テレカンとは？企業が導入するメリットとは？

テレカンとは？

業務に関する話の流れで、テレカンという言葉を聞くことがあるかもしれません。若い世代だとあまり使わない言葉ですが、社内では使われることも多いため、どんな意味なのかを理解しておいた方が安心です。

テレフォンカンファレンスから始まった

テレカンとは、「テレフォンカンファレンス」の略称です。つまり、電話会議を直接的に指しています。インターネットがあまり普及していなかった時代は、遠隔地との会議は電話回線を経由して行っていました。

その際、映像の表示はなく音声だけでやり取りをしていたのです。その後、高速通信ができる技術が発達して、テレビ会議と呼ばれるようにもなっています。これもテレカンとして認識されることがあります。

インターネットによるオンライン会議が主流になっている

インターネットが普及して、どの企業でも個人でも、自前の接続環境を持てるようになっています。高速化が進み、音声だけでなく、映像もリアルタイムで流せるようになってきました。

その技術の進歩によって、タイムラグがほとんどないオンライン会議が可能となっています。直接ではないとはいえ、相手の顔を見ながら話せますので、この種のオンライン会議が主流となっていて、今ではテレカンと言えばビデオ会議システムのことを指すわけです。

テレワーク推進によって一気に普及してきた

厚生労働省が働き方改革を推進すると共に、新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業がテレワークを導入することとなりました。このワークスタイルの変化も、テレカンの普及に大きく貢献しています。

自宅から社内のスタッフと会議をしたり、取引先との商談をしたりするには、テレカンが最も優れた方法だからです。こうした状況の変化を見て、システム開発会社も様々なオンライン会議システムを開発、提供するようになっています。

テレカンを始めるメリット

従来の対面会議の重要性は引き続き高いものであるとはいえ、日々の業務の中でテレカンを導入するメリットは大きいです。まだ本格的に利用していない企業は、積極的に検討してみましょう。

多様な働き方に対応できる

オフィスに通って決まった場所で働くという働き方に変化が起きています。自宅で業務をする人や、自分の好きな場所で仕事をするケースが増えています。特に、子育てをしている方など、オフィスに通うのが難しいケースでは有効性が高いです。

また、フルタイムでの勤務ではなく、フレキシブルな働き方をしている人にも、テレカンはとても便利です。会議のために、わざわざオフィスや先方のところまで行く必要がなくなり、時間を短縮できるからです。

遠方の相手とも会議ができる

テレカンによって、事実上、地理的な制約がなくなるというのも非常に大きなメリットです。商談をするにしても、自分の営業エリアに限定されることはなく、遠方の相手にもアプローチができるようになります。

また、別の支店の仲間と会議をしたい時も、気軽にいつでも接続して話し合うことができます。これは、グローバル企業にとっては特にメリットがあり、国境という観念も飛び越えて、コミュニケーションを取れるようになるわけです。

コストと時間の削減につながる

テレカンを導入するに当たっては、インターネット環境の構築と専用ツールのインストールが必要です。当然、いくらかの初期投資とランニングコストがかかります。

しかし、新たにかかる費用よりも、削減できるコストの方が大きいことが多く、これも大きなメリットです。相手のところに訪問する必要がなくなりますので、その分の移動コストがかかりません。営業車などの設備についても削減できる可能性があります。

そして、時間の短縮という面ではさらに大きな違いを生み出します。今までの対面による会議や商談だと、相手のところに行くまでの移動時間の方が、実際の話し合いの時間よりも長いというのはざらでした。

テレカンであれば、移動時間は事実上ゼロとなります。そのため、より多くの会議や商談を同じ時間内にスケジューリングできます。効率よく業務ができますし、人件費を削減することにもつながります。

テレカンを導入するに当たって

様々なメリットがあるテレカンではありますが、従来のやり方とは大きな違いがありますので、その差を理解して導入、利用する必要があります。いくつかの注意点をチェックしてみましょう。

使いやすいツールの選定

テレカンを行うためには、専用ツールのインストールが必要となります。たくさんのツールが提供されていますので、自社のニーズを見つつ、使いやすいものを選定しましょう。

その際には、コストや既存システムとの連動性、操作のしやすさなどを考えます。商談や外部との会議でも使用する予定であれば、相手方にもインストールが必要なのか、すぐに誰でも始められるシステムなのかも見るようにしましょう。

安定したネット環境

電話で話すのとは違い、オンライン会議ではネット環境の優劣が大きな影響を与えます。ネット回線が弱いと、映像が途切れたり、音が聞こえづらくなったります。自分も相手も、安定したネット環境を持てるかどうかということを検討しないといけません。

対面ではないことを意識

テレカンでは、従来の会議のやり方とは違って、画面越しでの話し合いとなります。そのため、対面で感じられる独特の雰囲気や相手の反応の読み取りなどは、テレカンだと難しくなります。

また、自宅から接続する場合は、生活音が入ってきたり、自分の後ろに映りこんだりするものにも注意しないといけません。注意を怠ると、会議進行の妨げになるばかりか、迷惑をかけてしまうこともあります。

まとめ

テレカンは遠隔での会議のことを指し、今ではネット接続によるオンライン会議が主流です。遠方の人とも会議ができることや、コストや時間の大幅な削減につながるなどのメリットがあります。

そのため、まだテレカンを導入していないのであれば、積極的に検討してみましょう。この新しいやり方を始めるに当たっては、従来の対面スタイルでの会議とは違う特性を把握して、環境構築や社員の教育を行っていくことが成功のカギとなります。

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