テレワーク監視ツールのメリットや導入前に注意したいこと

更新日:2020年09月15日 発注カテゴリ: Web制作会社・システム開発会社
テレワーク監視ツールのメリットや導入前に注意したいこと

コロナ禍でテレワークの導入が進んでいます。ただ、コロナだけがテレワーク普及の理由ではなく、それ以前から働き方改革の一環として進められてきました。業務効率のアップなどテレワークにはメリットがありますが、一方で、社員の勤務状態がわからないという不安もあります。そこで考えられるのがテレワークの監視ツールです。ここでは監視ツールを導入するメリットとデメリット、おすすめの監視ツールについてお伝えします。

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テレワーク監視ツール導入のメリット

テレワークの監視ツールを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

社員の作業状況を把握できる

監視ツールを導入すれば、テレワーク中の社員の業務内容や進捗状況、また勤務時間などを管理しやすくなります。社員の状況をリアルタイムで把握できるのが監視ツールですから、さぼりの防止や情報共有にも役立つでしょう。

逐一作業の状況を記録できるため、たとえば業務とは関係ないことをやっている社員がいてもすぐに発見できます。問題があればすぐに注意や適切な指示が行えるのがメリットの一つです。

社員の働きすぎを予防できる

監視ツールを導入することには、社員を監視する側だけでなく、当の社員にとってもメリットがあります。働きすぎの予防がそれです。

監視ツールを通じて業務時間や作業内容が会社に伝わるため、テレワークでどのように評価されるのか不安に感じる社員の心配を解消できます。具体的にどんな業務にどれだけの時間を費やしているかわかるため、無理に長時間働いてでも結果を出そうとする社員の抑制が可能です。

生産性のアップにつながる

監視ツールを導入することで、社員全体の生産性アップにつながる可能性もあります。

テレワークによって出社の必要がないことは、それだけで通勤に費やされる時間の節約を意味します。また、ツールによって管理されていると自覚しながら働くわけですから、自然と緊張感が生まれ、業務への集中力も高まります。その結果、時間対効果がアップし、ツール導入以前よりも生産性がアップすることも期待できるのです。

テレワーク監視ツール導入のデメリット

テレワーク監視ツールを導入することにはいくつかメリットがあることがわかりましたが、同時に無視できないデメリットも存在します。

社員にストレスを与える

監視ツールとは、その名の通り社員の様子を監視するためのツールです。管理する会社側にとっては、各社員の作業内容や進捗状況をリアルタイムでチェックできるというメリットがありますが、当の社員にとっては、いつも監視されているというストレスの高い状況に置かれることを意味します。

四六時中上司に管理されていると思いながら、能率良く働き続けることのできる人は稀でしょう。気が休まることがないため、自分のペースで働くことができなくなり、生産性がダウンしてしまうことも考えられることです。

また、心的ストレスが高まって社員のメンタルヘルスにも悪影響を及ぼす可能性があります。監視ツールを導入する前に、こうした社員の精神面への悪影響も考慮しなければなりません。

監視ツールの導入でテレワークのメリットが損なわれるリスク

テレワークに監視ツールを導入するメリットとデメリットを見てきましたが、そのメリット以上に、社員を四六時中監視することの悪影響は大きいです。あまり監視する側面を強めると、そもそもテレワークを導入する意義にも適わなくなってしまいます。

ここからは、テレワークの意義についてもう一度確認しておき、本当に監視ツールが必要なのかを考えてみましょう。

部下を監視するという意識はメリットよりも弊害を生む

テレワークの導入によって、部下に対する上司の干渉がひどくなったとの報告が一部あります。

テレワークの場合、自宅の様子がモニターに映ってしまうため、自宅について上司に詮索されたり、異性の部下に対して「もっと見せろ」とセクハラまがいの要求をされるというケースがあるというのです。また、会議などで顔を合わせる必要がない時も、常にオンラインにしておくよう上司から求められるケースも報告されています。

ハラスメントは言わずもがなですが、上司が部下を監視するという側面が強くなりすぎると、テレワーク自体がメリットよりも弊害の方が大きくなってしまいます。

そもそも、社員を監視しようという意識は、「皆が顔を合わせて同じ時間と場所を共有するべき。そうすることが人間関係の構築につながる。」という昔のムラ社会的価値観があるからではないでしょうか。その価値観のまま監視ツールを導入すれば、社員の反対により、コロナが収束するとともにテレワークもやめることになってしまうでしょう。

テレワーク本来の目的と監視ツール導入の意義を考える

テレワークの導入は、コロナ禍以前から推奨されてきたことで、労働時間の無駄を見直して業務効率のアップや生産性の向上などを図ることが目的です。「全員が同じ場所で長時間働いていればそれでよい」との考えは、各人の責任を曖昧にし、業務に多くの無駄を生みます。それを改善するためのテレワーク導入ですから、それを妨げるような監視ツールの導入には慎重であるべきです。

昭和の価値観で社員を監視しようとしても、期待するような結果は生まれません。なぜ監視ツールが必要なのかその意義を考え直し、それでも必要と決まったら、その理由を社員に説明して納得を得たうえで、必要な範囲でのみ使用するよう心がけましょう。

テレワーク用の労務管理ツールの選び方とおすすめ

あまり監視の側面が強いとメリットどころか弊害を生むわけですが、適切な使い方によって先述したメリットを活かすことは可能です。そこで、まずはテレワーク用の労務管理ツールの選び方を説明し、それからおすすめのツールを紹介します。

テレワーク労務管理ツールの選び方

テレワークに労務管理ツールを導入する理由は、社員の業務内容やその進捗状況を的確に把握することですから、その機能があるツールが第一の候補です。労務管理ができるツールはいろいろありますが、ファイルのアップロードなど通信状況のログを取れる機能があるものを選びましょう。自宅以外でのテレワークにも便利な位置情報の把握ができる機能もあるとより便利です。

F-Chair+

「F-Chair+」は、在席・離席状況をワンクリックで記録できるツールです。作業時間が細切れになっても、時間外に働いた場合でも、正確な労働時間を管理できます。また、自動で画面のキャプチャを撮影する機能もあり、社員の実際の状況を確認するツールとしても使用可能です。

Sneek

常時PCのカメラを接続状態にして、数分置きに写真を撮影するツールが「Sneek」です。モニターの前にいる社員の様子を自動で撮影できるため悪用に注意ですが、そもそもはリモートワークを行う社員の孤独を癒やし、チームの連帯感を高める目的で開発されました。ワンクリックで通話できる機能もあり、コミュニケーションツールとしても便利です。

まとめ

テレワーク監視ツールについて見きましたが、使い方を誤れば期待するメリットどころか大きな弊害を生んでしまうことに注意してください。ただし、適切に使うことによって、業務効率や生産性のアップにつなげられることも確かです。導入を急ぐ前に、メリット・デメリットの双方をよく検討しましょう。

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