アポ取得後に送りたいお礼のメールの書き方や注意点

アポのお礼メールでのマナー

アポを取得した後に送るメールの書き方について、まず心がけておかなければならないポイントを覚えておきましょう。

お礼メールはすぐに送る

アポの取り方はさまざまですが、電話であれ、メールであれ、アポの日時と場所が決まった後はお礼メールをすぐに送ります。

時間が経ってから送ると、相手にとっては「今ごろ？」と不審に思われかねません。不審を抱かせた相手との商談が都合よく進むとは考えにくいです。

アポを取るという一連の流れの最後に、必ずお礼メールを送信するという習慣をつけておくとよいでしょう。

メールにはアポの詳細を記載する

お礼メールには、アポのお礼だけでなく、その詳細についても記載します。日時や場所について、再度メールにて確認することで、間違いがないことを再確認できるのです。

特に、電話でアポの約束を取り付けた場合は、お礼メールにて約束した日時と場所を文書で確認できるようにしておくことが大切です。こうした配慮があるだけで、些細なミスによってビジネスチャンスを逃すようなことを防げます。

日時変更の際は相手を優先する配慮を示す

アポ取得後、思わぬことで予定の変更を余儀なくされる場合もあり得ることです。その場合、日時の変更を申し出ることになりますが、お客様の時間をいただいてアポを取っているわけですから、相手の都合を優先させられるように可能な限り配慮しましょう。

まず、日時変更の申し出の仕方も、こちらから一方的に都合のよい日時を伝えるのではなく、いくつか候補を挙げて「このうちご都合のよい時間がありましたらお聞かせ願えますでしょうか？」のように、相手に選ぶ余地のあることが大切です。

もう少し余裕がある場合は、相手に都合のよい日時を提案してもらうのでもよいでしょう。日時の変更を受け入れてもらった場合は、そのことを改めてメールで感謝することを忘れないようにしましょう。わざわざ時間を割いていただいているわけですから、それについての感謝を示すのは最低限のマナーです。

ありきたりの表現にならないように気をつける

アポ後のお礼メールは、テンプレートのようなありきたりの表現にならないように気を付けます。

ビジネスでは毎日大量のメールをやり取りするため、メールを書く際はついつい型通りの文面になりがちですが、相手に「テンプレートではないか？」と思われては相手に不快感を与えてしまいます。それでは、せっかくアポが取れたとしても、商談がうまくいくでしょうか。

テンプレを利用するのもよいですが、自分なりの表現に書き改め、また、個人的な感想などを添えて、「あなただけに伝えるメッセージです」という思いが伝わるように工夫してみてください。ビジネスメールはもっとドライでよいという考えもありますが、こういう配慮があるかどうかで相手に与える印象が大きく変わります。

アポ取得後のお礼メールに使えるフレーズ

アポ後のお礼メールだけでなく、ビジネスメールではそれに適した敬語を使わなければなりません。「こんな時にどう書けばよいだろう？」と迷いやすいポイントを中心に、いくつか確認しておきましょう。

相手にお願いする表現

相手に手間を取らせるお願いをする時は、「お手数ではございますが」というフレーズを使います。もしくは、「お手数をおかけいたしますが」でもよいでしょう。

このフレーズに続けて、「どうぞお取り計らいのほどよろしくお願いいたします」などと結びます。相手にお願いをするときの締めのフレーズにおすすめです。

訪問する意図を示す表現

アポの日時が決まって、「それでは○日○時に伺います」と訪問の意図を示す際、使えるのが「伺いたく存じます」というフレーズです。

単に「伺います」というよりも、「存じます」という謙譲語を組み合わせることで、さらに丁寧さが増します。

相手の都合を尋ねるときに使える表現

相手の都合を尋ねる際に使えるのが「ご都合いかがでしょうか」というフレーズです。「都合はよいですか」「時間は空いてますか」よりも丁寧な印象を与えます。

アポ取得後のお礼メールの例

アポを取得した後のお礼メールの例です。

電話後のメールの文例

電話でアポを取得した後、そのお礼をメールで伝える場合の文面例です。

株式会社〇〇 総務部△△様

お世話になっております〇〇社の鈴木です。
先ほどはお忙しいなか、お電話でご対応くださいまして誠にありがとうございました。
お電話でのお話で申し付けいただきました通り、下記の記載日時にて伺いたく存じます。

日時：○月✕日 13時〜
場所：貴社本社
住所：〇〇区✕✕町○丁目 △△ビル3F

もしご都合により日時の変更が必要な場合は、○日〇〇時までにご連絡いただけると幸いです。
当日、お会いできることを心より楽しみにいたしております。

上記のように、メールの文面は丁寧な表現で礼儀正しく書くのが基本であり、必要に応じて日時だけでなく、場所も詳細まで記載しておくとよいでしょう。

相手のメールに対する返信の例

何度かメールでやり取りして、最終的に面談日時が確定した時に送る返信の例です。

件名：Re:Re:面談日時

株式会社〇〇 総務部△△様

お世話になっております〇〇社の鈴木です。
お忙しいなか、このたびは早速ご返信いただきましてありがとうございます。
ご依頼通り、○月✕日の13時に貴社本社に伺いたく存じます。

なお、急なご事情等でご都合が悪くなることがありましたら、お早めにお知らせくださいますようお願いいたします。
また、ご不明な点などがございます場合は、お気軽にお知らせくださいませ。
それでは当日、お会いできることを心より楽しみにいたしております。

上記の通り、メールのやり取りで最終的な日時が決まった時は、件名の「Re:」はそのまま消さずにおくとわかりやすいです。本文はあまり長くならないように、要点をまとめてわかりやすく書くことを心がけましょう。

まとめ

アポ後のお礼メールは迅速を肝とし、内容は丁寧でわかりやすいことを心がけましょう。単なるお礼だけでなく、日時の再確認などの意味もあります。いずれにせよ、相手に配慮を示すことを忘れないようにしましょう。

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