オンライン会議（Web会議）におすすめのツール6選！ニーズにあわせた選び方とは？

オンライン会議（Web会議）とは？

オンライン会議（Web会議）とは、会議に参加する個人と個人、あるいは拠点と拠点をオンラインで接続し、参加者が対面することなくモニター越しで会議を開催することです。対面型の会議のように決められた場所に集まる必要がないオンライン会議は、その特性を活かすことで数々のメリットが得られます。

• どこからでも会議に参加可能
• オンラインに接続できる環境があれば場所は問われない
• 経費・時間の削減が可能
• 移動の必要がない、交通費もかからない
• 意思決定の迅速化
• 急な会議でもオンラインならスケジュール調整しやすい

市場動向が急速に変化する現代では、特に意思決定の迅速化が大きなメリット。従来であれば、意思決定者の出張などで会議スケジュールを変更する必要がありましたが、オンライン会議であれば出張先からの参加も可能。タイムリーな経営判断を下すためにも、オンライン会議は有効なのです。

会議（Conference）とは？

オンライン化によって得られる数々のメリットは、ミーティングや打ち合わせにも有効。ただし、カジュアルなコミュニケーション・情報共有が目的となるミーティングに対し、会議の目的は「議題に関する意見交換・意思決定」です。「重要な経営判断」を下すため、経営層の参加や海外拠点とのコミュニケーションが必要になるケースも少なくない会議は、ミーティングとは明らかに異なるものだといえるでしょう。

つまり、規模や開催形態がさまざまで、担当者から経営者レベルまで参加することもある会議では、オンライン化するための「適切なWeb会議ツール選び」が非常に重要です。理想の会議のあり方によっては、オンラインミーティングには最適なWeb会議ツールであっても、オンライン会議には不充分であることが考えられるからです。

Web会議ツールの種類

そんなオンライン会議に欠かせないツールが「Web会議アプリ」「テレビ会議システム」です。無料から使える高機能なツールが続々登場したことで、オンラインといえば「Web会議アプリ」を思い浮かべる方が多いかもしれませんが、会議という特性を考えた場合は「テレビ会議システム」も視野に入れて検討する必要があるでしょう。どちらも遠隔地の参加者とコミュニケーションすることを目的としていますが、特徴はそれぞれで異なります。

Web会議アプリ（クラウド型）

Web会議アプリ（クラウド型）とは、ベンダーが提供するWeb会議アプリ・サービスをインターネット経由で利用するASPサービスのこと。PC・モバイルデバイスをインターネットに接続し、アプリやブラウザを介してオンライン会議に参加するのが特徴。無料から使えるサービスも多数存在し、リーズナブルな有料プランが利用できるなど、気軽に導入・活用できるのがポイントです。

Web会議システム（ハイブリッド型）

Web会議システム（ハイブリッド型）とは、クラウド型Web会議アプリに「オンライン会議専用ハードウェア」を組み合わせて利用するサービスのこと。端末を専用ハードウェアに置き換えることで、本社の会議室と遠隔地の参加者をオンラインで接続できるのが特徴。専用ハードウェアを大型スクリーンに接続すれば、会議室のメンバーがそれぞれ端末を用意する必要もありません。

本社・拠点の各会議室をオンラインで接続し、従来型と変わらない進行ができるほか、ハードウェアのない拠点からでも、PC・モバイルデバイスを活用して会議に参加できます。インターネットを活用するという点ではWeb会議アプリ、Web会議システムも同じ。この2つに限定して「Web会議」と呼ぶ場合もあります。

テレビ会議システム（専用型）

テレビ会議システム（専用型）とは、オンライン会議を開催するために「専用ハードウェア」「専用ネットワーク回線」を必要とするシステムのこと。IP-VPNなどを含む専用イントラネット回線に、オンプレミス型サーバ、専用端末、モニターなどを接続し、クローズドな環境でセキュアな会議を開催できるのが最大の特徴。

専用ネットワークを活用するため、インターネットのような外部影響を受けないのもメリット。導入にはもっとも高額なコストがかかりますが、映像の品質・安定性・セキュリティの面では群を抜いた存在だといえるでしょう。

Web会議・テレビ会議のメリット・デメリットは？

普段活用している端末をインターネットに接続して利用するWeb会議アプリ・システムと、専用ハードウェアを専用回線に接続して利用するテレビ会議システムでは、大きな違いがあることが理解いただけたでしょう。このため、遠隔地とオンライン会議できるという共通点があるものの、両者それぞれのメリット・デメリットは相反するものがあります。

たとえば、テレビ会議に比べて手軽かつ安価に導入できるWeb会議ですが、海外拠点を含む大規模な会議、拠点間のグループ対グループ形式の会議には向いていません。Web会議にはインターネット環境さえあればどこからでも参加できるメリットがありますが、場所によって接続状況が異なるため、テレビ会議のような映像・音声の品質は期待できません。インターネットを活用するWeb会議は、外部攻撃を含むセキュリティリスクが伴うのもデメリットです。

「Web会議」「テレビ会議」の比較表

Web会議・テレビ会議どちらを導入すべき？

特徴・メリット・デメリットの異なるWeb会議 / テレビ会議は、それぞれの得意分野が異なることがわかります。どちらを選ぶべきかは、オンライン会議に求められる目的・用途・予算に応じて変わってきます。ケーススタディを含めて考えてみましょう。

Web会議アプリ・システムを導入すべき企業

Web会議アプリ・システム最大のメリットは、手軽かつスピーディーにオンライン会議を開催できること。初期費用を抑えた導入が可能であるのも魅力です。拠点を持たない中小企業などの社内コミュニケーション・情報共有や、少人数の会議に最適です。

• 初期費用を抑えて素早くWeb会議を導入したい企業
• 社内コミュニケーション・情報共有・会議に活用したい企業
• 少人数会議が中心の企業
• テレワーク・リモートワークを推進する企業
• 気軽なミーティングもオンライン化したい企業

移動中の業務報告・コミュニケーションなど、どこからでも会議・ミーティングを開催したい企業にはWeb会議がおすすめ。セキュリティ面強化をセールスポイントに掲げるサービスも少なくないため、評判などを含めて慎重にツール選定するといいでしょう。

テレビ会議システムを導入すべき企業

テレビ会議システム最大のメリットは、高品質な映像・音声・接続が確保されたオンライン会議を、セキュアに開催できること。その分、導入費用は高額ですが、海外を含む複数拠点を結んだ会議を開催したい大企業、重要な経営判断をセキュアな環境で下したい企業に最適です。

• セキュアなオンライン会議を開催したい企業
• オンライン会議に高品質・安定した映像・音声・接続を求める企業
• 大人数会議・グループ対グループ会議が中心の企業
• 重要な役員会議などをオンラインで開催したい企業

移動を伴う重要な会議が多い企業ほど、テレビ会議の導入効果が高くなるのもポイント。部署・チーム間のミーティングには、より気軽にどこからでもアクセスできるWeb会議を併用して活用する場合も。目的・用途に応じて使い分けている企業は少なくありません。

オンライン会議に最適なツールを選ぶポイントは？

Web会議、テレビ会議どちらを選ぶにしても、サービス・商品によって特徴はさまざま。自社が理想とするオンライン会議に最適なツールはどれか？選定に悩んでしまう方も多いでしょう。そんな方のヒントになるよう、オンライン会議に最適なツールを選ぶ際のポイントを紹介していきます。

通信の安定性

映像が止まってしまう、途切れてしまうなど、通信が安定しない状況で開催されるオンライン会議はストレスが溜まりがち。集中力が途切れて大事な情報を聞き逃してしまうかもしれません。安定した通信が確保できるのか？特にWeb会議アプリ・システムを選定する際のポイントです。

高品質な映像や安定した通信を最優先したいならテレビ会議システムがおすすめですが、独自技術の採用で、安定した環境を提供できるWeb会議アプリも少なくありません。無料プランなどでチェックしてみるといいでしょう。

同時接続できる人数

企業ごとに目的・用途が異なるオンライン会議では、想定される参加者数も異なります。Web会議アプリを社内研修に役立てたいと考える企業もあるでしょう。これらの要件を明確にしたうえで、想定される参加者を満たす同時接続数が確保されたツールなのか？確認しておく必要があります。プランに応じて同時接続数が変わるのが当たり前なWeb会議アプリでは、特にチェックが必要な項目です。

簡単に使える操作性

オンライン会議に限りませんが、ツールは全員が使いこなすことではじめて効果・価値が得られるもの。簡単に使える操作性を備えているか？Web会議ツールを選定する際の重要なポイントです。特に、日本全国に拠点を持つような企業であれば、地域によって従業員のITリテラシーに格差があることも考えられます。Web会議ツールの使い方自体が難しいわけではありませんが、ITリテラシーの低い人のことも考慮に入れておくことが大切です。

セキュリティ

重要な経営判断を下すこともあるオンライン会議では、ツールのセキュリティも選択するうえでの重要なポイント。なによりもセキュリティを重視したいならテレビ会議システムがおすすめですが、インターネットを介してどこからでもオンライン会議を開催できる、Web会議アプリを選びたいニーズもあるでしょう。データの暗号化、多重認証など、ツールにどのようなセキュリティ対策が施されているのか？しっかり確認しておくべきです。

オンライン会議におすすめのWeb会議ツール6選！

ここまでで、Web会議ツールの種類や違い、適した企業、適切なツールの選び方を含め、知っておきたいオンライン会議の基本を紹介してきました。これらを踏まえたうえで、以下からは、オンライン会議開催に最適な、おすすめのWeb会議ツールを厳選して紹介していきます。

Zoom

https://zoom.us/ja/meetings.html

Zoom（ズーム）は、カリフォルニア州に本社を構えるZoom Video Communications社が開発・提供するクラウド型のWeb会議アプリです。独自の圧縮・転送技術が採用され、HDビデオの画質・音声・通信の品質が高く評価されているのが特徴。全世界で使われるWeb会議アプリのグローバルスタンダードです。オンライン会議に最適な「Zoomミーティング」のほか、研修・講演に最適な「Zoomビデオウェビナー」が利用できます。

100名まで参加できる無料プランでも、チャット・ホワイトボード・画面共有・バーチャル背景などの多彩な機能を利用可能。有料プランであれば時間の制限がなくなるほか、最大で1.000名までのオンライン会議を開催可能です。暗号化・操作権限設定・パスコード保護・待機室など、セキュリティ対策が万全なのも全世界で利用される理由です。

Google Meet

https://meet.google.com/

Google Meetは、Google社が提供するクラウド型Web会議アプリです。Googleアカウントを持っていればだれでも簡単に利用でき、100名まで参加できるオンライン会議を無料で開催可能。チャット・画面共有などの基本的な会議機能も無料で利用できます。月額$8の有料会員であれば、150名まで参加可能なオンライン会議を300時間開催なほか、会議の録画も可能です。

Googleカレンダー上でミーティングのスケジュールを設定すれば、参加者全員に招待状を送付可能。Outlookにも対応しています。参加者の制限、ブルートフォースアタックを防ぐ会議IDの生成など、デフォルトで外部攻撃からのセキュリティ対策が有効になっているのもポイント。ブラウザのみで手軽に利用できるのも魅力です。

Microsoft Team

ps://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft Teamは、Microsoft社が提供するWeb会議機能を搭載したクラウド型グループウェアです。Outlookを含むOfficeアプリケーション、Googleカレンダーとの連携が可能。チャットから会議へ、会議から通話へとシームレスに切替えられる使いやすさで、中堅・大規模を中心とした多くの企業から活用されています。

100名までの会議が開催可能な無償プランでも、チャット・画面共有・ホワイトボードなどの多彩な機能を活用可能。有償プランであれば300名まで参加人数を増やせるほか、会議の録画も可能です。Office 365を駆使したファイル共有・コラボレーションを簡単に実行できるのもポイント。標準でデータ暗号化されるほか、1万人までの会議に対応し、多要素認証を含むセキュリティ強化版「E3」も用意されています。

V-CUBEミーティング

https://jp.vcube.com/service/meeting

V-CUBEミーティングは、株式会社ブイキューブ社が開発・提供するクラウド型Web会議サービスです。世界最高水準を目指して開発され、アプリをダウンロード・インストールすることなく、ブラウザだけで高画質・高音質・高い接続性を確保しているのが特徴。参加者のIPアドレス制限が可能など、クラウド型でも強固なセキュリティを実現しています。

画面共有・チャット・アンケート・サジェスト・録画などの多彩な機能が搭載され、100か所以上との同時接続にも対応。Outlookとのカレンダー同期機能を標準で搭載するほか、音声認識・翻訳技術を活用したリアルタイム翻訳機能も活用できます。画面デザインやレイアウト、外部アプリとの連携など、カスタマイズに柔軟に対応できるのも魅力です。

V-CUBE Box

https://jp.vcube.com/service/box

V-CUBE Boxは、株式会社ブイキューブ社が開発・提供するハイブリッド型Web会議システムです。V-CUBE Box本体にカメラ・マイク・リモコンを組み合わせ、インターネット回線に接続するだけで簡単にオンライン会議を開催できるのが特徴。専用ハードウェアの導入費用を最小限にとどめつつ、拠点間・グループ間の快適なオンライン会議を実現できます。

クラウド型のV-CUBEミーティングを活用するため、V-CUBE Boxのない拠点、自宅、出張先などからの会議参加も可能。シンプルなリモコンだけで操作できるため、従来型の会議を踏襲した進行が可能なほか、会議室にいる参加者が端末を用意する必要もありません。自社サーバを設置するオンプレミス型も用意されています。

LiveOn（ライブオン）

https://www.liveon.ne.jp

LiveOn（ライブオン）は、ジャパンメディアシステム株式会社が開発・提供するWeb会議システムです。月額3,000円の定額で150名の会議を開催できるクラウド型のほか、テレビ会議システムとして活用できるオンプレミス型（イントラパック）が用意され、ニーズにあわせた選択が可能。オンプレミス型であれば、自在なカスタマイズで自社独自のテレビ会議システムを構築できます。

クラウド型でもオンプレミス型に劣らない豊富な機能を搭載しているのがポイント。画面共有・資料共有・ホワイトボード・チャット・アンケートなどの機能を持つのはもちろん、アプリ内でのメディア再生や会議の録音・録画も可能。macOSには対応しないものの、iOS / Androidからも同等の機能を活用できます。

まとめ

オンライン会議に最適なWeb会議ツールの紹介を中心に、ツールの種類や選定する際のポイント、注意点などを解説してきました。ビジネスへのオンライン活用が日常化したとはいえ、議題・意思決定という会議の理想のあり方は企業ごとに異なります。今後もオンラインの活用が加速していくと考えられるなか、用途や目的を明確にしたうえで、スムーズにオンライン会議を開催できる、適切なWeb会議ツールを選定するのが重要となってくるでしょう。

待っているだけで仕事が獲得できる「比較ビズ」とは

最後に「比較ビズ」の告知をさせて頂きます。

• 忙しくて新規開拓できない
• 営業せずに案件を増やしたい
• 月額数万で集客できるツールが欲しい

比較ビズはこんな悩みを抱えた経営者・営業マンにピッタリなサービスです。 多種多様な業界でお仕事の発注・見積依頼が日々大量に行われているので、比較ビズに掲載するだけで、 新規開拓をすることができます。

まずは下記のボタンより、お気軽に資料のご請求を頂ければと思います。しつこい営業等は一切ございません。