【実体験】オンライン営業の3つのコツと、効率化するためのツール4選

オンライン営業成功のための3つのポイント

オンライン営業とは、ビデオ通話やZoomなどのweb会議ツールを使いWEB上で商談を行う非対面の営業方法です。リモートワークが普及してきている昨今、商談にオンライン営業を選ぶ企業は増えてきております。

オンライン営業を行う上で、大事なポイントは下記をご覧ください。

• スムーズな日程調整
• 事前準備をしっかり行う
• 営業中は質問を交える

効率の良さが求められるオンライン営業では、スムーズな日程調整により商談への手間を減らすことが重要です。また、対面と違い雰囲気がわかりにくいからこそ、事前準備をおこないクライアントの要望に沿った提案をすることや、一方的にならないよう質問を交えたトークをすることもポイントでしょう。

ですが実際にオンライン営業を始めるまでには、通信環境を整えたり会議用の資料を制作したりと、その他にもさまざまな準備が必要です。

今回は、オンライン営業のメリットやデメリットを踏まえながら、営業を成功に導くコツを解説していきます。

オンライン営業は効率的な営業方法

従来の訪問型の営業とオンライン営業では、アプローチの方法が異なります。

オンライン営業のメリット・デメリットを比べ、訪問営業との違いを見ていきましょう。

オンライン営業のメリット

オンライン営業のメリットには、下記が挙げられます。

移動時間やコストがかからない

オンライン営業の最大のメリットは、やはり場所が関係ないため移動時間や交通費などのコストがかからない点です。たとえリモートワーク中であっても、自宅や会社のデスクなどから商談を行えます。

商談の時間が1時間だと仮定して、訪問営業であれば1つの商談におよそ2時間〜4時間かかります。そのため1日に3件程度の商談ができればいい方でしょう。

一方オンライン営業であれば、商談時間の前後に移動時間がかかりません。うまく調整を行えば、1日に4件以上の商談を組めます。商談件数が増えれば、それだけ契約が見込める件数も増えてきます。

また訪問をする場合、行ける範囲が限られます。出張という手もありますが、交通費や移動時間を考えると費用対効果が合わない可能性があります。

一方でオンライン営業は場所が関係ないため、クライアントが海外に住んでいたとしても商談ができます。費用対効果の面で商圏エリアを設定している企業は、オンライン営業を取り入れることでエリアを気にする必要がなくなるため、国内だけでなく海外にも営業をかけられます。

営業範囲が広がれば新規開拓も進むため、オンライン営業は効果的でしょう。

アポイントがとりやすくなる

自宅や職場のデスクからいつでも対応ができるオンライン営業は、クライアント側にとっても手軽な商談方法です。

訪問であれば、会議室を取っておく、前後の予定を調整するなどの準備が必要ですが、オンライン営業の場合は空いた時間に話を聞くことができます。 アポイントへのハードルが下がり営業機会を増やせれば、営業の効率化が見込めるでしょう。

画面共有で対面時と遜色なく資料共有できる

対面にて資料を共有する場合、下記のデメリットが生じます。

オンライン営業では、画面共有で資料を共有しながらの商談ができます。そのため、先方に準備をお願いしたり、口頭で指示をしながらページを見てもらうといった手間を省けるでしょう。

また、同じタイミングで同じ情報を見ながらの説明は、勘違いを減らし理解を深めてもらうという点でも効果的です。

振り返りや分析がしやすい

オンライン営業では、会議の様子を録画することができます。

録画を見返すことで、会議後に営業トークの反省点を振り返ったり、クライアントのニーズを分析したりと役立てられるでしょう。

議事録を作る際は、Googleドキュメントの音声入力機能や、文字おこしツールの使用もお勧めです。音声を自動でテキスト化してくれるため簡単に議事録制作ができ、他の営業担当ともオンライン営業の内容を共有しやすくなります。

また録画を保存しておけば、新人教育の際に参考資料として見てもらえます。さまざまなスタッフの営業トークが残せたり、教育担当の時間を割くことなく録画を見てもらうだけでWEB会議の様子を伝えられるため、新人教育の効率化に有効です。

オンライン営業のデメリット

オンライン営業にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。

デメリットは下記の5点です。

初期投資がかかる

オンライン営業はどこでもできる反面、環境を整えるために初期投資が必要です。

パソコンの準備はもちろんですが、使用する予定のパソコンにカメラやマイクが内蔵されていなければ、別で購入する必要があります。また本格的にオンライン営業を取り入れるのであれば、WEB会議ツールや日程調整ツールも検討しなければいけないでしょう。

通信環境に左右される

対面と違いオンライン営業は、通信環境の影響を強く受けます。

せっかく商談の機会をもらえたのに、電波が悪くて何を言っているのか聞こえなかった、となると営業効果も薄れてしまうでしょう。どんなに素晴らしい営業トークでも、相手に伝わっていなければ意味がありません。

オンライン営業を行う際は、事前に問題なくオンライン営業ができる環境かを確認しておきましょう。

相手の雰囲気や反応が掴みにくい

訪問営業では会社全体の雰囲気や、クライアントの反応がわかりやすいメリットがありますが、オンライン営業では声の調子や表情の変化を捉えて雰囲気を掴むことが困難です。

反応がわかりやすければ、理解していなさそうな箇所は再度説明をしたり、補足情報を伝えたりと臨機応変に対応ができますが、オンライン営業は相手の表情に応じての対応がしづらいため、クライアントが理解していなくても気づけずに説明を進めてしまいがちです。

独りよがりな営業トークにならないよう注意を払いましょう。

商材を手に取ってもらいにくい

オンライン営業では、商品そのものを手に取ってもらうことはできません。そのため、データベースの資料や映像、口頭説明を中心とした営業になります。

営業する商材が、インターネットサービスや人材サービス、広告サービスなどの無形商材であれば問題ないですが、有形商材の場合は直接触ってもらえないというのは大きなデメリットでしょう。

サンプルがあるものであれば、事前に郵送をし現物を見てもらいながらのオンライン営業が出来るかもしれません。

郵送が難しい商材の場合は、オンライン会議で使う資料を訪問営業時のものと変えるなど、オンラインでも魅力が伝わるアプローチにしていく必要があります。

複数人での打ち合わせがしづらい

オンライン営業では、参加人数が増えるほど会話がしづらくなります。

マイク越しの声は聞き分けが難しく、数人の声がかぶった際には誰の発言かを見つけるのが困難でしょう。クライアントからしても、会議の雰囲気が掴みずらいことで、質問のタイミングを逃してしまうかもしれません。

複数人でのオンライン会議を成功させるには、こまめに「○○さんはご不明点がございませんか？」と名指しで発言タイミングを作るなど、参加者が迷わない会議進行が重要です。 心残りのある商談にならないよう、発言しやすい空気づくりを心がけましょう。

ツール選びが需要なオンライン営業

オンライン営業を導入するには、事前に準備が必要です。

導入時に必要なものは、下記を参考にしてください。

オンライン営業には、パソコンが必要不可欠です。

パソコンはデスクトップでもノートでもかまいませんが、用意したパソコンにカメラやマイクが付いているかを確認しておきましょう。内蔵してなければ、別で用意しなければなりません。

また、オンライン会議を行う予定の部屋が個室でない場合、他の人の話し声がマイクに入ってしまう可能性があります。オンライン営業では、音質が悪いと疲労感を感じやすいと言われています。（参考：株式会社ＮＴＴデータ経営研究所）

ガヤガヤとした環境では声が聞き取りづらく、クライアント側がストレスを感じてしまったり、最悪は営業トークが伝わらずに契約を取り損ねてしまいます。内蔵のマイクが付いていても、静かな環境がない場合はなるべく別途でマイクやヘッドホンを用意しましょう。

マイクを選ぶ際は、下記を参考にしてみてください。

マイクは指向性によって音の拾い方が変わります。

複数人で共有をする場合は、360度全方位の音を拾う全指向性のマイク。1人で使う場合は、自分の口元以外の音を拾わない単一指向性のマイクがお勧めです。

使用予定のマイクが目的と逆の指向性を持ったものだと、聞きたい声が聞こえなかったり、逆に雑音ばかりが入ってきて本来のトークに集中ができなかったりと弊害が生じます。環境や目的にあったマイクを選び、オンライン会議をストレスなく行えるように整えましょう。

おススメツール

パソコンやマイクが準備できたら、次はオンライン営業を行うツール選びです。

オンライン営業用のツールには、無料のものから有料のものまでさまざまありますが、今回はその中でも多くの人に使われていたり、私が実際に営業を行う中で使いやすいと感じたツールをご紹介いたします。

ZOOM

• 知名度が高く操作が簡単
• 無料サービスが充実している
• 会議を録画しデータを保存できる

ZOOMは、Zoom Video Communications社が提供をするオンラインミーティングサービスです。

複数人によるビデオや音声での会議が行えて、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも参加ができます。知名度が高く操作も簡単なため、WEB会議を初めておこなうという人でも登録がしやすい点がメリットです。

無料で多くのサービスが利用できる点は魅力的ですが、無料版では会議時間に制限があるので注意しましょう。

ZOOMは、有料プランでなくても自分が主催者となり会議を設定することができます。最大100人まで、40分以内の会議であれば無料版でも問題なく使えるでしょう。

会議の内容を録画しデバイスに保存ができるのも大きなメリットです。

一方、有料プランでは下記のメリットがあります。

有料プランの特典は他にもあり、またプランの内容によっても変わります。

具体的な料金体系は、ZOOMの公式サイトをご確認ください。

また、zoomの具体的な活用方法に興味がある方は、下記の記事を参考にしてみてください。

ZOOMアプリを用いたオンライン会議や研修

Google Meet

• Googleアカウントを持っていれば誰でも利用可能
• Googleカレンダーとの連携ができる
• 無料版でも100人までのミーティングを設定可能

Google Meetは、Google社が提供しているオンラインミーティングサービスです。

利用にはGoogleアカウントへの登録が必要ですが、登録すれば誰でも利用ができるため多くの人に使われています。

パソコンからであれば、ソフトウェアをインストールする必要はなくブラウザで会議に参加できますが、携帯端末からでもアプリをダウンロードすることで利用可能です。無料版でも100名までが参加できるオンラインミーティングを設定できます。

またGoogleカレンダーとの連携ができたり、カレンダー上でミーティングのスケジュールを設定すれば、参加者全員に招待状を送ることができるなど、Googleならではのサービスが魅力的です。

双方にGoogleアカウントを持っている必要はありますが、クライアントがアカウントを持っている際には効率的にミーティング予定が組めるでしょう。

Microsoft Teams

• WEB会議以外の社内ツールが充実
• 無料でも60分までの会議ができる
• Officeアプリケーションとの連携ができる

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供をするオンラインミーティングツールを搭載したグループウェアです。

OutlookやExelといったOfficeアプリケーションとの連携ができ、チャットやファイル共有、WEB会議に至るまでTeams内で完結できる強みがあります。

無料版でも最長60分、最大100名までのWEB会議がおこなえ、チャット機能も無制限に使用ができます。

有料プランは、月額500円以下で利用できるプランから、1000円以上のプランまでと豊富に用意されています。導入の際は、WEB会議利用だけではなく社内のコミュニケーションアプリとしての利用を検討すると、効率よく活用ができるでしょう。

Whereby

• URLの共有のみですぐに会議が始められる
• 無料版の機能が充実している

Wherebyはノルウェー発のオンラインミーティングツールです。主催者が無料のアカウント登録をしていれば、クライアント側は登録せずともＵＲＬの共有のみでWEB会議や画面共有ができます。

ホームページが英語表記なのが難点ですが、サービス自体は2020年5月から日本語利用ができるようになりました。無料版でもチャット・リアクション・画面共有・録画機能が搭載されており、4人までのミーティングが時間制限なしで開催できるのもポイントです。

その他、WEB会議ツールについて気になる方は、是非下記の記事を参考にしてみてください。

オンラインミーティングに最適なWeb会議アプリ6選！選び方・注意点も紹介！

日程調整を行う

オンライン営業を効率よく行うには、スムーズな日程調整が重要です。

日程調整には下記の方法があります。

基本的には対面のアポイントと同じように、電話やメールで日程をもらうのが通常の流れでしょう。

ですが、電話の場合は一度電話対応をする時間をクライアントに作ってもらう必要がありますし、メールで日程候補を入れて返信をもらう方法では、タイミングによって日程が被ってしまうというデメリットが生じます。

オンライン営業は、日程さえもらえれば詳しく説明ができるため、なるべくクライアントが気軽に予約を入れられるように環境を整えましょう。

日程調整の際におススメなのは、専用ツールを使う方法です。日程調整ツールの中には、ZOOMなどのWEB会議ツールと連携をして、日付を選んでもらうと同時にオンラインミーティングの入室URLを送れるものもあります。

カレンダーと連携をすることで、他の会議や重要な予定とのダブルブッキングを防げますし、クライアントからしてもメールの返信等の手間が省けるため、気軽に予約ができるでしょう。

事前準備でオンライン営業を成功に導く

オンラインミーティングが決定したら、当日までに下記の準備をしましょう。

• オンライン向きの資料作成
• トークスクリプトの用意
• クライアントのニーズを確認
• リマインドメールを送る

オンライン向きの資料作成

訪問営業時と同じ資料を使うこともできますが、オンライン上では資料の見え方が異なります。なるべく画面上でも伝わりやすい資料を用意しておきましょう。

パソコン画面のサイズに合わせる

通常訪問営業用の資料は、印刷する用紙のサイズに合わせてA4サイズで作られることがほとんどです。A4サイズはパソコンの画面と縦横比が異なるため、そのまま使おうとすると画面の中にページが収まらなかったり、情報が小さく見えてしまう、もしくは一部が切れてしまうなどの不具合が生じます。

スクロールをすれば資料全体を見てもらうことはできますが、画面が上下するとクライアントにとってストレスの原因になります。

資料を作る際はパソコンと同じ4：3の比率を意識し、出来上がった資料のサイズに不備が無いか、必ずオンラインミーティングの画面で確認をしましょう。

シンプルで見やすい資料を作る

何についての説明をしているのかがわかりやすいように、資料をシンプルに作ることも重要です。

資料を作る際はポイントをまとめることを意識し、そのページで1番伝えたいことは、なるべく目に留まりやすいページの上部に大きく書きましょう。詳細情報はあえて最低限だけを記載し、口頭で説明できるように構成をすると、営業を行う際にも情報が整理されて話しやすくなります。

具体的な情報のリンクを貼る

紙ベースの資料ではリンクをつけることができませんが、オンラインであれば資料にリンクを付けておくことで、より具体的な情報をすばやく表示させられます。ほとんどのオンライン会議ツールにはチャット機能があるため、URLをチャットで共有するのも一つの手です。

有形商材であれば、実際の使用シーンの動画をつけることで、映像という具体的な形でのアプローチができます。

私が営業を行う比較ビズは、ビジネスマッチングサービスのため無形商材にあたりますが、契約者のみが使える管理画面を共有することで、契約後のイメージを持ってもらえます。本来契約前にはわからない実際の使い心地や、具体的な情報を提示することは、サービスへの信頼にも繋がるため、非常に効果的と言えるでしょう。

より具体的な資料の作り方に関しましては、是非下記の記事をご覧ください。

オンライン営業用の資料を別に作るべき理由と作成のポイントとは？

トークスクリプトの用意

電話営業であれば、挨拶からクロージングに至るまでの細かいトークスクリプトを用意することもありますが、オンライン営業の場合はクライアントとのコミュニケーションが重視されます。

トークスクリプトはあくまで、説明不足を防ぐ目的で、流れを確認する資料として持っておくのがいいでしょう。使用する営業資料に合わせて、各ページで話したいポイントをトークスクリプトとしてまとめておくのも効果的です。

オンライン営業を初めて行う場合は、挨拶とクロージングのトークスクリプトがあると、始まりと終わりで躓くことがないため、安心かもしれません。

挨拶とクロージングのトーク例は、是非下記をご確認ください。

オンライン営業では、音声の不具合や画面共有が問題なくできているかが重要です。最初の挨拶の際に問題なく音声が聞こえているか、画面共有ができているかを問いかけることで、不具合があった際に伝えてもらいやすい空気を作りましょう。

オンライン営業で使った資料は、後ほど見返しやすいようにクライアントにも共有しましょう。営業後にフォローのメールを送りやすいよう、クロージングトークの中で次の連絡に繋げる一文を伝えておくのもお勧めです。

相手のニーズを確認

オンライン営業が始まる前に、クライアントの情報は整理をしておきましょう。

ホームページからわかる情報を見ておくことで、自社の製品がどのようにアピールできるかを想定し、アプローチをいくつか持っておくことで臨機応変に対応ができます。

アプローチに効果的な情報は営業をする商材にもよります。

ホームページだけでは情報が掴み切れないという場合は、帝国データバンクの利用や、事前に電話やメールにて大まかなニーズをヒアリングするのもお勧めです。

リマインドメールを送る

オンライン営業の前日には、リマインドメールを送りましょう。

オンライン営業は気軽だからこそ、クライアントに日程を予約したことを忘れられてしまう場合があります。リマインドメールには下記の内容を含めるといいでしょう。

オンラインミーティングの環境を整える

商談の準備ができたら、最後はミーティング環境の設定をしていきましょう。

具体的には、下記の2点です。

• マイクとカメラのチェック
• バーチャル背景の設定

マイクとカメラのチェック

使用するオンラインミーティングツールにて、まずマイクやカメラが通常通り使えているかを確認します。確認方法はツールによりますが、ほとんどが設定画面より調整が可能です。

またミーティングアカウントを２つ用意し、別の営業スタッフにクライアント役として音声やカメラのチェックをしてもらうといいでしょう。自分では問題なく使えているつもりでも、クライアント側から聞くと雑音ばかりで声が聞こえにくかったり、映像が暗くて表情が見えづらい場合があります。

バーチャル背景の設定

ツールによっては、背景を設定できるものもあります。

もし使用するツールが背景設定できる場合は、なるべく設定を変更しておくことをお勧めします。

ツールに既存で登録されている背景でも問題はないのですが、会議室や企業のロゴなどビジネス利用であることがわかる背景が無難でしょう。

お勧めは、名刺のようなデザインの背景です。四角い画面の端に企業名・担当者名・役職などの情報記載があるデザインは、クライアントに名前を覚えてもらいやすく、複数担当者がいる会議でも誰が話しているのかがわかりやすいため、採用している企業をよく見かけます。

データを準備する必要はありますが一度作れば長く使えるため、オンライン営業を本格的に取り入れる際には、是非用意をしてみてください。

オンライン営業のトークは会話が大事

訪問営業の場合は直接会うために雰囲気が掴みやすいのですが、オンライン営業ではどうしても雑談がしづらく、情報を一方的に話してしまいがちです。どれだけメリットを伝えられたとしても、その情報がクライアントにとって有益なものでなければ、的外れな提案で終わってしまいます。

クライアントに寄り添った営業をするためには、下記の3点を意識してトークをしましょう。

アイスブレイクを入れる

クライアントが忙しそうであったり急いでいる場合は、すぐに本題に入るほうが効果的な場合もありますが、そうでない限りは自己紹介の前後でアイスブレイクを入れましょう。アイスブレイクとは、クライアントの緊張をほぐすための雑談や簡単な質問のことを指します。まず初めに会話を投げかけることで、場を和ませることが目的です。

関係のない雑談をいきなり取り入れるのが難しいという方は、「このような商品（サービス）を過去に使ったことはありますか？」などのYESかNOで答えられる質問を最初に一つ問いかけてみるのがいいでしょう。

1度口を開くことで、その後の発言や質問を引き出しやすくなります。

商品概要は簡潔に

営業をする際、知っている情報を全て伝えたくなったとしても、まずは簡潔な説明を初めに行い、クライアントの様子を伺いましょう。

オンライン営業の場合、クライアントは画面を見ることになるため、営業担当が話すターンが長くなればなるほど、クライアントの集中力はなくなってしまいます。

伝えたいことはいくつかのテーマで区切り、各テーマの中ではポイントを解説することを意識すると効果的です。

例えば、私が比較ビズのようなビジネスマッチングサービスを提案をする際は、下記のようにテーマをわけています。

提案をする商材によりテーマの分け方は変わりますが、ミーティング全体の流れを決めることで、クライアントへの質疑応答をはさむタイミングが明確になります。ダラダラとした説明を防ぎ、メリハリのあるトークを心がけましょう。

質問をして情報を引き出す

オンラインに限らず営業を行う際には、相手の状況を把握しておくことが重要です。事前準備として調べたニーズに間違いがないかを確認しつつ、新たな情報を引き出せるように会話にはなるべく質問を交えましょう。

質問方法には、下記の二つがあります。

クローズド・クエスチョンは、YESかNOの2択、もしくはAかBかCの3択など、限られた選択肢の中で答えられる質問です。

深く考えなくても短い言葉で回答ができるため、クライアントが回答をする際に、抵抗を感じにくいというメリットがあります。オンライン営業の序盤ではクローズド・クエスチョンを取り入れると効果的でしょう。

一方で選択肢が限られる質問では、得られる情報も限定されます。オンライン営業が進み雰囲気が温まってきたら、オープン・クエスチョンでの質問を意識しましょう。

自由な回答では、それだけクライアントのニーズも具体的に引き出せます。さらにクライアントが多く話すことによって、一方的ではない会話式での営業が展開しやすくなります。

オンライン営業後はメールを送る

ミーティングが終わった後も、引き続きメールや提案のフォローをしましょう。

会議の内容をまとめてありがとうメールを送る

オンライン営業時に話した内容は、まとめて翌日にメールで送りましょう。

翌日のメールには、下記の内容を入れてください。

営業直後はクライアントも気持ちが高い状態にあります。その時に何もしないままでは、良い商品やサービスだと思ってくれていても、他のタスクの中で忘れられてしまいます。

クライアントにオンライン営業を振り返ってもらうきっかけを作り、検討を進めてもらう後押しをしましょう。

定期的に有益な情報を送る

すぐに成約にならなかったとしても、オンライン営業を行っているクライアントはサービスの理解度が深いため、別のタイミングで検討してくれる可能性が高いのです。

営業後は、定期的にメールなどで情報を送るようにしましょう。

お得感のあるキャンペーンをメールで通知したり、より詳しく知ってもらうために商品（サービス）の詳しい情報やよくある質問をまとめて送るのもお勧めです。

録画を見て振り返り、分析を行う

一度行ったオンライン営業は、録画をしてその後に役立てましょう。

トークの振り返りや分析をする際は、話した内容だけでなく、話すスピードや言葉遣いにも注目です。できれば営業が成功した時のトークと、失敗した時のトークをそれぞれ分析すると、自身のクセや長所短所を把握するきっかけになります。

オンライン営業時にクライアントの情報をたくさん引き出せた場合は、内容を整理してその後の営業に活用すると良いでしょう。

また録画データをとっておくと、新人が入った際の教育に使うことができます。映像を見ている間は教育担当も自分の仕事ができますし、リアルな営業トークが聞けるため教育時間の短縮にもつながります。

オンライン営業は行ったら終わりではなく、効率的な営業活動に生かしていきましょう。

まとめ

オンライン営業に必要なツールや、営業時のトークのコツを私の実体験をふまえながら解説をさせていただきました。

リモートワークが普及する中で、オンライン営業の機会は増えています。オンラインで営業をすることは、通信環境に左右されるというデメリットはあるものの、時間短縮やコスト削減になったり、営業機会を増やせるというメリットがあります。

訪問営業や電話営業に比べて効率よくアプローチができるため、成約率の向上や売上アップを目指すためには重要な手段の一つでしょう。

オンライン用の資料を作成したり、一方的にならないトークを意識することで営業効果は上がります。

パソコンさえあればはじめられるオンライン営業ですが、導入に当たってより効率的な営業活動ができるように準備を進めましょう。

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