メールにファイルを添付したい！覚えておくべきビジネスマナーとは？

メールの本文に関する注意点とは

データファイルを添付する場合、本文の書き方も通常のメールとはやや異なります。基本的なルールを守っていないと、先方から「メールに関してマナーが分かっていない担当者」という印象を持たれてしまう可能性がありますから、しっかりと覚えておきましょう。

添付ファイルがあることを明記するのがマナー

データの種類やフォーマットに関わりなく、ファイルをメールへ添付する場合にはタイトルおよび本文中にその旨を記載するのがマナーです。これにより、メールを受け取った人が添付ファイルに気付かずスルーしてしまうというリスクを回避できます。

本文中には、添付ファイルの存在を伝えるだけでなく、どんなデータを含むファイルなのかという点もしっかりと記載するようにしましょう。その際には、添付ファイルの名前およびフォーマットについても書いておくと、確認が楽になるのでおすすめです。

添付ファイルに関して問い合わせ先を明示することも重要

ファイルをメールへ添付する際には、そのデータに関して問い合わせをする際の担当者情報を明示しておくこともポイントです。

送信者が直接作成したデータであれば、「ご質問は本メールへご返信いただければ幸いです」と書くのがマナーです。一方、別の担当者が作成した場合には、「下記担当へお問い合わせいただけますか」という文章とともに、担当者の連絡先を記載しましょう。

丁寧な文章作りを意識しよう

ファイルを添付する際には、「よろしくご査収ください」等の表現を用いるのがマナーとなっています。また、「ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください」と記載しておくことも肝要です。こうして丁寧な文面のメールを作成することで、受け取る側の印象は非常に良くなることでしょう。

添付するデータに関して注意すべきこと

クライアントや取引先へ送るメールにデータを添付する場合、内容やデータそのものに不備がないのはもちろんのこと、送り方に関してもビジネスマナーを念頭に置いて行う必要があります。

添付ファイルの見栄えが良くなかったり、先方が扱いにくい状態になっていたりすると、担当者としての評価は容易にダウンしてしまうという点を念頭に置いておきましょう。

データファイルのフォーマットを確認しよう

せっかくデータを送っても、先方がファイルを開けなければ意味がありません。ですから、メールへ添付するファイルのフォーマットには十分に注意しましょう。不安に感じるなら、事前に先方へデータのフォーマットを伝えて確認しておくのが賢明です。

文書ファイルに関してはPDF形式で作成すればまず問題が起きる心配はありません。一方、画像データに関しては使用するソフトウェアに応じて様々なフォーマットが存在しており、中には他のソフトウェアとまったく互換性がないものもあります。

動画や音声ファイルに関しても、一般的なmpeg4やmp3以外にも多様なフォーマットがあり、OSによっては対応しているフォーマットがかなり少ないというケースも見られますから、送信前に先方のPC環境や使用しているソフトウェアについて尋ねておくと良いでしょう。

データサイズが大きすぎるものは避ける

メールへ添付するファイルのサイズは2MB程度を上限の目安としておきましょう。それ以上大きいファイルを送ってしまうと、先方が使用しているドメインの種類によっては受信エラーとなってしまう可能性があります。

ファイルのサイズが2MBをやや超えてしまうというケースでは、データをZIP形式で圧縮してから送信するのがビジネスマナーです。これにより、先方も受信に際してストレスを感じることはまずないでしょう。

添付するファイルのサイズはそれほど大きくなくても、ファイルの数がかなり多いという場合にはやはりZIP形式に圧縮して1つのファイルにまとめましょう。基本的にはファイルが3つ以上であればZIPで圧縮するというのがルールとなっています。

送信したいファイルが10MBを超えるケースでは、メールに添付するのではなく、クラウドのストレージを利用してリンクを送るというのが適切です。これにより、先方は受信エラーを心配することなく都合の良いタイミングでファイルのダウンロードができます。

ファイル名が適切かチェックしよう

メールへ添付するファイルの名前は、内容がある程度推測できるものにしておきましょう。そうすることで、メールを受信した人は安心してファイルをダウンロードすることができ、データそのものの管理も容易になるはずです。

ファイル名に含めるべき情報としては、主に「データの種類」「送信者」および「日付」の3つが挙げられます。データの種類としては、「見積もり」や「デザイン案」、「請求書」といった表現を用いると分かりやすくなるのでおすすめです。

セキュリティー対策を講じることは不可欠

添付ファイルを介してコンピュータウイルスに感染したという事例は枚挙に暇がありません。ですから、重大なトラブルを避けるためにもメールへ添付するファイルは事前にウイルス対策ソフトで必ずスキャンするようにしましょう。

大抵のメールソフトはダウンロードの際に自動のウイルススキャンを行う機能が付いているとはいえ、ビジネスマナーとして送信前にチェックすることが大切です。

添付するファイルにパスワードを設定する場合、データを送信する1通目にはパスワードを記載せず、時間差で送信する2通目に書くのが一般的なルールとなっています。

まとめ

メールに何らかのデータファイルが添付されていること自体は決してビジネスマナーに反することではありません。ただし、データのサイズやセキュリティーに関して注意を怠るなら、大きなトラブルに発展するリスクが伴うということを銘記しておきましょう。

特に、音声データや動画データなど、サイズの大きなファイルに関しては、メールの添付ファイルとして送ることは少なくなっています。むしろ、クラウドを活用して、対応するリンクをメールで通知するのがビジネスマナーであるということを覚えておきましょう。

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