電子決裁システムとは

電子決裁システムとは経費精算や休暇申請など、複数人からの承認が必要な申請業務をオンラインで完結するシステムです。

電子決裁システムを導入すると、PC上で書類申請～承認まで、一連の業務をオンライン上で進められます。紙書類の印刷や回覧、押印は必要ありません。

スマートフォンのブラウザや専用アプリからも承認ができるため、承認者は外出先や移動中も申請業務を処理できます。仮に承認者が長期出張で不在の場合も、代理承認を利用すれば別の担当者に承認を依頼できるため、申請が滞るリスクは低いでしょう。

電子決裁システムの主な機能

電子決裁システムの搭載機能は申請・承認と管理、外部連携の3つに分類できます。分野ごとの主な機能を以下の表にまとめました。

システムによっては上記に加えて、二重申請の自動検知や稟議との紐付けなどの機能も搭載しています。

多機能型システムはさまざま場面で活躍が見込める反面、初期費用や月額料金が高騰する傾向が強いです。

予算内で自社の条件に見合うシステムを導入するためにも、必要な機能や解決したい課題の優先順位を明確化しましょう。

電子決裁システムの導入メリット

電子決裁システムを導入するメリットは以下の4つです。

申請業務の効率化

電子決裁システムの導入によって、申請・承認業務を効率的に進められます。書類申請～承認の依頼まで、システム上で完結できるため、紙書類の印刷や回覧は必要ありません。書類に不備があったとしても、システム上で素早く内容の修正や差し戻しを対応できます。

クラウド型の電子決裁システムの場合、インターネット環境が整っていれば場所を問わずシステムへアクセスが可能です。スマートフォンからも申請内容への承認ができるため、承認者が長期の出張で不在でも、社内稟議が滞る心配は低いでしょう。

申請内容に応じて承認経路を自由に設定できるため、柔軟な運用やスピーディーな承認を実現できます。

コスト削減

電子決裁システムの導入で、申請・承認業務がシステム上で完結できる体制が整うと、ペーパーレス化の促進を図れます。

担当者から承認を得るため、紙書類の印刷や回覧、押印をおこなう必要はありません。消耗品購入費や印刷代、OA機器のレンタル代などを削減できます。

過去の申請書類はシステム上にまとめて保管できるため、オフィス内に保管スペースを確保しておく必要もありません。必要な書類は検索機能で簡単に発見でき、整理整頓の手間も省けます。

柔軟な働き方の実現

クラウド型の電子決裁システムは、インターネット環境が整っていれば場所を問わずシステムにアクセスできます。自宅やコワーキングスペース、顧客のオフィスなど、アクセス地点は問いません。

就業場所を問わず申請・承認業務を進められるため、働き方の柔軟性が高まります。育児や介護を理由に退職する従業員も減らせるでしょう。

仮に在宅勤務を導入した場合、従業員と企業側に多くのメリットをもたらします。従業員側は通勤の必要がなくなるため、プライベートな時間を増やせる点がメリットです。

一方、企業側は優秀な人材の流出防止に加え、コスト削減やワークライフバランスの改善などが望めます。

内部統制の強化

紙書類を使って申請・承認業務を進めていた時と比べ、情報漏洩のリスクを軽減できます。見積書や経費精算など、承認が必要な書類はすべてシステム上で管理するため、従業員が書類を持ち歩く必要性が低下するためです。

従業員が通勤時や移動中に書類を紛失した場合、情報流出につながる可能性が高まります。仮に顧客情報を記載した書類を紛失した場合、顧客からの信用低下やイメージダウンは避けられないでしょう。

操作ログや承認履歴を搭載した電子決裁システムを導入すると、決裁に関わった従業員を案件別に可視化できます。仮に情報流出が発覚した場合も、早期に犯人の特定が可能です。

電子決裁システムを利用する際の注意点

電子決裁システムを利用する際は以下2点に注意しましょう。

料金体系に従量課金制を採用しているケースが多いため、従業員数によっては月額費用が高騰します。

業務プロセスによってはシステム上で完結できない

業界特有の商習慣や複雑な業務プロセスなど、業務フローによってはシステム上で申請・承認手続きを完結できません。電子決裁システムはワークフローを設定できますが、承認までのフローが長い場合はシステムでの対応が難しい可能性が高まります。

システム上で申請・承認手続きを完結するには、業務フローに応じたカスタマイズが必要です。電子決裁システムを導入する際は、既存業務フローやカスタマイズへの対応可否を確認しましょう。

ワークフローをシステム上ですべて完結するのではなく、一部紙書類での回覧・承認で対応するのも1つの選択肢です。

スモールスタートが難しい

電子決裁システムの多くは料金体系に従量課金制を採用しているため、スモールスタートが難しいです。従量課金制は、1人あたりの単価×利用人数で月額費用を算出します。単価の相場は300円～500円です。

仮に100人で利用した場合、月額費用は30,000円～50,000円で、システムによっては初期費用も発生します。自社と相性が合わない場合も最低利用期間が設定されていない限り、最低数カ月は利用しなければなりません。

ミスマッチによる無駄な支払いを避けるためにも、慎重な見極めが求められます。

電子決裁システムを選ぶ上でのポイント

電子決裁システムを選定する際は、以下6点を比較することが重要です。

上記の点を比較しながら選定を進めると、自社の条件に見合うシステムを見つけられる可能性が高まります。

クラウド型orオンプレミス型

電子決裁システムの導入形態はクラウド型とオンプレミス型、2つに分かれます。双方の特徴を以下の表にまとめました。

クラウド型の特徴は導入や維持の負担が少ない点です。サービス料金を支払う代わりに、サーバーの調達は必要ありません。メンテナンスやアップデートも任せられるため、システム管理者の負担を大幅に軽減できます。

一方、オンプレミス型は、カスタマイズ性に優れている点が魅力です。既存システムや業務フローとの連携も取りやすく、ユーザビリティを高められます。

反面、自社で対応すべき作業が多いため、専門知識を持つ人材がいないと、安定運用が難しいでしょう。

初期費用と月額料金

導入形態を問わず、電子決裁システムの初期費用と月額料金はシステムごとに異なるため、サービスサイト上で確認が必要です。仮に初期費用を無料に設定していても、月額料金に上乗せされている可能性があります。

多機能型の電子決裁システムほど、初期費用と月額料金が高騰する傾向が強いです。サービスサイト上で価格が未記載のシステムに関しては、企業側に問い合わせをおこないましょう。

クラウド型の電子決裁システムを利用する場合、料金体系に月額固定制と従量課金制のどちらを導入しているか、確認が必要です。従量課金制の場合、自社の従業員数によっては必要以上の費用を支払うおそれが発生します。

月額固定制と従量課金制

月額固定制は利用できる機能と利用人数、月額料金があらかじめ決まっているタイプです。オプションの利用や人数の追加がない限り、追加費用は発生しません。

毎月の支出管理が楽になる反面、システムによっては初期費用や月額料金が高めに設定されてます。

一方、従量課金制は1人あたりの単価×利用人数で、毎月の費用を算出するタイプです。利用人数が少ない場合はコストメリットが得られるものの、利用人数が多いと必要以上に費用を支払う可能性が高まります。

検討中の電子決済システムが従量課金制を導入している場合、自社の従業員規模に見合った金額か、確認しましょう。

セキュリティ対策

電子決裁システムでは多くの書類を扱うため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ばなければなりません。仮にセキュリティレベルの低さが原因で情報流出が発覚した場合、顧客や取引先からの信頼低下は避けられないでしょう。

情報漏洩による損失を避けるには、データの暗号化や二要素認証、自動監視など、強固なセキュリティ対策を講じているシステムを選ぶことが重要です。

ログデータを取得可能なシステムを選ぶと、従業員の行動が可視化されるため、内部統制を強化できます。

操作性

操作性に優れた電子決裁システムの選定が必要です。電子決裁システムでは多くの書類を扱うため、職種を問わず毎日のようにシステムを利用します。

承認経路の設定や進捗状況の確認など、1つひとつの作業に時間がかかると作業効率が低下し、高い投資に見合った効果が得られません。

ミスマッチを防ぐ方法には、無料トライアルの活用があげられます。無料トライアルとは有料プランへの移行を前提に、電子決裁システムの機能を一定期間無料で利用できる制度です。

費用をかけずに操作画面や機能性など、自社との相性を確認できます。仮に導入を見送ったとしても、費用は投じておらず大きなダメージには至りません。

他システムとの連携性

多くの外部システムと連携可能な電子決裁システムを選びましょう。システム間の連携によって、データ共有や業務遂行をスムーズに進められるためです。

たとえば、経費精算システムや勤怠管理システム、会計ソフトなどとの連携に対応していると、バックオフィス業務全般の効率化を図れます。

バックオフィス関連のシステム全般を提供するベンダーの電子決裁システムを選ぶと、システム間の連携が図りやすいでしょう。

グループウェアと連携している場合、承認者はチャットや掲示板でも承認依頼の通知を確認できるため、見落としが少なくなります。

サポート体制

ベンダーから手厚いサポートが望める電子決裁システムを選びましょう。はじめて電子決裁システムを導入する場合、操作方法やシステム間の連携方法、運用に関して疑問点が生じるケースも珍しくありません。

電話やチャット、Web会議など、さまざまな手段で担当者と連絡が取れると、トラブルの早期解決が望めます。問い合わせ内容によって連絡手段を使い分けられるため、現状を正確に伝えやすい点も魅力です。

オンラインヘルプやFAQが充実している場合、必要な情報を効率的に集められるため、必ずしも担当者に問い合わせをする必要がなくなります。

電子決裁システムの開発も選択肢の1つ

自社の条件に見合う電子決裁システムが市場で見つからない場合、システムを開発するのも1つの選択肢です。

電子決裁システムの開発実績が豊富な企業に依頼すると、自社の要望を最大限反映した仕上がりが望めます。ただし、どのように開発会社を探したらいいか、わからない方もいるでしょう。

システム開発会社を効率的に見つける手段には、ビジネスマッチングの活用があげられます。ビジネスマッチングとは「発注先を探している企業」と「新規顧客を探している企業」をつなぐサービスです。

「比較ビズ」では必要事項を入力するだけで、約1,000社から電子決裁システムの開発が得意な企業が見つけられます。

【実績が豊富】電子決済システムの開発でおすすめの会社2選

参照元：株式会社インテリジェントウェイブ

• 高品質で利便性の高いサービスを提供
• 様々な業界の幅広いニーズに対応
• セキュリティやアフターフォローも万全

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参照元：アドソル日進株式会社

• 40年以上にわたり幅広いエリアでサービスを提供
• 電子決済システムの開発にも対応
• 顧客のニーズに合わせた様々なソリューションを提供

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【丁寧なコミュニケーション】電子決済システムの開発でおすすめの会社2選

参照元：株式会社バルテック

• 開発から保守まで一貫対応
• 顧客に価値あるサービスを提供
• ワールドワイドに活躍

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参照元：富士通フロンテック株式会社

• クライアント企業のDX化をフルサポート
• 高い技術力で期待以上のパフォーマンスを提供
• 幅広い分野・業界で事業を展開

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【スピーディーな対応】電子決済システムの開発でおすすめの会社1選

参照元：株式会社アイネット

• 優れたIT技術で期待以上の結果をお届け
• 幅広い分野・業界で活躍
• ニーズを満たすアウトソーシングサービスを提供

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【柔軟な対応】電子決済システムの開発でおすすめの会社3選

参照元：グローリー株式会社

• 高いITの技術で社会の課題を解決
• 創業100年以上の信頼と実績
• 北海道から沖縄まで幅広い地域で活躍

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参照元：ジャパニアス株式会社

• 最先端のテクノロジーで新しい価値を提供
• クライアント企業に付加価値の高いサービスをお届け
• 優秀なエンジニアをニーズに応じて派遣

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参照元：株式会社アイティフォー

• システム開発から運用までをフルサポート
• 様々な業界に向けたソリューションを提案
• 人々の感動を生み出すサービスをお届け

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まとめ

電子決裁システムを導入する際は操作性や費用など、多くの点を比較しなければなりません。電子決裁システムの選択肢は増えているものの、自社の条件に見合うシステムが見つからない場合もあるでしょう。

機能の追加やカスタマイズを求めている場合は、開発会社に相談するのがおすすめです。「比較ビズ」を利用すると、必要事項を入力する2分程度で自社の条件を満たしたシステム開発会社を見つけられます。サイトを利用する際に費用は発生しません。

電子決裁システムの開発が得意な企業をお探しの場合は、ぜひ「比較ビズ」の利用をご検討ください。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。