領収書を焦って集めるのは大変！効率的に領収書を保管する方法を解説

領収書とは？｜ビジネスの取引を証明する書類

領収書とは、商品やサービスの購入や顧客から収入を証明するための書類です。領収書は、ビジネスにおける取引が実際に行われたことを示す証拠となります。

個人事業主が確定申告を行う際に、正しく所得税や消費税を計算するために必要な書類になります。領収書は取引の重要な証跡になるため、大切に保管しましょう。

個人事業主が領収書を集める意味や理由とは？

事業を行ううえで、関係のある出費は経費として取り扱うことができ、領収書は経費の証跡になります。事業において、経費が増えた分だけ所得が減り、節税になるでしょう。

確定申告の期限（3月15日）までに必要な帳簿を完成させるため、直前で焦らないよう事前に領収書を集めておく必要があります。

領収書をもらうときの3つの注意点

領収書をもらうときの注意点は、以下の3つです。

領収書を受け取ったタイミングで、不備がないかを確認しておくと安心でしょう。

1. 領収書に必要な情報が正しく記載されているか確認する

領収書には、記載が必要な項目や数字があります。領収書に必要な情報は、以下のとおりです。

• 取引の日付：正しい日付が記載されているか
• 宛名：氏名や屋号が記載されているか
• 但し書き：用途が記載されているか（例）食事代として
• 金額：数字の頭に「￥」や「金」が記載されており、末尾に「─」や「也」が記載されているか
• 印紙：5万円以上の取引の場合、印紙が貼られているか
• 発行者：取引相手の名前が正しく記載されているか

不足している場合は、改めて領収書の作成をお願いするか、出金伝票を発行しましょう。

2. 領収書がもらえない場合はレシートをもらう

正しい取引が記載されているレシートであれば、領収書と同様の取引証明になります。金額が3万円以内の場合、宛名の記載がなくても問題ありません。

ビジネスと関係ない個人利用の出費は経費として認められません。税務監査で経費項目が疑われないために、個人利用の取引とビジネスの取引はレシートを分けると安心です。

3. 領収書をもらい忘れたら出金伝票を発行する

ビジネス上の取引で領収書をもらい忘れた場合は、利用した店舗や相手先に発行を依頼しましょう。紛失した際は再発行ではなく、支払証明書を発行してくれる場合があります。

領収書をもらい忘れた、または紛失した場合は出金伝票の発行でも問題ありませんが、領収書と同様の内容が記載されていることが重要です。

領収書の保管期間と正しい保管方法

領収書の保管期間と正しい保管方法を解説します。領収書は、紙で保管する方法と電子で保管する方法に分けられます。

領収書の保管期間

確定申告に利用する領収書は、1月1日〜12月31日までの取引が対象になります。確定申告が終わった後も税務調査や取引を証明するために一定期間保管しておく必要があります。

領収書の保管が必要な期間は以下のとおりです。

• 法人の場合
  7年間の保管（欠損金が生じて繰越控除を受ける場合は10年間の保管）
• 個人事業主の場合
  ・白色申告：5年間の保管
  ・青色申告：7年間の保管

領収書の保管方法

領収書は紙で保管する方法と電子で保管する方法があります。

紙の領収書を保管する方法

紙の領収書を保管するときは、月別に取引があった順番に並べておくと便利です。封筒に入れて保管する方法やファイルにホチキスで止めていく方法がいいでしょう。

レシートは感熱紙が利用されているため、直射日光が当たらない・暖房や気温が高いところに保管しないように注意が必要です。

「解像度が200dpi以上」の条件を満たせばスキャナ保存制度が適用されるため、PDF化や画像化で保管できます。データに変換した後は、紙の領収書を廃棄しても問題ありません。

スキャナ保存する際には、ファイル名にわかりやすい名前を付けて検索できるようにしておきましょう。

電子の領収書を保管する方法

電子データとして受け取った領収書は電子データのまま保管が可能です。2024年1月から施行の電子帳簿保存法では、電子データとして受領した領収書は電子データで保管しなければなりません。

電子データとして保管する際には、検索できるようにしておく必要があります。電子データを保存する方法は、以下のとおりです。

• 専用のシステムに領収書をアップロードする
• 領収書を検索できるよう、Excelや会計ソフトでリスト管理する
• 領収書のファイル名に、相手先・金額・取引日付がわかるようにして保存する

まとめ

個人事業主が確定申告をする際には、領収書が出費の証拠になります。紙で保管する場合は、日付順にファイリングをして無くさないようにしましょう。電子で保管する際には、スキャナ保存法や電子帳簿保存法に適用した保存方法が求められます。

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監修者のコメント

竹中啓倫税理士事務所

税理士・米国税理士・認定心理士　竹中啓倫

岐阜県出身。上場会社の経理に勤務する傍ら、竹中啓倫税理士事務所の代表を務める。M＆Aなどの事業再編を得意とし、セミナーや研修会講師にも数多くあたるほか、医療分野にも造詣が深く、自ら心理カウンセラーとして、心の悩みにも答えている。税理士会の会務では、名古屋税理士協同組合理事を務める。

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確定申告は皆さんにとって、面倒な作業だと思います。通常、確定申告をしても納税額が確定するだけで（一部還付申告になる方も見えます）、皆さんにメリットは感じられませんね。よって、やる気がでず、期日ぎりぎりになってしまうことも理解できない訳ではありません。とはいえ、申告をしないわけにはいきませんし、少しでも税金は少なくしようと考えるのも分かります。

そこで、税理士等に外注依頼する訳ですが、その時の注意点は以下の通りです。とにかく、領収書は取っておいて下さい。なぜなら、現金支払いで経費を支払った場合、領収書がないと証明することができません。ですから、無くさないようにしてしておいてください。一部を紛失した場合は、日付、金額、内容、摘要をメモとして残しておいて下さい。場合によっては経費化できる場合もあるかもしれません。

また、銀行振り込みで支払うことが可能の場合は、そのように支払ってください。通帳の記帳が一定の証拠にできる場合もあります。

執筆者

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