業務改善研修とは?メリット・費用相場をまとめてみた

更新日:2018年11月15日 発注カテゴリ: その他研修
業務改善研修とは?メリット・費用相場をまとめてみた

昨今、さまざまな企業で業務改善が注目されていますが、それは昔より短時間で効率よく仕事をこなす必要ができたことが一つの原因です。働き方改革も一例ですが、ダラダラと残業していても仕事の中身が良くなるわけではなく、無駄に時間をかけることで社員のモチベーションまで下がってしまいます。あらゆる企業で業務改善が課題となっているのですが、良い方法がわからないと頭を抱える経営者や管理職も多いようです。そんな企業の課題に応えてくれるのが業務改善研修ですが、企業ごとに業務改善の目的は違うため、ポイントを押さえて最適な研修を選ぶ必要があるため、今回は研修の目的や内容、プログラム例、料金について詳しく見ていきます。

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業務改善研修とは?

業務改善の必要性を感じている人は多いものの、どのように実施すれば実際に成果が上がるかということまでは、なかなか具体的に理解している人は少ないです。場当たり的に業務改善という名目でいろいろやってみるだけでは、改善どころか以前より悪化してしまうこともあり得ます。

また、やっている当人は改善したと思っていても、客観的に見るとどこも改善していないということもあることです。基本的には現状の業務にある無理、無駄、ムラの3点をなくすことが業務改善の考え方ですが、それを達成するにはどのように取り組んでいけばよいのかを皆が認識しておく必要があります。

業務改善研修はそのポイントに気づかせてくれるものですので、研修をうまく活用すれば、自社で場当たり的に取り組むよりも早くに成果を出すことが可能です。

業務改善研修の目的・メリット

業務改善を行うには、それにかかわる社員全員が共通の認識を持つ必要があります。認識が共有できていないと、何を目的に改善するのかという方向性すらぶれてしまうでしょう。個々人はこれで成果が出るはずと思って取り組んでいたとしても、全員が同じ目標に向かって取り組んでいかなければ形だけの業務改善に終わってしまいます。

業務改善研修とは、そのために社員全員が「あるべき業務改善とは何か」ということを知るための研修です。業務を効率化するためのポイントや、現状分析から改善に向かうためのステップなどを学べます。また、基本的な考え方だけでなく、具体的なプランの立て方や実行の仕方を学べるのも業務改善研修の良いところで、研修で学んだことを実践することで、一定の成果が出やすいのがメリットです。

業務改善研修の内容・プログラム例

業務改善研修の基本的な内容と具体的なプログラムの例を見ていきましょう。まず基本的な内容は、業務改善の流れの理解のために、現状の問題を洗い出すところから始まります。

業務改善のテーマを設定し、現状分析と原因の追及を踏まえたうえで目標を設定し、それの実現のための対策を立案するという流れが明確になるでしょう。テキストを用いる研修では、業務改善のための現状の課題や改善のテーマなど素材を集めるところから企画書にまとめるまでのやり方を効率良く学べます。

業務改善の方法は企業や部門ごとにさまざまですが、最近の業務改善に活用されることの多い具体的なプログラムをいくつか紹介します。まず、どこの企業でも一般的に用いられるのがマニュアルの作成です。研修では、その対象に沿った最適なマニュアルの作成方法を学びます。業務ごとの責任や権限を明確にし、各業務のチェック体制を構築するためには、具体的な業務に沿ったマニュアルが必要です。

マニュアルがあると業務のバラつきが防げて品質を標準化するのに便利ですから、多くの研修でマニュアル作成の手順を学びます。

適切なタイムマネジメントのやり方を学ぶプログラムも業務改善研修ではよく実施されています。タイムマネジメントとは、1日の業務量を労働時間に適切に配分することで、業務の効率化や生産性の向上を目指します。業務に必要な時間を可視化することで無駄な残業をなくし、チーム全体で効率良く業務を進めるためにタイムマネジメントは必須です。研修では、企業や個人ごとにカスタマイズされたタイムマネジメントの方法が学べます。

また、最近ではITの活用も業務改善に欠かせません。IT企業など組織の根幹をITが担っている企業も増えている一方、昔ながらのやり方で無駄が多い企業もいまだに多いです。

しかし、IT企業ではなくてもいまやITの活用は業務に欠かせないことですので、研修では、情報の共有やペーパーレスなど、時間やコストの無駄をなくす基本的な内容から学べるようになっています。クラウドを導入した場合などの運用や保守、管理の方法を学べるプログラムも人気です。

アウトソーシングの活用も業務改善の方法ですが、どんな業務を外部に分離できるのかということは企業ごとに異なります。受付、事務処理、梱包や配送など基本的な業務ならアウトソーシングがしやすいですが、より専門性の高い法務や財務といった部門をアウトソーシングするには、どのように活用していけばよいか学べる研修が有効です。

業務改善研修を実施するポイント

業務改善には、本質的な問題を抜本的に改善するためのアプローチと、できることから始めて徐々に本質的な問題に取り組んでいくというアプローチの二通りがあります。業務改善研修で企業を抜本から改善することは難しいため、多くは後者のアプローチの仕方を学んでいきます。

改善どころか悪化してしまうような形だけの業務改善だったのが、できるところから確かな成果を実感できるようにしていくのが研修のポイントとなるでしょう。

社員一人一人が従来の業務の無駄やムラを意識し、それを社員間で提案できるようにします。研修で学んだフレームワークを実際の業務に当てはめて、改善のやり方の流れを皆が理解できるようになることがポイントです。

ただ、実際には企業ごとに改善すべき問題点が異なりますし、優先的に改善したい部分など重点を置くテーマも違っています。業務改善研修を提供する研修会社には、そうした具体的な要望ごとにプログラムを用意しているので、最適な研修を提供してもらえるように研修会社と相談して決めましょう。

テーマによって研修の期間は異なりますが、整理整頓、清潔、掃除、しつけのいわゆる職場の5Sを確認するような基本的な内容なら数時間で終わることが多いです。

また、グループワーク、ディスカッション、発表など数日間にわたって行われる研修もあります。カスタイマイズも可能なので、依頼する前に優先したいテーマをあらかじめ決めておきましょう。

業務改善研修の費用・料金相場

研修の料金は、研修を行う講師ごとにかなりバラつきがあるため確固とした相場を出すことは難しいです。個人の講師であれば丸1日の研修でも数万円で依頼できる場合もありますし、有名な人気講師なら2〜3時間で100万円単位の料金が発生することもあります。

研修会社の場合、講師の人件費やプログラムの作成費、テキスト代など含んだ料金で1日20〜30万円辺りが相場です。カスタイマイズを希望する場合は、その内容によって料金にいくらかの上乗せがあります。

まとめ

業務改善は、業務の無駄をなくし効率化するだけでなく、社員のモチベーションにも大きな影響を与える重要な取り組みです。場当たり的な業務改善では改善にならないことが多いので、具体的なステップを学べる研修は大きな助けになるでしょう。研修を依頼する際は、その目的を明確にしておくことが大切です。

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