面倒な給与計算をアウトソーシング!メリットや相場をまとめてみた

更新日:2021年12月02日 発注カテゴリ: 給与計算代行
OGI社会保険労務士事務所
監修者
社会保険労務士 荻島 稔
面倒な給与計算をアウトソーシング!メリットや相場をまとめてみた

給与計算は通常、社内で専門部署があれば人事などの部署で担当するものです。ただし、小規模の企業では専門部署がないところが多いようです。その場合、給与計算などの面倒な業務そのものをアウトソーシングするという方法があります。アウトソーシングは、もともとは諸外国で発展したのですが、昨今では日本でも給与計算をアウトソーシングする動きが活発になってきています。主に社会保険労務士へアウトソーシングすることが多いのですが、アウトソーシングする際のメリットや料金相場がどれくらいかご存知でしょうか。今回は給与計算をアウトソーシングする際のメリットや相場について説明していきます。

給与計算のアウトソーシングとは

給与計算のアウトソーシングとは、企業が自社の従業員の給与計算などを外部に委託することを指します。

専門性の高い業務を外部にアウトソーシングする考え方があったアメリカで発展したサービスで、日本でも1990年代のバブル崩壊後から注目されるようになりました。

グローバル化により競争が激しくなった2000年代になると、企業は本業に専念するために、事務作業のような利益に直結しない業務は外注する、というビジネスモデルが一般化します。

特に給与計算は専門性が必要な業務である一方で、細かい作業が多く手間がかかるため、アウトソーシングを検討する企業が多いです。

従業員の年末調整や給与に関する計算を外部に委託することで、給与計算担当者の負担を減らし、人的コストを抑えながら大幅な業務効率化が図れます。

またアウトソーシング先は、社会保険労務士・税理士・アウトソーシング会社とさまざまで、業務内容の程度によって異なります。

ちなみに委託できる業務の種類は、主に下記の3つです。

  • 給与計算
  • 年末調整
  • 住民税更新

勤怠データやタイムカードの集計といった、毎月の給与計算に必要な業務の代行や、残業代・社会保険料などの計算も依頼できます。

また毎年の年末から年初にかけて行われる年末調整の業務も、アウトソーシングによって代行が可能です。

さらに毎年5月から6月に発生する住民税の更新も代行でき、時間的なコストを削減するため、外部に委託する企業も多く見られます。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算業務をアウトソーシングすることで、主に5つのメリットが得られます。

教育コストが削減できる

給与計算業務をアウトソーシングする1つ目のメリットは、教育コストが削減できることです。

専門知識が必要な給与計算を社内で完結させるには、正確な業務が行える人材を育てるために、担当者に対して教育コストが発生します。

一方アウトソーシングを利用すると、勤怠集計を委託先に送るだけで自動で計算してくれるため、人材育成にかかるコストが大幅に削減できます。

法令改正の負担が軽減される

給与計算業務をアウトソーシングする2つ目のメリットは、法令が改正されたときの負担を軽減できることです。

社員の給与に関わる税制や社会保障に関する法令は、毎年のように改正されるため、専門家でない社内の人材だけで対応することは容易ではありません。

給与計算をアウトソーシングすることで、法律に精通した専門家にすべて任せられ、社内の担当社員への負担が軽減されます。

利益を生み出す事業に集中できる

給与計算をアウトソーシングする3つ目のメリットとして、利益を生み出す事業に集中できる点が挙げられます。

定型的な作業が中心の給与計算は、タイムカードの集計や明細の発行といったルーティンワークが大半で、会社の利益に貢献する業務がほとんどありません。

定型的な業務をアウトソースすることで、利益を生み出す創造的業務に集中できるので、大きなメリットといえるでしょう。

繁忙期の人員確保がスムーズ

給与計算業務をアウトソーシングする4つ目のメリットは、繁忙期の人員確保がスムーズに行える点です。

給与計算業務には季節的な業務が必ず発生し、必要人員が大きく増減します。

例えば年末調整や賞与を出す時期は、業務をスムーズに行うために通常期よりも人員が必要となります。

また給与計算は専門的な知識を要する業務なので、臨時でスタッフを雇用するとしても、慎重にならざるを得ません。

忙しい時期のみアウトソーシングすることで、社内の人員を増やすことなくスムーズに対応できます。

給与計算の正確性が担保できる

給与計算をアウトソーシングする5つ目のメリットは、正確性が担保されることが挙げられます。

社内の人材だけで給与計算業務に対応すると、担当者の知識や経験によって正確性が左右され、正しい給与計算の担保が難しいです。

一方アウトソーシングでは、経験豊富な専門家が給与計算を行うため、正確な結果が期待できます。

給与計算をアウトソーシングするデメリット

給与計算をアウトソーシングすると、3つのデメリットも発生します。

全ての業務に対応できない

給与計算をアウトソーシングする1つ目のデメリットは、ある程度の業務負担が社内に残ることです。

外部に委託することでコスト削減できるのは、給与計算に関する業務全体の一部だけで、勤怠管理や従業員情報の更新などは、社内で対応しなければなりません。

給与計算業務に関するノウハウが蓄積されない

給与計算をアウトソーシングする2つ目のデメリットは、自社にノウハウが蓄積されないことです。

業務を全体的に委託すると、社内で給与計算に関わる機会が少なくなり、ノウハウが溜まりにくい状況になってしまいます。

アウトソーシング会社に何か問題が発生した際、給与計算に関するノウハウが蓄積されていない社内では対応できず、他の委託先を探さなければなりません。

データ漏洩のリスクが発生する

給与計算をアウトソーシングする3つ目のデメリットは、データ漏洩のリスクが発生することです。

アウトソーシング会社を利用すると、社員の個人情報や給料などの情報を委託するため、機密情報が外部に漏れる危険性が高まります。

アウトソーシングを行う際は、個人情報が安全に取り扱われているのか、委託先の取得資格や認定マークなどを確認しつつ、リスクを認識しておく必要があります。

給与計算をアウトソーシングするタイミング

給与計算をアウトソーシングしたほうが良いタイミングは、従業員数が増えてきたときです。

従業員数が多くなると、社員一人ひとりの正確な給与を算出するために、給与計算が煩雑になり時間が取られがちです。

また給与計算のために専門性を持った社員を雇うと、多額の人件費が発生することになり、時間的・金銭的にもコストが増えてしまいます。

具体的な目安として、従業員数が100名を超えた辺りから、給与計算のアウトソーシングを検討しても良いでしょう。

給与計算を依頼する専門家の違い

給与計算の依頼先として、主に税理士・社会保険労務士・アウトソーシング会社の3つが挙げられます。

税理士に依頼する場合

従業員が10名以下のような小規模な会社であれば、給与計算は税理士に依頼するのが一般的です。

また税務調査の際は、給与計算が必ずチェックされ、税理士のアドバイスが必要な場面が出てきます。

小規模な会社は税理士と顧問契約を結んでいることが多く、顧問料の範囲内で給与計算まで行ってくれる場合もありますので、確認してみると良いでしょう。

税理士に依頼するメリット

  • 税務調査の観点からも給与計算の処理をしてくれる
  • 年末調整処理も一括で行ってくれる
  • 税務関係のまとめて依頼することにより費用が安くなる場合がある
  • 税務関係の相談にも乗ってくれる

社会保険労務士に依頼する場合

社会保険労務士は、労務管理を専門的に取り扱っています。

社会保険における申請書作成の代行を専門としており、常に専門家の目線でチェックしてもらえるため、労務に関するトラブルを未然に防げます。

特に20名から数百名規模の会社までなら、労務管理において社会保険労務士は高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。

ただ一定以上の規模になると、社会保険労務士の職務範囲では対応が厳しくなり、アウトソーシング会社を利用した方が良いケースが出てきます。

社会保険労務士に依頼するメリット

  • 保険料関係まで正確に処理してくれる
  • 法改正などの情報を確実に知らせてくれる
  • 労務トラブルを防いでくれる
  • 社会保険料削減の提案をしてくれる

このように、どちらの専門家に依頼するのかは会社の規模や求めているものによって異なってきますし、それぞれにメリットもあります。一概にどちらが良いと結論を出すことはできませんので、自社が何を求めているか明確にしてからどちらに依頼するか決めましょう。

アウトソーシング会社に依頼する場合

アウトソーシング会社は給与計算の幅広い業務に対応しており、大規模な会社にとって必要不可欠な存在となっています。

アウトソーシング会社に依頼するメリット

アウトソーシングサービスのメリットは、大規模な会社でも正確な給与計算ができる、という点です。

給与計算や年末調整に加え、システム構築まで対応しているアウトソーシング会社には、給与計算に関する専門的な知識を持ったスタッフが数多く存在します。

従業員が多い大規模な会社になると、個人事務所では対応が難しいですが、アウトソーシング会社では複数のプロによるチェック体制が整っているため、安心して業務を任せられます。

給与計算のアウトソーシング先の選び方

アウトソーシング会社を選ぶ際には、以下の3つのポイントを把握しておかなければなりません。

個人のスキルが高い会社を選ぶ

アウトソーシング会社を選ぶポイントとして、まず個人のスキルが高い会社を選びましょう。

給与計算は単純作業に思われがちですが、実は専門知識を要する難易度の高い業務です。

また正確性や対応スピードも重要視されるため、アウトソーシング先を選ぶ際は、個人のスキルが高い会社を選ぶ必要があります。

実績がある会社を選ぶ

つづいて、アウトソーシング会社を選ぶ際は、実績がある会社を選ぶと良いです。

過去に給与計算を請け負ってきた実績を見ることで、アウトソーシング会社の実力が判断できます。

実績が多いほど、たくさんの企業が信頼して業務を任せていることになるので、安心して委託できます。

コストが低い

さらにアウトソーシング会社を選ぶポイントとして、コストが低い会社を選びましょう。

そもそも給与計算を委託する目的は、人件費を削減することです。

自社の規模に見合わない高い料金の委託先を選んでしまうと、かえって金銭的コストが増えてしまいます。

できるだけ良心的な価格でサービスを提供する、コストパフォーマンスが高い会社を選ぶことが大切です。

給与計算をアウトソーシングする場合の料金相場

アウトソーシングする会社や社会保険労務士によって料金は多少変わりますが、目安としての料金相場を上げていきます。

従業員数 料金 内容
10名程度 月々45,000円前後 給与計算・賞与計算・年末調整 などがメインに行われるケースです。
50名 100,000円〜130,000円前後 給与計算、WEB勤怠管理システムでの調整、賞与計算・年末調整・労務相談 などを含みます。
150名 220,000円前後 給与計算(紙媒体勤務表集計・チェック・入力)・年末調整などを主に担当する。

このように見ていくと150名規模でもかなり安くできることがわかります。給与計算の為に人を雇うより安く感じるかと思います。

給与計算代行会社は社会保険労務士がいるほかに、さまざまな人事面をサポートするサービスを提供しています。例えば給与計算は勤怠管理が連動していることはご存知かと思いますが、 この辺りのトータルサポートもしてもらえるのが、アウトソーシング料金にはお得な設定になっています。

アウトソーシングすることにより、毎月の面倒な給与計算業務は不要になり、節約や効率化に繋がってきます。また、正しい保険料や利率の改正にも対応が早いのもうれしいところです。

更に給与計算に連動して、退職者が出た場合は源泉徴収票の発行、保険証の返却手続き、住民税の徴収方法の変更なども同時に行わなければなりません。 給与計算は営業的分野と異なり、利益をもたらすことはありません。ただし毎月行わなければならない作業ですので、アウトソーシングすることで他の業務に従事することができるために利益率も上げられるチャンスが増えるはずです。

社会保険労務士などが関わっていれば、社会保険料を削減する提案や給与体系を見直しするなどの、その時々に合わせた提案も可能です。いつも法律が変わるたびに苦労していたという担当の社員がアウトソーシングすることによって他の業務に集中できたという話は良く聞きます。

社会保険労務士は守秘義務があり、機密事項の取扱いはバッチリですので例えば役員報酬を知られたくないとか、昇給額、賞与などの割合はどうすればいいなどの相談にも乗ってもらえるのがアウトソーシングの良さです。

また雇用した場合には新たに給与が発生しますが、従業員を採用した場合には助成金に強い社会保険労務士であれば、一緒に補助金や助成金についてのノウハウもサポートしてもらえます。悩み・問題は、給与計算を社会保険労務士などにアウトソーシングすることで、今まで悩んでいたことが嘘のように解決されるという声が多いです。

まとめ

給与計算は専門性が必要であり細かい作業が多いため慎重に行わなければいけません。担当者の異動や退職は安定した職場を求める動きがほとんどです。アウトソーシングすると、社内に専門知識のある人材がいなくてもきちんとした給与計算ができます。

これは給与計算だけでなく複雑な労務管理、経理、IT業務への会社対応を考えてみたら、外部の専門家に委託したほうが断然と楽だという事に気が付くことでしょう。会社規模によっては専門部署が必要になることも多いのですが、中小や小規模の場合は人件費を考えるとプロに依頼したほうがかえって安く済みます。今の経営状態をよく見極めてアウトソーシングするとよいでしょう。

監修者の一言

社会保険労務士へ給与計算をアウトソーシングするメリットは、正確な業務処理はもちろんのこと、ほかに「法律に基づいた対応」や「労務トラブル防止」ではないでしょうか。社会保険料などは、毎年一定の時期、給与変更時または法改正時などに変更となるため、常にアンテナを張っていないと見落としてしまうことがよくあります。

また、給与計算をしていく過程で、残業時間数、有給休暇の取得状況、入社・退社、給与変更なども自然と把握できますので、それに対して労務管理上の助言をすることが出来ます。給与計算の料金相場は給与計算をする人数はもちろんですが、業務範囲によっても変わってきます。

勤怠データの集計作業までやるのか、年末調整や住民税への対応もするのか、給与締切日から支払日までの期間がどの位あるかなどです。あとで揉めることのないように料金に含まれる業務範囲は事前にきちんと打合せしましょう。

OGI社会保険労務士事務所
社会保険労務士 荻島 稔
監修者

1971年生まれ。埼玉県川口市出身。法政大学理工学部建築学科卒業。大学卒業後は某ビールメーカーの飲食部門を始め、数社の飲食チェーンにて、店長、スーパーバイザー、営業推進、人事総務部門で勤務する。これらの経験を経て、企業における人材の重要性を再確認し社会保険労務士として独立開業する。得意な業界は出身である飲食業界をはじめ、建設業や小売業など。モットーは「満足度重視」「誠実対応」「迅速対応」。

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