青色申告で必要となる帳簿とは？帳簿のつけ方や特別控除の適用条件もあわせて紹介

帳簿とは

帳簿とは取引内容やお金の流れ、資産の増減などを記録しておく台帳のことです。帳簿は正式名称を「会計帳簿」と呼び、法人は会社法に則り帳簿を必ず作成しなければなりません。

2014年からは確定申告の申告方法を問わず、すべての個人事業主に対しても帳簿の作成が義務付けられました。帳簿は確定申告で提出する必要はないものの、最低7年間は保存をしておく必要があります。

決算書は帳簿の記帳内容にもとづいて作成を進めるため、取引内容や財政状況は正確な記載が必要です。

帳簿のつけ方は「発生主義」と「現金主義」の2種類

発生主義は取引が発生したタイミングで帳簿に取引内容を記帳する考えです。商品の仕入れや販売をおこなった日付で、帳簿付けをおこないます。青色申告をおこなう際は、発生主義による帳簿付けが必要です。

発生主義にもとづき、商品の仕入れと買掛金を支払った場合の仕訳例を以下にまとめました。

現金主義は現金や預金口座に動きが発生したタイミングで記帳する考えです。上記の表の例に当てはめた場合、現金主義は商品を仕入れた際の取引内容は記帳しません。記帳するのは、買掛金を支払ったときのみです。

青色申告特別控除を受けるには複式簿記での記帳が必須

青色申告特別控除が適用されると所得額から最大65万円が控除され、住民税や健康保険料の納税額が大幅に安くなります。ただし、65万円の控除が認められるには、以下の要件をすべて満たさなければなりません。

1〜5までの要件を満たしていると、青色申告特別控除によって最大55万円が控除されます。追加で10万円の控除を受けるには、e-Taxによる申告または優良な電子帳簿保存が必要です。

青色申告とは

確定申告は青色申告と白色申告の2種類から申告方法を選択できます。青色申告は簿記の知識が要求される一方、白色申告よりも多大な節税効果を望める点が特徴です。青色申告によって得られるメリットを以下にまとめました。

青色申告を選択すると、経費として計上できる対象が拡がります。自宅をオフィスとして兼用している場合、電気代や通信費などの家事関連費を経費として計上可能です。

オフィス家具やPC、ソフトウェアなど、30万円未満の固定資産を購入した場合は、最大300万円まで資産取得にかかった費用をまとめて計上できます。

家族で飲食店や理容店などを経営している場合、家族への給与を全額経費として計上可能です。

複式簿記とは

複式簿記とは1つの取引を複数の勘定科目で記録する記帳方法です。左側に借方、右側に貸方を記載し、資産や負債の増減を表します。複式簿記の記帳例を以下の表にまとめました。

上記の例は、6月にA社に販売した商品の売掛金30万円が8/1に現金で入金されたことを表しています。

複式簿記での帳簿付けは、青色申告特別控除の適用要件の1つです。単式簿記と比べ、お金の流れや財政状況を正確に把握できます。個人事業主になったばかりの方は、複式簿記での帳簿付けを検討しましょう。

単式簿記とは

単式簿記とは、1つの取引内容を1つの勘定科目だけで記録する方法です。項目と入出金額、残高額を取引内容別に記載します。単式簿記での仕訳例を以下の表にまとめました。

8/1に交通費を5,000円使ったため、現金残高が40万円になったことを表しています。単式簿記はシンプルでわかりやすい反面、入金や支出の詳細を記入しておかないと、どのような経緯でお金が動いたのかわかりません。

売掛金や買掛金の残高を正確に記帳するのが難しく、貸借対照表の作成にも不向きです。単式簿記での青色申告も認められていますが、最大10万円しか控除されません。

青色申告で必要となる帳簿

確定申告の際、普段作成している帳簿を提出する必要はありません。複式簿記での帳簿と財務諸表の作成をおこなうには、日頃の帳簿付けが必要です。青色申告特別控除の要件を満たすためにも、以下の帳簿を作成しましょう。

ビジネスモデルを問わず、仕訳帳と総勘定元帳の作成は欠かせません。双方の帳簿は主要簿に該当し、取引内容の確認や財務諸表の作成など、さまざまな目的に活用されます。

仕訳帳

仕訳帳とは取引内容を日付順に記録しておく帳簿です。青色申告を選択する場合、必ず複式簿記で記帳しなければなりません。

左側が借方、右側は貸方を表し、資産や負債、純資産などの増減が仕訳帳から読み取れます。仕訳帳の記帳例を以下の表にまとめました。

上記の例は、8/30に取引先から売掛金50万円が現金で支払われたとの内容です。仕訳帳は会計帳簿における主要簿に該当するため、必ず日々の取引内容を記帳しなければなりません。

損益計算書や貸借対照表、総勘定元帳は仕訳帳の内容を基に作成するため、正確性が高いレベルで求められます。

総勘定元帳

総勘定元帳とは仕訳帳で仕訳した取引内容を勘定科目別にまとめた帳簿です。総勘定元帳を作成すると、現金や売掛金、買掛金など、勘定科目別の残高管理やお金の流れを正確に把握できます。総勘定元帳（残高式）の記帳例を以下の表にまとめました。

総勘定元帳＜現金＞

総勘定元帳＜売掛金＞

総勘定元帳は仕訳帳とともに会計帳簿における主要簿に該当するため、必ず作成しなければなりません。財務諸表を作成する際の参考資料としても活用されるため、日々正確な帳簿付けが求められます。

決算書の勘定科目残高が一致しなかった場合は、総勘定元帳の取引内容や残高の内訳を確認すると、不一致の原因を特定可能です。

現金出納帳

現金出納帳とは現金の入出金が発生するたび、取引内容や帳簿残高を記録しておく帳簿です。「いつ・誰から・どのような目的で・いくら受け取った（支払った）のか」を明確化します。

現金の流れを可視化し、現金残高がどの程度残っているのかを正確に把握するのが目的です。日々の帳簿付けを経理担当者に任せている場合は、現金出納帳の作成によって不正行為の抑止力を高められます。

売掛帳と買掛帳

先に商品やサービスを販売し、販売金額を後から回収する掛け取引を実施している個人事業主に作成が求められる帳簿です。双方ともフォーマットの指定はありません。

売掛帳は「どの企業からいくら入金が入る予定か」を明確化する帳簿です。帳簿付けの方法は取引先ごとに記帳するページを分け、日付や売上金額、残高を記録します。日付は入金日ではなく、取引が発生した日を記載してください。

扱う商材によっては商品単価と数量を記入する項目を設けておくと、取引内容を正確に把握できます。

買掛帳は「どの仕入先にいくらの代金を支払うか」を明確化する帳簿です。原材料や商品を仕入れた日に、取引金額や買掛金残高を記帳します。

経費帳

経費帳とはオフィスの水道光熱費や旅費交通費、消耗品費など、仕入れ以外に生じた経費を記録するための帳簿です。経費が発生した日時や経費の内容、金額を記帳し、月が終わった段階で合計金額を記載しておきます。

シンプルな構成で記載項目も少ないため、日々の帳簿付けに大きな負担はかからないでしょう。経費帳は仕入れ以外の経費をまとめた簡易的な帳簿のため、現金出納帳との併用が必要となります。

固定資産台帳

固定資産とは取得金額が10万円以上、耐用年数が1年を超える資産のことです。車両やPC、ライセンスなど、有形無形問わず上記要件に該当する資産は、固定資産とみなされます。

事業で使用する固定資産を購入した場合、減価償却のルールにもとづき取得金額を何年かに分けて経費計上しなければなりません。

青色申告を選択すると、30万円未満の固定資産を購入した場合、最大300万円まで取得した金額をまとめて経費として計上できます。

固定資産台帳には固定資産名や取得年月日、耐用年数などを記載し、資産別の情報や減価償却の状況を明確化するのが目的です。

青色申告や帳簿に関して把握しておくべき4つのポイント

青色申告特別控除が適用されると最大65万円が控除されます。控除が認められるには、事前にさまざまな準備を進めておかなければなりません。青色申告や帳簿に関して以下4つのポイントを認識しておきましょう。

ポイントの内容を1つひとつ確認していきます。

ポイント1. 期限内申告を徹底する

確定申告の期限は例年2/16〜3/15に設定されています。仮に3/16以降に申告をした場合、青色申告特別控除の要件をすべて満たしていても、控除額は最大で10万円です。期限内申告と比べて控除額が大幅に減額されるだけではなく、無申告加算税と延滞税の支払い義務も生じます。

無申告加算税は納付額が50万円以下の場合は15%、50万超の場合は20%に乗ずる額を加算しなければなりません。

参照：国税庁

延滞税は、期限後翌日から2カ月以内に納付した場合は納税額×7.6%、2カ月を過ぎた場合は納税額×14.6%を加算する必要があります。

参照：国税庁

必要以上に税金を支払う事態を避けるため、期限内申告を徹底しましょう。

ポイント2. はじめての確定申告の場合は開業届の提出も必要となる

個人事業主に転身したばかりの方は、開業届と青色申告承認申請書を事前に提出しておく必要があります。どちらも期限内に提出しておかないと、今年度の確定申告における青色申告適用は認められません。

開業届は事業開始から1カ月以内、青色申告承認申請書は3/15までが提出期限です。どちらの書類も、管轄の税務署または国税庁のホームページからフォーマットを入手できます。

郵送や修正の手間を省くためにも、必要書類と印鑑を持参して税務署で手続きを進めるのがおすすめです。

ポイント3. 各種帳簿や決算書類は7年間の保存が必要となる

青色申告事業者は税法にもとづき、確定申告提出期限の翌日から7年間にわたって各種会計帳簿と決算書類の保存が必要です。7年の保存が必要な会計帳簿と決算書類を以下の表にまとめました。

参照：国税庁

法人の場合は会社法にもとづき、各種帳簿と決算書類は10年分の保存が必要です。仮に今年度の事業が赤字で繰越控除を検討している場合、帳簿や書類に不備があると、繰り越しが認められません。場合によっては追徴課税が課される可能性もあります。

今後法人化を検討している個人事業主の方は、保存期間の違いに関して覚えておきましょう。

ポイント4. 領収書の管理とこまめな記帳が必要となる

領収書をまとめて処理しようとすると、どのような経緯で経費が発生したのか、わからなくなる可能性が高くなります。取引内容を正確に把握するためにも、領収書の管理と日々の帳簿付けを徹底しましょう。

領収書は最低7年分の保存が義務付けられており、紛失も避けなければなりません。領収書管理と日々の帳簿付けをスムーズに進めるには、クラウド型会計ソフトの導入がおすすめです。

スマートフォンで撮影した領収書をアップロードするだけで、取引データと仕訳を自動で進められます。複式簿記での記帳に必要な作業は日付と金額、勘定科目を選択するだけです。入力の手間を削減できるだけでなく、帳簿付けの正確性も高められます。

青色申告特別控除の適用確率を高める方法

青色申告で特別控除を適用されるには、複数の要件を満たさなければなりません。本業が忙しく、日々の帳簿付けや書類作成に十分な時間を割けない方もいるでしょう。特別控除を適用される確率を高めるには、以下2つの方法の実施を検討してください。

税理士に日々の帳簿付けを依頼すると、業務負担を軽減しつつ正確な記帳が望めます。

クラウド型会計ソフトを導入する

クラウド型会計ソフトの導入によって、複式簿記での帳簿付けや書類作成が進めやすくなります。日々の取引内容はキーボード入力やマウス操作で記録できるため、簿記に関する知識がなくても問題ありません。

インターネットバンキングやクレジットカードとも連携しており、取引データを自動で取り込めます。画面内容の指示に従って必要な情報を入力していくだけで、確定申告書や決算書の作成が可能です。

会計ソフトを導入する際、インフラ環境構築やソフトウェアをインストールする必要はありません。月額料金も数千円台に設定されたソフトが多く、全体的に費用を抑えられる点も魅力です。

税理士に相談する

簿記の知識に不安を抱える方、本業に集中できる環境を整えたい方は、税理士に相談するのも有効な手段です。帳簿の記帳代行や書類作成を税理士へ依頼できます。スポットで各種作業代行に対応する税理士事務所も増えており、必ずしも顧問契約を締結する必要はありません。

豊富な実務経験と知識を持つ税理士への作業依頼によって、正確な仕上がりが期待できます。他にも資金調達や起業支援、経営コンサルティングなど、さまざまな内容を相談できる点も魅力です。

反面、税理士へ依頼する業務量が増えるほど、依頼費用が高騰します。税理士によって得意分野も異なるため、依頼する業務内容を明確化しておくことが重要です。

まとめ

今回の記事では以下の4点について述べてきました。

複式簿記での帳簿付けは、青色申告特別控除の適用要件の1つです。現金主義ではなく、発生主義で取引内容を記録しておかなければなりません。

作成した帳簿を確定申告で提出する必要はないものの、財務諸表を作成するには、仕訳帳と総勘定元帳の最低2つは作成が必要です。

個人事業主で本業が忙しく、帳簿付けや書類作成に満足に時間を割けない方は、税理士に相談するのがおすすめです。

「比較ビズ」を利用すると、必要事項を入力する2分程度で条件に合った税理士事務所を探し出せます。税理士事務所を探している方は「比較ビズ」を利用してみてください。

監修者のコメント

税理士法人スフィーダ

代表公認会計士・税理士　奥野揚行

公認会計士及び税理士。桃山学院大学経営学部卒業。公認会計士二次試験に合格後、有限責任あずさ監査法人に入社し、関西の上場会社等の会計監査や内部統制監査業務を中心に従事。退職後に大阪梅田で税理士法人スフィーダを設立し、代表公認会計士となる。中小企業・個人事業主中心に税務相談、資金調達・補助金・経営相談を中心に支援。経営革新支援機関認定。

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正規の簿記といわれる複式簿記によって記帳することで、最大65万円の青色申告特別控除をうけられる点は事業主からすると魅力的なメリットになります。しかし専門的な知識が必要となり、更に時間と手間がかかる煩雑な作業が生じてしまいます。

このデメリットを解消するために税理士事務所などに代行をお願いしている方も多くいらっしゃるかもしれません。その場合は代行に係る報酬が発生し、結果的に複式簿記のメリットが限定的になっている場合も考えられます。

近年は便利な会計ソフトを活用すれば、以前に比べると簡易的に複式簿記による記帳ができるようになっています。

画面の指示にしたがって必要項目に入力していくと記帳される仕組みになっていますので、高度な知識がなくても適切に記帳ができるようになっています。会計ソフトの利用料は発生しますが、代行する場合よりも費用を抑えられる場合が多いです。

また複式簿記で記帳することで財務諸表（貸借対照表、損益計算書）の作成が可能となります。この財務諸表は事業を拡大していく中でとても重要なレポートとなります。

会計ソフトを活用し、経理業務をご自身で行うことも選択肢の一つとして検討しましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。