【厳選】電子契約システム比較6選！搭載機能や注意点をわかりやすく解説

電子契約システムとは

電子契約システムとは、紙の契約書に代わりインターネット上で契約を締結できるシステムのことです。

契約書をPDFファイルで作成し、電子署名や押印をしたうえでネット上で契約手続きをおこないます。

電子契約システムは多くの製品があり、それぞれの特徴が異なります。業種や企業形態、企業規模に合わせてシステムの導入をおこないましょう。

電子契約システムを導入する目的

電子契約システムの導入には、主に以下の3つの目的があります。

電子契約システムを活用することで、ペーパーレス化によるコスト削減や手続きの迅速化を図れます。電子データであれば契約書を紛失するリスクもなくなるため、コンプライアンス強化のためにも、近年多くの企業で導入されています。

電子契約システムに搭載される機能

電子契約システムに搭載される機能は、以下のとおりです。

電子契約システムに搭載される機能を理解し、自社のニーズを満たす機能があるかどうかを把握しましょう。

電子契約システムにおける4つの比較ポイント

電子契約システムにおける比較ポイントは、以下の4点です。

電子契約システムにおける比較ポイントを把握し、自社に最適な電子契約システムを選びましょう。

1. 自社の業種にあったシステムか

自社の業種やビジネスモデルにあった契約書フォーマットや設定を用意できる電子契約システムを選びましょう。

会社のルールや法律によって、契約書の保管期間や契約フローに関する細かいルールが異なる場合があります。

機能面はもちろん重要ですが、自社の業種に必要な設定にカスタマイズできる自由度の高さも確認しましょう。

2. 契約件数ごとのコストはどれくらいか

契約件数ごとの送信コストや自社の企業規模に見合った電子契約システムを選びましょう。企業規模にあわないシステムを選ぶとコストパフォーマンスが下がります。

企業規模が大きく契約件数が多い場合は、1件あたりのデータ送信料が安いシステムをかならず選びましょう。

過去の紙で作成した契約書をデータ化できるかや、データ化する際のコストも確認しましょう。

3. 外部システムとの連携が可能か

電子契約システムのなかには、さまざまなITシステムと連携可能なものがあります。すでに社内でITシステムを導入している場合は、使用しているシステムと連携可能かを確認しましょう。

外部システムとの連携ができない場合、契約書の管理や作成、共有や分析にかえって手間がかかる可能性があります。

電子契約システムの詳細を把握し、現在社内で使用しているITシステムと連携できるシステムを選びましょう。

4. タイムスタンプ機能が搭載されているか

電子データのまま契約書を保存する場合、改ざんを防ぐためにタイムスタンプを押すことが「電子帳簿保存法」によって義務付けられています。

電子契約システムにタイムスタンプ機能が搭載されていることで、リアルタイムで契約手続きの状況を確認できます。

製品によっては、タイムスタンプが別料金となっている電子契約システムもあるため、システム選びの際はタイムスタンプの確認をしましょう。

おすすめ電子契約システムの機能・費用を徹底比較

おすすめ電子契約システムは、以下の6つです。

それぞれの電子契約システムの機能や特徴を把握しておくことで、自社にあった電子契約システムを選びましょう。

1. 契約大臣

契約大臣は、契約書の作成や送信、締結手続きや管理を1つのシステム内でおこなえる電子契約システムです。料金プランごとの費用と要件は以下のとおりです。

電子契約する際に必要な機能がすべてそろっており、使いやすいデザインで電子契約がはじめての方にもおすすめされています。

全プランで認定タイムスタンプを標準付与しており、電子署名法と電子帳簿保存法の電子取引要件に準拠しているため、法対応への安全性も高い製品です。

2. 電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、190万社以上の導入実績をほこる電子契約システムです。プランごとの費用と要件は以下のとおりです。

メールと手書きサインで契約手続きをおこなう「立会人型」の契約印プランと、法的効力の高い電子証明書を用いる「当事者型」の実印プランを使い分けられます。

画面上での手書きによる署名や印影登録など、契約手続きを効率化する機能が充実しているため、多くの企業で導入されています。

3. クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコムが運営する電子契約システムです。プランごとの費用と要件は以下のとおりです。

クラウドサインは電子契約システムのなかで累計登録者数がもっとも多く、弁護士が監修しているため、電子契約に関する法対応への安全性が非常に高い製品になっています。

4. freeeサイン

freeeサインは、テンプレートやドラフトをGoogleドキュメントを使用し、システム上で編集できる機能を搭載した電子契約システムです。プランごとの費用と要件は以下のとおりです。

freeeサインは機能の汎用性や企業ごとのカスタマイズの自由度が高く、多くの企業で導入されている電子契約システムです。freeeが提供するサービスであれば簡単に連携できます。

5. BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム 契約書は、基本的な機能に加えて、ブロックチェーン技術を用いた堅牢なセキュリティを構築している電子契約システムです。プランごとの費用と要件は以下のとおりです。

BtoBプラットフォーム 契約書は、新規契約書だけではなく、過去の契約書も電子化してシステム上で管理できます。システム導入以前のデータでも、いつ誰とどのような契約をしたのか検索できるため、契約の一元管理に非常に便利です。

6. WAN-Sign

WAN-Signは、世界的に評価を高い電子証明書を利用している電子契約システムです。政府や大手企業で利用されているGMOグローバルサイン・ホールディングスと連携している信頼度の高さが特徴です。

プランごとの費用と要件は以下のとおりです。

WAN-Signでは、電子署名法に対応した厳格な本人特定が可能な認証レベル（実印版）と、メールだけの簡易な認証レベル（認印版）を使い分けられます。両方を組み合わせたハイブリッド署名による締結も可能です。

電子契約システムを導入する際の3つの注意点

電子契約システムを導入する際の注意点は、以下の3点です。

電子契約システムを導入する際の注意点を把握し、システム導入にあたって適切な準備をおこないましょう。

1. すべての契約が電子契約できるわけではない

すべての契約が電子契約システムを利用できるわけではありません。「定期借地契約」や「訪問販売」など書面での契約を義務付けられている契約もあります。

法的なルールに順守していない電子契約システムの場合、手続きの手間がかえって増えるため注意が必要です。

自社の業種が電子契約に適しているか、システム導入を検討する際にかならず確認しましょう。

2. 取引先が電子契約に対応していない・望んでいないケースがある

電子契約システムの導入を検討する際は、自社の主な取引先が電子契約に対応しているか、電子契約に変更しても問題ないかを確認しましょう。

企業によっては電子契約ではなく、従来どおり書面での契約を希望する企業もあるため、自社の都合だけで導入すると思わぬトラブルになる可能性があります。

電子契約は自社の導入のみで手続きできますが、厳格な取引をおこなう場合は取引先も電子契約システムを導入している必要があるため、契約締結前に確認が必要です。

3. セキュリティリスクが発生する

電子契約システムでは契約書を紛失するリスクはないものの、インターネットを介した攻撃や侵入のリスクが発生します。

契約書には多くの個人情報や機密情報が記載されているため、セキュリティに問題があると企業の信頼を揺るがすトラブルになりかねません。

電子契約システムを導入する際は、強固なセキュリティシステムを導入している電子契約システムを選びましょう。

まとめ

電子契約システムの概要や導入の際の注意点を解説するとともに、おすすめシステムや製品選びの際の比較ポイントを紹介してきました。

電子契約システムの導入はコストの削減や手続きの迅速化、コンプライアンスの強化を図れます。多種多様なシステムが提供されているため、システムごとの特徴と自社のニーズに合ったシステム選びが重要です。

「比較ビズ」なら、必要事項を入力する2分程度で、自社に合った電子契約システムをスピーディーに探せます。複数の会社に無料で相談できるのもポイントです。電子契約システムの選定に迷うことがあれば、ぜひ利用してみてください。

監修者のコメント

株式会社Pro-D-use

取締役副社長 岡島 光太郎

2009年：(株)リクルートに新卒で入社。営業部署・企画部署にて責任者を務める。（在籍中は、MVPやマネジメント賞など、多数受賞。）
2013年：(株)データX（旧：フロムスクラッチ）の創業期に転職。営業や新卒・中途採用の責任者を務める。
2014年：アソビュー(株)に転職。その後、営業責任者、新規事業責任者、事業企画を歴任。
2015年：(株)Pro-D-useを創業。取締役副社長（現任）に就任。新規事業の立上げ〜収益化、成果を上げる営業の仕組み作り、採用〜組織の構築、Webマーケティングを主軸とした売れる仕組み作り、業務システムの導入・運用、融資を中心とした資金調達〜財務のコンサルティングを得意としている。
また、個人でも中小企業の融資を支援するサービス「中小企業の融資代行プロ.com」を運営するなど、一貫して中小企業を支援することを生業にしている。

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日本でも、法人の規模に関わらず電子契約システムの導入が進んできました。本記事では、電子契約システム導入によるコスト削減をメインに、導入する企業のメリットを言及してきましたが、同時に、従業員の時間の大幅削減も電子契約システム導入のメリットとなりえるでしょう。

・契約書の製本、郵送、手配などを社内のスタッフがおこなう
・法人印を捺印してもらうために、申請手続きをする

など、旧来の契約書の締結ではかなりの無駄な時間を投下しなければいけませんでした。
そんな旧来の契約書締結と比べて、電子契約システムを活用すれば、製本も必要も郵送もなくなり、捺印申請も不要になるため、圧倒的な時間節約も実現できます。

現在どの法人企業でも、人口減少や若手人材の減少による人手不足が深刻です。そんな中、少しでも現場の従業員の負荷を下げるツールやシステムを導入することは避けられません。

各種電子契約システムの特徴などをしっかり比較した上で、なるべく速やかに導入を検討していくことをオススメいたします。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。