ビジネスメールで断りの連絡をする際に覚えておくべきマナーとは？

取引先へ送るお断りメールのマナー

取引先からのお誘いを断ることに関して非常に気まずいと感じる人は少なくありません。会社同士の付き合いが非常に長い場合は特にそうです。とはいえ、取引先からのお誘いを断ること自体は決してマナー違反ではないという点を覚えておきましょう。

招待に関する感謝を述べる

お断りのメールを送る際、時候の挨拶に続いて必ず書くべきなのは招待されたことに対する感謝の言葉です。お誘いのメールを頂いたことや、招待者のリストへ含めてくれたことに関して非常に嬉しく感じているという点を強調しましょう。

何らかのイベントへ招待されたのであれば、そのイベントに関するポジティブな感想を短く含めることにより、相手企業との関係をとても重視していることが伝わるはずです。

断る明確な理由もきちんと記載しよう

お断りのメールでは、「断っている」ということがきちんと相手に伝わらなければなりません。「出席できるかどうか不確実な状況です」といった表現を使うと、読む側にまだ決定事項ではないという印象を与えてしまうため、避けるのが賢明です。

むしろ、「大変恐縮ではございますが」「この度は誠に不本意ではございますが」「大変申し訳ございませんが」といった表現を使いましょう。これらの表現であれば、丁寧な仕方で相手からの招待を断っているということがしっかりと伝わるはずです。

なぜ断るのかに関してくわしく説明することもビジネスメールでは大切なポイントです。社内の外せない予定と重なっている、あるいは出張で遠方に出かけているなどの表現を含めることで、相手も断られたことに対して納得しやすくなることでしょう。

強く否定する表現は心証を損なう可能性あり

「出席いたしません」「お断りいたします」というように直接的で強く否定する表現は相手に対してかなりきつい印象を与えてしまう恐れがあります。

そのため、「ご遠慮させていただきたいと思います」「お気持ちだけ頂戴いたします」などのより丁寧な表現を選ぶようにしましょう。また、「今回は」という表現を含めることで、言外に「本当はお誘いを受けたいのですが」という気持ちを伝えることができます。

謝罪の言葉があれば角は立ちにくい

ビジネスに関連した招待やお誘いに関して断りの文章を書いたなら、そのすぐ後に謝罪の言葉を必ず付け加えておきましょう。「ご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ございません」という一言があるだけで、メールの印象はかなり変化します。

良い関係を継続したい思いも伝えよう

断りのメールでは、末尾に相手との良い関係を嬉しく思っており、それを継続したいという願いを記すことが大切です。「また機会がございましたらお願いいたします」「次回はぜひともよろしくお願いいたします」といったポジティブな表現が適切でしょう。

展示会などのイベントに関するお誘いが届いたのであれば、それらのイベントが成功することを願っているという趣旨の文章を繰り返し含めておきましょう。また、イベント終了後にはお祝いやねぎらいのメールを送ることも重要なポイントです。

社内で断りのメールを送る時も丁寧さがカギ

取引先ではなく社内の上司からメールが届き、歓送迎会などの社内イベントに誘われるということもあるでしょう。そうしたお誘いに対して断りのメールを作成する場合には、同じ会社で働く人向けではあっても丁寧な文面の返信を作成することが大切です。

最初に感謝の気持ちを伝えよう

返信するメールの冒頭には、イベントへ招待してもらったことに対する感謝の言葉を述べましょう。自分を気にかけてもらって嬉しいという点を率直に伝えることで、返信を読んだ相手は「この人を招待してよかった」という気持ちになるはずです。

お誘いの内容が歓迎会や忘年会などであれば、そうしたイベント準備のために時間や労力を割いてくれていることに対して労いの言葉をかけるのも良いでしょう。また、イベントの成功を心から願っているという点も付け加えておくと印象は非常に良くなります。

断る理由は簡潔な説明で十分

参加できない理由を簡潔ながら明確に記すようにしましょう。「実家へ帰省する予定がありまして」「親族の結婚式へ出席する予定がございまして」といった内容であれば問題ありません。理由が記載されていないとかなり不躾な印象になるので注意が必要です。

「参加しません」「無理です」といったストレートな表現は、同じ社内で働く人向けのメールであっても失礼に当たります。そのため、「今回はご遠慮させていただきます」「この度は参加を見送らせていただきます」といった肯定の文章を活用しましょう。

申し訳ないと感じていることを明記しよう

誘いに応じられないことに対して申し訳ないと感じていることを文面で伝えるのもポイントです。例えば、「誠に不本意ではございますが」「せっかくのお心遣いですが」「大変ありがたいお誘いではございますが」といった表現を合わせて使うと良いでしょう。

「また別の機会がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです」といった文章を文末に添えるのも効果的です。「ぜひ」という一言を付けることで、こちらの積極的な意思を伝えることができます。

まとめ

ビジネスにおいて断りのメールを送るのは日常的なこととはいえ、しっかりとマナーを念頭に置いて文章を準備する必要があります。特に、送信する相手の社名や肩書、名前などは決して間違えないよう注意しておきましょう。

相手の要望に応えられない明確な理由を記載するとともに、メールの最初と最後をポジティブな文面にすることで、断りのメールであっても相手へ与える印象を良いものとすることが可能です。

メールのやり取りではお互いに相手の顔を見ることができず、声の調子なども分かりません。だからこそ、自分がメールを受け取る立場ならどう感じるだろうかと考えながら文面を作成し、出来上がったなら推敲してみましょう。

このように丁寧な努力を払うことによって、いつでも場面に合った適切な言葉選びができるようになるはずです。

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