営業職へのテレワークの導入を考える!便利な営業ツールも紹介

更新日:2020年09月15日 発注カテゴリ: Web制作会社・システム開発会社
営業職へのテレワークの導入を考える!便利な営業ツールも紹介

コロナ禍により訪問や対面での営業スタイルが難しくなっています。現在の状況が収束しても、これまでの営業手法が減少していくのは間違いありません。代わって普及するのが、テレワークを用いた新しい営業スタイルです。 ただし、営業という業務の性質を考えると、テレワークの導入は難しいのではないかとの疑問もあります。ここでは、営業部がテレワークを導入するメリットを始め、役立つ営業ツールと併せて紹介します。

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テレワークの導入が進む営業職

営業だけでなく、運用や保守、総務、カスタマーサービスなどの職種は、テレワークに向かないと考えられる傾向があります。テレワークの導入が進まない企業へのアンケートでは、テレワークを導入しない理由として「テレワークでできる仕事がない」という回答が多数を占めました。

しかし、これは思い込みに過ぎません。実は、営業こそがテレワークの導入が特に進んでいる職種であり、すでに導入している企業によると、導入前に比べて収益アップに結びついているとの報告もあります。

新規顧客開拓、既存顧客への対応などに役立つ支援ツールも発達しており、今後は従来のように会社に常駐せずとも高い成績を上げる営業マンが増えていくでしょう。

営業にテレワークを導入するメリット

営業にテレワークを導入することに、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。以下、5つのポイントにまとめてみました。

新型コロナウイルスへの感染リスクを軽減できる

人のいる場所に出かけるだけで新型コロナウイルスに感染するリスクがありますから、テレワークを導入して自宅で営業活動ができるようになれば、それだけで感染リスクを減らせるメリットが生まれます。特に、お年寄りなど家族と同居している方には大きなメリットでしょう。

顧客対応の質が高まる

営業にテレワークを導入することによって、いちいち会社に戻らずとも報告書の作成から提出までが完結できるようになります。これまでであれば、会社に出勤してから取引先に向かい、取引先から帰社して報告書を提出するというのが一般的な流れでしたが、テレワークを導入することで、その中間の出社や帰社の省略が可能です。

そのため、移動だけでもけっこう取られていた時間が大幅に節約できることになり、その分を取引先とのコミュニケーションに回せます。時間に余裕が生まれると商談にもゆとりが生まれますから、顧客対応への質が高まることが期待できるでしょう。

事務所の維持費が節約できる

テレワークの導入が進み、今後、全社員が出社する必要がなくなれば、従来のように広い事務所は必要なくなります。営業職だけでなく全職種でテレワークが進めば、事務所はわずかなフロア面積でも十分な広さになるため、賃料を始め維持費の節約が可能です。

また、テレワークを導入するということは、書類や報告書を電子媒体でやり取りすることになります。従来の紙媒体の時代に比べて、紙代やインク代などのコスト削減になることもメリットに挙げられるでしょう。

社員の集中力アップにつながる

全社員が同じ空間で仕事をする従来のスタイルには、電話や来客など集中力を阻害する要素がありました。それが、テレワークの導入で自宅などで業務を行うことができるようになれば、そのようなストレス要因から解放されます。その結果、各社員の集中力がアップし、社全体の生産性向上にもつながることが期待できるのです。

もちろん、自宅だからといって全員が集中できる環境とは限りませんが、働く場所にいくつか選択肢があれば、その時々で最も働きやすい場所で働けるようになるでしょう。

人材確保につながる

業務のなかには機械化できるものもありますが、営業職を完全に機械任せにすることはできません。そのため、時代が進んでも営業マンの力は必要です。

しかし、営業職には厳しい面もあるため、離職率が高く人材の確保に苦労する企業がたくさんあります。ところが、テレワークの導入によって働き方の幅が広がると、離職率は下がり営業職の人材を確保しやすくなることが期待できるのです。

また、出社の必要がなくなれば、自社の通勤エリア外からの求人もできるようになります。そうなれば優秀な人材も今より集まりやすくなるでしょう。

テレワークを導入した営業部で起きる課題

営業部にテレワークを導入することによって得られるメリットを見てきましたが、メリットばかりではなく注意しなければならないこともあります。営業活動上、また、営業部のマネジメント上で考えられるテレワーク導入の課題について見ていきましょう。

環境整備にかかるコスト

テレワークでの営業活動には、その前提として環境整備の必要性があります。その環境とは、ICT(Information and Communication Technology)、すなわち情報通信技術のことです。

パソコン、タブレット、スマホなどの端末はもちろん、SSL-VPNやIPsec-VPNなどの安全な通信環境を構築する必要がありますし、メッセンジャー、グループウェアシステム、ウェブ会議システムなどのコミュニケーションツールを導入することも不可欠でしょう。これらをすべて揃えるとなると、まとまったコストになることは明らかです。

業務管理の難しさ

テレワークの導入は、一般の営業マンだけでなく、それを管理する側のオンライン化も求められます。これまでのように各人の業務プロセスを対面で見ることができなくなるため、人事評価や勤怠管理のやり方も考え直さなくてはならなくなるでしょう。また、営業活動や案件情報の可視化・共有が難しいとの声が現場ではよく聞かれます。

顧客との意思疎通・情報共有の難しさ

テレワークにすることで、顧客とどのように意思疎通を図るか、情報共有を行うかということも課題になります。新型コロナウイルスの影響でどの業界、どの企業でも以前より商談の機会が減少していますが、オンラインでの取引先との商談や会議に不安を感じている企業も多いのが現状です。

営業部のテレワークを支援する営業ツール

テレワーク導入において考えられる上記の課題を踏まえて考えられるのが、営業を支援するツールの導入です。これら営業ツールを用いることによって、コミュニケーションや業務の進捗状況の把握がスムーズになります。

そこで、営業部のテレワークに役立つ営業ツールには何があるのかを詳しく見ていきましょう。

営業支援システム(SFA)

テレワークを導入すると、勤務時間中でも社員がどのように過ごしているのか状況が把握しにくくなります。オフィスに出勤していれば直接様子を確認できますが、テレワークでは仕事の進捗状況などを確認できないのが問題点です。それを解決するのが、ここで紹介する営業支援システム(SFA)になります。

営業支援システム(SFA)とは、顧客リスト、商談時の顧客とのやり取りなど、営業活動を行うのに必要な情報を管理するための支援ツールです。個々の営業マンの詳細な行動を記録し、各人の営業プロセスをリアルタイムで確認できるよう可視化を行います。そのため、営業プロセスが属人化に陥ることを防ぎ、有効な方法を社内で共有しやすくなるのです。

また、システムによっては売り上げを月ごと、年ごとに予測してグラフ化してくれるような機能を備えているものもあるため、予算と実績の管理も容易になります。どんなアクションを取れば目標を達成できるのかなど、戦略を立てるのにも役立つでしょう。

プロジェクト管理ツール

テレワークでは、社員が一つのオフィスに集まって同じ空間を共有することがなくなるため、プロジェクトがどの程度の規模なのか把握しにくいというのが問題です。

営業の場合、その活動プロセスは、見込み客の開拓から、実際にアプローチして商談し、成約につなげるまでにいくつものフローがあります。どの案件がどのフローにあるのかを把握できないと、ギリギリまで目標に到達できるのかどうかもわからなくなってしまいます。

それを解消するのがプロジェクト管理ツールです。このツールがあれば、営業部全体のプロジェクトの進捗状況を管理できるようになります。

たとえば、一つの案件に対してチームを組んで進める場合、担当者、スケジュール、必要な工数やタスクなどの多くの情報を整理し、一元的に管理しておくことが必要です。そうでないと情報共有も進まないため、適切なタイミングでアクションを取れなくなってしまいます。

その点、プロジェクト管理ツールがあれば、それらさまざまな情報を一覧にして確認することができるため、一目でスケジュールの進捗具合や目標の達成率などが把握できるようになるのです。

テレワークの場合、個人の活動に焦点が当たるため、全体としてどこにマンパワーが不足しているかといったことがわかりにくくなってしまうデメリットがあります。そんなテレワークのデメリットも、プロジェクト管理ツールを導入して全体を一元的に管理できるようになれば、どこに遅れが生じているのかといったことがすぐにわかるようになり、業務のスムーズな進捗が可能です。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、構内交換機をクラウド化してネット上での通話を可能にするサービスです。

テレワークでも電話営業は重要な手法ですが、個々人がそれぞれの端末で電話をかけると、会社からかけるのと違って発信する電話番号がそれぞれ違ってしまいます。企業の電話なのにかかってくるたびに番号が違うようでは、顧客は不安を感じるでしょう。そういう課題を解決するのに役立つのがクラウドPBXという営業ツールです。

クラウドPBXを使うことで、社員の持つそれぞれの携帯電話が営業用の電話として使えるようになります。電話代は企業が負担する仕組みのため、いちいち清算するような手間も必要ありません。

これまでもPBX自体はありましたが、オフィス内に交換機を設置しなければならないのがネックでした。それがクラウド化によってどこでも工事なしで利用できるようになったわけですので、導入するコストも従来より大幅に安くなっています。

ファイル共有ツール

ネット上にあるファイルを、同じシステムを利用する人同士で自動的に送受信できるようにしたツールがファイル共有ツールです。

ネットにさえつながる環境ならどこでも利用できるため、営業活動でどこに出かけていても、スムーズに各人の持つ情報を共有できるようになります。アクセス権の制限が可能なツールもあり、セキュリティについての心配もありません。

チャットツール

テレワークの導入に当たって、電話やメールなどの従来のコミュニケーションツールとは違う新しいツールの導入も必要です。電話やメールよりも検索性と即時性に優れたチャットツールは、テレワークの課題を克服するためにぜひとも導入しておくべきツールの一つでしょう。

チャットツールにはいろいろありますが、SNS感覚で簡単に使えるものやプロジェクトと関連付けできるものなど豊富な種類があります。

ウェブ会議システム

文字でコミュニケーションを図るチャットツールと並んで、音声でのコミュニケーションに便利なのがウェブ会議システムです。ネットでつないでお互いの映像を共有するため、ネットさえつながる環境ならどんな遠くの場所同士でも、会議での議事録や資料などの共有が簡単になります。

ウェブ会議システムは複数の人が集う会議やセミナーに適しています。会議にはファシリテーターがいますが、ウェブ会議ではさらにその重要性が増します。ウェブ会議の場合、音声に多少のタイムラグが生まれるため、それぞれの発言がかぶりやすくなるのがネックです。そのために、話したいことをがまんするようなこともあり得ます。細かい点の確認もリアルの場での会議と比べて、やりにくくなるでしょう。

その点、ウェブ会議システムがあれば、確認事項など必要なことはすべて画面で共有可能です。後から「言った」「言わない」など揉めることもなくなりますし、テレワークと同時にぜひ導入しておきたい営業ツールの一つです。

オンライン商談システム

上記のツールは社内でのコミュニケーションを目的としたものですが、顧客や取引先とのコミュニケーションに有効なのがオンライン商談システムです。飛び込み営業からテレアポ、メールなどと営業手法は時代とともに変化してきましたが、このオンライン商談システムが営業手法のなかで最新の手法と言えるでしょう。

飛び込み営業のように相手側の迷惑になる心配がなく、電話と違ってお互いの顔が見え、メールにはないリアルタイム性があるなどと、各営業手法に足りなかったものをすべて押さえたのがオンライン商談システムです。

ただ、オンライン商談システムは相手にも使ってもらう必要があるため、こうしたツールを使ったことのない相手でも簡単に使えるような操作性のわかりやすい製品を選ぶ必要があります。

まとめ

以前からテレワークの推進は行われてきましたが、営業には向いていないと敬遠してきた企業は少なくありませんでした。それが、新型コロナウイルスの流行をきっかけに、向いているかどうかではなく、多くの企業で否応なくテレワークの導入が進められています。

ただ、ここまで見てきたように、営業とテレワークの相性は悪くありません。もちろんこれまでの営業スタイルを改める必要はありますが、今では多くの営業支援ツールが登場しており、これまでよりも効率の良い営業活動が可能になっています。

今後、テレワークで営業プロセスを進めることはスタンダードな方法として定着していくでしょう。必要なツールと併せて、ぜひ営業部門でもテレワークの導入を進めてください。

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