送信のタイミングが大切！訪問後のお礼メールの書き方

訪問後のお礼メールの必要性

訪問した後にいちいちお礼メールを送るのは、確かに面倒な面も否定できません。しかし、訪問後のお礼メールを送らないのはビジネス上のマナーに反しています。そもそも今後お客様との関係を良好にしたいのであれば、ビジネスチャンスとして送る必要があります。

特に大切なのは、最初に訪問した後のアクションです。それによって、会社同士がどのような関係になるのかが占えます。1回限りの訪問だけで終わらせず、その後も良好な関係を築いていくには最初のアクション、すなわち、訪問後にすぐお礼メールを送ることが重要です。

訪問後に、メールで「本日はお忙しいなか、お時間を割いていただきまして、ありがとうございました」のような、素直な気持ちを伝えることを意識しましょう。

訪問後のお礼メールのポイント

では、具体的にどのようなポイントに気をつけて、お礼メールを送ればよいのでしょうか。送信のタイミングから内容まで、チェックしておきましょう。

お礼メールを送るタイミング

訪問後のメールを送るタイミングは早ければ早いほどよいです。可能であれば、訪問から帰ってきたその日のうちに送りましょう。レスポンスが早いほど、相手には良い印象を与えられるものです。

今ではスマホがありますので、誰でもその場ですぐにメールを送信できます。たとえ訪問する会社が一社だけではなくとも、移動時間を利用すれば、メールを送ることは難しくありません。

こうやって、訪問したらすぐにお礼をメールで送信するという癖をつけておくと、「あの会社はレスポンスが早い」と相手の覚えもめでたくなります。それが大きなビジネスチャンスに繋がるのです。

逆に、メールを送るのが遅すぎると、どんな丁寧な内容でも思うような効果は与えられません。何日も経った後でお礼メールを送っても、相手には「今ごろ？」と思われるだけでしょう。

書面によるお礼状ならともかく、メールはすぐに送信できるという常識があるので、お礼メールを遅らせても何も良いことはありません。お礼が遅れると、相手には不快感を与えることにもなりかねないでしょう。

少しでも相手に不快な思いを与えてしまうと、信頼関係に繋げるつもりのお礼メールが意味をなさないことになってしまいます。ですので、お礼メールは訪問後すぐに送るべきものと心してください。

相手に好印象を与えるポイント

初訪問の相手でも、お礼メールを送れるということは相手のメールアドレスを入手しているということです。そのメールアドレスを使ってお礼メールを送るのですが、この時にひと手間かけると、相手に与える印象がアップします。

その方法とは、自分のアドレス帳に相手のアドレスを登録してから送ることです。アドレス帳に登録せず、そのままメールアドレスで送信すると、相手にはメールの宛先に自分のアドレスが表示されるだけです。一方、いったんアドレス帳に社名と部署名、担当者名などを登録してから送信すると、相手にもその登録名が表示されるため、丁寧な印象を与えられます。

訪問後のお礼メールは迅速を旨としますが、その前にアドレス帳に登録するという、ひと手間を忘れないようにしたいものです。

わかりやすい件名を心がける

ビジネスシーンでは、誰もが1日のうちに多くのメールをチェックすることになります。ですので、メールの件名によって読み手に与える印象が大きく異なるのは、多くの方が理解していることでしょう。

件名だけを見て何のメールかわからない場合、わざわざ開かなければなりません。一方、件名だけで誰からどんな用件のメールなのかがわかるなら、その対応もすぐに決めることができるため、相手に余計な手間をかけさせません。

ですので、訪問後のお礼メールでは、件名に「ご面談のお礼」などの文言と「〇〇の鈴木です」のように、用件と名前をセットで送るとよいでしょう。

本文もわかりやすく

件名をわかりやすくするのと同じく、メールは本文もわかりやすくすることが大事です。メールの場合、漢字の変換が簡単にできるため、手書きでは書けないような難しい言葉も漢字にしてしまうことがありますが、これでは読みやすいメールとは言えません。

また、丁寧すぎる文章でも読みにくくなります。ひらがなと漢字はバランスよく調整し、一文は短めに、長文になる時は適度に改行を入れることを心がけましょう。

わかりやすい文章といっても、テンプレートのようなありきたりな文章にならないように気をつけてください。お客様その人に向けた文章であることが伝わるような表現が、お礼メールとしてはふさわしいです。

訪問後のお礼メールの例

訪問後のお礼メールの例を、基本から応用までいくつか紹介します。

訪問後のお礼メールの基本形

本日〇〇のご提案の機会を与えていただいた〇〇社の鈴木です。
本日はご多忙ななか、貴重なお時間をお割きいただいてありがとうございました。
〇〇様とお会いできたこのご縁を大切に、精進して参りますので今後ともよろしくお願いいたします。

飛び込み訪問に対応してくれた場合のお礼メール

本日、突然お邪魔いたしました〇〇社の鈴木と申します。
いきなりお伺いしたにもかかわらず、ご丁寧にも貴重なお時間を割いていただき、弊社の提案に耳を傾けていただいたこと、感謝に堪えません。
本日いただいたご指摘については、可能な限り、迅速にご返答を差し上げますので、もうしばらくお待ちいただきますと幸いです。

本日は突然の訪問で失礼いたしましたが、これを機に、どうぞ弊社をご贔屓にしていただけたらと願っております。

商談で課題をもらった際のお礼メール

お世話になっております。〇〇社の鈴木でございます。
本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。

ご面談の際に〇〇様からお話があった〇〇という点について、次回までに最適な提案ができるよう、社内で検討いたします。
そのほか気になる点がございましたら、何なりとお申し付けください。

メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお礼を申し上げます。

まとめ

訪問後のお礼メールは、信頼関係を構築するための第一歩です。上に紹介したように、メールの内容も丁寧を心がけることは当然ですが、最初に訪問した後のお礼メールは、レスポンスのスピードが重要であることを認識しましょう。

これは、能力や経験によらず、新入社員であれ、誰もが心がけ次第でできることです。結果を出す人は、このような当たり前のことを着実にやっています。ビジネスパーソンの常識として、迅速なお礼メールを欠かさないようにしましょう。

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