無料で勤怠管理システムを利用する方法

勤怠管理システムを無料で利用する方法は以下の2つです。

クラウド型の勤怠管理システムは、多くが無料トライアルまたは無料プランを用意しています。

オープンソース型の勤怠管理システムを利用

オープンソースとは、ソースコードがインターネット上に公開されていることです。プログラミングの知識を持つ人材が社内にいる場合は、ソースコードの改変によって勤怠管理システムをカスタマイズできます。

勤怠管理システムに限らず、オープンソース型のシステムはライセンス費用や月額基本料金が発生しません。ただし、ドメイン取得やサーバー利用にかかる費用は発生するため、注意が必要です。

オープンソース型は全体的に費用を抑えられる反面、外部からのサポートは望めません。

無料プランまたは無料トライアルの利用

無料プランは、半永久的に勤怠管理システムの機能を無料で利用できるプランです。少数の勤怠管理システムが無料プランを用意しています。

一方、無料トライアルとは2週間～1カ月ほど、勤怠管理システムの機能を無料で利用できる制度です。クラウド型の勤怠管理システムの場合、高確率で利用できます。

無料トライアルは有料プランへの移行を前提としている制度のため、機能制限がないケースも珍しくありません。費用をかけずに機能性や操作性など、自社との相性を確認できます。

無料版の勤怠管理システムを使うデメリット

無料版の勤怠管理システムは有料版と比べて、以下3つの内容がデメリットにあげられます。

利用できる機能数やユーザー数に制限がある場合が多く、有料版と比べてユーザビリティは低いです。

利用できる機能が少ない

無料版の勤怠管理システムは出退勤時刻の打刻や労働時間の管理など、勤怠管理に必要な最低限の機能しか利用できないケースが多いです。シフト管理や休暇管理、工数管理などの機能は有料プランを選択しないと、利用できません。

無料プランまたは無料トライアルは、費用をかけずに勤怠管理システムの機能性や操作性を確認する手段です。オープンソース型の勤怠管理システムは、半永久的に月額料金が発生しない一方、外部からのサポートは望めません。

無料版は費用が発生しない一方で、利用可能な機能やサポート面に制限が生じます。無料版の場合、勤怠管理システムの導入効果は限定的になる点を理解しましょう。

ユーザー数が限られる

無料版は10人や30人までなど、利用人数に制限を設けている勤怠管理システムがほとんどです。勤怠管理システムは、従業員の職種を問わず基本的に毎日利用します。

利用人数が限られていると、企業規模によっては従業員全員の出退勤時刻や労働時間を記録できません。無料版の勤怠管理システムは、小規模事業者または中小企業での利用を想定しています。

勤怠データを記録できない事態を防ぐため、従業員数が50人以上の場合は有料プランを選択しましょう。

セキュリティ対策への対応が求められる

オープンソース型の勤怠管理システムは他の導入形態と異なり、外部からのサポートは望めません。メンテナンスやセキュリティ対策、障害復旧作業を自社で対応する必要があります。

勤怠管理システムには従業員の氏名や連絡先など、個人情報を多く保存します。仮に情報流出が発覚した場合、従業員や顧客、取引先からの信用低下は避けられないでしょう。

個人情報の流出を避けるには、データの暗号化や多要素認証などの対策を講じて、サイバー攻撃の脅威を軽減することが重要です。

ただし、セキュリティやシステムの仕組みに精通した人材がいない場合、自社で対応するのは難しいでしょう。

勤怠管理システムの開発を検討するのもおすすめ

既製品で自社の条件に見合う勤怠管理システムが見つからない場合、開発を決断するのも1つの選択肢です。

一定の費用はかかるものの、開発力に優れた企業に依頼すると、自社の要望を最大限反映したシステム開発が望めます。

ただし、どのようにして開発会社を選ぶべきか、わからない方もいるでしょう。開発会社を効率的に見つける手段には、ビジネスマッチングの活用が挙げられます。

ビジネスマッチングとは「発注先を探している企業」と「新規顧客を求めている企業」をつなぐサービスです。「比較ビズ」では必要事項を入力するだけで、約1,000社の企業から勤怠管理システムの開発が得意な企業が見つけられます。

勤怠管理システムの開発前に整理すべき内容

勤怠管理システムの開発に移行する前に、以下3点に関して整理しておきましょう。

既製品での勤怠管理システムを検討する

開発を決断するのは、既製品を検討してからでも遅くはありません。特にクラウド型の勤怠管理システムは、コストパフォーマンスに優れたシステムも多く、中小企業も利用しやすいです。

クラウド型は一定のサービス料金を支払うと、サーバーの調達やメンテナンス、アップデートを自社で対応する必要はありません。労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、勤怠データの集計をシステムに任せられるため、業務効率も大幅に改善できます。

クラウド型の勤怠管理システムは多くのメリットが見込めます。自社の条件に見合うシステムが見つからない場合のみ、開発を決断しましょう。

勤怠管理システムの開発費を知る

勤怠管理システムは業務システムの一種で、開発費は開発手法によって変動します。パッケージ開発の場合、開発費は100万～300万円が相場です。既存のシステムやソフトウェアを利用するため、開発費を抑えつつ機能性に優れたシステムを開発できます。

一方、フルスクラッチ開発の場合、開発費の相場は500万〜1,500万円です。フルスクラッチ開発は既存ツールを使わず、一から勤怠管理システムを開発する手法です。

不要な機能を搭載せずに済み、ユーザビリティを最大限追求できます。反面、サーバーやネットワーク機器など、ハードウェアの購入も必要になるため、多額の開発費が必要です。

フルスクラッチ開発は資金力が豊富な企業向けの選択肢といえるでしょう。

開発の際は複数の企業から見積を取得する

勤怠管理システムの開発費は、開発手法やカスタマイズの範囲、エンジニアのスキルなど、さまざまな要因によって変動します。開発費の相場と各社の提案力を見極めるため、3～5社前後の企業から見積を取得しましょう。

仮に1社からしか見積を取得しなかった場合、他社と開発費を比較できず、提示金額の妥当性を判断するのが困難です。場合によっては開発力の乏しい企業に相場以上の費用を支払うおそれが生じます。

依頼先のミスマッチを防ぐには複数の開発会社と接触し、検討材料を増やしておくことが重要です。

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まとめ

コストパフォーマンスや機能性に優れた勤怠管理システムは年々増えています。

ただし、自社の条件に見合う勤怠管理システムが見つかる保証はありません。オリジナル機能の実装やカスタマイズを求めている場合、開発会社に相談するのがおすすめです。

比較ビズを利用すると、必要事項を入力する2分程度で条件を満たしたシステム開発会社を見つけられます。サイトを利用した際に費用は発生しません。

勤怠管理システムの開発が得意な企業をお探しの場合は、ぜひ「比較ビズ」の利用をご検討ください。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。