

画面のカスタマイズにPHPやJavvaScriptなどの知識が必要になること、利用にはWordPress.comのアカウントが必要になることを覚えておきましょう。

参照元:WP Document Revisions

2. KnowledgeTree Community Edition

知名度が高く、多彩な機能を備えている文書管理システムです。PDFファイルの作成や権限管理、メタデータの設定など文書管理システムに必要な機能が揃っているのが魅力の一つ。オープンソースの文書管理システムでありながら、日本語に対応しているので導入しやすいでしょう。

自社のサーバーにソフトをインストールすればすぐに使い始められる機能性や、カスタマイズが可能な点も人気の秘密です。機能の追加にはプログラミングの知識が必要です。

参照元:KnowledgeTree Community Edition

3. Alfresco Communityエディション

Alfresco Communityエディション無料版はMicrosoft OfficeやGoogle docsなどのアプリケーションにも標準対応している便利なシステムで、スマートフォンのモバイルアプリも無料で利用できます。ファイルの共有や共同編集がメインであれば、無料版でも十分な機能が搭載されています。

Alfresco Communityエディションの注意点

オープンソースなので、Alfrescoからサポートが受けられない点がデメリット。導入にはプログラミングの技術が必要です。

参照元:Alfresco Communityエディション

4. Quotero

Java製オープンソースの文書管理システムでシンプルな作りが特徴です。 画面の左にフォルダ、中央にドキュメント、右にタスクが表示され、確認すべき書類かすぐにわかります。 タスクを登録しておけば、確認漏れを防ぐことも可能。文書管理システムを便利にするブックマーク機能や検索機能も揃っています。

Quoteroの注意点

ダウンロードしないと書類が閲覧できないため、大量の書類や頻繁に内容が変更される書類の管理には向いていません。 一度確認したあとはアーカイブしてしまう書類の管理に適しています。

参照元:Quotero

無料トライアルがある文書管理システム10選

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文書管理システムの中には、無料トライアルで限定された機能を試し、その後有料版に移行できる製品もたくさんあります。無料トライアルがあるおすすめの文書管理システム10選は以下のとおりです。

  • Confluence
  • DirectCloud-BOX
  • Documal SaaS
  • SmartDB
  • NotePM
  • COCOMITE
  • Fleekdrive
  • eValue V ドキュメント管理
  • セキュアSAMBA
  • REX File・FINDER

1. Confluence

オーストラリアのAtlassian社が提供している文書管理システムで、大規模な社内情報共有に強いことが特徴です。Microsoft officeやGoogleドライブといった既存のシステムと連携できるのもメリット。

Freeプランでは最大10ユーザーが利用可能、2Gbのストレージが備わっています。 Confluenceの主なプランと料金は以下のとおりです。

  月額料金
Free 0ドル/ユーザー
Standard 5.75ドル/ユーザー
Premium 11ドル/ユーザー
Enterprise 要問合せ

参照元:Confluence

2. DirectCloud-BOX

DirectCloud社が提供する文書管理システムです。 日本語で使用できるため言語面の問題はなく、取引先とのファイル共有も簡単に行えます。共同編集を行う際のアクセスレベルも設定可能で、セキュリティ機能も充実している点が魅力的。

ゲスト招待やプレビューなど、文書管理に必要な機能も充実しています。 利用できるプランは以下の5つです。価格は資料請求して確認する必要があります。

  • スタンダード
  • アドバンスド
  • ビジネス
  • プレミアム
  • エンタープライズ

参照元:DirectCloud-BOX

3. Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。文書作成や承認の際に必要なワークフローを設定することで書類作成のプロセスを効率化できます。文書の有効期限を設定して自動的に破棄できるのも特徴の一つ。操作性にこだわった工夫が多く盛り込まれており、機能性と使いやすさに優れた文書管理システムを探している方におすすめです。

プランは、カスタマイズ可能なプライベートSaaSと、共有で安価なパブリックSaaSの2プランを展開。それぞれの基本的な料金は次のとおりです。

  導入基本サービス 基盤サービス 運用基本サービス
プライベートSaas 30万円 24万円〜 3万円〜15万円
パブリックSaaS 30万円 なし 2万円〜10万円

基盤サービス費用は構成によって、運用基本サービスはアカウント数によって変動する点に注意しましょう。

参照元:Documal SaaS

4. SmartDB

株式会社ドリーム・アーツが提供するクラウド文章管理システム。1,000名以上の従業員を抱える大企業の複雑なワークフローにも対応できる柔軟性と50万名に利用されている豊富な実績があります。権限管理や証跡管理機能による万全のセキュリティが大きな特徴です。

プログラミング不要で導入できるので「すぐに文書管理システムを入れたい」企業におすすめ。モバイルアプリにも対応しており、いつでもどこでも文章の編集や共有が行える点も人気の秘密です。料金を知るためには資料請求が必要なので、公式サイトから必要情報を入力して資料を手に入れましょう。

参照元:SmartDB

5. NotePM

従業員の知識の蓄積を目的とした文書管理システムがNotePMです。社内の情報がさまざまなツールに分かれて保存されていたり、検索が難しかったりするのであれば、NotePMで一元化してみましょう。

社内マニュアルや日報、議事録など多様な文書管理が行えます。 NotePM内にフォーマットがあるので、社内マニュアルの作成も簡単です。文書管理にぴったりの全文検索やセキュリティに必須のアクセス権限の設定も可能。価格は以下の通りです。

  ユーザー数 ストレージ量 料金
プラン8 8人まで 80Gb 4,800円/月
プラン15 15人まで 150Gb 9,000円/月
プラン25 25人まで 250Gb 15,000円/月
プラン50 50人まで 500Gb 30,000円/月
プラン100 100人まで 1Tb 60,000円/月

参照元:NotePM

6. COCOMITE

コニカミノルタ株式会社が提供している、オンラインマニュアルの作成を主な目的とした文書管理システムです。マニュアルを作るためにはかなりの労力が必要ですが、COCOMITEを使えば誰でも簡単にマニュアルが作成できます。

最新版が常に表示され、混乱を防げるのが大きな特徴の一つ。 多数のマニュアルがあっても、検索機能や共有機能を使えば簡単に特定のマニュアルを見つけられます。プランごとの利用料金は以下のとおりです。

  初期登録料 月額料金 編集者数 データ利用量
エントリープラン 65,000円 22,000円 3人 25Gb
スタンダードプラン 65,000円 60,000円 20人 100Gb
エンタープライズプラン 65,000円 220,000円 100人 500Gb

参照元:COCOMITE

7. Fleekdrive

株式会社Fleekdriveが提供する、高度なセキュリティが特徴の文書管理システムです。文書のアップロード時には自動的にウイルスチェックが行われ、すべてのファイルを暗号化して保存します。

さらにPDFファイルのコピーや印刷制限を行って情報漏洩を防止する機能も搭載。 書類管理のルーティーンを設定しておけば自動的に文書をPDF化したり、破棄したりできます。プランごとの利用料金は以下のとおりです。

  ユーザーあたりの月額料金 ストレージ容量
Team 500円 10Gb/ユーザー
Business 1,500円 200Gb/ユーザー
Enterprise 4,000円 無制限

参照元:Fleekdrive

8. eValue V ドキュメント管理

22年もの長い間、多くの企業から支持を集めている文書管理システムです。高いセキュリティ機能が搭載されており、情報漏洩を徹底的に防ぎます。あらゆる悩みに対応した多彩な機能がついているのもうれしいポイント。

スマートフォンにも対応したシステムなので、外出先からでもアクセスが可能です。パソコンのみ閲覧できるようにし、スマートフォンからは閲覧不可にするといった設定もできます。プランや料金は、無料の資料請求をして確認しましょう。

参照元:eValue V ドキュメント管理

9. セキュアSAMBA

どこからでも安全にファイル共有ができるよう開発された法人向けオンラインストレージです。ソフトをパソコンにインストールするだけで、支店や在宅勤務の従業員と簡単に文書を共有できます。

オンラインストレージなので、災害や不測の事態への備えにも最適。 すでに4,000社以上への導入実績があり、サポート体制も充実しています。プランと料金は以下のとおりです。

  初期費用 月額料金 ユーザー数 容量
フリープラン 0円 0円 3人 5Gb
ライトプラン 15,000円 15,000円 無制限 100Gb
ビジネスプラン 35,000円 35,000円 無制限 500Gb
カスタマイズ 要相談 要相談 要相談 要相談

参照元:セキュアSAMBA

10. REX File・FINDER

ファイルを探す際にイメージを使って直感的にたどり着ける高速全文検索システムです。管理すべき文書が多すぎて検索する際にストレスを感じている企業や個人事業主の方におすすめ。

高速プレビューや約0.001秒の検索スピード、純国産の検索エンジンなど多彩な機能が満載です。 導入時の面倒な手続きはなく、これまでの運用方法をそのままに高速検索が可能になります。料金の問い合わせや資料請求は公式サイトから行いましょう。

参照元:REX File・FINDER

文書管理システムを選ぶ5つのポイント

文書管理システムを効果的に選ぶためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。文書管理システム選びに役立つのは主に次の5つのポイントです。

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1. 検索性の高さ

文書管理システムを選ぶ際には、検索性の高さを重視すべきです。会社にある文書は膨大な量になり、必要とする文書を探すのは非常に大変です。文書作成者の所属部署や氏名の自動入力機能、カテゴリや仕分けの自動化が搭載されているシステムは非常に有用といえます。

文書によって求められる検索性が異なるので、どの程度柔軟に対応できるかも文書管理システムを見極めるポイントです。

2. セキュリティの強固さ

文書管理システムに必ず求められるのがセキュリティの強固さ。社内では顧客の個人情報や新商品の情報がやり取りされているので、情報漏洩は会社に大きなダメージを与えます。

誰が文書にアクセスできるのか、閲覧・編集・印刷のどれが可能なのかなどを細かく設定できるシステムも販売されています。どの程度重要な書類を扱うかも考慮して製品を選びましょう。

3. アクセス権の管理のしやすさ

セキュリティとも関係しますが、アクセス権を管理できる文書管理システムは使いやすいです。多くの従業員が使う書類と、特定の従業員しかアクセスできない文書を区別できます。

文書管理システムでは、誰がどの文書にアクセスできるかの確認・変更が簡単に行えることがとても重要です。

4. テキストメッセージとの関連性の高さ

文書管理システムの中でもテキストメッセージとの関連性が高い製品は、文書を検索するのに役立ちます。通常の文書管理システムは、文書の名前で検索ができます。文章内のテキストメッセージで検索できるようになると、より高速での検索が可能です。製品によってはあいまい検索の機能を搭載していて、テキストメッセージでの検索がより容易です。

5. 操作性の高さ

文書管理システムを導入しても、操作性が低いと従業員に使ってもらえません。直感的に操作できる操作性の高さが、文書管理システム選びのポイントです。

あまりパソコンの知識がない中高年層の従業員でも問題なく使いこなせる文書管理システムが理想。操作について分からないことがあったときに、電話やメールでサポートが受けられることも重要です。

フリー文書管理システムを導入する際の注意点3つ

フリー文書管理システムの導入を検討しているのであれば、注意点があることを覚えておきましょう。フリー文書管理システムは、無料で導入できるのがメリットですが、気を付けないとトラブルに発展する注意点があるのです。

  • サポート体制は充実しているか
  • セキュリティ性は万全か
  • すべての部署で同じシステムを導入できるのか

1. サポート体制は充実しているか

フリー文書管理システムの場合、サポート体制が充実しているか確認すべきです。フリー文書管理システムの場合、サポートがまったくない製品もあるので注意が必要。使い方が分からなかったり、文書を削除してしまったりした場合でも、自分達で調べて解決しなければならないのです。

インターネット上にはフリー文書管理システムの使い方やトラブルシューティングが載せられているので、そうした情報を活用するようにしましょう。

2. セキュリティ性は万全か

フリー文書管理システムの注意点は、セキュリティが強固でない製品があること。有料の文書管理システムは、文書の暗号化やアクセス権の制限によって強固なセキュリティを築いています。

フリーの製品は、外部からの攻撃による情報漏洩のリスクがあるのです。 文章管理システムのセキュリティ性に加え、重要な情報を守るため、別のセキュリティソフトを導入することも検討してみましょう。

3. すべての部署で同じシステムを導入できるのか

フリー文書管理システムは、特定の部署で使用していても効果は発揮されません。会社全体で同じシステムを導入して初めて、文書の保存や検索が効率的に行えるのです。

新たに文書管理システムを導入する際には、部署を横断したプロジェクトチームを立ち上げて製品を検討することをおすすめします。

まとめ

文書管理システムは、社内の文書を作成・保存・管理・破棄するのに欠かせないシステムです。多種多様な文書管理システムがあるので、価格や機能を比較して自社にもっとも合った製品を選びましょう。

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監修者の一言

書類や資料などの文章データは、ビジネスを営んでいくうえでどうしても溜まっていくものです。たとえ小さな個人事業でも、現代は情報量がとても多いため、文章で残して管理しないと何かと忘れてしまいがちです。

ひとえに文章作成システムといっても、
・種類
・特徴
・機能
・デザイン
・使い勝手
・料金
などツールによってさまざまな違いがあります。

そのため文書管理システムを選ぶときは「どんな資料を、どんな目的で一元管理したいのか」明確化することが大切です。それによってインストール型にするかクラウド型にするか、など選択肢も出てきます。

また重要な機密情報を扱う場合はセキュリティに気を配る必要があるため、なるべく大企業が運営しているものを選ぶべきでしょう。

利用目的や使い勝手を吟味して自分に合った文書管理システムを導入すれば、業務を極限まで効率化できます。ファイリング作業などの手間も省けるため、業務に手放せない心強いツールとなってくれることは間違いありません。

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Webライター モリ
監修者

1992年生、山形県出身。接客業から、未経験独学でシステム開発会社に入社。現在はWeb系フリーランスとしてSEOライター、Web制作、Webデザインなどを軸に、幅広く活動中。自身が運営するブログのPV数は年間14万人を超える。温泉と旅行が趣味。

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