飲食代はどこまで経費に計上できるのか?具体的な事例で考えよう

更新日:2021年02月01日 発注カテゴリ: 確定申告
飲食代はどこまで経費に計上できるのか?具体的な事例で考えよう

個人事業主にとって日常的な支出を経費として計上できるかはとても気になるポイントです。毎日の飲食代に関しては、原則として「家事費」、つまり一般的な支出とみなされているため、事業経費として計上することはできません。とはいえ、特定の条件を満たす場合には、事業に関わる支出として申告することが可能とされています。では、個人事業主の飲食費はどんな場面で経費として計上できるのかを調べてみましょう。

業務中の飲食代は経費として計上しやすい

個人事業主が取引先との打ち合わせやクライアントの接待など、業務に関連して支払う飲食代に関しては、多くの場合経費として認められます。

その際には、領収書をきちんと受け取ることに加えて、裏面に先方の担当者名など飲食の詳細を記しておくことで、税務調査においてトラブルを避けることができるでしょう。経費として認められる具体的なケースとしては主に以下の7つが挙げられます。

  • Wi-Fiを利用するためにカフェへ入った
  • 取引先と打ち合わせで外食をした
  • クライアントの接待をした
  • 食事をしながらビデオ会議をした
  • 出張先のホテルプランが食事込みだった
  • 従業員とミーティングをしながらランチをした
  • 従業員用のお茶菓子を購入した

Wi-Fiを利用するためにカフェへ入った

仕事の連絡をしたり、必要な書類をクライアントへ送信したりするためにWi-Fi環境のあるカフェへ入ったという場合、そこで注文した飲食代に関しては経費として申請しやすいと言えます。計上する項目としては「雑費」が適切でしょう。

ただし、申告した飲食代があまりにも高いと「食事が主な目的だった」と判断されてしまい、経費として認められない可能性があるので注意が必要です。また、同じカフェを毎日のように利用していたり、自宅や事務所の近くにあるカフェだったりすると、事業の支出とはみなされない可能性があります。

取引先と打ち合わせで外食をした

取引先の担当者と打ち合わせをするためにレストランなどを利用したというケースでも、飲食代は基本的に経費として申請が認められます。計上項目は「会議費」が該当するでしょう。

ただし、食事の内容にアルコール飲料が含まれていると、打ち合わせとは認められません。また、調査の際には何を話し合ったのか確認されるので、議事録などの関連する書類を領収書と合わせて保管しておきましょう。

クライアントの接待をした

取引のあるクライアントと接待目的で食事をしたというケースでは、「接待交際費」として経費にすることができます。個人事業主の場合は法律に基づく設定交際費の上限がないので、計上しやすいでしょう。ただし、領収書にはクライアントの名前を必ず記載しておくことをおすすめします。

食事をしながらビデオ会議をした

テレワークが広がりを見せる中、取引先とビデオ会議をする機会は非常に多くなっています。会議が延長して食事の時間と重なり、互いに弁当などを注文したというケースでは、飲食代を「会議費」として計上しても問題はないでしょう。この場合、議事録や通話記録などを保存しておくと税務署から問い合わせを受けた時に答えやすくなります。

出張先のホテルプランが食事込みだった

出張先でホテルに滞在する場合、予約したプランに朝食代や夕食代が含まれているなら、それらの飲食代は経費として申請することが可能です。一方、宿泊費と食事代が分かれている場合には、経費とならないので注意しておきましょう。

従業員とミーティングをしながらランチをした

従業員とミーティングをする際に、お昼休憩の時間になったので全員分の出前を頼んだという場合、「福利厚生費」として申請することが可能です。ただし、会社の名義で支払いをしていないと通常の家事費になってしまうので注意しましょう。また、雇用している従業員がいない個人事業主では、福利厚生費の適用ができません。

従業員用のお茶菓子を購入した

事務所やオフィスにある給湯室にお茶菓子を購入して誰でも食べられるようにしたなら、その飲食代は「福利厚生費」として計上が可能です。ただし、特定の個人向けにプレゼントした場合は経費として認められないことを覚えておきましょう。

経費として認められない飲食代とは

事業の業績アップにまったく関連しないと客観的に判断される飲食代に関しては、経費として処理することができません。個人事業主が注意すべきケースとしては以下の3つが考えられるでしょう。

  • 業務時間中に1人でご飯を食べた
  • 家族や友人と食事をした
  • 従業員の1人と食事に行った

業務時間中に1人でご飯を食べた

個人事業主がお弁当などを購入して、仕事の書類やメールを確認しながら食事をしたという場合、税務署はその飲食代を通常の生活費として判断します。クライアントに提出する書類を確認していたとしても、その業務に対する支出の必要性が認められないため、経費とはできないわけです。

家族や友人と食事をした

家族や仕事の付き合いがない友人とレストランなどで食事をした場合、事業としての売り上げ向上へ寄与しているわけではないという判断から、飲食代は経費として認められない可能性が高くなります。

家族を従業員として雇用している場合でも、食事の中でミーティングが行われたという明確な記録がないのであれば、税務署によって否認されるリスクは高いでしょう。

従業員の1人と食事に行った

プライベートで雇用関係にある従業員の1人と食事に行って飲食代を支払ったという場合、他にも従業員がいるのであれば「福利厚生費」とは認められません。会話の中で仕事に関するテーマが挙がったとしても、やはり従業員全員が揃っていないため「会議費」として経理処理をするのも難しいでしょう。

まとめ

クライアントとの繋がりで飲食代を支払う場合、その詳細がきちんと記録されており、業績向上に寄与すると判断できるのであれば、経費として経理処理をしても基本的には問題ありません。

ただし、項目によっては飲食代にアルコール飲料が含まれていると不適切と判断されて否認されてしまう可能性がありますから、各適用条件を覚えておくのは賢明です。

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