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個人事業主の経費にコーヒー代は含めていいの?

公開日:2021年01月14日 最終更新日:2022年06月24日
相田会計事務所
監修者
税理士・会計士 相田裕郎
個人事業主の経費にコーヒー代は含めていいの?
この記事で解決できるお悩み
  • 業務と直接関連するコーヒーやお茶は経費にしていいか知りたい

従業員と休憩したり、取引先の担当者と打ち合わせをしたりする際にお茶やコーヒーを飲むことは珍しくありません。ただ、お茶を飲む時間は休憩している時間として捉えられることが多く、カフェなどを利用して支払いが発生した場合にも、その費用を事業経費として計上してよいのか悩んでしまうという個人事業主は意外と多いです。では、コーヒー代やお茶菓子を購入した費用は経費として計上できるのかを見てみましょう。

業務と直接関連するコーヒー代は経費にしても大丈夫

個人事業主が業務を遂行するためにコーヒー代やお茶代を支払った場合には、経費として認められるケースが多くみられています。

ただし支払いの明細にアルコール飲料が含まれていると、業務の範疇外とみなされて経費として計上することは難しくなるので注意が必要です。コーヒー代が経費として認められる具体的な事例としては以下の7つが考えられるでしょう。

  • インターネットの利用目的でカフェへ入った
  • 出張先で書類整理のためにカフェを利用した
  • 取引先とカフェで打ち合わせをした
  • クライアントとの待ち合わせでカフェに入った
  • オフィスでクライアントにコーヒーを出した
  • 残業している従業員の差し入れをした
  • 従業員用にカフェセットを用意した
  • 従業員とミーティングをしながらランチをした

インターネットの利用目的でカフェへ入った

取引先から特定のデータや見積もりを送ってほしいと依頼されたり、緊急でメールの確認が必要となったりしたため、Wi-Fi環境のあるカフェを利用したというケースは珍しくありません。

そうしたケースでは、カフェで支払ったコーヒー代を経費として計上することができるでしょう。経理書類に記載する場合の項目としては「雑費」が該当します。

コーヒー代として計上する場合、領収書に記載されている金額が一般的な利用額を超えていないことは非常に大切です。あまりにも高額な領収書はコーヒー代として認められないでしょう。

また、カフェがオフィスからとても近い場所にあると、カフェを利用する必要性が認められないとして税務署から経費の否認をされる可能性が高くなります。

出張先で書類整理のためにカフェを利用した

出張してクライアントとの打ち合わせを終えた後、報告書を緊急に作成したりデータをまとめたりする必要がある場合、PCを使った作業スペースとしてカフェを利用するのは業務の一環として考慮しても問題ありません。

その際にコーヒー代などを支払ったのであれば、その支出も「雑費」として事業経費に計上することができるでしょう。

取引先とカフェで打ち合わせをした

取引先の担当者と契約に関する話し合いなどをカフェで行った場合、その費用は経費として計上することが可能です。具体的な項目としては「接待交際費」が当てはまるでしょう。

大切なのは、参加された方の会社名、氏名、参加人数を記載しておくことです。誰と、どんな内容の打ち合わせをしたのかを明記しておくことで、税務署から調査を受けた場合にも淀みなく返答することができるでしょう。

クライアントとの待ち合わせでカフェに入った

クライアントとカフェで待ち合わせをしていて、先方が到着するまでの間コーヒーを飲むというケースを考えましょう。この場合、カフェで待機をすることは業務の一環と言えます。

ですから、到着したクライアントが何も飲まない場合でも、そのカフェで支払うコーヒー代は経費として計上しても問題ないでしょう。処理する項目としては「雑費」が適切です。

オフィスでクライアントにコーヒーを出した

オフィスへクライアントが打ち合わせに来たので、コーヒーとお茶菓子を用意したという場合、スムーズな交渉に寄与する支出として経費に計上することができるでしょう。

その場合、領収書に打ち合わせをした相手の名前と訪問日時、打ち合わせの内容などを記載するのが賢明です。経理書類には「会議費」もしくは「接待交際費」として計上しておけば問題ありません。

残業している従業員の差し入れをした

オフィスで残業している従業員にコーヒーなどの差し入れをした場合、その支払いは「福利厚生費」として計上することが可能です。一方、雇用している従業員がおらず、個人事業主自身が残業中に食べるための支払いは経費として認められないので注意しましょう。

従業員用にカフェセットを用意した

従業員の休憩スペースにコーヒーやお茶菓子などを用意した場合、その費用を経費として計上することは問題ありません。そのコーヒー代は「福利厚生費」として記録しておきましょう。

また、休憩時間用としてコーヒーメーカーなどのマシンを購入した場合には、「消耗品費」として計上するのが適切です。

経費として計上できないコーヒー代もある

コーヒー代を支払ったのが業務中であったとしても、それが業務遂行と関連していると証明できないものに関しては、経費として計上できないことを覚えておきましょう。個人事業主が覚えておくべきケースとしては以下の2つが挙げられます。

  • 業務時間中にカフェで休憩をした
  • 友人と過ごしてコーヒー代を支払った

業務時間中にカフェで休憩をした

就業時間中であっても、休憩するためだけにカフェへ入ってコーヒーを飲んだのであれば、それは経費として計上できません。お茶をしながら仕事の資料を見ていたとしても、その支払いは基本的に個人の食費とみなされます。

友人と過ごしてコーヒー代を支払った

仕事の繋がりがない友人と時間を過ごしてコーヒー代を支払った場合、業績の向上には直接的に寄与しないと判断されるため、経費としての計上は認められないでしょう。

事業に関連しないものは経費に落とさないのが無難

税務署に具体的な内容を確認されたとき、事業に関連した知り合いであると確言できない場合には、経費として記載しないのが無難です。

まとめ

クライアントとの会議や社内のミーティングに関連してコーヒー代を支払う場合は業務の支出として認められる可能性が非常に高いでしょう。一方、コーヒーを飲む必要性が低い状況での支払いは税務署によって否認される可能性があります。ですから、コーヒー代を計上する際には常に支払いの詳細を経理用のメモなどに記載しておくのが望ましいでしょう。

普通の支出と事業用の出費を分類したり、項目分けをしたりすることが苦手な個人事業主は少なくありません。適切な経理書類の作成に関して相談をしたいという方は、ぜひ弊社が運営する「比較ビズ」をチェックしてください。経験豊かな税理士に経費に関する相談を無料で行うことができます。加えて、経理業務や税務処理の外注を考えているという個人事業主にも便利な情報が満載です。

監修者の一言

経費となるかグレーな場合は、同じテーブルを税務署の方が囲んでいる。その方がまあ、良いだろうと思われるものであれば、経費になるといったものが一つの目安になるでしょうか。

他方、これは私的な部分が入っているのでといった部分について、経費に入れるかどうか按分して良いのか不安に思われることもあると思います。

コーヒー代を按分することはありませんが、コーヒー豆を購入した。来客があるときに利用する。ただ、来客がないときもコーヒーは準備している。こんな場合であれば、すべて経費になるでしょうか。

ただ、1人で仕事をしており来客がないときに飲むのが専ら。こんな場合は、福利厚生費にしないでしょうか。仕事にも使う、とも思うのですが、私的な部分との証明を準備するのがペイしませんので。少額なものは、経費にしないというのも経営者としての感覚を培うのに一役買えます。

相田会計事務所
税理士・会計士 相田裕郎
監修者

1998年 大蔵省関東財務局(※現在は金融庁)に就職のち、2006年 公認会計士登録。2011年には相田会計事務所開業し税理士登録。

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