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システム開発のスケジュールの立て方と管理の方法とは?

更新日:2021年11月24日 発注カテゴリ: Web制作会社・システム開発会社
株式会社シャイオス
監修者
代表取締役 鄭 光錫(テイ コウシャク)
システム開発のスケジュールの立て方と管理の方法とは?

システム開発の依頼を検討しているときに、頭を悩ませるのがそのスケジュール作りです。当然ながら、できるだけシステムは早くほしい、けれどあまりにも短いスケジュールで品質の低いシステムが出来てくることも避けたい。そもそも「誰が」「いつ」「どのように」「どんな」スケジュールを作ればよいのか。システム開発の全体像が分かりづらいだけに、スケジュールだけでもきちんと押さえておきたいところです。本記事では、システム開発におけるスケジュールの意味、作成/管理技法、立てる際のポイントなどを解説いたします。

システム開発におけるスケジュール

システム開発におけるスケジュールとは、実施が必要な作業を順に並べて、作業予定をどんなスパンでこなしていくかを明示化する重要な資料です。何かを作り上げるという時間のかかるプロジェクトを行う場合に、作業を詳細化し、計画を立てる。世間一般でいうスケジュールと本質的には変わりありません。

システム開発のスケジュールの特徴

一般に想像するスケジュールとの差異は下記が特徴的です。

  • 各工程や作業がシステムに関するものになっていること
  • 記載粒度が複数のパターンを作成する
  • 作業の完了状況を適宜記載して進捗確認資料として用いる

システム開発のスケジュールですので、タスクがシステム開発に必要な作業となるのは当然かもしれません。

スケジュールの粒度については、マスタースケジュールというシステム開発全体のスケジューリングをするものと、各工程(要件定義、基本設計、詳細設計、単体テスト、結合テスト、システムテスト、受入テスト)のタスク一覧を洗い出しをした上で、標準タスク法又はファンクションポイント法で、タスクの工数の見積をします。そして、見積工数を導入可能な人員を割ることで、各工程のスケジュールを立てることが多いです。

また、特に詳細なスケジュールにおいては、タスクごとに実績を記載し、進捗把握や課題の分析にも利用します。

スケジュールはどれくらいかかるのか?

システム開発はどれくらいのスケジュールを見込んでおけばよいのか、という問いに一般的な解答はありません。大きくはどんなシステムを作るのか、どれくらいの機能を作るのかによって変わってきます。それ以外にも複数の要素によってスケジュールは変わってくるといえます。

スケジュールを左右する要素

システム開発のスケジュールは様々な要素に左右され、その期間が決まってきます。代表的な要因を見てみましょう。

作成対象機能

作成する機能の数、複雑さにより開発期間は前後します。ベースとなるプログラムがある場合は、開発期間を縮めることもできるでしょう。システム機能が多ければ、それぞれの間で連携が発生し、整合を取らなくてはならないため、さらなるスケジュール期間増に繋がってしまいます。

システムの利害関係者

クライアント、ベンダーの他にクライアント企業のシステム利用部門やハードウェアの販売・運送業者など、登場する利害関係者が増えるほど、スケジュール調整が必要となりより長い期間が必要になってきます。

連携する機能、システム

システム内の機能の連携、他のシステムとの連携が発生する場合、各機能の担当者間で意思疎通のための打ち合わせが必要となります。また、連携先のシステムでも改修が発生する場合は足並みを揃えてリリースしなければならないため、その影響は大きいです。

サーバーの手配や作業環境などの物理的制約

ハードウェアの搬送や作業環境の確保、構築、移動など物理的な制約もスケジュールに影響します。

WBSとガントチャートによるスケジュール作成

多くのシステム開発の現場で利用されるスケジュールの作成方法が、WBSで作業を洗い出し、そこにガントチャートを組み合わせる方式です。詳細を見ていきましょう。

WBSとは

WBS:Work Breakdown Structureとはシステム開発の全体および各工程において、実施しなくてはならない作業を洗い出して書き出した表といえます。このWBSの作成でタスクをもれなく洗い出して、工程ごとに構造化することにより、スケジュールの元となる情報を整理します。

WBSがなぜ必要なのか

WBSが必要な理由は、システム開発をするうえで何をしなければならないのかを、各利害関係者の立場から洗い出し、共同で認識できるようにするためです。システム開発に携わるメンバーがどのように開発に携わるのか、誰が何を行うのかを明確にし、共通認識を持ってプロジェクトに参加するための一番最初のドキュメントといえます。

WBSの作り方

WBSで洗い出す作業は、各利害関係者が自分でやらなければならないこと、他のメンバーにやってほしいことを合わせることで作り上げます。もちろん、システム開発のメインとなる要件定義、設計、プログラミング、テストといった各工程の詳細なタスクはITベンダーが中心となってリストアップしていきます。

しかし、すべてをITベンダー任せにしてはいけません。クライアント他の各利害関係者が自分たちがどのように、どんな順序でシステムに対して関わるのかを明示することにより、プロジェクトをメンバーが一体となって実施する土台を作り上げるのです。ITベンダーの作った設計書に対するレビュー、承認や利用部門のコミットメントの取付けなど、参加するタスクを明確化しておきましょう。

具体的な例は、インターネット上にも情報が多くあるので、参照して自分のプロジェクトに合うように作ってみましょう。WBSそのものは専用のツールやExcelなどの表計算ソフトで作ることが多いです。

WBSの作成時の注意点

WBS作成において注意しなくてはならないことは、他の利害関係者にしてほしいことをしっかりとあげておく必要があることです。自分のタスクはしっかり作れても、他の人にしてほしいことをしっかり共有するのは難しいです。

例えば、ITベンダーが設計書などのドキュメントを作成した場合、クライアントに対し内容のレビューや承認を依頼することが多いです。ITベンダー側から見た場合、このクライアントのレビューや承認といったタスクをきちんとWBSにあげておかないと、スケジュールから漏れ、スケジュール遅延の原因となります。

ガントチャート

作業の予定や実績を棒グラフで表現し、表にして可視化する技法です。表の縦軸となるタスクはWBSで洗い出したもの、横軸に日付を入れて管理します。WBSの各タスクの必要となる工数を割り出して、作業の実施順に並べて、作業する人を割り振ることによりガントチャートを作成することができます。

例として、Wikipediaのガントチャートのページにある表を見てみましょう。システム開発以外でもプロジェクト運営の際にはよく使われる技法です。専用のソフトウェアやExcelなどの表計算ソフトによって作成することが一般的です。

開発スケジュール作成でよくあるミスと注意したいポイント

開発スケジュールを作成したり、チェックしたりする際に注意したいポイントがあります。

  • 作業の割り振り
  • 定期作業を組み込む
  • マイルストーンなど判断基準の明示
  • クリティカルパスの最適化
  • リスケジュールとリカバリー策の用意

それでは失敗例とともに詳しく見ていきましょう。

作業量と担当者のスキルを把握して作業を割り振る

WBSで作業を洗い出すことが出来たら、次は作業量を計り、担当者を決めて行くことでスケジュールを作っていきます。この時、タスクの作業量と担当者がどれだけ作業をこなせるのかを見極めて割り振りを行うという場合は注意が必要です。

作業人員の能力を加味したスケジュールの立て方は、人的リソースの再分配が不能かつキーマン不在によるシステム開発が滞るリスクがあります。また、作業可能な量を超えて仕事を割り振っても予定通りには進みません。

よくある失敗例としては、システムのリリースタイミングと人員割り振りだけ決まっており、ゴールから逆算して詰め込み過ぎた割り振りになってしまい、結果的に破綻するパターンです。一人の担当者の一日のタスクが複数に及んでガントチャート上に二重に登場するような形となっていれば、要注意のサインです。

スケジュールはどの担当者がやっても同じスケジュールにする必要があり、担当者のスキルによってスケジュールを立てる方法はとらないようにしましょう。

アーンド・バリュー・マネジメント(EVM)の管理手法で、コスト予測とスケジュール予測を行い、システム開発のチェックポイントが到来したら、計画価値(PV)、出来高(EV)、実コスト(AC)を元に、今後のコストとスケジュールを予測します。コスト超過及びスケジュール遅延等が発生する場合、リカバリ案又はシステム開発を継続するかを検討するようにしましょう。

作業の進捗報告などの定期作業を見込んでおく

よくある失敗例の別のパターンとしては、定期的な作業、ルーチンの作業などが作業に見込まれていないため、スケジュールを圧迫してくるパターンです。たとえば毎週末に作業状況の進捗報告会をするのであれば、毎木曜日ぐらいには進捗報告資料を作成するタスクが発生するはずです。

しかし、定常的な作業となるとなぜかWBS、スケジュールから漏れる例が見られます。特に定期的にやらなくてはいけない作業は、期間が長くなればなるほど積みあがって大きな負荷になります。

マイルストーンとなるイベントを盛り込む。進行の判断基準を明示しておく

マイルストーンとはプロジェクトの中間目標地点を指し示す言葉です。概ねプロジェクトにおいては何らかのイベントであることが多いです。例えば工程の変わり目で工程完了判定会議を実施するといったイベントです。

プロジェクト全体のゴールだけでなく中間にも目標を配することで、プロジェクトの参加メンバーがダレることなく身近にターゲットを持ちながら作業できます。モチベーションを保ちながらプロジェクトを進めることも大切です。

利害関係者が複数登場する場合、前提条件となるタスクから順に並べる

利害関係者が複数いるプロジェクトの場合、タスクに実施前提条件となるタスクが出てくることがあります。例えば要件定義工程を終了するためにはクライアントの発注者の承認を得なければならないが、それにはクライアントのエンドユーザ部門の承認を得ないといけない、といった関連を持つパターンです。

特にこの前提条件の連鎖がシステム開発スケジュールに強い影響をもたらす場合は、これらをクリティカルパスと呼びます。このクリティカルパスをいかに短くするかが、システム開発全体の作業期間を決めるといっても過言ではありません。

気軽にリスケジュールはしない。するならリカバリー策を持って

プロジェクトを進めていくと、スケジュール通りには行かないこともあります。スケジュールの予定と実績に乖離が発生した場合、どうするべきでしょうか。そこで発生するのがスケジュールの引き直し、リスケジュールです。リスケジュールによって現実的に実現可能なスケジュールに修正し、再度プロジェクトを進めていければよいです。

しかし、リスケジュールは要注意です。スケジュール全体のゴールを後ろに伸ばせる場合、スケジュールを間延びしたものに修正します。スケジュールの全体を変えられない場合は、作業するリソース(人員)を追加する形に修正します。いずれもコスト増に繋がる方策です。多くの場合、リスケジュールが発生している時点で危険な兆候があります。リスケジュールを行う場合は、リカバリー策を用意して実施しましょう。

開発スケジュール管理に使えるツール

これまでにあげてきたシステム開発のWBS、スケジュールですが、基本的にはExcelなどの表計算ソフトを使って作成することができます。しかし、ノウハウを持っていないところから作成しようと思うとなかなか困難です。そんな際に利用できる、スケジュール管理用のサービスを3つ挙げます。

InnoPM(イノピーエム)

WBSはもちろんガントチャートのスケジュール作成にも対応したプロジェクト管理・工数管理サービスです。作成した資料が見やすいことに定評があります。従量制サービスとなっているため、利用量の見極めは必要です。無料で試すことができます。

Brabio!(ブラビオ!)

国産のクラウド型サービスで、特にガントチャート作りに特化しています。「ガントチャート作るならエクセルの10倍速い」を売り文句にしており、初心者にも使いやすいツールです。5名までの利用なら無料なのもうれしいところです。

backlog(バックログ)

クラウド型のアプリケーションで、タスク管理を中心とした総合的なプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやそこに配するマイルストーンが簡単に作れるため、多くの企業ユーザから指示されています。開始から30日間は無料で利用可能です。

総括

何らかの大きな目標に向けて、計画を立てて物事を成し遂げるために作るスケジュールという意味では、システム開発のスケジュールと他のスケジュールに差異はありません。システム開発特有な部分は、「スケジュール内に登場する工程とタスクがシステム開発のプロセスに利用される物であるということ」と「システム開発における利害関係者の複雑さ」といったあたりでしょう。システム開発を依頼する際には、本記事のポイントを思い出してスケジュールを確認してみてください。

監修者の一言

システム開発のスケジュールの立て方と管理方法は、プロジェクトを成功させる重要な要因になると考えています。また、適切なスケジュールと管理方法により、ステークホルダーの満足度を向上させることがあります。

例えば、従業員は毎日のタスクに追われることがなく、エンゲージメントが高まることができます。定例会議で顧客にオンスケの報告ができ、安心感を与えることができます。外部ベンダーと事前調整ができ、システム障害などのトラブルを回避できます。

勿論、上記のように科学的なアプローチだけではなく、長年の経験を基づいてスケジュールの立て方とマネジメント手法があると思います。ただし、PMとして顧客と従業員、関係者へ説明する責任がありますので、納得性を高めるために是非お試していただきたいと考えています。

株式会社シャイオス
代表取締役 鄭 光錫(テイ コウシャク)
監修者

同志社大学理工学部卒業。青山学院大学大学院国際マネジメント研究科 MBA取得中。国内大手ITコンサルティング会社を経て現職。ITスキルと経営知識を持ちつつ、顧客企業の業界やビジネス構造、業務を深く理解してのITコンサルティングが得意。情報技術で企業の持続的成⾧を促進することをパーパスとしてシャイオスを創業。

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