注文書の書き方や注意事項について！便利なテンプレートも

注文書の役割

注文書とよく似た言葉に発注書がありますが、これらに明確な違いはなく、どちらも同じ,意味で使われることが多いです。企業によっては使い分けられる場合もあって、たとえば製品など形のあるものを注文する時に注文書を用い、サービスのように形のないものを注文する際に発注書を用いるというような使い分けがあることもあります。ただ、基本的にはどちらも同じ意味を表すと思って構いません。

取引履歴を残す

注文書の役割ですが、まず、正確に取引履歴を残すことが一つです。注文書があると、注文したものと異なるものが送られてきた場合、それを証拠に「こんな内容で注文していない」と訴えることができますし、逆も同様です。

また、注文書とは別に発注請書という書面もあり、これの発行を契約で決めておくと、さらに確実に取引履歴を残すことが可能です。

口頭でのミスを防ぐ

注文書のもう一つの役割は、口頭で発生しやすいミスを防ぐことです。たとえば電話で注文した場合、言い間違いや認識の違いによって、意図していなくても発注や納品のミスが発生する可能性があります。

しかし、注文書でやり取りすれば、こうした間違いや抜け漏れはあり得ません。たとえどちらかが間違ったとしても、どちらに原因があるのか、簡単に突き止めることができます。

安心感を相手に与える

注文する側にとっては、注文書で注文することで、相手側に安心感を与えることもできます。基本的に、注文を受ける方が発注する側より立場的に弱いもので、注文は受けたはいいが、本当にお金を払ってくれるのか、合意した条件で取引が履行されるのかなど、何かと不安がつきまとうものです。

その点、注文書があればそれらの不安は解消されます。ですので、発注側は、受注者が言わなくても、自ら注文書を発行することを心がけましょう。

注文書の発行が義務となる場合も

注文書の発行が法的に義務付けられる場合もあります。「下請法」という法律があり、それによると、企業の事業内容や資本金によっては、注文する側とされる側の間に「親事業者」と「下請事業者」という関係ができます。この場合、注文書の発行が必要です。

これに該当するケースは、物の製造や修理の委託なら、発注者が資本金3億円超の事業者であり、受注者が資本金3億円未満である場合と、発注者の資本金が1,000万円以上1億円以下、および、受注者の資本金が1,000万円以下である場合です。

物品ではなく、情報の成果物をやり取りする取引でも、双方の事業者の資本金の差によって注文書の発行義務が生じる場合がありますので、注意してください。

注文書に記載する事項

注文書に記載する事項に関して、先ほど述べた下請法という法律で発行の義務が生じる場合を除けば、特に決まったルールはありません。

しかし、国税庁では注文書の記載項目を推奨しており、それによると、注文書の作成者、および、取引の年月日とその内容、取引金額（税込表記）、そして、注文書を受ける事業者の名称等を記載するのが望ましいとされています。

そのほか、メールアドレスや電話番号も記載しておくと、受注者にとって連絡がしやすいのでより安心感を与えられるでしょう。発注側は、発注番号を注文書に記載しておくと、管理しやすくなって便利です。

注文書の記載事項に決まったルールはないと述べましたが、注文書を発行する以前に見積書が発行されている場合は、そちらに記載した項目と注文書の記載内容を同じにするのが基本です。

もし、見積書を受けた後に注文内容の変更がある場合は、もう一度見積書を作成してもらうよう、頼んだ方がスムーズでしょう。注文書の表記が見積書と異なると、認識のズレから思わぬトラブルに発展してしまうリスクもあるので注意してください。

注文書のテンプレートを提供するサイト

注文書に決まった書き方がないといっても、注文のたびに一から書類を作成するのは面倒です。その点、注文書のテンプレートがあると、必要な項目があらかじめ記載されているので余計な手間を省けます。

以下に紹介するサイトはどれも、使い勝手のよいテンプレートを提供してくれると評判です。ネット上で注文書のテンプレートを探す場合は、ぜひ利用してみましょう。

bizocean

こちらは、注文書を始め、各種契約書、請求書、見積書など、ビジネスで使用するさまざまな書類のテンプレートを提供しています。会員登録することでダウンロードはすべて無料でできるようになります。もちろん会員登録にも費用はかかりませんので、注文書以外にもこちらのテンプレートを利用したい場合は登録しておくとよいでしょう。

参照：bizoceanサイト

ひな形ジャーナル

こちらも無料でテンプレートを提供しているサイトですが、人気のテンプレート順にランキング形式で紹介しているのが特徴です。掲載テンプレートは、ワードやエクセルなど、さまざまな形式に対応しています。

無料の文例書式テンプレート集

こちらも、さまざまな文書のテンプレートをWordやExcelなど複数の形式で無料提供しているサイトです。一般的な注文書だけでなく、注文内容の変更依頼や注文のお礼などのテンプレートも提供しています。

参照：文例書式テンプレート集サイト

注文書のやり取りでの注意点

注文書のやり取りをメールで行うことも多いでしょう。その場合、最初に注文書を送る時は、必ず事前に相手に確認してから送るようにしてください。

今の時代、ほとんどすべての企業が注文書などの帳票類を電子化していますが、なかには今でもFAXでの受付を中心に行っている企業もあります。そういう企業では、何の確認もなしにメールで注文書を送った場合、気づいてもらえないリスクがあるのです。ですので、メールで注文書を送る際は、必ず確認を取ってから送信するようにしましょう。

自社が注文書を受け、それに対してメールで返信する際も注意したいことがあります。そのまま返信するのではなく、相手が送った注文書への返信だと一目でわかるよう件名を変更することです。「〇〇のご注文ありがとうございます」などと、お礼とセットにするとわかりやすいでしょう。

あと、言うまでもないことですが、メールで注文書が送られてきた時は必ず返信することです。重複注文を防ぐためにも、返事の内容いかんを問わず、必ず返信しましょう。

まとめ

注文は口頭でも可能ですが、注文書を発行した方がトラブルの防止になり、双方にとって安心です。注文書の書き方に特に決まりはありませんが、見積書がある場合はそれと同じ記載内容にするようにしましょう。なお、注文書のテンプレートが必要な際は、上で紹介したサイトをぜひご利用ください。

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