システム化とは？メリット・デメリットやシステム化の手順を解説

システム化とは

システム化とは、組織・企業が一定の成果を継続的に出すための仕組みづくりです。すべての業務を1人で行う場合は一定の成果を上げやすくなります。組織の規模が大きくなるにつれて「誰が業務を担当するか」で成果に差が出る可能性があるでしょう。

システム化によって、生産性の向上・業務効率化・人件費の削減などが可能です。業務マニュアルや社内ルールなど業務のシステム化を行い、誰が担当しても同等の成果を得られるようにしましょう。

システム化の主な事例

システム化の主な事例は、以下の2つです。

システム化のわかりやすい事例は、業務マニュアルや社内ルールの作成が挙げられます。業務の進め方や一定のルールを定めることによって、誰にでも同じ成果を望めるようになるでしょう。

ITツールを導入して、業務の管理をしやすくすることもシステム化の1つです。システム化によって、業務の最適化・業務負担の軽減が見込めるでしょう。

業務マニュアルや社内ルールをつくる

システム化の事例の1つ目は、業務マニュアルや社内ルールをつくることです。誰が担当しても業務を遂行でき、対応する業務の最適化が望めます。誰でも同じ成果を得られるため、決められた時間で一定のクオリティを保てるようになるでしょう。

業務マニュアルを作成すると管理者は業務内容を容易に把握できるため、業務管理がしやすくなります。社内に周知することで、他部署から改善案を得られ、業務改善に役立てられるでしょう。

ITツールを導入する

システム化の事例の2つ目は、ITツールを導入することです。ITツールとは、業務効率化を目的に利用するオンライン上のシステムを指します。従業員の精神的負担の軽減・人的ミスの軽減・作業時間の削減など、多くのメリットが期待できるでしょう。

ITツールは、既製品のシステムを導入したり専用のシステムを開発したりと、さまざまな導入方法があります。自社にあったシステムを導入しないと、思うように機能しません。システム開発会社と相談のうえ、最適なシステムを導入しましょう。

システム化の5つのメリット

システム化のメリットは、以下の5つが挙げられます。

システム化を行うことで、業務の属人化や人的ミスを防ぎ、業務効率化・コスト削減が期待できます。ITシステムの導入により、業務データを一元管理できるため、業務管理の効率もよくなるでしょう。業務効率化が実現すると生産性の向上が期待でき、自社の利益や顧客満足度の上昇につながります。

1. 業務の効率化ができる

システム化により、業務の効率化を図れます。業務マニュアルやITツールにより、業務工程が最適化されるためです。作業工程が明確になり、無駄な作業を減らし作業時間の削減ができます。ITツールを導入することで、人的ミスを軽減でき、適切な作業人数を保てるでしょう。

各業務の効率化・自動化を実現することで、従業員の作業負担を軽減でき、コア業務に時間を費やせます。組織全体が効率よく業務を遂行できるため、生産性向上につながるでしょう。

2. コスト削減につながる

システム化によって業務効率化が実現すると、コスト削減につながります。従業員を適材適所に配置して、無駄な人件費を削減できるためです。ITツールにより人的作業が減ると、作業時間の削減が可能になり、コア業務に集中できるようになります。

業務効率化を図り人的ミスを削減することで、ミスを補う際の人件費・材料費などのコストも削減できます。システム化によって、業務が効率よく回るため自然とコスト削減につながるでしょう。

3. 人的ミスを軽減できる

システム化により、人的ミスを軽減できます。業務の効率化が測られ、作業負担の軽減・作業品質の向上が実現できるためです。システム化により、常に一定のパフォーマンスを得られるようになります。

データ入力・データ分析などをIT化することで、従業員による手作業を減らせるでしょう。基本的な入力はシステムがカバーしてくれるため、従業員は管理する側になります。手作業を減らすことにより精神的負担を軽減できるため、人的ミスを減らせるでしょう。

4. データ管理がしやすくなる

システム化により、業務データの管理がしやすくなります。ITツールの導入により、自動的にデータ取集・解析ができるためです。管理システムを導入することで、部署ごとのデータ収集だけではなく自社データを一元管理できます。

部署ごとのデータを自動的に管理でき、他部署が閲覧することも可能です。システムにアクセスできる人間は誰でも閲覧できるため、情報の共有が容易になり、さらなる業務効率の向上に役立つでしょう。

5. 業務の属人化を防げる

システム化により、業務の属人化を防げます。業務マニュアルを作成することで、誰でも同じ作業ができるためです。作業の方法・目的などを明確にすることで、業務担当者以外の人間が代理を務められます。

業務担当者が不在でも普段と同じ作業を進められるため、業務に問題が生じません。業務担当者は気兼ねなく休業できるため、精神的負担を軽減できます。

システム化の4つのデメリット

システム化のデメリットは、以下の4つが挙げられます。

システム化は、導入すると決めて簡単に導入できるものではありません。専門的な知識や時間・費用が必要になります。ITツールを導入する場合は、不具合による機能停止・不正アクセスのリスクを伴うでしょう。

1. 導入に専門知識が必要になる

システム化には、専門的な知識が必要になります。ITシステムの専門知識がなく、システムをうまく使いこなせない場合はシステム化の失敗につながるためです。

ITシステムの導入にあたって、システム開発会社と入念な協議を行い、開発から運用・保守までの方法を明確にするといいでしょう。業務マニュアルや社内ルールの作成は、業務経験者の意見を集約することで可能となります。

2. 導入に時間と費用がかかる

システム化には、時間と費用がかかります。ITシステムを導入する場合は、導入から実際に利用するまでの期間が6カ月〜1年かかるといわれているためです。ITシステムの開発は内容によって異なるものの、スクラッチ開発の場合は6カ月〜1年かかります。

ITシステムの開発費用は内容や業者によって異なりますが、小規模システムで30万円程度、大規模システムになると400万円以上かかるでしょう。簡単に導入できる金額ではないため、導入にかかる時間・費用を調べてからシステム化を進めるといいでしょう。

3. 不具合により機能停止する可能性がある

ITシステムを導入する場合は、システムの不具合により機能が停止する可能性があります。災害や停電など予期せぬトラブルが起きた場合に、サーバーがダウンする可能性があるためです。サーバーがダウンした場合、復旧するために時間とコストがかかります。

システム停止を起こす可能性を理解して、事前に対処法を決めることが重要です。万が一の際に早急に対応するためには、対処法や代替案を従業員同士で共有し、すぐに対応できる体制づくりが必要になるでしょう。

4. 情報漏洩・データ消失のリスクがある

ITシステムを導入する場合は、情報漏洩やデータ消失のリスクがあります。外部からの不正アクセスの被害にあう可能性があるためです。未然に防ぐためには、導入前にセキュリティ対策を明確にする必要があるでしょう。

不正アクセスによって顧客の個人情報が盗まれてしまうと、損害賠償を請求されます。人為的ミスによりデータを消失する可能性も否めません。情報漏洩対策だけではなく、データ紛失に備えたバックアップの方法を確認しておきましょう。

システム化の手順

システム化の手順は、以下のとおりです。

業務をシステム化する場合は、なぜシステム化が必要なのか理由を明確にしましょう。必要性を理解していないと、明確な答えが見つかりません。現状の業務フローにどのような問題があるのかをしっかり調査してから、システム化を実行しましょう。

1. システム化する理由を明確にする

業務のシステム化を行う理由を明確にすることから始めましょう。システム化の必要性がわからなければ、思いどおりのシステム化を実行できないためです。何が問題なのか、どのように改善すべきなのかを明確にする必要があります。

ITシステムを導入した場合に目的が曖昧では、システムを正しく使えない可能性があり、導入の意味がなくなるでしょう。システム化には時間も費用もかかるため、システム化を成功させるためにも「なぜシステム化するのか」を明確にすることが重要です。

2. システム化する対象業務を決める

システム化の目的を明確にしたら、システム化をする対象業務を決めます。対象範囲をはっきりさせることで、システム化にかかる費用や時間が見えてくるためです。

ITシステムを導入する場合は、各部署に特化したシステムやすべての業務を一元管理できるシステムなど、さまざまなものがあります。自社の業務でどの部分をシステム化すると業務効率が向上するか検討しましょう。

3. 既存の業務体系の調査・整理を行う

システム化の対象業務を決めたら、既存の業務体系の調査・整理を行いましょう。問題点や改善点を明確にしなければ、システム化を行う意味がなくなるためです。

対象業務に何が欠けているのか、どのようにすると効率化を図れるのかなど、しっかりと意見を洗い出しましょう。実際に業務を担当する従業員の意見を参考にすることがおすすめです。

4. システム化の方針を決める

システム化の業務範囲・問題点や改善点を明確にしたら、システム化の方針を決めましょう。ITシステムを導入する場合は、システムを業務に合わせるのか、業務をシステムにあわせるのかを明確にする必要があります。システム化の方針次第で、次のフローが異なるためです。

業務をベースにITシステムを開発する場合は、開発会社に相談して適切なシステムを開発します。業務をシステムにあわせる場合は、コストを抑えられるパッケージソフトを導入し、業務フローを再構築するといいでしょう。

システム化を自社で行うことが難しい場合は外注がおすすめ

自社でのシステム化が難しい場合は、プロに外注することがおすすめです。ITシステムを導入する場合は自社開発するほうがコストも時間もかかる可能性があります。専門知識を有するプログラマーを雇うためには、相当の人件費がかかるためです。

プロに依頼することで、一定のコストパフォーマンスでITシステムを導入できるでしょう。外注先を選ぶ際は、はじめから1社に決めず、複数の開発会社の意見を聞いて、相見積もりをとって判断してください。

システム開発の費用は、業者によって異なります。同じ内容でも費用に差が生じる可能性もあるため、複数社の意見を聞いてから決定しましょう。

まとめ

システム化とは、自社の業務フローを改善し、一定の成果を得るために行うことです。業務マニュアルや社内ルールの作成・ITシステムの導入などが該当します。

システム化することで、業務効率の向上・コストの削減が期待でき、従業員はよりいい環境で働けるようになるでしょう。生産性が向上し、顧客満足度アップも期待できます。ITシステムを導入する際はシステム開発会社に相談のうえ、業務内容にあわせたシステムを導入しましょう。

比較ビズでは、多数のシステム開発会社のなかから気になる業者を無料で比較できます。業務のシステム化を検討している方は、ぜひ比較ビズを利用してください。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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システム化を通じ、「業務効率化」を成功させる肝は、対象となる業務オペレーションをドキュメント類に落とし込み、どのスタッフが行っても同じ結果（アウトプット）が出せるように整理する点、そして経営幹部層から現場層へしっかりと説得を図る点にあります。

まずドキュメント類の整備についてです。本文でも少し触れていますが、システム導入や業務効率化に前向きではない会社ほど、現場内の作業・業務に属人化やブラックボックス化が起きています。

職人気質の方が「この業務は私にしかできないからシステム化なんて不可能。」、「効率化してしまうと、自分の居場所がなくなってしまう。」と考え、業務効率化に否定的な姿勢を示す場合があります。結果として、対象業務のドキュメント化が困難になり、開発プロジェクト自体失敗に終わる可能性が高くなります。

そのような事態を避けるために、経営幹部層から現場層に対するトップダウン形式の指令・指示が必要不可欠になります。現場の方からすると、業務効率化はあまり良いイメージがないでしょう。おそらく人員削減・稼働削減といったイメージを持たれている人も多いはずです。そのため、経営幹部層は、業務効率化の目的、実現後の展望などをしっかりと説明する必要があるのです。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。