確定申告にレシートの添付は必須?発行されないときの対処法も解説!

最終更新日:2024年01月29日
竹中啓倫税理士事務所
監修者
税理士・米国税理士・認定心理士 竹中啓倫
確定申告にレシートの添付は必須?発行されないときの対処法も解説!
この記事で解決できるお悩み
  • 確定申告にレシートの添付は必須?
  • レシートが領収書として認められるための条件は?
  • レシートがないときはどうすればいい?

「レシートは確定申告で有効?」「レシートがないときの対処法は?」とお悩みの個人事業主の方、必見です。確定申告の際にレシートがない場合の対処法として、出金伝票を作成する、クレジットカードの明細や請求書を利用するなどが挙げられます。

この記事では、確定申告時にレシートが添付資料として認められるための必須項目、レシートがないときの対処法を解説します。

レシートが経費の証明となる条件や保管方法についても解説します。確定申告を控えている方はぜひ参考にしてください。

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確定申告では領収書だけではなくレシートも有効

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確定申告で、レシートや領収書の提出は必須ではありませんが、税務署から経費のことを尋ねられた際、すぐに証拠を提示できるようにしましょう。経費を管理する上ではレシートや領収書は必要です。

レシートが領収書として認められるための必須項目5つ

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レシートが領収書として認められるための必須項目は以下の5つです。

  1. 発行日付
  2. 支払金額
  3. 支払目的
  4. 発行元
  5. 宛名

毎年確定申告をしている方は、レシートにすべての項目が含まれているか必ず確認しましょう。

1. 発行日付

費用が発生した日付を証明するためにレシートの発行日付が確認できなければなりません。発行日付の記載がない場合、いつ発生した支出かわからず、経費として認められない可能性があります。

商品が先に渡され、後日支払いが発生した場合、支払日を発行日付としましょう。

2. 支払金額

確定申告で使用するレシートは、支払い金額が確認できることが必要です。経費がいくらであるか把握するために、金額の記載は必須です。

領収書の場合、金額が空欄の用紙をもらってあとから任意の金額を記載する悪質な架空計上が行われたこともあります。レシートでは、支払金額が印刷されるためほとんどのケースで問題にならないでしょう。

3. 支払目的

確定申告で経費を証明するレシートには、支払目的を明記しましょう。何のための支出かを証明できない場合、経費が否認されるおそれがあります。

但し書きを手書きで記入する領収書とは異なり、レシートは商品名や個数、価格が印字されるのが一般的です。スーパーマーケットやホームセンターなどで発行されるレシートの場合、とくに問題ないでしょう。

4. 発行元

レシートの発行元は、税務署がチェックする項目の1つです。発行元が記載されていない場合、税務調査の際に厳しく確認される可能性があります。

数年前のレシートの場合、発行元を覚えておける保証はないため、必ず発行元を確認しましょう。発行元の記載がない場合、裏面に詳細を書いておくことも1つの手です。

5. 宛名

宛名は必須ではないものの、経費を証明しやすくなるため記載があった方がいいでしょう。レシートの場合、宛名がないものも少なくありません。宛名がなくても、経費が否定されることはないでしょう。

宛名がないレシートが認められるのは所得税や住民税のケースのみです。消費税に関しては正式な宛名が記載されている必要があります。例外として、確定申告書等作成コーナーの「よくある質問」によると、スーパーマーケットやコンビニなどの小売業やバス・鉄道などの旅客運送業、飲食業が発行するレシートは、宛名がなくても差し支えありません。

確定申告でレシートがないときの対処法3選

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確定申告をする際、発生した経費に関するレシートがないことに気づくことがあります。レシートがない場合の対処法は主に以下の3つです。

  1. 出金伝票を作成する
  2. 請求書や納品書を利用する
  3. クレジットカードの明細や銀行口座の出金履歴を利用する

上記の方法は、あくまでレシートが発行されなかった、あるいは紛失したケースで使用する方法です。基本的にはレシートを保管しなければなりません。

1. 出金伝票を作成する

レシートが発行されなかった場合、出金伝票を作成して経費計上できます。とくに電車やバスなどの公共交通機関の運賃では、レシートも領収書も発行されないのが一般的で、出金伝票で経費計上可能です。

出金伝票には、支払いが発生した日付と支払い先、金額、具体的な内容などの事項を正確に記入する必要があります。交通機関の場合、空欄に利用区間を記録すると経費を説明しやすくなるでしょう。

2. 請求書や納品書を利用する

レシートや納品書がない場合、請求書や納品書を利用して経費を証明することが可能です。請求書や納品書は、領収書やレシートと同じほど証拠能力があるわけではありません。

たとえば、納品書だけでは経費が否定されるおそれがあります。請求書と納品書を両方準備する、納品書兼領収書を発行してもらうなどの対策が必要です。経費が認められるか不安な場合には、税務署や税理士に相談するといいでしょう。

3. クレジットカードの明細や銀行口座の出金履歴を利用する

レシートの代わりにクレジットカードの明細や銀行口座の出金履歴を利用することも可能です。クレジットカード決済の場合、明細が客観的な支払いの証拠になります。口座から直接引き落とされる決済では、口座の出入金履歴も同様です。

個人事業主やフリーランスの方は、仕事専用の銀行口座を開設するのもおすすめです。金額の大小にかかわらず、領収書の有無を気にしなくてもいい点がメリットです。青色申告を利用している方であれば、屋号を使い口座開設することで確定申告をより簡単に行えるでしょう。

レシートや領収書は保管義務がある

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レシートや領収書は確定申告の際に提出する必要はないものの、保管義務があります。法的な義務があるだけではなく、レシートの保管は税務調査の際に大いに役立ちます。

税務調査において、レシートや領収書は経費が存在したことの証明になるため、必ずまとめて保管しましょう。保管方法は納税者に任されていますが、経費の時期や種類がすぐにわかるように1年ごとにまとめておくと、必要な商標を見つけやすくなります。

レシートの保管期間

レシートの保管期間は、原則として青色申告で7年、白色申告で5年と定められています。法人の場合、原則7年間の保管が必要です。確定申告の期日が起算点となり、支払いが発生した日から5年、もしくは7年ではない点に注意しなければなりません。

保管期間を過ぎたレシートは、保管を続けても破棄しても問題ありません。破棄する場合には、個人情報が盗まれないよう適切に処理することが必要です。

レシートの保管方法

レシートの保管方法はさまざまですが、よく用いられるのは以下の3つの方法です。

  • 写真データとして保存する
  • クレジットカードの明細で保存する
  • ノートで管理する

写真データとしてレシートを保管する場合「真実性の確保」と「可視性の確保」の条件を満たさなければなりません。加えて、事前に税務署に申請する必要があります。ノートにレシートを貼っていく方法はアナログですが、見返した際にわかりやすく、特定の日付のレシートを探しやすい点がメリットです。

レシートの有無による税金の取り扱い

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レシートが発行されない、もしくはレシートを紛失した場合、税金の取り扱いが変わる場合があります。それぞれのケースを把握し、確定申告・納税のトラブルを未然に防ぎましょう。

レシートの有無が以下の3つの税金に対して、どのように影響するか紹介します。

  • 所得税
  • 消費税
  • 印紙税

所得税

所得税の場合、レシートがなくても経費を計上することは可能です。確定申告も問題なく行え、納税額にも変化はありません。

税務調査においてレシートがないことを理由に経費が否定されるおそれがあります。出金伝票を使う手もありますが、基本的にはレシートや領収書はすべて保管しましょう。

消費税

消費税の課税業者である場合、領収書やレシートの保管は必須です。とくに2023年10月以降に始まったインボイス制度により、登録を受けたインボイス発行事業者が発行したインボイスの保管が必要となりました。

以前は取引金額が3万円未満の場合に領収書やレシートが不要という特例がありましたが、インボイス制度によって廃止されています。領収書やレシートを紛失すると、その消費税額が控除対象とならないため納税額が増える点が大きなデメリットです。

印紙税

領収書やレシートの金額が5万円以上になると、収入印紙を貼付する必要があります。収入印紙が貼付された領収書を紛失した場合、発行元に再発行を依頼しなければなりません。

発行元に領収書を再発行する義務はないため、商標なしとして経費が認められないおそれがあります。再発行してもらった場合でも印紙税は免除されず、再度同額の収入印紙が必要となるため注意が必要です。

まとめ

確定申告にレシートの添付は必要ありません。レシートは経費を証明する重要な証憑であるため、法律で定められている期間しっかりと保管する必要があります。領収書やレシートの保管を習慣づけ、トラブルを未然に防ぎましょう。

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監修者の一言

レシートだけしかない場合、これで認めてもらえるのか心配になることはよくわかりますが、支払ったものが何であり、どのように事業として使用されているかが明確にできれば、原則として問題はありません。支払った事実と支払った内容、そして誰に対して支払ったかが証明できれば問題ないかと思います。

要は、いかに自分に有利な証拠とできるのかがポイントとなります。この中で、誰に対して支払ったか、は最も問題になりそうな気がします。レシートで支払先が明記されているかですが、古いタイプのレシートでは明記されていないものも若干見受けられますので、注意が必要です。

また、近年インボイス制度が導入されており、消費税関連での税改正も相次いでいますので、現状では問題がありませんが、今後の改正には注意が必要でしょう。

竹中啓倫税理士事務所
税理士・米国税理士・認定心理士 竹中啓倫
監修者

岐阜県出身。上場会社の経理に勤務する傍ら、竹中啓倫税理士事務所の代表を務める。M&Aなどの事業再編を得意とし、セミナーや研修会講師にも数多くあたるほか、医療分野にも造詣が深く、自ら心理カウンセラーとして、心の悩みにも答えている。税理士会の会務では、名古屋税理士協同組合理事を務める。

比較ビズ編集部
執筆者
比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。
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