テレワークを導入するために必要な環境とは

更新日:2020年10月01日 発注カテゴリ: SI・ネットワーク構築
テレワークを導入するために必要な環境とは

今まで想定もしてこなかった事態として、テレワークを導入しなければならなくなったという会社も少なくないはずです。オフィスで社員がみんなで集まって仕事をするのとは全く違う環境となりますので、会社として社員が安心して働けるような体制を作る必要があります。そこで、どのような環境作りが求められるのか、オフィスワークとは異なるどんなセキュリティー対策を施す必要があるのかを知ることが重要です。

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オフィスワークとテレワークとの違い

まず、そもそも通常のオフィスでの業務とテレワークとではどんな違いがあるのかを、環境構築という点から大まかにチェックしてみましょう。それにより、必要な環境構築や対応すべき課題について理解を深めることができます。

オンラインでの業務

テレワークの業務では、オンラインで実際の作業や社員同士のコミュニケーションを取るということが大きな特徴となります。もちろん、会社のオフィスもインターネット環境が整えられていることが多いですが、今度はそれを社員一人一人につなげる必要が出てきます。

また、オンラインでの業務となると、関連する様々な課題も増えるでしょう。その1つが、セキュリティー問題です。

オフィスで一元的に対策を講じればある程度の効果を見込めたセキュリティー問題も、テレワークとなると、その範囲を個々の社員全てを対象としなければなりません。それだけ、対策が難しくなりますし、新しいシステムの構築が求められることになります。

個人宅や公共の場での業務

社員がオフィスで働かないということは、自宅やカフェなどの公共の場で業務を行うことを意味します。こうした場は、そもそも仕事をするようには設計されていませんので、職場環境を一から作る必要が出てきます。

また、直接上司が部下へのケアをすることができませんので、マネジメントをするのが難しくなります。そのためのツールやシステムも求められるのです。

社員が自宅で働く場合、プライベートとのバランスを取ることもポイントとなります。これも、セキュリティーやマネジメント上の課題となりえますので、注目すべきです。

テレワークで必要な通信環境の構築

テレワークに必要な環境としては、何よりもまず余裕のある通信環境とシステムを挙げることができます。社員が個人用として利用している環境とは異なる、業務専用の環境を作ることがポイントですので、その具体的な内容をチェックしてみましょう。

インターネット回線

テレワークの大前提となるのが、余裕のある高速インターネット回線です。多くの家庭では、すでにインターネット回線を確保していますが、それで十分でないケースも多々見られます。

仕事でネットを使うとなると、オンライン会議システムでビデオ通話をしながら、業務システムを動かし、サイトで検索をしたりメールを送受信したりします。それに加えて、自宅にいる家族が動画などを視聴することもあるでしょう。

こうなると、大容量のネット回線、少なくても光回線でないと業務を満足にこなせないことになります。余裕のあるネット回線がなければ、以下のツールの導入と活用も難しくなりますので、最優先課題と言えます。

VPN環境

自宅から一度会社の専用のネットワークにエントリーし、そのネットワークの中で業務システムなどにアクセスする仕組みをVPNと呼びます。仮想的に、オフィスの中の閉鎖されたネットワーク環境を作ることができるものです。

このVPN環境を作ることで、自宅にいる社員が、専用の業務システムサーバーにアクセスできるようになったり、安全にアクセスできるようになったりします。

専用のコンピューター機器

オフィスで、社員が業務用のパソコンを使っているように、自宅で働くとしてもテレワークでも業務専用のパソコンを使うべきです。家にあるプライベート用のパソコンを使用するのは避けた方が良いでしょう。

スペック的な問題もありますが、やはり専用のパソコンでないとセキュリティーを確保できないからです。そのため、オフィスのパソコンを自宅に持ち帰る、もしくは専用のパソコンを支給することになります。

また、USBメモリなどの周辺機器もプライベート用のものとの共有はすべきではありません。こうした使い方から情報漏えいが起こるリスクはかなり高いからです。

コミュニケーションツール

マネジメントをスムーズに行うためには、円滑なコミュニケーションを取れるツールは必須です。会議をするためのツールだけでなく、社員同士がいつでも気軽に会話やチャットができるようなシステムが求められます。

遠隔でも可能な業務システム

業務の遂行にはたいてい、それぞれの会社で導入している業務システムがないといけません。オフィスワークであれば、それをオフィス内のパソコンにインストールするだけで十分です。

しかし、テレワークでは業務システムを社員のパソコンに入れて、遠隔でも利用できるようにする必要が出てきます。ソフトウエアのライセンス追加購入やアクセスするための環境構築、サーバーのスペックアップなどが追加的に出てくることになるでしょう。

勤怠管理システム

オフィスに来てタイムカードを押すだけで勤怠管理ができる従来の働き方と違って、テレワークでは勤怠管理がしづらい傾向にあります。出退勤のチェックや休憩時間の把握、休日の申請などを無理なく行えるような体制を整えることになります。

こうしたテレワーク向けの勤怠管理ツールは、様々なタイプのものが出てきていますので、それぞれの会社の特性や規模に合ったものを選んで導入することが重要です。その際には、社員にとってインストールや利用が簡単なものを選ぶようにしましょう。

テレワークの情報漏えいリスク

テレワーク向けの物理的な環境を作ると同時に、セキュリティー問題についても真剣に考慮する必要があります。この働き方では、情報漏えいのリスクが高いためです。具体的にどんな事態が生じえるかを確認してみましょう。

業務用パソコンや周辺機器の紛失や盗難

テレワークでは社員一人一人がパソコンを持ち、なおかつ社外で使うことになります。中には、自宅にいるだけでなく、工場や取引先などへ自宅から移動する社員も出てきますが、会社から業務用のパソコンを持ち出し移動すると、紛失や盗難というリスクが高くなります。

もちろんパソコンには会社の機密情報や個人情報、アクセス情報や業務システムに関する情報が詰まっています。

しかも、パソコン本体だけでなく、USBメモリやディスク、紙ベースの書類の紛失や盗難の危険性も高まります。オフィスから重要な情報が持ち出されるという意識を持ち、業務で使用する機器の徹底的な管理を行うべきです。

不正アクセス

オフィスだけでのネット回線へのアクセスから、個々の社員がバラバラにネットにつながるという状況になります。それだけ、不正アクセスなどのサイバー攻撃のリスクは高まります。

自宅のネット回線は業務用のものより、セキュリティー対策の強度が弱いことも多いので、より注意が必要です。また、外出先でネットにつなげる機会も多くなりますが、公衆WiFiを使うことによって、簡単にパスワードや入力内容が流出してしまうリスクもあるため、対策が求められます。

のぞき見などの被害

パスワード流出などの被害の大半は、実はのぞき見というとてもアナログな手法で行われています。特に、カフェなどの他人が行き来する場所でパソコンを開く場合には慎重さが求められます。また、自宅にいても、訪問客などがパソコン画面を見るなどして、情報が漏れてしまう可能性があります。

そして、画面ののぞき見だけでなく、話している内容を聞かれてしまう恐れもあります。自宅や公共の場でオンライン会議をする、関係先と連絡を取る時には、周りに聞かれていないかという点を確認しないといけません。

クラウドサービスからの漏えい

業務上のデータをクラウド上に保管している会社がほとんどでしょう。テレワークとなると、データ保存や業務システムのため社員が別々にクラウドを使うことになり、よりその利用頻度は上がります。

サイバー攻撃ではクラウドを狙ったものも多く見られ、一度不正アクセスの被害で出ると、その規模はとても大きくなります。クラウドに保管しているから大丈夫という認識ではなく、機密情報を預けられるだけの信頼性があるかを確認する、万が一に備えバックアップ体制を採るなどの備えをする必要があります。

情報漏えい対策としてすべきこと

情報漏えいはどの企業でも起こりえることです。一度起こってしまうと、非常に大きな問題に発展する危険性もありますので、細心の注意を払って対策を練るべきです。具体的にどんな策があるかをチェックしましょう。

会社としてのセキュリティガイドラインの策定

パソコンの使用やデータの取り扱いなど、すべての社員が適用すべきセキュリティー上のガイドラインを策定することが基本となります。その際には、具体的な事例を取り上げ、専門知識がそれほどない人でも理解しやすいように工夫しましょう。

そして、策定したガイドラインが確実に実施されているかを、社員への聞き取りなどを通して確認していくことが大切です。こうすることで、全社的に安定した対策を実施できるのです。

最新のファームウェアやOSを使う

サイバー攻撃の多くは、システムやアプリケーションの脆弱性を突いたものです。しかし、こうした脆弱性を突く攻撃は、最新のOSやアプリケーションに更新することによって防げます。

また、自宅で使っているルーターのファームウェアが最新バージョンとなっているかを確認して、必ず更新するように促すべきです。

パソコンやメモリの共有を避ける

仕事で使うパソコンやメモリなどの周辺機器は、プライベートとして使うことがないように徹底します。また、こうしたパソコンを家族の誰かと共有したり、勝手に触れる状況にしておいたりしないことが重要です。

特に小さな子どもがいる家庭では、興味本位でパソコンやスマホに触ってしまい、情報を送信することもありえます。手の届かないところで作業をする、ロックがすぐにかかる設定にするなどの注意を払いましょう。

不審なメールへの注意

情報漏えいの第一歩となることが多いのが、ウイルスが仕込まれたメールを開いてしまうこと。そのため、不審なメールは開封しないことを再周知しましょう。会社や関係先からのメールであることを見分けやすいようなツールを導入するのも役立ちます。

周りの状況に注意する

画面ののぞき見や会話内容の盗聴は、かなりの程度社員本人の注意によって防げます。周囲の状況に注意し、画面が見える位置に座らない、オンライン会議をする時には声が漏れない場所でするなどの対策ができるからです。

自宅や公共の場ではこうしたリスクが高いことを意識して、のぞき見防止ができるフィルターを画面に付ける、イヤホンを使って会話をするなどの環境作りも大事です。

安全なテレワーク環境を作るために

安全な状態でテレワークを進めていくためには、会社が率先して環境作りをしていく必要があります。そのためのポイントを押さえておきましょう。

会社が対応すべき分野をはっきりさせる

在宅ワークとなると、自宅における環境作りは社員自身がある程度行うことになります。しかし、業務に直接関わる機器、セキュリティーに関わる環境については、会社が構築する必要があります。

例えば、十分な速度を確保するためのネット回線、専用のパソコンや周辺機器など。すでに社員がネット環境を持っているとしても、容量アップの必要性がある場合、そのための補助をするなどの対応が求められます。在宅だからと、環境作りを社員に任せっきりにするのではなく、明確に会社でここまで出すということをはっきりさせましょう。

専門家に相談

テレワークのノウハウに乏しいのであれば、その道の専門家に相談して効率的な環境作りができるようにしましょう。ITシステムの開発コンサルタントや、セキュリティーコンサルタントなどに頼ることにより、安全な環境を構築できます。

また、クラウドによる業務システムを作る必要が出てきているのであれば、システム開発会社に相談してみるのも一つの手。勤怠管理やコミュニケーションツールの導入をするために、メーカーにヒアリングしてもらうのも助けとなります。

助成金の利用

政府によって、テレワーク環境を作るための投資をした場合、助成金が出されることがあります。「働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)」と呼ばれるものです。

対象となるのは、新たにテレワークに必要な機器の購入、レンタル、リースを行った企業。最大で実費の半額、上限額100万円の助成金を受けられますので、活用しない手はありません。各自治体で詳細な情報を出していますので、まずはどんな条件となっているかを確認して申請をしましょう。

まとめ

テレワークはメリットが大きい一方で、マネジメントの難しさやセキュリティーなどの問題などもあります。スムーズにこの働き方を進めるためには、適切な環境作りが欠かせません。

安全面に考慮しつつ、効率的な働き方ができるように、この道のプロに相談しながら、しっかりと環境構築プランを練っていきましょう。

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