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給与計算業務を外注した場合の費用相場とは?委託先や利用する上でのポイントを解説!

最終更新日:2022年07月21日
OGI社会保険労務士事務所
監修者
社会保険労務士 荻島 稔
給与計算業務を外注した場合の費用相場とは?委託先や利用する上でのポイントを解説!
この記事で解決できるお悩み
  • 外注先へ任せられる業務内容
  • 給与計算代行のメリットとデメリット
  • 給与計算業務を委託できる外注先
  • 給与計算代行の費用相場
  • 給与計算代行を利用する上でのポイント

給与計算代行とは、自社の従業員へ支払う給与の計算から振込まで、代行会社や専門家へ依頼できるサービスです。給与計算代行の利用によって、業務負担軽減や賃金未払いを回避できるため、利用を検討している企業担当者も多いでしょう。

初めて給与計算代行の利用を検討している企業の場合、どのような業務を依頼できるのか、どのくらいの費用が掛かるのか、分からない点も多いです。

給与計算代行サービスとは?

給与計算代行とは、従業員へ支払う給与の計算から振込までの一連の業務を外部の代行会社や専門家へ依頼することです。給与計算だけでなく、住民税更新や年末調整の手続き代行も依頼できます。

給与計算業務は簿記や法律に関する知識も求められるので、誰もが簡単にできる業務ではありません。賃金未払いや支払い遅延は従業員とのトラブルに発展しやすく、常に正確な仕事ぶりが要求されます。

経理業務に精通した人材が自社にいない場合や人事労務担当者の業務負担を軽減したい企業が、給与代行サービスを利用しています。

給与計算代行を利用した場合の費用相場とは?

給与計算を代行会社へ依頼した場合の料金相場を下記の表にまとめました。代行会社に依頼する場合、従業員数や作業量が増えるにつれ、月額費用が高額になります。

業務負担が大きい年末調整や住民税の更新も依頼する場合、料金は高額になるものの、スポット依頼が可能なため、年間を通じて費用が掛かるわけではありません。

確認不足の状態で給与計算代行を依頼すると想定以上の出費になるため、初期設定費用がどの程度掛かるかを必ず確認しましょう。

基本的な費用

税理士か社労士に給与計算業務を外注する場合、費用は「基本料金+単価×従業員数」で算出します。相場は基本料金が1万円〜2.5万円、単価が500円〜1,500円です。

税理士や社労士の場合、確定申告・年末調整・住民税更新など、作業量の範囲に加え、初期設定費用や顧問契約の有無によっても費用が変動します。

表:給与計算を代行会社へ依頼した場合の料金

  給与計算のみ 年末調整や住民税更新も依頼
従業員数10人〜50人規模 4万〜6万円(月額) 10万〜20万円(月額)
従業員数100人〜300人規模 5.4万〜15.4万円(月額) 35万〜40万円(月額)

参照元:クラウドソーシングTiMES

参照元:給与PRO

参照元:freee

表:税理士や社労士に依頼した場合

従業員数 税理士(月額) 社労士
10人以下 1万〜2万円 1万〜2.5万円
11人〜30人 2万〜3.5万円 2.5万〜3.5万円
30人〜50人 3.5万〜5.5万円 3.5万〜5万円
50人以上 5.5万円〜 5万円〜

参照元:ミツモア

給与計算代行業務を依頼できる外注先とは?

給与計算業務を依頼できる委託先は、以下4つになります。

  • 代行会社
  • 社労士
  • 税理士
  • オンラインアシスタント

代行会社は給与計算業務代行を専門的なサービスとして提供しているため、幅広い業務の依頼や高品質な対応が望めます。また、社労士や税理士は互いの独占業務にはタッチできないため、どちらに依頼した方が自社にとってプラスになるか、慎重な見極めが必要です。

代行会社

給与計算業務代行を不特定多数の方に向け、サービスとして提供している企業です。代行会社は事業を通じて給与計算業務に関するノウハウを豊富に蓄積しており、幅広い業務を依頼しても迅速かつ正確な対応が望める点がメリットです。

また、給与計算ソフトを販売している企業は、専門的なスキルや知識を兼ね備えたスタッフが多く在籍しており、高品質な対応やトラブル発生時の素早い対応が期待できます。

さらに、代行会社が提供している給与計算ソフトを使いながら、内製化に向けたサポートやコンサルティングも受けられるなど、多くのメリットが望めます。

ただし、スタッフの質や実績に乏しい代行会社を選んだ場合、業務負担軽減や業務の正確性向上にはつながりません。無駄な費用の発生を避けるためにも、慎重に代行会社を見極めましょう。

表:代行会社に給与代行を依頼するメリットとデメリット

メリット デメリット
・幅広い業務を依頼できる
・高品質な対応が望める
・内製化に向けたサポートも期待できる
・給与計算ソフトと合わせて利用できる
・代行会社によってサービスの質にばらつきがあある
・実績に乏しい会社やスタッフの質が低い会社を見極める目が必要になる

社労士

社労士は、労務管理や社会保険に関する法律の専門家です。

社会保険・労働社会保険諸法令に関する書類作成や人事労務に関するコンサルティングは、独占業務に該当し、他の士業者は作業を行えません。

社労士に給与計算業務代行を依頼するメリットは、社会保険関連全般の手続きを一任できる点です。労働保険の年度更新や社会保険の算定基礎の手続きなど、煩雑で時間が掛かる業務を任せられます。

さらに、雇用契約書作成や新入社員の社会保険加入手続きなど、人事労務関連の業務も効率化できます。社労士資格は合格率5%程度の難関国家資格であり、業務の正確性やスピードに関して心配する必要もありません。

ただし、年末調整や税務書類作成代行は税理士の独占業務に該当するため、税理士資格保持者や税理士と提携関係を結んでいない限り、業務を依頼できません。

表:社労士に給与計算代行を依頼するメリットとデメリット

メリット デメリット
・社会保険に関する手続きも任せられる
・業務の正確性やスピードに優れる
・雇用契約書作成や労務トラブルへの対応など、労務関係の相談もできる
・年末調整代行は依頼できない
・確定申告書や中間決算書など、税務書類の作成も依頼できない

税理士

税理士は税務に関する専門家として、確定申告の提出代行や年次決算書の作成など、納税者に代わって納税や税務書類の作成を行います。

給与計算代行を税理士に依頼するメリットは、年末調整代行を依頼できる点です。給与計算代行と合わせて依頼すると、業務のスピードアップや従業員の負担軽減を図れます。

また、決算書・償却資産税申告書・予定申告書など、税務書類作成を依頼できる点もメリットです。ただし、社労士資格保持者や社労士と提携関係を結んでいない限り、社労士の独占業務に該当する社会保険の手続きは、依頼できません。

表:税理士に給与計算代行を依頼するメリットとデメリット

メリット デメリット
・年末調整や記帳代行を依頼できる
・確定申告書や年度決算書の作成を依頼できる
・節税対策や税務手続きを相談できる
・社会保険や労働社会保険に関する手続きは、依頼できない

オンラインアシスタント

オンラインアシスタントは人事・経理・マーケティングなど、バックオフィス業務全般を依頼できるサービスです。採用工数や教育コストを掛けずに、一定水準以上のスキルを持つ人材を獲得できる点がメリットです。

さらに、必要な時に・必要な分の業務を依頼できるため、無駄なコストの発生を防げます。ただし、オンラインアシスタントを利用するためには、自社で給与計算業務を内製化している必要があります。

また、オンライン上での業務遂行やコミュニケーションが基本的となるため、クラウド型の会計ソフトやチャットツールの導入など、出社せずに仕事を行える環境を整えなくてはいけません。

表:オンラインアシスタントを利用するメリットとデメリット

メリット デメリット
・バックオフィス業務全般を効率化できる
・必要な時に必要な量を依頼できる
・採用工数や無駄なコストを最小限に抑えられる
・一定水準以上のスキルを持つ人材をすぐに獲得できる
・自社で給与計算業務を内製化していることが前提になる
・オンライン上で仕事やコミュニケーションが取れる環境を構築する必要がある

外注先へ委託できる給与計算業務とは?

外注先へ依頼できる給与計算業務は、主に以下の5つです。

  • 給与計算代行
  • 振込や納税代行
  • 記帳代行
  • 年末調整代行
  • 住民税更新作業代行

一つの作業だけを依頼するケースは少なく、給与計算・振込代行・記帳代行など、複数の業務をまとめて外注先へ依頼する形が一般的です。

また、年末調整は住民税更新は業務が煩雑で、作業時期が繁忙期に該当するため、スポットとして給与計算代行を利用する企業も多くあります。

給与計算代行

毎月従業員へ支払う給与計算を外注先へ依頼する形です。タイムカードや給与計算ソフトで集計した勤怠データから、時間外労働手当・深夜残業代・休日出勤手当の算出をします。

残業代の未払いや支援遅延は従業員とのトラブルにつながるため、外注先へ給与計算を委託することで、正確な給与計算を実現します。また、雇用保険料・厚生年金・健康保険料など、各種社会保険料の計算に加え、賞与計算もセットで依頼する形が一般的です。

また、従業員に給与明細を渡している場合、給与明細の発行〜郵送までを依頼でき、従業員の業務負担を軽減できます。

振込や納税代行

給与計算のデータ作成・振込・税金納付の代行を依頼できます。給与計算を外注先に依頼する場合は、従業員の業務負担を軽減するため、振込や納税代行まで外注に依頼する形が多くなっています。

また、取引先への支払いも依頼はできますが、機密情報の流出につながるリスクも抱えているため、慎重な判断が必要です。

記帳代行

領収書・請求書・入出金伝票など、各種帳票の仕分けや会計ソフトへの入力を外注先へ依頼する形です。記帳作業は、確定申告や経営状況を把握するために必要な作業です。

記帳作業には簿記の知識も要求されるため、経理業務に精通した人材が社内に不在の場合、外注先に記帳代行を委託することで、業務の正確性向上とコスト削減を図れます。

ただし、記帳代行は会計ソフトへの入力までを指す場合が多く、振込代行や消し込みなど、経理業務全般の代行を依頼する形が主流となっています。

年末調整代行

年末調整は所得税の過不足を清算する手続きを指します。源泉徴収票・支払報告書・法定調書合計表計算など、各種書類作成に加え、従業員からの問い合わせにも対応する必要があります。

業務が煩雑で難しく、業務量の多い年末〜年初に年末調整を行わないといけないため、年末調整のみを外注へ委託している企業も多いです。

ただし、税理士資格を持っていないと、年末調整代行を依頼できないため、依頼前に税理士資格の有無を必ずチェックをしてください。

年末調整で発生する主な業務

  • 源泉徴収票の作成と提出
  • 支払い報告書の作成と提出
  • 法定調書合計表計算作成と提出
  • 控除申告書類の作成〜送付
  • 控除申告書類の内容チェック

住民税更新作業代行

住民税更新は年末調整と同様、やりとりの回数や業務量が多いため、委託先に住民税更新を依頼する企業が増えています。住民税更新は、特別徴収額通知書や給与所得者異動届出書など、紙書類を多数扱うため、各書類の内容や扱い方を正確に理解しないといけません。

住民税の滞納は延滞料発生につながる可能性もあるため、リソース不足に悩んでいる場合は、住民税更新を代行会社へ依頼しましょう。

給与計算代行の外注先を選ぶ上でのポイント

無駄なコストの発生や情報漏洩を避けるため、以下の3点を意識して給与計算代行の外注先を選択してください。

  • 外注先へ依頼する業務範囲の明確化
  • 従業員数に応じて外注先を選定
  • セキュリティ対策のチェック

外注先へ依頼する業務範囲の明確化

給与計算・年末調整・住民税更新など、どの業務を外注先に依頼するか、社内で明確化することが重要です。

給与計算のみを依頼する場合

年間を通じて業務量にさほど変化量が無いため、月額5万円前後で作業を依頼できます。コストを抑えられる一方、作業負担が大きい年末調整や住民税更新は自社で対応しないといけず、業務負担軽減にはつながりません。一方、年末調整や住民税更新を外注に依頼した場合、他の業務に割くためのリソースを確保できます。

作業実績豊富な代行会社に依頼する場合

スピーディーかつ正確な仕事ぶりが期待できる半面、自社にノウハウが残りません。従業員が実践経験を積めないため、継続的に作業を依頼しないといけず、内製化の実現からは遠のきます。

コスト優先で業務範囲を絞るのか、従業員の負担軽減を優先して多くの業務を依頼するのか、給与計算代行サービスを利用する上で得られるメリットの優先順位付けが重要です。

従業員数に応じて外注先を選定

自社の従業員数に合わせて外注先を選定するのも一つの方法です。

従業員数が数百人から数千規模の大企業の場合

給与計算業務は代行会社に依頼するのがおすすめです。社労士や税理士は基本的に一人で作業を行いますので、業務量が多過ぎると業務効率化やコストカットにはつながりません。給与計算システムを開発している企業へ計算業務代行を依頼すると、高品質な対応が望めます。

従業員数が数人程度の場合

給与計算業務は税理士に依頼するのがおすすめです。小規模企業の場合は税理士と顧問契約を締結しているケースも多く、自社の内情にも精通しているため、スムーズなやりとりが望めます。

従業員数が数十人〜数百人規模の場合

給与計算業務は、社労士に依頼するのがおすすめです。

企業規模が大きくなると、入退社や社会保険加入に関する手続きも増えるため、社労士へ依頼することで人事労務の手続きも効率化できます。

セキュリティ対策のチェック

勤怠データや従業員の情報を一部外注先へ渡す形となるため、情報の取り扱いに慎重な企業を選ばないといけません。情報管理が甘い代行会社に給与計算業務を依頼し、情報漏洩が発生した場合は、社会的信用低下や従業員の大量離職につながります。

今後の企業経営が大変苦しい状況に追い込まれるため、プライバシーマークの取得や作業実績が豊富な代行会社を選択し、情報漏洩を回避しましょう。

給与計算代行を利用するメリット

給与計算業務を外注先に依頼した場合、以下4つのメリットが得られます。

  • 業務の属人化防止
  • 業務負担軽減とリソース集中
  • ヒューマンエラー防止
  • コスト削減
  • 法改正へのスムーズな対応

一つひとつ内容をみていきましょう。

業務の属人化防止

業務の属人化が起こると担当の従業員が休んだ場合、仕事の進め方や活用ツールが共有されていないため、復帰するまで給与計算業務を進められません。

また、データや書類の正確性をチェックする体制も確立されておらず、支払金額の不足や書類不備につながる恐れがあります。

外注先に給与計算業務を任せた場合、特定の従業員へ給与計算業務を任せる業務体制からの転換を図ることができ、業務効率悪化や業務の正確性低下を防げます。

業務負担軽減とリソース集中

給与計算業務全般を外注先へ依頼し、人事担当者の業務負担軽減を図れます。

特に労務管理も兼任している場合、採用活動や人事評価制度の作成など、組織力強化に向けた人事の仕事に取り組む時間を確保できます。

また、給与計算業務は専門的な知識を求められる一方、自社の売上や利益には直結しない業務です。自社の業績拡大に向け営業力を強化する方針を掲げていた場合、人事部門から営業・商品開発・営業企画など、売上に直結するコア業務に人員を割くことも可能です。

ヒューマンエラー防止

給与計算は従業員の生活に強く密接している業務でもあり、煩雑な計算業務が発生しても、常に高いレベルで正確性を担保しなければなりません。

Excelやタイムカードによるアナログ式で勤怠管理を行っていた場合、実務経験豊富な従業員が業務を担当していても、勤怠データ集計や残業代計算でミスを招く可能性があります。

給与の未払いや支払い遅延は裁判に発展する可能性も十分秘めています。給与計算代行サービスをりようすることで、社会的信用の低下やブランドイメージの失墜を避けられる可能性が高くなります。

コスト削減

給与計算業務を外注先へ委託し人事担当者の業務量削減することによって残業代を減らし、人件費を削減できます。

さらに、給与計算システムを利用する必要が無くなるため、アップデートやメンテナンスに掛かっていたコストを削減可能です。

また、年末調整や住民税更新作業のみといったスポット依頼もできるため、コストを最小限に抑えつつ人材育成やノウハウの蓄積も図れます。

法改正へのスムーズな対応

給与計算業務を内製化していた場合、人事担当者は日々の担当業務をこなしつつ、法改正に関する情報にアンテナを張っていなければなりません。

一人で多くの業務を抱えていた場合、雇用保険率や社会保険料率の改定に気付かず、給与の未払いに発展し、従業員との信頼関係に悪影響を及ぼします。

社労士や税理士へ給与計算業務を依頼すると、法改正へのスムーズな対応が望めます。社労士や税理士は法改正に関する専門的な知識を豊富に持っているだけでなく、税制や社会保障関係の法令に関する最新の動向をチェックしているので、正確な対応が期待できます。

法改正に伴う混乱や従業員とのトラブルを避けるためにも、人事・労務の業務をこなす人員が不足している場合、給与計算業務の外注を検討してください。

給与計算代行を利用するデメリット

給与計算業務を外注に依頼した場合、以下3つのデメリットが生じます。

  • 情報漏洩のリスクが発生
  • 全業務の外注が困難
  • 給与計算業務の内製化が困難

勤怠管理や従業員の情報管理を外注先に委託すると、情報漏洩のリスクが高まるため、基本的には自社で対応する形になります。また給与計算業務を将来的に内製化しようとしている場合、委託する業務内容を限定しないと、実務経験やノウハウを蓄積できません。

情報漏洩のリスクが発生

給与計算を行う際、外注先へ勤怠データや従業員情報の一部を渡す形になるため、情報漏洩のリスクが高まります。仮に代行会社から別の代行会社へ業務を委託していた場合、情報漏洩のリスクがさらに高まります。

外注先を選定する際に、どのようなセキュリティ対策を講じているか確認しましょう。例えば、プライバシーマークを公示している代行会社は、個人情報の取り扱いに関して適切な運用を行っている証明になります。

情報漏洩のリスクが低い代行会社を見極めるべく、一つの判断材料としてご活用ください。

全業務の外注が困難

給与振り込み・年末調整・住民税更新など、給与計算業務に関する大部分は委託先へ外注できますが、勤怠管理や従業員の情報管理は自社で対応しなくていはいけません。外注先へ委託した場合、従業員の情報漏洩リスクが高まるからです。

また、外注先に給与計算業務を委託した場合、社内業務を早めに締めなければならず、代行会社に給与計算業務を委託するよりも期限前の繁忙度が増す可能性があります。

給与計算業務の内製化が困難

給与計算代行の利用で、コア業務や人事業務へのリソース集中を図れる一方、給与計算業務に関するノウハウは社内に蓄積されません。仮に外注先との契約終了や倒産によって内製化を図ろうとした場合でも、実務経験を積んでいる従業員がいないため、内製化も難しくなります。

将来的に内製化を検討している場合、業務委託の範囲限定や業務仕様書を作成している外注先を選択するなど、実務経験やノウハウを蓄積する方法を考えないといけません。

まとめ

今回の記事では以下の5点について述べてきました。

  • 給与計算代行の費用相場
  • 給与計算業務を委託できる外注先
  • 外注先へ任せられる業務内容
  • 給与計算代行を利用する上でのポイント
  • 給与計算代行のメリットとデメリット

給与計算代行を利用すれば、人事担当者がコア業務へ集中できる環境を整備できるだけでなく、法改正に伴うトラブルやコンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられます。

ただし、初めて給与計算代行を利用する場合、どの企業に依頼するべきか迷っている方も多いでしょう。「比較ビズ」を利用すれば、必要事項を入力する2分程度の手間で、給与計算代行の作業実績が豊富な代行会社をスピーディーに探せます。

税理士や社労士に無料で相談できるのも嬉しいポイントです。給与計算代行の利用を検討している方は、比較ビズをご利用ください。

監修者の一言

社会保険労務士へ給与計算をアウトソーシングするメリットは、正確な業務処理はもちろんのこと、ほかに「法律に基づいた対応」や「労務トラブル防止」ではないでしょうか。社会保険料などは、毎年一定の時期、給与変更時または法改正時などに変更となるため、常にアンテナを張っていないと見落としてしまうことがよくあります。

また、給与計算をしていく過程で、残業時間数、有給休暇の取得状況、入社・退社、給与変更なども自然と把握できますので、それに対して労務管理上の助言をすることが出来ます。給与計算の料金相場は給与計算をする人数はもちろんですが、業務範囲によっても変わってきます。

勤怠データの集計作業までやるのか、年末調整や住民税への対応もするのか、給与締切日から支払日までの期間がどの位あるかなどです。あとで揉めることのないように料金に含まれる業務範囲は事前にきちんと打合せしましょう。

OGI社会保険労務士事務所
社会保険労務士 荻島 稔
監修者

1971年生まれ。埼玉県川口市出身。法政大学理工学部建築学科卒業。大学卒業後は某ビールメーカーの飲食部門を始め、数社の飲食チェーンにて、店長、スーパーバイザー、営業推進、人事総務部門で勤務する。これらの経験を経て、企業における人材の重要性を再確認し社会保険労務士として独立開業する。得意な業界は出身である飲食業界をはじめ、建設業や小売業など。モットーは「満足度重視」「誠実対応」「迅速対応」。

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