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電子契約システムを比較する際に押さえておくべきポイント

公開日:2020年09月10日 最終更新日:2022年01月27日
電子契約システムを比較する際に押さえておくべきポイント

テレワークの普及とともに、業務の効率化やコストの削減にもつながるということで電子契約システムの導入に踏み切る企業が増えつつあります。今はまだでも近い将来の導入を見越して、具体的な検討に入っている企業も少なくないでしょう。ただ、電子契約システムにはさまざまな製品があり、比較ポイントが多すぎてどれを選ぶべきかわからないこともあるはずです。そこで、ここでは電子契約システムの選び方やおすすめの製品をお伝えします。

電子契約システムの概要と導入目的

電子決済システムを製品ごとに比較する前に、まずは電子契約システムについて簡単に概要を確認するともに、電子決済に切り替えることでどのような目的を達成したいのか、そのニーズを把握しておきましょう。

電子契約システムの概要

電子契約システムとは、その名の通り、紙の契約書に代わって電子ファイルによって契約を締結するためのシステムのことです。契約書をPDFファイルなどで作成し、そこに電子署名や押印をしたうえで、それをネット上でやり取りします。契約書は安全に保管できて中身の検索も簡単です。また、別のシステムと連携ができるものもあります。

電子契約システムならクラウド上で締結できるため、相手がアカウントを取得する必要はありません。紙の契約書のように郵送でやり取りする必要もなく、時間の大幅な節約にもなります。

なお、電子契約システムと一口に括っても、製品ごとにさまざまな機能があります。選択肢が豊富ですので、どのような業種、形態、規模の企業・個人事業主でもニーズに適うぴったりの製品が見つかるはずです。

電子契約システムを導入する目的

電子契約システムを導入するからには達成したい目的があるはずです。製品を比較する際には、その目的に合った機能があるかどうかが一つのポイントになります。電子契約システムに対するニーズをしっかり把握しておきましょう。ここではおもなニーズを5つ挙げます。

コストを削減したい

紙の契約書の場合、契約金額に従って印紙税という税金がかかります。印紙税は収入印紙を郵便局などで購入することで納めるため、購入する手間もかかることも忘れてはいけません。このように、コストも手間もかかる紙の契約書ですが、電子契約システムを導入することで一気に削減できるのです。

少額な契約では印紙税も少額ですが、1,000万円を超えるような金額の契約の場合、印紙税も数万円かかります。それに対して電子契約は課税対象でないですから、契約金額がいくらだろうが印紙税を納める必要はありません。印紙税が必要ないということは、つまり、収入印紙を購入する必要もないということです。

また、節約ということなら、電子契約は税金以外についても紙の契約書のようなコストがかかりません。契約書はネット上でやり取りされるため、切手や送料などの郵送にまつわるコストがかかりませんし、もちろん紙やインクのコストもゼロです。また、締結後に保管しておくのもネット上ですから、紙の契約書のような保管コストも発生しません。

このような効果が期待できるため、実際、コストの削減こそが電子契約システム導入の最大目的だという企業は多いのではないでしょうか。

契約締結までのスピードをアップしたい

紙の契約書の場合、まずは契約書として製本してからこちらが必要事項の記入と押印を行い、それを契約相手に郵送、あちらで記入や押印などをしてもらったうえで送り返してもらうという手順を踏む必要があります。電子契約システムの場合、システム上ですべて行えるため、これらの手順をすべてカットできるのです。

電子契約システムを導入すれば、余計な手間を省くことができるだけでなく、契約締結までのスピードが大幅にアップします。これまでなら郵送などの手間があったために月をまたぐことがあった契約も、ほとんどリアルタイムで締結できるようになるのです。

社内での契約承認までのスピードもアップしたい

紙の稟議書を回している企業なら、電子契約システムを導入することで社内で契約を承認するまでのスピードも大幅にアップするでしょう。

コンプライアンスを強化したい

電子契約システムでは、締結した契約書をシステム上で厳重に管理します。ネット上ではセキュリティが不安との声もありますが、ほとんどの製品は堅牢なセキュリティ対策が施されているため、紙で保管するよりも紛失や漏洩などの心配はありません。コンプライアンスの強化になると言えるでしょう。

契約書を簡単に作成したい

電子契約システムによっては、さまざまな文書に応用できる多数のテンプレートをあらかじめ備えているものもあります。契約書はいつも同じ書式で日付と相手の名前ぐらいしか変更がない企業にとっては重視しなくてよいですが、契約相手も契約の種類も多数ある企業で、今後も多数の契約書を作成する企業にとっては、ここも押さえておきたいポイントです。

電子契約システムに欲しい機能

電子契約システム導入のおもな目的は以上ですが、製品比較の際は、それら自社の目的に応じて必要な機能を備えた製品を選ばなければなりません。そこで、チェックしておきたい機能を紹介します。

コスト削減に必要な機能

基本的にはどの製品を選んでも、電子契約という形態を取る以上、紙の契約書のような印紙税は発生しません。つまり、どれを選んでもコスト削減にはなるということですが、署名や郵送などの手間をしっかり省くためにも、署名機能や送付機能があることはぜひ確認しておいてください。

契約締結までのスピードアップに必要な機能

契約締結までのスピードをアップしたいなら、相手もスムーズに署名や押印ができるように、誰でも簡単に使える電子契約システムを選んだ方がよいでしょう。いちいちアカウントを登録しなければならないものより、メールで送るだけ、URLをクリックするだけなどの製品を選んでください。

社内承認のスピードアップに必要な機能

社内承認のスピードを早めたいなら、起案から承認までシステム上で稟議を行えるワークフロー機能がある製品がおすすめです。

コンプライアンス強化に必要な機能

コンプライアンスの強化とはセキュリティの強化でもあります。ですので、電子契約システムを比較する時も、製品ごとのセキュリティ機能を重視してください。IDやパスワードを使った認証や、暗号化、ファイアウォール、データバックアップなどの基本的なセキュリティ機能はだいたいどの製品も備えています。それ以外の保護システムや監視体制にも注目しましょう。

電子契約には、電子署名とその日時を証明するためのタイムスタンプが必要です。基本的にはどの電子契約システムを選んでも、電子署名は自動で付与されます。ただ、製品や選んだプランによってタイムスタンプが付与されないものもあります。タイムスタンプがないと、電子契約システムの導入によってペーパーレス化する意義が半減してしまいますから注意してください。

そのほか、原本を保管できる機能、契約書の検索機能、契約期限の満了や更新を知らせるアラート機能などがあると便利です。

電子契約システムの製品を比較する際に注目したいポイント

上で見てきたように、電子契約システムにはさまざまな機能が存在しますが、どれだけの機能を備えているか、また利用できるかは、選ぶ製品やプランによって異なるのが当然です。製品を選ぶ際、コストはもちろんながら予算が許す限り多機能なものを選びたくなるのではないでしょうか。

ところが、機能が多ければ多いほどよいわけでもありません。単に契約の手間を減らしてコストも節約したいという程度のニーズなら、それほど多機能の製品を選ぶ必要はないのです。

特にタイムスタンプの有無に注意

一方、契約書のペーパーレス化を目的に電子契約システムを導入するのであれば、タイムスタンプのある製品やプランを選ぶことが必須です。なぜなら、電子帳簿保存法という法律があるからです。

紙の契約書ではなく電子データのまま保存できるようにするための要件として、改竄を防ぐためにタイムスタンプが押してあることが求められています。それがないと契約書の作成日時がはっきりしなくなってしまうため、せっかく電子契約システムを使って契約しても、保管するために紙に印刷しなければならなくなってしまいます。

製品によっては、タイムスタンプが別料金のサービスとなっている電子契約システムもあります。単に「安いから」、または「便利そうだから」という理由で飛びつくのではなく、製品比較の際は、本当に必要とする機能を備えているかをよく確認してください。

おすすめの電子契約システム

上述のことを前提に、おすすめの電子契約システムを2つ紹介します。

BtoBプラットフォーム 契約書

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、株式会社インフォマートによる電子契約システムです。契約書を電子化して業務効率化、時短、コスト削減を果たせるだけでなく、ブロックチェーン技術を用いて堅牢なセキュリティを構築しています。

BtoBプラットフォーム 契約書は40万社ものネットワークがありますので、取引相手も同製品を使っている可能性が高く、そうであるならば工数がさらに削減できて、契約締結までの時短効果が大幅にアップするでしょう。

BtoBプラットフォーム 契約書の特徴について、さらに詳しく以下でお伝えします。

ブロックチェーン技術を用いた取引管理記録

BtoBプラットフォーム 契約書は、ブロックチェーン技術を用いて取引記録の管理を行っています。

もともと書類の改竄対策など、セキュリティ対策には十分に力を入れていた会社ですが、契約書は数ある書類のなかでも特に重要度の高い書類ということで、情報の改竄が困難で失われる恐れのないブロックチェーン技術を採用したとのことです。

自社保管に便利な登録保管機能

BtoBプラットフォーム 契約書には、新規の契約書だけでなく、過去の契約書も電子化してシステム上で保存・管理できる機能があります。いつ誰とどんな契約をしたのか検索も容易ですので、契約の一元管理に非常に便利です。

また、電子契約書と契約書の管理台帳をzipファイルにまとめて一括でアップロードできるファイルの連携機能まで搭載されています。すでに過去の契約書も電子化が進んでいる企業なら、それらをアップロードするだけで簡単に登録・保管が可能です。

税法にも対応

BtoBプラットフォーム 契約書は、電子署名とタイムスタンプなどの税法上の要件を満たすための機能が備わっています。紙に印刷する必要がないため、完全なペーパーレス化が可能です。

料金プラン

BtoBプラットフォーム 契約書の料金プランには、「フリープラン」、「シルバープラン」、「ゴールドプラン」の3つがあります。

フリープランとは文字通り無料のプランで、月5件まで利用できます。シルバープランは月額1万円から、ゴールドプランは月額3万円からです。契約書を自社保管するならゴールドプランを選んでください。

WAN-Sign

「WAN-Sign」は、日本通運のグループに属する株式会社ワンビシアーカイブズによる電子契約サービスです。電子契約書だけでなく、過去の紙の契約書を一元管理するのに適しています。WAN-Signの詳しい特徴は以下の通りです。

電子契約書と紙の契約書を一元管理できる

電子契約システムを導入しても、従来はそれ以前に締結した紙の契約書は紙のまま管理するか、改めて電子化して管理する必要がありました。また、取引先によっては紙の契約書を必要とするところもあるため、完全なペーパーレス化はなかなか難しいのが現状です。

その点、WAN-Signでは、紙の契約書も含めてシステムで一元管理できるようになっています。過去の契約書も今後発生する紙の契約書も、大きな負担なく管理できるのがメリットです。

認証レベルを契約書に応じて変更できる

WAN-Signでは、電子署名法に対応した厳格な本人特定が可能な認証レベル(実印版)と、メールだけの簡易な認証レベル(認印版)を使い分けることが可能です。両方を組み合わせたハイブリッド署名による締結もできます。

充実したセキュリティ・内部統制機能

電子契約サービスを導入する時に課題になるのが、セキュリティや内部統制の対策です。

情報資産管理に50年以上携わってきたワンビシアーカイブズならではの蓄積された豊富なノウハウと、電子証明書の国内シェアナンバーワンのGMOグローバルサインとの提携によって、WAN-Signには充実した内部統制機能が搭載されています。アクセス制限やIPアドレス制限、ユーザーごとに利用できる機能の制限や事前の承認者設定機能など、セキュリティ対策に必要な各機能が標準装備です。

料金プラン

WAN-Signの料金は利用する件数によって異なります。電子契約の場合、実印版が月3件、認印版が月10件まで無料です。それを超えると、実印版が1件当たり300円、認印版が1件当たり100円となっています。

また、PDFデータの管理料が、実印版、認印版合わせて10件まで無料で、5,000件ごと月額1万円です。さらに、書面契約管理料として、全件電子化する場合は1箱当たり75,000円、オンデマンド電子化の場合は1箱当たり3万円の料金が発生します。

なお、実印版には、電子証明書の発行料として別に年額8千円がかかります(価格はすべて税別)。

まとめ

電子契約システムを比較する際は、自社の目的に適うだけの必要な機能があるかに注目してじっくり検討することが大切です。また、契約とは自社内で完結するものではなく相手がありますので、契約相手が使いやすいかという視点も忘れないようにしましょう。電子契約システムにはフリープランがあるものも多いので、まずは試しに使ってからというのもおすすめです。

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