システム化≠コンピュータシステムの導入。業務の効率化を支える仕組み作りとは

システム化とは

システム化とは業務の手順、やり方といった仕組みを明確にし、誰がやっても同じ成果が出せる仕組みを作るということです。英単語としての「system」は組織、機構、制度、体制といった意味ですが、ビジネス領域で利用されるシステム化という場合の「システム」は仕組みと捉えて間違いありません。

このシステム化を実現するための手法は、IT技術を利用しなくても実現できるものが多々あります。例えば作業手順の整備やチェックリストの導入などです。しかしそういったシステム化はIT技術と相性がよいため、コンピュータ、IT技術を用いてシステム化が実現されることが多いのが実情です。

属人化

ここでいうシステム化の対義語は「属人化」です。属人化とは業務が誰か特定の人物に依存してしまう状況です。たとえば、「○○のやり方ならAさんに聞いて」「Aさんしか○○のやり方がわからない」というような業務は、Aさんがいなければ回らないことになってしまいます。これが業務の属人化です。

かつての職人的手工業であれば、そういった属人的なスキルで成り立っているところもありました。しかし、現在の事業においての属人化はデメリットがメリットを大幅に上回ってしまうため、システム化で解消を図りたいところです。

システム化のメリット・デメリット

業務を効率化するシステム化。当然メリットがあるのですが、一部デメリットになってしまうところもあります。その内容を確認し、システム化検討の一助としてください。

システム化のメリット

システム化のメリットについて、以下の４つからそれぞれ解説していきましょう。

業務の効率化

仕組み構築の際にはこれまでの業務に対する知見、実績を活かすことにより、作業の効率化を図ることができます。仕事の速い人のやり方をまねることで、業務をみんなが上手くできるようにするのです。

作業の均質化、品質向上

業務を行うための仕組みに沿うことで、作業者によらずに一定以上の品質を持ったアウトプットが残せるようになります。業務全体の品質向上に繋がります。

個人への依存度を下げ、人員コントロールがしやすくなる

属人化した業務があると、その人にかかる作業負荷は高くなり、突然体調が悪くなった場合などの穴埋めも難しくなります。業務をシステム化して、誰にでも行えるようにしておくことで、特定の人への依存度を下げることができます。シフトを組んでのスケジュールも立てやすくなるでしょう。

作業の改善サイクルの作成

システム化した業務を複数の人で繰り返し実施することで、システム化された業務は複数の視点から見つめられることになります。業務を実施した人からのフィードバックを反映するサイクルが作れると、業務改善が永続的に行われる仕組みが出来上がります。

システム化のデメリット

システム化のデメリットについて、以下の２つからそれぞれ解説していきましょう。

ずば抜けた能力を持った人材が活かせない

システム化は誰がやっても同じような結果が出せるような業務の仕組み作りです。飛びぬけた能力を持つ人が作業を行っても、同じ仕組みならば一定の結果となってしまいます。伝統工芸や専門的な分野などのスペシャリストによる業務には向かないといえるでしょう。

システム化の内容が誤っていれば、悪影響も大きく広がる可能性がある

システム化を実施して構築した仕組みが誤っている場合、多くの人がシステム化した業務を行うことでその悪影響は簡単に広がってしまいます。システム化の仕組みを作って見たならば、その検証を行い、誤った仕組みとなっていないかチェックする必要があるでしょう。

システム化の流れ

現在の業務にシステム化を行うためには、どのような手順で取り組めば良いのでしょうか。実際にシステム化を行う場合に必要となる3ステップを見ていきましょう。

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システム化を行う際に最初に取り組むのは、現状の業務の整理、分析です。なんとなくでやってしまっている業務を、一度ドキュメントに記して整理してみましょう。整理した業務を他人の目から見ることで、新しい発見に繋がります。

業務を図式化してわかりやすくする方法として、「業務フロー」を作成することがあります。誰がどんなことをして、その結果に対して他の人物がなにをして・・・といった業務の流れを図に表して行くことで、他人と共有しやすくなります。

書き方や記号などには決まりがあるのですが、まずは詳細なルールに従って書くよりも、自分の頭の中にある業務をアウトプットして他人と共有することが先決です。インターネット上にある例等を元に、記載してみましょう。

参考元は下記リンクにございます。

国民健康保険届出処理 （厚生労働省）

「業務プロセス」と「ワークフロー」

業務フローと似たような響きの以下の2つの言葉があるので、混同しないように確認しておきましょう。

• 「業務プロセス」

  業務を実施するための一連の流れそのものを指しています。図式化とは関係がありません。

• 「ワークフロー」

  業務手続を実現する流れを図式化したものです。図の中に情報や業務のやり取りを記載して作成します。業務フローと明確な違いは無く、同様の意味でも使われることもあります。

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業務を整理し、分析出来たらシステム化の検討を行います。業務フローなどで整理した業務のうちボトルネックになっているポイントを探し出し、改善の方策を練ります。なんらかの仕組みを取り入れることで効率化、高品質化が図れるポイントを探すのです。ルール作りや手順の策定、チェックリストの導入、IT技術を使った仕組み作りなど方策をあげてみます。

システム化の方策を出せたとしてもすぐに導入するのではなく、効果を試算してみましょう。システム化により削減できるコストやプラスの利益と、システム化実施に必要となるコストを照らし合わせ、費用対効果の上がるものから対応していきましょう。

��システム化の実施

検討した結果、業務のシステム化を行います。手順の整理とマニュアル化、チェックリストを使った業務品質のチェック、IT技術を用いたシステムの導入。いずれの方法でも、反復した手順が安定して行えるよう、システム化した業務の行い方をドキュメント化します。その後、実際にシステム化した業務を実施してみましょう。

システム化ができたら、結果の検証を行います。想定した効果が挙げられているようであれば、利用者の教育を行って、システム化した業務を行っていくフェーズに到達します。

システム化する際の注意点

では、システム化する際の注意点について見ていきましょう。下記の通り主に２つのポイントがあります。それぞれ解説しましょう。

システム化する業務の優先順位を付ける

業務のシステム化を考えた場合、複数の業務が対象となってくることも多いです。システム化の対象が複数の場合は、必要性を考慮して優先順位を付けながら実施していったほうが良いでしょう。

一度に多くのシステム化を行うと、業務が大きく変わり混乱をきたす恐れがあるからです。また、一度に複数のシステム化を行った場合には、どのシステム化が有効に働いているかを判断するのが難しい傾向があります。

費用対効果の望めるシステム化を行う

もう一つの注意点としては、費用対効果の望めるシステム化を行うことです。業務のシステム化を行うのには、とてもコストが掛かる場合があります。特に業務が多くの人の作業により行われ、属人化が進んでいる場合は、現状業務の調査、整理、分析にコストと労力が掛かります。

やみくもにシステム化を行うよりは、現状でボトルネックとなっている業務からシステム化を検討していきましょう。

システム化するための方法・ツール

では、システム化するための方法・ツールについて見ていきましょう。下記の通り主に５つあります。それぞれ解説しましょう。

業務のマニュアル化

業務担当者が口伝えで後任者に業務を伝えているような場合は、業務をマニュアル/ドキュメント化して、明確にする方法が有効です。マニュアル化の実施をすると、必然的に業務の整理も行われて、さらなる効率化が見込めます。

チェックリストの導入

各業務の品質が低く、やり直しが発生している場合は、チェックリストを導入することで高品質化が実現できることも多いです。チェックリストを用いてのチェックでは、当たり前のことでも明文化してチェックすることで、イージーミスや致命的なミスを減らすことができます。

チーム作業の実施

業務のシステム化の方法として、一人でやっていた作業をチームで行うルールにすることもあります。無駄なコストをかけるという意味ではなく、要点でダブルチェックを行ったり、情報を共有しながら作業するだけでもチームメイトの持つ知見が利用できたりとメリットも多々あるのです。

ITツールの利用

業務のシステム化は、ITツールとの相性が良いことが多いです。単純な作業、繰り返しの作業、情報の共有などはITツールの得意とすることであり、すぐに使えるものも多くあります。

情報システム構築

業務のシステム化を突き詰めていくと、業務の自動化に繋がることも多いです。IT技術、コンピュータを使った業務のシステム化が情報システムの導入なのです。業務の効率化/自動化に対し、コンピュータを使ってさらに効率的に実施できる方法となります。

総括

業務のシステム化は身近なところから取組むことのできる業務改善です。必ずしも情報システムを構築して業務の大幅な改革をしなければならない訳ではありません。コストをかけずにポイントごとに小さなシステム化を積み上げていくことで、業務は効率化していくことができます。

まずは取り組みやすいところから始める、というのも一つの手法なのかもしれません。また、ノウハウを持った専門家に相談するのも一つの手段です。

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